Nama : Selastri Niati Siahaan

NIM : 2017008163
Kelas : 4A04
Makul : Komunikasi Bisnis

 Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication: principle methods, komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim),
baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Secara sederhana
dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik
komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

 Bentuk Dasar Komunikasi

1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam
dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis
(written) maupun lisan (oral). Dalam komunikasi verbal ada macam bentuk yang
digunakan yaitu :
a. Berbicara dan menulis
b. Mendengar dan membaca
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat
komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Salah satu keunggulan nonverbal adalah
kesahihannya (reliabilitas). Komunikasi nonverbal disampaikan tanpa menggunakan kata-
kata melainkan dengan isyarat.
 Proses Komunikasi

Menurut boyce dan Thill dalam buku business communication Today, 6e, proses komunikasi
terdiri atas enam tahap, yaitu:

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
c. Pengirim menyampaikan pesan.
d. Penerima menerima pesan.
e. Penerima menafsirkan pesan.
f. Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
 Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi
Ada beberapa faktor yang menyebabkan kesalahpahaman dalam komunikasi yaitu:
a. Masalah dalam Mengembangkan Pesan
Adanya keraguan isi pesan asing dengan situasi yang ada pertentangan emosi sulit
mengekspresikan gagasan.
b. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untk
berkomunikasi.
c. Masalah dalam Menerima Pesan
Adanya persaingan antara penglihatan dan suara yang dapat mengganggu konsentrasi
penerima.
d. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Perbedaan latar belakang, perbendaharaan, Bahasa, dan pernyataan emosional dapat
menimbulkan munculya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
 Bagaimana Memperbaiki Komunikasi
Dalam melakukan komunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan
beberapa persyaratan, yaitu:
a. Persepsi
b. Ketepatan
c. Kredibilitas
 d. Pengendalian
e. Keharmonisan
 Hubungan Komunikasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama-sama melakukn fungsinya dengan baik. Hubungan komunikasi yang
terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan
karyawan,atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu
kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

 Peran Manajerial
Peran manajerial mencakup:
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan
dirinya sebagai seorang tokoh figure (figurebead role), pemimpin (leader role), dan
penghubung (liaison role).
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantuan (monitor role), peran penyebar
informasi ( disseminator role), dan peran juru bicara (spokeperson role).
c. Peran Keputusan
Peran keputusan mencakup tiga peran penting yaitu: peran wirausaha (entrepreneur role),
peran pemerintahan masalah ( disturbance handler role), dan peran pengalokasi sumber
daya ( resource allocator role) dan peran negosiator ( negotiator role).
 Kegiatan pertukaran informasi

Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan

menggunakan suatu Bahasa atau symbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Beriut ini adalah
beberapa kegiatan organissi yang berkaitan dengan pertukaran informasi:

a. Menetapkan tujuan
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
c. Mengukur prestasi kerja
 d. Merekrut dan mengembangkan staf
e. Pelayanan pelanggan
f. Negosiasi dengan pemasok
g. Memproduksi produk
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
 Pola Komuniksi

Pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal ( formal

communication channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication channel).

a. Saluran komunikasi Formal

Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan
ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk
komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communication), komunikasi
dari bawah eatas (bottom-up atau upward communication), komunikasi horizontal
(horizontal communication), dan komunikasi diagonal (diagonal communication).

b. Saluran Komunikasi Informal

Komunikasi informal cenderung luwes atau fleksibel dan tidak ketat, sebagaimana
komunikasi yang terjadi di satsaat istirahat kerja kantor.

 Cara Mengelola Komunikasi

1. Penanganan Pesan-Pesan rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak
daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkn manfaat dan kegiatan komunikasi dengan
biaya tertentu. Untuk dapat memksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut,
seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi jumlah Pesan
b. Instruksi yang jelas
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
d. Melatih Petugas
 2. Penanganan Krisis Komunikasi
Perusahaan yang menghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil
langkah-langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra)
perusahaan. Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan
antara lain:
a. Siapkan tim yang terampil dalam penanganan krisis
b. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai reprentasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh
e. Tunjukan keseriusan perusahaan.
 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

a. Membaca
b. Mendengar
c. Membuat percakapannya menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Berpidato dan presentasi
g. Menulis surat, memo, dan laporan.

 Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses pesan-pesan bisnis meliputi perencanaan,pengorganisasian, dan revisi.

Pesan-pesan bisnis harus menari perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan
kreativitas.

a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan
komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide okok pesan-pesan yang akan
disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untu menyampaikan pesan.
b. Pengorganisasian
Organisasi atau komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana,mudah dimengerti dan dilaksanakan.
c. Revisi
Pesan yang telah disusun dikaji uang untuk memstikan apakah ide atau gagasan yang
diungapkan sudah memadai. Tahap revisi yaitu ada menyunting pesan, menulis ulang,
memproduksi pesan, dan mencetak pesan.
 Penentuan Tujuan

Tahap pertam dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang
jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai
tambh bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga dan meningatkan citra perusahaan untuk dapat menciptakan goods will.

 Tujuan Komunikasi Bisnis

a. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan Persuasi
Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang
dengan orang lain dalam bisnis.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasimatau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain.
 Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum
perlu pengujian dengn empat pertanyaan berikut :

a. Apaah tujuan tersebut realistis?

b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
 Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Cara mengembangkan profil audiens yaitu:

a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b. Siapa audiensnya
 c. Reaksi audiens
d. Tingkat pemahaman audiens
e. Hubungan komunikator dengan audiens.
 Cara Memuaskan Audiens akan kebutuhan Informasi yaitu:
a. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.
 Penentuan Ide Pokok

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subyek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik,yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

 Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written).

a. Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuannya memberikan umpan
balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan
sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman
(convenient).

b. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal, dan lapoan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis
mempunyai kesempatan untk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.