UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS DI PT XYZ

GUNA MENGATASI MASALAH KETERLAMBATAN PENGEMBANGAN
APLIKASI PERANGKAT LUNAK

TUGAS ORIENTASI BELAJAR MAHASISWA

Ayu Bintang Nurrachma G 1906438286

Biyan Ilham Akbar 1906438342
Mas Merdekadyarta 1906337412
Thary Dwi Putri 1906337564
Tsaqif Alfatan Nugraha 1906337583

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
AGUSTUS 2019
 2

Daftar Isi

Daftar Isi………………………………………………………………………………………..... 2
BAB 1 - Pendahuluan………………………………………………………………………….... 3
1.1. Latar Belakang…………………………………………………………………………... 3
1.2. Perumusan Masalah……………………………………………………………………... 4
1.3. Tujuan Penelitian………………………………………………..……………………... 16
1.4. Manfaat Penelitian……………………………………..……………………………… 16
1.5. Batasan Penelitian………………………………………………..……………….….... 16
1.6. Sistem Sistematika Penulisan………………………………………………..………… 17
BAB 2 - Tinjauan Pustaka…………………………………………………………………….. 18
2.1. Critical Failure Factors (CFFs)……..………………………………………..………… 18
2.2. Knowledge Management (KM)……..……….………………………………..……….. 19
2.3. Knowledge Management System (KMS)..…………………………………………….. 19
2.4. Knowledge Sharing (KS)..……………………………………………..………………. 19
2.5. Keterkaitan Project Failure dan Knowledge Management System…….………………. 20
2.6. Proses Scrum dalam Pengembangan Perangkat Lunak………………………………... 20
2.7. Faktor Utama Penyebab Keterlambatan Proyek dalam Perusahaan………………….... 21
BAB 3 Metodologi Penelitian………………………………………………………………….. 24
3.1. Desain Penelitian………………………………………………………………………. 24
3.2. Tahapan Penelitian……………………………………………………………………... 25
3.3. Metode Pengumpulan Data…………………………………………………………….. 27
3.4. Studi Dokumen……………………………………………………………………….... 28
3.5. Teknik Analisis Data………………………………………………………………….... 28
3.6. Hipotesis Penelitian……………………………………………………………………. 29
3.7. Jadwal Penelitian………………………………………………………………………. 29
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………... 31

Universitas Indonesia
 3

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam sebuah perusahaan teknologi salah satu produk yang dapat dihasilkan adalah proyek
pengembangan perangkat lunak. Seperti jenis proyek lain, proyek pengembangan perangkat
lunak dalam sebuah perusahaan teknologi mempunyai tujuan yang harus dicapai dalam batasan
periode tertentu. Ketidaktercapaian tujuan akan mengakibatkan berbagai efek yang beragam di
tiap perusahaan. Ada beberapa faktor yang bisa menjadi penyebab ketidak tercapaian tujuan
dalam sebuah proyek pengembangan perangkat lunak, seperti salah satunya adalah rendahnya
kualitas resource yang dimiliki suatu perusahaan teknologi. Kualitas resource yang rendah ini
merupakan salah satu penyebab tidak adanya Knowledge Management System yang diterapkan
pada sebuah perusahaan tersebut.
Teknologi pengembangan perangkat lunak sendiri dewasa ini terus berkembang dan
semakin kompleks. Ada berbagai jenis tools maupun metode dalam mengembangkan perangkat
lunak yang masing-masing memiliki tingkat kesulitan yang berbeda sehingga memerlukan waktu
bagi tiap resource untuk mampu memahaminya. Sehingga tidak menutup kemungkinan waktu
yang digunakan untuk melakukan pembelajaran dan pemahaman baru akan menghambat proses
pengembangan perangkat lunak sehingga berakibat pada keterlambatan penyelesaian dan tujuan
yang tidak tercapai.
Berdasarkan hasil survei yang dilakukan Peyman et al. (2014) terhadap pengembangan
proyek perangkat lunak di berbagai perusahaan, kurangnya berbagi pengetahuan (Knowledge
Management) menjadi salah satu faktor terhambatnya proses penyelesaian pengembangan
perangkat lunak sehingga tidak dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Terhambatnya proses
tersebut akan mempengaruhi faktor lain seperti yang dikemukakan pada survei yang dilakukan
Bloch et al. (2012) bahwa sebanyak 64% mengalami pembengkakan biaya. Untuk mengatasi
permasalahan tersebut sebuah perusahaan harus mempunyai Knowledge Management System
yang baik.
Studi kasus akan dilakukan dengan pengambilan sampel data dari beberapa proyek
pengembangan perangkat lunak yang dikerjakan oleh PT XYZ sebagai perusahaan teknologi
komunikasi di Indonesia yang memiliki permasalahan terkait tingkat keterlambatan penyelesaian

Universitas Indonesia
3
 4

proyek yang cukup tinggi. Dalam penelitian ini akan disajikan data yang menghubungkan
keterkaitan antara tidak adanya Knowledge Management System (KMS) di PT XYZ dengan
tingkat kegagalan penyelesaian proyek pengembangan perangkat lunak di perusahaan tersebut.

