Makalah

Perencanaan, Pengorganisasian, dan Revisi

Pesan – Pesan Bisnis

Kelompok 2 :

Arinal Hidayah 145020207111090

Khrisna Primadya 145020207111073
M. Salman 145020207111068
Zakiah Labibah 145020207111084

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Brawijaya
Malang

1
 Daftar Isi

BAB I
Pendahuluan ................................................................................................ 3
Latar Belakang Masalah................................................................. 3
BAB II
Pembahasan ................................................................................................. 4
Perencanaan ........................................................................................... 4
Penentuan Tujuan ........................................................................... 4
Analisis Audiens ............................................................................... 5
Penentuan Ide Pokok ..................................................................... 7
Seleksi Saluran dan Media ......................................................... 8
Pengorganisasian ................................................................................. 10
Mengorganisasikan Pesan – Pesan .......................................... 10
Mengorganisasikan Pesan – Pesan Melalui Outline ........ 11
Memformulasikan Pesan – Pesan bisnis ..............................
12
Revisi Pesan – Pesan Bisnis ............................................................. 14
Keterampilan Merevisi ................................................................. 14
Pemilihan Kata yang tepat .......................................................... 16
Membuat Kalimat yang Efektif ................................................. 16
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 17

2
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,

terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak

mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide

secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan

kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan

secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut:

Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide

harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus

sudah tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah

direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari

terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang

dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat

pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu

yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara

asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis

agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata

yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi

pesan-pesan bisnis yang efektif.

3
 BAB II

PEMBAHASAN

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.

Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang

terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif

perlu diperhatikan. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga komposisi, yaitu :

a) Perencanaan

b) Pengorganisasian

c) Revisi

2.1 Perencanaan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.

Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

2.1.1 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau

tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada

pihak lain maka perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu : Apakah

tujuan tersebut realistis ?, Apakah waktunya sudah tepat ?, dan Apakah tujuannya sudah

dapat diterima organissi tersebut ?.

Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat

diukur sesuai dengan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan dapat membantu

mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu penentuan tujuan

yang jelas bagi suatu organisasi akan membantu proses pengambilan keputusan yang

mencakup antara lain :

 Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan pesan kita harus

menanyakan kepada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar

diperlukan atau tidak.

4
  Keputusan untuk menanggapi untuk menanggapi audiens, perlu

mempertimbangkan motif-motif audiens untuk memutuskan bagaimana cara yang

paling baik untuk menghadapinya.

 Keputusan untuk memutuskan isi pesan, komunikator harusnya memasukan

informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan karena dengan mempunyai tujuan yang jelas dapat membantu

memusatkan isi pesan.

 Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, media komunikasi yang

akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu :

(1) memberi informasi (informming)
(2) membujuk atau persuasi (persuading)
(3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).
Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat
pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit
saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan
yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih
tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunikator.
Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan partisipasi
maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.
Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Oleh karena itu,
tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan
(organisasi).

2.1.2 Analisis Audiens

Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Oleh

karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi

bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda

atas pesan yang mereka terima.

a) Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim

5
 kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh
audiens yang sudah dikenal atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Untuk audiens yang sama sekali belum dikenal maka komunikator perlu melakukan
investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka ;

 Analize Siapa pihak penerima pesan?

 Understand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
 Demographics Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?
 Interest                 Apa yang menarik perhatian penerima?
 Environment Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
 Needs Informasi apa yang diperlukan penerima?
 Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
 Expectation  Apa yang diharapkan penerima?

b) Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi

kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada

lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan

imformasi audiens, yaitu :

 Temukan apa yang ingin diketahui audiens, tidak semua audiens pandai
mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan
audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk
menghindari keragu-raguan.
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan, informasi tambahan yang
relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak
disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens
memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.
 Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens, ujilah kelengkapan
pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why,
When, Where, dan How).
 Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat, ketetapan informasi harus
dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang
tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk
memastikan keabsahannya.
 Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens, di antara beberapa

6
 gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.

c) Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens, dapat disebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi yang
tidak diperlukan, alasan yang dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak
menarik untuk dibaca.
Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga
melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Mereka
pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk membaca pesan. Di
samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan.
Pendkatan argumentative tak selamanya mampu menggaet konsumen. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional
audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

2.1.3 Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea), selebihnya adalah ide-ide pendukung (supporting idea). Sebelum
menentukan ide-ide pokok, hal-hal penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
a. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming), teknik ini memberikan keleluasaan pikiran
untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan
mempertimbangkan tujuan, audiesni, dan fakta yang ada. Bebebrapa teknik curah
pendapat yang dapat digunakan antara lain :
 Storyteller’s Tour
 Random List
 CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) worksheet
 Pendekatan Jurnalistik (journalistic approach)
 Rantai Jawab dan Tanya (question and answer chain)
b. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal sebaiknya menggunakan
kata yang singkat untuk membangkitkan hormat audiens kepada komunikator dan untuk
menghindari skeptic dari audiens yang belum dikenal. Ide pokok dari pesan-pesan
selebihnya disesuaikan dengan waktu yanag ada dan haruslah mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.

7
2.1.4 Seleksi Saluran dan Media
Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas,
dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral
communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki
beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan
untuk memindahkan  pesan dari pengirim kepada penerima.

a. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis.
Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran lisan dapat digunakan apabila :
·         Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
·         Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
·         Tidak memerlukan catatan permanen
·         Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
·         Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Media pada saluran lisan:
·         Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
·         Telepon, voice mail
·         Radio, televise, computer
·         Pita audio dan video
·         Teleconference
·         Video conference

b. Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pesan-pesan  tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan
media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faks,
telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:
·         Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
·         Pesan terinci dan kompleks
·         Memerlukan perencanaan yang seksama
·         Memerlukan catatan permanen
·         Penerima dalam jumlah banyak
·         Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

8
 ·         Ingin meminimilkan peluang distorsi

Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para
komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Media pada saluran tertulis:

·         Surat, memo, laporan , proposal
·         Electronic mail (e-mail)
·         Telepon (SMS)
·         Faks
·         Telegram
·         Pos biasa dan khusus

2.2 Pengorganisasian

9
 Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.