1.2. Perumusan Masalah

PT XYZ merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang komunikasi dan
teknologi dimana salah satu produk yang dihasilkan adalah perangkat lunak. Untuk melakukan
pengembangan perangkat lunak PT XYZ menerapkan metode Agile Scrum dengan batasan
waktu tertentu setiap kali sebuah sprint berjalan. Setiap proyek memiliki tujuan yang ingin
dicapai sampai batasan waktu tersebut selesai.
Sebagai perusahaan dengan skala internasional banyak produk perangkat lunak yang saat
ini sedang dikembangkan oleh PT XYZ. Namun banyak dari produk tersebut mengalami
keterlambatan atau tidak sesuai dengan perjanjian waktu yang diberikan. Hal ini tentu akan
mempengaruhi kredibilitas perusahaan. Kasus keterlambatan ini tidak hanya terjadi beberapa
waktu terakhir saja, namun sudah menjadi masalah serius yang saat ini menjadi perhatian pihak
manajemen.
Studi kasus yang dilakukan di PT XYZ memperlihatkan bahwa keterlambatan terjadi tidak
hanya di proyek skala besar saja tapi juga terjadi di proyek skala kecil, meskipun jumlah
keterlambatan pada proyek besar mempunyai persentase yang lebih tinggi dibandingkan proyek
skala kecil. Dari total 11 proyek pengembangan perangkat lunak yang dikerjakan oleh PT XYZ
pada periode bulan juni sampai dengan agustus 2019 persentase keterlambatan proyek pada
proyek skala besar sebanyak 64% dan pada proyek skala kecil sebanyak 36%.

Universitas Indonesia
 5

Gambar 1.1 Diagram Kegagalan Project

1.2.1 Keterlambatan Proyek di PT XYZ

1.2.1.1.Aplikasi A
Aplikasi A merupakan proyek perangkat lunak untuk membantu pengguna selama
perjalanan mudik terutama selama masa libur nasional seperti mudik lebaran, mudik natal dan
tahun baru. Aplikasi ini merupakan proyek skala besar yang dijadwalkan selesai pada tanggal 17
Juli 2019 namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 2 Agustus 2019.

Gambar 1.2 Grafik Burn Down Project A

Universitas Indonesia
 6

1.2.1.2. Aplikasi B
Aplikasi B merupakan proyek perangkat lunak untuk membantu dunia pertanian di
Indonesia dalam hal distribusi hasil pangan. Proyek perangkat lunak ini melibatkan berbagai
kalangan dan termasuk dalam proyek dengan skala besar. Proyek ini dijadwalkan selesai pada
tanggal 3 Juni 2019 namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 13 Juni 2019.

Gambar 1.3 Grafik Burn Down Project B

1.2.1.3. Aplikasi C
Aplikasi C merupakan proyek perangkat lunak untuk membantu penyelenggara event
maupun peserta event seperti proses transaksi penjualan tiket dan informasi seputar event.
Aplikasi ini merupakan aplikasi skala besar yang dijadwalkan selesai pada tanggal 27 Juni 2019
namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 2 Juli 2019.

Gambar 1.4 Grafik Burn Down Project C

1.2.1.4. Aplikasi D

Universitas Indonesia
 7

Aplikasi D merupakan proyek aplikasi untuk membantu dalam standarisasi desain dalam
perancangan perangkat lunak. Aplikasi ini merupakan aplikasi skala kecil yang dijadwalkan
selesai pada tanggal 9 Agustus 2019 namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 13
Agustus 2019.

Gambar 1.5 Grafik Burn Down Project D

1.2.1.5. Aplikasi E
Aplikasi E merupakan proyek pengembangan perangkat lunak untuk menunjang proses
bisnis. Proyek ini melibatkan berbagai kalangan baik kalangan developer maupun kalangan
bisnis. Proyek ini terdiri dari beberapa kelompok proyek skala kecil namun dikategorikan
sebagai proyek dengan skala besar dilihat dari nilai bisnisnya. Proyek ini dijadwalkan selesai
pada tanggal 6 Agustus 2019 namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 7 Agustus 2019.

Gambar 1.6 Grafik Burn Down Project E

1.2.1.6. Aplikasi F

Universitas Indonesia
 8

Aplikasi F merupakan proyek perangkat lunak untuk membantu customer service di

semua badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia. Aplikasi ini merupakan proyek skala besar
yang dijadwalkan selesai pada tanggal 29 Januari 2019 namun mengalami keterlambatan hingga
tanggal 8 Febuari 2019.

Gambar 1.7 Grafik Burn Down Project F

1.2.1.7. Aplikasi G
Aplikasi G merupakan aplikasi untuk menunjang proses distribusi dalam bidang
agrikultur. Proyek perangkat lunak ini merupakan ekstensi dari proyek perangkat lunak Aplikasi
B yang telah dibuat sebelumnya. Aplikasi ini merupakan aplikasi skala kecil dan dijadwalkan
selesai pada tanggal 3 Mei 2019 namun mengalami keterlambatan hingga tanggal 11 April 2019.

Gambar 1.8 Grafik Burn Down Project G

1.2.1.8. Aplikasi H

Universitas Indonesia
 9

Aplikasi F merupakan proyek perangkat lunak yang fokus kepada proses payment yang
menyediakan layanan untuk menghubungkan penjual (Merchant) dengan penerbit alat bayar
(Issuer). Aplikasi ini merupakan aplikasi skala kecil yang dijadwalkan selesai pada tanggal 10
Agustus namun mengalami keterlambatan hingga waktu yang masih belum diketahui.

Gambar 1.9 Grafik Burn Down Project H

1.2.1.9. Aplikasi I
Aplikasi I merupakan proyek pengembangan perangkat lunak untuk kebutuhan internal
perusahaan dalam hal proses rekrutmen resource. Aplikasi ini merupakan aplikasi skala kecil
yang dijadwalkan selesai pada tanggal 29 Januari 2019 namun mengalami keterlambatan hingga
tanggal 8 Februari 2019.

Gambar 1.10 Grafik Burn Down Project I

1.2.1.10. Aplikasi J

Universitas Indonesia
 10

Aplikasi ini merupakan proyek perangkat lunak skala besar yang melibatkan kerjasama
dengan pihak BUMN terkait proses transaksi BBM (Bahan Bakar Minyak) di Indonesia.
Aplikasi ini dijadwalkan selesai pada tanggal 10 Agustus 2019 namun mengalami keterlambatan
hingga waktu yang masih belum bisa diketahui.

Gambar 1.11 Grafik Burn Down Project J

1.2.1.11. Aplikasi K
Aplikasi ini merupakan proyek perangkat lunak yang membantu dalam layanan customer
service di salah satu produk komunikasi di PT XYZ. Proyek ini merupakan proyek skala besar
yang dijadwalkan selesai pada tanggal 5 Juli 2019 namun mengalami keterlambatan hingga
tanggal 5 Juli 2019.

Gambar 1.12 Grafik Burn Down Project K

Universitas Indonesia
 11

Berdasarkan hasil survei dan pengambilan data di lapangan serta studi literatur yang
penulis peroleh terhadap permasalahan keterlambatan pengembangan aplikasi perangkat lunak di
PT XYZ.
Ekspektasi: Pengembangan aplikasi perangkat lunak berjalan sesuai target delivery product
Realita: Terjadi keterlambatan delivery product aplikasi perangkat lunak.
Permasalahan tersebut dapat dirumuskan ke dalam diagram tulang ikan sebagai berikut (Gambar
1.13):

Gambar 1.13 Diagram Tulang Ikan

Berdasarkan diagram ikan terdapat tiga domain yang mempengaruhi keterlambatan

pengembangan aplikasi perangkat lunak
1. Proses
Pada kategori proses mengidentifikasi permasalahan mengenai tahapan proses pembuatan
software project yang ada pada PT. XYZ. Untuk dapat mencari solusi keterlambatan
pengembangan aplikasi perangkat lunak terdapat empat permasalahan. Berikut empat akar
permasalahan yang didapatkan:
a. Lack of project planning : unclear project objective and goals
PT XYZ menerapkan metode scrum untuk melakukan penyelesaian proyek. Segala
sesuatu terkait tujuan proyek akan dibahas dan direncanakan selama sprint planning.

Universitas Indonesia
 12

Hampir sebagian besar proyek mengalami sprint planning yang buruk dan membuat
tujuan dari sebuah proyek menjadi tidak terarah sehingga menyebabkan keterlambatan
penyelesaian proyek. Dari hasil survei didapat bahwa faktor ketidak jelasan tujuan pada
saat memulai proyek mempunyai nilai faktor tertinggi yakni 72,7 %.
b. Lack of Knowledge Management
PT XYZ merupakan perusahaan dengan tim proyek yang dinamis, artinya terjadi
pergantian anggota tim selama periode tertentu. Hal ini bertujuan agar semua resource
yang dimiliki dapat belajar hal baru pada setiap proyek yang dikerjakan. Namun
seringkali terdapat masalah penyesuaian teknik maupun kemampuan antara anggota baru
dengan standar kemampuan dalam tim proyek. Ketidak tersediaan knowledge
management system pada sebuah proyek akan membuat sulitnya pemahaman terhadap
teknologi baru yang diterapkan di sebuah proyek bagi anggota tim / resource yang baru
saja bergabung di sebuah tim proyek. Berdasarkan hasil survei pada PT XYZ faktor
keterlambatan ini mempunyai nilai faktor yang tinggi yakni 63,6%.
c. Lack of Communication
Komunikasi yang buruk selama proses penyelesaian proyek pada PT XYZ juga sering
dialami di beberapa proyek. Komunikasi yang buruk menjadi faktor keterlambatan
dengan nilai faktor sebanyak 63,6%.
d. Lack of Methodology / Process used
PT XYZ saat ini menerapkan metode pengembangan scrum dalam metodologi Agile.
Ketidak cocokan metode yang digunakan dalam sebuah tim proyek pada PT XYZ
memiliki nilai faktor 34,4%.
e. Lack of Project Cost
PT XYZ tidak hanya mengerjakan proyek internal namun juga mengerjakan proyek
untuk klien dari luar perusahaan. Ketersediaan dana penunjang tergantung dari
bagaimana kontrak kerjasama disepakati dengan tim klien. Dari beberapa sampel proyek
yang diambil pada PT XYZ, kurangnya dana pendukung pada sebuah proyek memiliki
nilai faktor 18,2%.
2.Teknologi
Pada kategori Teknologi mengidentifikasi permasalahan mengenai teknologi dan peralatan yang
ada pada PT. XYZ. Untuk dapat mencari solusi, terdapat empat permasalahan yang