2.2.1 Mengorganisasikan Pesan - pesan

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir :

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Dengan  mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun
praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1.            Subjek dan tujuan harus jelas.

2.            Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3.            Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4.            Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal
berikut ini :

1.            Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan
lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 

2.            Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami

maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

10
 3.            Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan
waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah
penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan
informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat
dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras
otak dan mengerutkan dahi.

4.            Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga

dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting
dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan
efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa
percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

2.2.2 Mengorganisasikan Pesan-pesan Melalui Outline

 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline
akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a.    Mulailah dengan ide pokok, ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.
b.    Nyatakan poin-poin pendukung yang penting, poin-poin pendukung akan memperkuat
tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c.    Ilustrasi dengan bukti-bukti, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti
yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang
dibuat akan menjadi semakin baik.

 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a.    Pendekatan Langsung (deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b.    Pendekatan Tidak Langsung (induktif)

Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan
surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara
kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap
maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

 Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan
menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan
permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

 Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

11
 Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.

 Pesan-pesan Bad News

Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak
langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya
ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang
halus.

 Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah
suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan
kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi
untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan
argumen secara logis.

2.2.3 Memformulasikan Pesan Bisnis

a. Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan.
Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur kalimatnya juga
disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap organisasi pada
umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung
sama. Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-norma
kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi.
Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All,
1996: 27) :
1.     Courtesy (sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
2.     Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata,
ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan
membingungkan para audiens.
3.     Conciseness (ringkas)
Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak
diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas
dan secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih
baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
4.     Clarity and Clearness (jelas)
Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan.
5.     Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak
biasa
6.     Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

b. Mengembangkan paragraf yang logis

12
Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian
penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih
mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya
memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan.
Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan
dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan
yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan unsur peralihan diatur
dalam urutan yang logis dan terpadu.

Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:
1.     Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasiatau contoh-contoh
yang dapat memperjelas ide pokok.
2.     Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
3.     Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
4.     Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi
beberapa kategori spesifik.
5.     Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan
suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

13
2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis,

langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi)
terhadadap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah
direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari
kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dikehendaki.

2.3.1 Keterampilan Merevisi

Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format
penulisannya.

Pesan-pesan bisnis terbagi menjadi dua yaitu pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan
bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki
persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writting style), maupun
cara penyampaiannya.

 Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf,
selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun
pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanika, format
dan tata letak (layout) penulisannya

a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian,
antara lain: substansi suatu pesan,pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.
Berikut pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:

 Apakah anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang benar?

 Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum
dengan hal-hal yang khusus?

 Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang
cukup?

 Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan

pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?

 Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan
akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap audiens.
Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik, dan
mengundang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf
pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

14
 Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, coba perhatikan
gaya penulisannya. Gunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan
sehingga semakin menarik bagi audiens.pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk
mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan,
dan mudah dipahami oleh audiens.

Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens anda menangkap pesan-pesan

anda, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf
miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

b. Mengedit Mekanika/Teknis Penulisan

Mengedit mekanika atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup
antara lain:

 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah

kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

 Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

 Penulisan tanda baca secara benar.

 Perhatikan makan keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat
dipahami dengan mudah.

 Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.
Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah
disampaikan.

c. Mengedit Format dan Layout

Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan

tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika
format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang
digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

 Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-pesan
bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, dan presentasi bisnis. Meskipun
pesan-pesan tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar
(outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan.

a. Substansi Pesan

Langkah pertama dalam melakukan pengeditan pesan-pesan bisnis adalah

mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

 Apakah substansi pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di

dalamnya?

 Apakah data pendukung juga sudah tercantum di dalamnya?

b. Pengorganisasian Pesan

15
  Pembuka (salam pembuka, perkenalan diri)

 Penyampaian substansi pesan (pengantar pesan dilanjutkan dengan

substansi pesan)

 Penutup (kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih
menarik dan dinamis daripada yang berbenetuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu,
melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami
maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-
pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan
kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimegengerti, anda harus dapat
memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi
dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

 Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

 Pilihlah kata-kata yang singkat
 Hindari kata-kata yang bermakna ganda

2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Kalimat
dapat dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh, dan
memeperingatkan seseorang, juga untuk mengemukakan pendapat, dan
mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti
pembaca, kalimat harus disusun secara efektif.

 Tiga Jenis Kalimat

a. Kalimat Sederhana, hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tak
langsung.
b. Kalimat Majemuk, berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti
“dan”, ”tetapi”, “atau”.
c. Kalimat Kompleks, berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.

Dalam menyusun kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat atau cocok
dengan pemikiran atau ide yang anda miliki.

 Cara Mengembangkan Paragraf

a. Ilustrasi, pemberian contoh terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan
memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan), cara pengembangan paragraph ini
memerlukan wawasan yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

16
 c. Pembahasan sebab-akibat, pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan
membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi, pola pengembangan paragraph dengan pengelompokan ini akan
mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selain itu,
cara pengelompokan ini juga menjadikan suatu topic bahasan menjadi lebih terarah dan
terfokus.
e. Pembahasan pemecahan masalah, cara pengembangan paragraf ini akan mampu
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

Daftar Pustaka
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga

17