Universitas Indonesia
 13

mempengaruhi keterlambatan pengembangan aplikasi perangkat lunak. Berikut empat akar

permasalahan yang didapatkan:
a. Lack of Testing
Pada PT XYZ pengujian perangkat lunak dilakukan oleh tim Quality Assurance. Pada
sebagian besar proyek telah diterapkan sistem Automation testing dan beberapa lagi
masih melakukan pengujian secara manual. Kurangnya proses testing pada PT XYZ
memiliki nilai faktor 27,3%.
b. Lack of Tools and Device
Untuk menunjang proses pembuatan sebuah proyek dibutuhkan alat dan perangkat
penunjang. Ketidak tersediaan alat atau perangkat penunjang ini akan menghambat proses
penyelesaian proyek perangkat lunak. Pada PT XYZ kurangnya alat dan perangkat
penunjang ini memiliki nilai faktor 18,2%.
c. Lack of Code standardization
PT XYZ telah menerapkan standarisasi kode dalam proses pembuatan perangkat lunak.
Terdapat tim khusus untuk melakukan koreksi terhadap kode yang dibuat oleh setiap
anggota tim proyek. Kurangnya standarisasi kode pada proyek di PT XYZ memiliki nilai
faktor sebanyak 9,1%.
3. Orang
Pada kategori Orang mengidentifikasi permasalahan mengenai sumber daya manusia yang ada
pada PT. XYZ. Untuk dapat mencari solusi keterlambatan pengembangan aplikasi perangkat
lunak terdapat lima permasalahan yang mempengaruhi tidak tercapainya target. Berikut lima
akar permasalahan yang didapatkan:
a. Lack of Commitment : in progress develop
Dalam proses penyelesaian proyek dibutuhkan komitmen kerja di dalam sebuah tim
proyek. Tanpa adanya komitmen dari masing-masing bagian akan mempengaruhi potensi
keterlambatan penyelesaian proyek tersebut. Tidak adanya komitmen pengerjaan proyek
pada PT XYZ merupakan dampak dari faktor lain seperti kurangnya dukungan dari para
eksekutif terkait apresiasi dan materil maupun ketidak tersediaan knowledge resource
yang memadai. Kurangnya komitmen dari para anggota tim di PT XYZ memiliki nilai
faktor sebanyak 54,5%.
b. Lack of Resource Skill

Universitas Indonesia
 14

Kurangnya kemampuan resource pendukung untuk menyelesaikan proyek akan membuat

keterlambatan pada penyelesaian proyek. Kurangnya kemampuan yang dimiliki resource
ini bisa terjadi karena ketidak tersediaan knowledge repository / knowledge management
di PT XYZ dengan nilai faktor sebanyak 45,5%.
c. Lack of Commitment : in project objective
Terjadinya perubahan tujuan maupun kebutuhan saat proses pengerjaan akan membuat
kekacauan dalam sebuah tim proyek. Dari beberapa sampel proyek yang diambil pada PT
XYZ perubahan tujuan yang terjadi pada saat proses penyelesaian proyek berakibat pada
keterlambatan penyelesaian proyek perangkat lunak yang tengah dikembangkan dengan
nilai faktor 27,3%.
d. Lack of Executive Support : from Product Owner or Scrum Master
Dukungan baik berupa materil dan moral telah diupayakan semaksimal mungkin di PT
XYZ terutama oleh pihak pemilik produk dan manajer produk atau Scrum Master . Tidak
adanya dukungan dari para eksekutif di PT XYZ memiliki nilai faktor sebanyak 9,1%.
1.2.2 Analisa Masalah
Hasil survei di PT XYZ menyatakan bahwa terdapat 3 faktor penyebab keterlambatan
yang paling sering ditemui dalam proyek pengembangan perangkat lunak, yakni buruknya
project planning, ketidaktersedian knowledge management, dan kurangnya komunikasi. Hasil
survei tersebut dapat dirumuskan ke dalam diagram grafik hasil survei sebagai

Gambar 1.14 Grafik Hasil survei pada PT XYZ

Universitas Indonesia
 15

Berdasarkan hasil survei tersebut yang paling memungkinkan untuk diselesaikan dengan
solusi terkait IT adalah masalah ketidaktersediaan knowledge management pada PT XYZ.
Ketidak tersediaan Knowledge Management System (KMS) banyak menjadi faktor kendala di
sebagian besar proyek pengembangan perangkat lunak dan menjadi penghambat dalam
penyelesaian perangkat lunak tersebut.

Tabel 1.1 Tabel Faktor Keterlambatan Proyek di PT XYZ

Universitas Indonesia
 16

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, dapat dirumuskan

permasalahan dalam penelitian ini, yaitu:
1. Bagaimana penerapan Knowledge Management System di PT XYZ untuk mengatasi
permasalahan keterlambatan pengembangan aplikasi perangkat lunak?
2. Komponen-komponen apakah yang diperlukan untuk Knowledge Management
System guna mengatasi permasalahan keterlambatan pengembangan aplikasi
perangkat lunak di PT XYZ ?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah di atas, tujuan penelitian yang ingin dicapai dalam
penelitian ini antara lain :
1. Mengetahui penerapan Knowledge Management System di PT XYZ.
2. Mengetahui komponen apa sajakah yang diperlukan untuk untuk membuat Knowledge
Management System guna mengatasi permasalahan keterlambatan pengembangan
aplikasi perangkat lunak PT XYZ.

1.4. Manfaat Penelitian

Secara akademis, penelitian ini diharapkan memberi kontribusi ilmiah pada kajian tentang
kegiatan pengembangan software aplikasi. Namun masih ada kegagalan dalam mengembangkan
proyek software aplikasi. Oleh karena itu, riset ini diharapkan mampu menyediakan referensi
baru tentang manajemen proyek software aplikasi.
Secara praktis, penelitian ini diharapkan memberi manfaat melalui analisis yang
dipaparkan pada pihak-pihak yang bergelut dalam pengembangan software. Melalui kajian ini
diharapkan para pengembang software aplikasi memiliki bahan bacaan dan diskusi yang bisa
menjadi sarana untuk menyusun strategi pengembangan software aplikasi.

1.5. Batasan Penelitian

Batasan penelitian ini hanya difokuskan pada evaluasi Knowledge Management System di
perusahaan telekomunikasi PT XYZ dan analisis pemanfaatan Knowledge Management System
terhadap masalah keterlambatan pengembangan aplikasi perangkat lunak.

Universitas Indonesia
 17

1.6. Sistem Sistematika Penulisan

Hasil penelitian ini dibagi ke dalam beberapa bab seperti berikut:
● Bab 1 Pendahuluan, berisi latar belakang penelitian, perumusan masalah,
pertanyaan penelitian, ruang lingkup penelitian, dan tujuan dan manfaat penelitian.
● Bab 2 Tinjauan Pustaka, bab ini berguna sebagai pencarian informasi dan teori-
teori dari berbagai literatur yang digunakan dalam penelitian dan terkait dengan
permasalahan penelitian.
● Bab 3 Metodologi Penelitian, berisikan langkah-langkah yang akan digunakan pada
penelitian untuk mencapai tujuan penelitian.

Universitas Indonesia
 18

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Critical Failure Factors (CFFs)

Flowers mendefinisikan Critical Failure Factors (faktor kritikal kegagalan) dalam sistem
informasi adalah faktor-faktor yang dapat menyebabkan situasi sebagai berikut:
● Ketika sebuah sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan atau
kurang optimal
● Jika, pada implementasi, sistem tidak berfungsi seperti yang dimaksudkan
sebelumnya atau jika sistem itu sangat menyulitkan pengguna sehingga ditolak oleh
pengguna
● Jika, pengembangan sistem memerlukan biaya melebihi dari nilai ekonomis setelah
sistem dibuat.
● Menyebabkan pengembangan sistem pada kemudian hari terabaikan.
Karla mengelompokkan CFFs yang dapat terjadi di proyek sistem informasi menjadi tiga
kelompok besar yakni berasal dari People , Process , ataupun Technology. Ketiga faktor besar
tersebut dapat dijabarkan ke dalam faktor-faktor kecil sebagaimana dapat dilihat pada tabel
berikut.

People Process Technology

Kompetensi SDM Ketangkasan Project Pelatihan yang tepat

Management

Dukungan Eksekutif Dokumentasi Tes integrasi

Motivasi antar anggota Keharusan membuat fitur Kerumitan desain

utama terlebih dahulu

Ukuran Tim Komunikasi Alat pendukung

Partisipasi pengguna Adanya coding standards

Tabel 1.2 Tabel CFFSs

18
Universitas Indonesia
 19

2.2. Knowledge Management (KM)

Menurut Amrit Tiswana Knowledge Management (KM) merupakan salah satu cara untuk
meningkatkan praktek dan proses kerja. Knowledge Management merupakan aktivitas
merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan
informasi yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang kemudian digabungkan dengan
berbagai pemikiran dan analisis dari berbagai macam sumber yang kompeten (Knowledge
Management Toolkit, 2002). Knowledge Management (KM) menjadi suatu proses yang dapat
membantu perusahaan untuk mengidentifikasi, memilih, mengelola, menyebarkan dan
mentransfer informasi dan keahlian penting yang merupakan bagian dari memori perusahaan dan
secara khusus menjadi bagian dari perusahaan. Fokus dari Knowledge Management tidak hanya
pada pendistribusian (distribution) tidak juga pada penyebaran (dissemination) pengetahuan,
tetapi pada pembagiannya (share).

2.3. Knowledge Management System (KMS)

Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem yang dibangun untuk
mengelola Knowledge Management (KM). Sehingga pengetahuan yang telah diperoleh
sebelumnya dapat disimpan dalam repository khusus dengan mengaplikasikan sistem teknologi
informasi dalam sebuah perusahaan sehingga dapat dipergunakan kembali di kemudian hari.
Dengan diterapkannya KMS dalam sebuah perusahaan akan membuat pengelolaan terhadap
pengetahuan menjadi lebih sistematis (Knowledge Management System Model, 2017).

2.4. Knowledge Sharing (KS)

Knowledge Sharing dapat tumbuh dan berkembang apabila menemukan kondisi yang
sesuai. Kondisi tersebut dipengaruhi oleh faktor manusia, organisasi, dan teknologi. Setiap
perusahaan tidak hanya harus memikirkan cara dokumentasi pengetahuan, melainkan juga harus
siap untuk mengimplementasikan metode-metode yang berbeda untuk membagikan jenis-jenis
pengetahuan yang berbeda. Meskipun pengetahuan dapat diperoleh pada tahapan individu, agar
dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali digambarkan sebagai
komunitas praktisi.
Contohnya, jika disuatu perusahaan mengadaptasi teknologi baru dan hanya ada satu
orang yang mengetahui aturan dan prosedur teknologi tersebut, aturan dan prosedur seperti itu

Universitas Indonesia
 20

akan menjadi tidak berguna dan tak berarti. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian
menjadi sesuatu yang krusial ketika anggota baru datang dan yang anggota yang telah menguasai
teknologi tersebut keluar dari perusahaan. (Knowledge Management System Model, 2017).

2.5. Keterkaitan Project Failure dan Knowledge Management System

Ada beberapa faktor yang bisa menjadi penyebab ketidak tercapaian tujuan dalam sebuah
proyek pengembangan perangkat lunak, seperti salah satunya adalah rendahnya kualitas resource
yang dimiliki suatu perusahaan teknologi. Kualitas resource yang rendah ini merupakan salah
satu penyebab tidak adanya Knowledge Resource yang baik. (Study on the Reconfiguration
Paths of Knowledge Resources in Failure Projects
, 2013).

Gambar 1.15 Grafik Keterkaitan Project Failure dan Knowledge Sharing

Tingginya tingkat kegagalan proyek TI telah menjadi perhatian dan relevan dari
lingkungan bisnis. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah berbagi pengetahuan
(Knowledge Sharing) yang efektif di antara anggota tim proyek. Berbagi pengetahuan sebagai
penyedia atau penerimaan informasi tugas, tahu caranya, dan umpan balik tentang suatu produk
atau prosedur. (Factors affecting knowledge sharing in information systems development
projects, 2015).

2.6. Proses Scrum dalam Pengembangan Perangkat Lunak

Scrum dikembangkan oleh Jeff Sutherland pada tahun 1992 dan tujuan dari
pengembangan ini yaitu menjadikan sebagai metodologi pengembangan dan pengelolaan dalam

Universitas Indonesia
 21

konsep pengembangan metode Agile (Pham, 2011). Scrum merupakan kerangka kerja yang
responsif dalam suatu pengembangan proyek perangkat lunak dan mengelola produk dan
pengembangan aplikasi. Fokus dari metode scrum yaitu ”Strategi, pengembangan produk secara
holistik dan fleksibel dimana tim pengembang bekerja sebagai unit untuk mencapai tujuan
bersama” sebagai lawan dari konsep lama yaitu metode yang menggunakan metode berurutan.
Scrum memiliki proses yang kompleks dimana berbagai faktor yang ada dapat mempengaruhi
hasil akhir pengembangan perangkat lunak (Falls, 2004).

2.7. Faktor Utama Penyebab Keterlambatan Proyek dalam Perusahaan

Beberapa masalah utama yang sering dialami perusahaan lain , yakni:
1. Lack of project planning : unclear project objective and goals
Kurangnya penentuan tujuan dan objektif proyek menjadi suatu masalah yang menjadi
penyebab dari keterlambatan sebuah proyek. Kurang matangnya pemikiran pada saat
sprint planning akan membuat tujuan akhir dari sebuah proyek menjadi tidak terarah.
2. Lack of Knowledge Management
Ketidak tersediaan knowledge management system pada sebuah proyek akan membuat
sulitnya pemahaman terhadap teknologi baru yang diterapkan di sebuah proyek bagi
resource yang baru saja bergabung di sebuah tim proyek. Waktu yang dibutuhkan
dalam memahami teknologi tersebut akan mengurangi waktu pengembangan proyek
sehingga berakibat pada terlambatnya penyelesaian proyek.
3. Lack of Communication
Kurangnya komunikasi dalam sebuah tim akan membuat proses pengembangan
proyek menjadi terkendala. Kemungkinan terjadinya kesalahan pemahaman dalam
sesama anggota tim maupun kurangnya kerjasama dalam tim akan menghambat proses
penyelesaian dalam sebuah tim proyek.
4. Lack of Commitment : in project objective
Terjadinya perubahan tujuan maupun kebutuhan saat proses pengerjaan akan membuat
kekacauan dalam sebuah tim proyek. Bagian yang seharusnya telah selesai dikerjakan
harus melakukan perbaikan fungsi karena perubahan tersebut. Hal ini tentu akan
membuat keterlambatan penyelesaian proyek.
5. Lack of Project Cost

Universitas Indonesia
 22

Sebuah proyek terutama perangkat lunak membutuhkan dana penunjang. Kurangnya

dana penunjang. Kekurangan dana penunjang ini dapat menjadi penyebab
keterlambatan sebuah proyek.
6. Lack of Commitment : in progress develop
Dalam proses penyelesaian proyek dibutuhkan komitmen kerja di dalam sebuah tim
proyek. Tanpa adanya komitmen dari masing-masing bagian akan mempengaruhi
potensi keterlambatan penyelesaian proyek tersebut.
7. Lack of Methodology / Process used
Kurang cocoknya metodeloy yang diterapkan dalam sebuah proyek pengembangan
perangkat lunak dapat berpengaruh terhadap keterlambatan penyelesaian proyek.
8. Lack of Tools and Device
Untuk menunjang proses pembuatan sebuah proyek dibutuhkan alat dan perangkat
penunjang. Ketidak tersediaan alat atau perangkat penunjang ini akan menghambat
proses penyelesaian proyek perangkat lunak.
9. Lack of Testing
Kurangnya teknik uji coba pada saat proses pembuatan poyek seperti misal banyaknya
waktu yang dibutuhkan untuk melakukan ujicoba manual akan membuat potensi
keterlambatan pada sebuah penyelesaian proyek. Untuk itu dibutuhkan tools ujicoba
yang memadai seperti penggunaan automation testing.
10. Lack of Resource Skill
Kurangnya kemampuan resource pendukung untuk menyelesaikan proyek akan
membuat keterlambatan pada penyelesaian proyek. Kurangnya kemampuan yang
dimiliki reource ini bisa terjadi karna ketidak tersediaan knowledge repository /
knowledge management dalam sebuh organisasi.
11. Lack of Code standarization
Tidak adanya standarisasi dalam penulisan kode pengembangan perangkat lunak akan
membuat knowledge sharing dalam sebuah tim menjadi tidak efektif dan waktu yang
dibutuhkan untuk resource baru dalam memahami penulisan kode akan menyebabkan
resiko keterlambatan penyelesaian perangkat lunak.
12.Lack of Executive Support : from Product Owner or Scrum Master

Universitas Indonesia
 23

Dalam sebuah tim proyek tidak hanya membutuhkan dukungan berupa kemampuan
dan perangkat penunjang. Dukungan maupun apresiasi yang diberikan dari para
eksekutif baik berupa dukungan moril dan materi juga berpengaruh terhadap kinerja
tim proyek sehingga dapat mempengaruhi resiko keterlambatan penyelesaian proyek.

Tabel 1.3 Tabel Faktor Utama Keterlambatan Proyek

Universitas Indonesia
 24

BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai desain dan metode yang digunakan dengan tujuan
menjawab pertanyaan penelitian. Metodologi penelitian akan digambarkan dalam diagram alir
yang berisikan langkah-langkah penelitian yang masing-masing memiliki metode, teknik, dan
prosedur yang sesuai dengan penelitian untuk membantu peneliti dalam merencanakan,
mengelola, mengontrol dan mengevaluasi perkembangan penelitian. Bab ini terdiri atas tahapan
penelitian, populasi dan sampel penelitian, metode pengumpulan data, dan metode olah data.
3.1. Desain Penelitian
Sub bab ini akan menjelaskan desain penelitian yang terbagi atas beberapa elemen yang
dijadikan sebagai acuan. Desain penelitian disebut juga sebagai proses penelitian yang
merupakan rencana dan struktur penelitian mengenai jawaban atas pertanyaan penelitian. Berikut
merupakan tabel desain penelitian analisis penyebab keterlambatan delivery product pada
software project.

Elemen Keterangan

Klasifikasi Studi kasus, Correlational research

Tujuan Penelitian Mengetahui komponen-komponen yang

tepat pada KMS untuk meningkatkan
proses pengembangan aplikasi pada setiap
proyek di PT XYZ sehingga delivery
produk bisa tepat waktu.

Pengumpulan Data Kuesioner online melalui Google Form

Jenis Metode Penelitian Kuantitatif

Metode Penarikan Kesimpulan Deduktif

Populasi Sumber Data 110 anggota tim dari seluruh proyek

Sampel Yang Diperlukan 11 anggota dari setiap proyek di PT XYZ

Tools Olah Data Microsoft Excel

Tabel 1.4 Tabel Desain Penelitian

24 Universitas Indonesia
 25

Penelitian ini merupakan penelitian untuk menganalisis KMS yang tepat guna
meningkatkan delivery produk aplikasi di PT XYZ. Kasus ini mencakup pada lingkup yang
terbatas, yaitu di PT XYZ. Sehingga, desain penelitian dapat menggunakan desain penelitian
studi kasus. Dan penelitian ini juga menggunakan metode penelitian kuantitatif. Untuk
mendapatkan data, penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data kuesioner dimana
teknik ini dapat mencari dan memaparkan secara deskriptif hasil data-data yang diperoleh
berdasarkan variabel-variabel yang telah ditentukan.
Untuk mengumpulkan data secara cepat dan akurat, penelitian ini menggunakan Google
Form dalam penyebaran kuesioner kepada anggota proyek di PT XYZ melalui e-mail dan media
sosial seperti Whatsapp dan grup Facebook. Jumlah minimal sampel yang diperlukan dalam
penelitian ini adalah 11 responden. Setelah data tersebut dikumpulkan, maka data akan
dimasukkan ke dalam Microsoft Excel sebagai penyimpanan data dan data akan dianalisis.

3.2. Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian dapat dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
3.2.1. Pengumpulan Data Awal (pra penelitian)
Tahapan ini merupakan tahapan sebelum dari proses penelitian dimulai. Pengumpulan
data dilakukan dengan observasi di PT XYZ terkait timbulnya masalah keterlambatan
penyelesaian produk software dari tenggat waktu yang telah ditentukan. Peneliti mengumpulkan
data-data semua proyek pengembangan software di PT XYZ dan melakukan perhitungan
seberapa besar keterlambatan pengembangan software di PT XYZ. Peneliti juga melakukan
survei awal kepada pihak-pihak yang tergabung dalam proyek pengembangan software dan
menganalisis mengapa terjadi keterlambatan proyek pengembangan software di PT XYZ.
3.2.2. Tinjauan Pustaka Awal
Tinjauan pustaka awal dilakukan peneliti untuk melihat masalah apa sebenarnya yang
menyebabkan terjadinya keterlambatan pengembangan software. Peneliti mengumpulkan baik
jurnal atau paper yang berkaitan dengan CFFs (Critical Failure Factors) yang mungkin muncul
di proyek SI/TI. Selanjutnya, peneliti menyimpulkan dari seluruh pustaka hal apa yang menjadi
faktor utama penyebab keterlambatan pengembangan software. Kemudian, hasil tinjauan
pustaka awal akan dibandingkan data awal penelitian apakah mendukung atau tidak.
3.2.3. Identifikasi Masalah Utama

Universitas Indonesia
 26

Masalah utama yang ingin diangkat oleh peneliti ialah mengapa terjadinya keterlambatan
pengembangan software di PT XYZ. Berdasarkan data pra penelitian dan didukung hasil tinjauan
pustaka awal diketahui bahwa masalah keterlambatan pengembangan software disebabkan
karena tidak adanya Knowledge Sharing. Hal inilah yang memicu peneliti untuk menyusun
sebuah sistem knowledge sharing yang tepat untuk PT XYZ sehingga masalah keterlambatan
pengembangan software dapat diatasi.
3.2.4. Pengumpulan Data Inti
Untuk mengetahui komponen-komponen KMS yang tepat bagi PT XYZ, peneliti
selanjutnya melakukan wawancara secara mendalam kepada pihak-pihak yang ada di dalam
pengembangan aplikasi. Pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan berupa apa saja yang perlu
diperbaiki dalam sistem pengembangan aplikasi yang sudah ada dan bagaimana mengoptimalkan
proses pengembangan aplikasi. Selain itu, peneliti juga melakukan studi literatur kembali untuk
mengetahui komponen-komponen apa saja yang diperlukan untuk menyusun KMS yang baik.
Namun karena KMS yang didapat dari literatur mungkin berasal dari perusahaan dengan budaya
yang berbeda dengan PT XYZ, peneliti juga menyaring komponen KMS yang sesuai dengan
budaya kerja di PT XYZ.
3.2.5. Penyusunan Knowledge Management Systems di PT XYZ
Berdasarkan data inti berupa wawancara dan literatur KMS yang sudah ada, peneliti akan
menyusun konsep purwarupa KMS untuk PT XYZ. Selanjutnya, model purwarupa KMS ini
selanjutnya akan diujicobakan di PT XYZ dalam jangka waktu tertentu. Kemudian, peneliti akan
meminta umpan balik kepada seluruh partisipan dan memperbaiki konsep purwarupa KMS awal.
Hal ini dilakukan secara iteratif sampai ditemukan sebuah model KMS yang cocok dan efisien
bagi pengembang software di PT XYZ.

Gambar 3.X Alur penelitian

Universitas Indonesia
 27

3.3. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data pada penelitian terbagi atas dua tipe data yaitu data primer dan
data sekunder. Berikut penjelasan pembagian metode pengumpulan data :

3.4.1. Studi kepustakaan

Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mempelajari,
mengutip, dan memasuki berbagai informasi dan teori yang dibutuhkan untuk mengungkap
masalah yang dijadikan objek penelitian dan untuk menyusun konsep penelitian. Studi
kepustakaan merujuk pada buku-buku, dokumen-dokumen, dan materi tulisan yang relevan
dengan kebutuhan dan tujuan penelitian. Studi kepustakaan merupakan kegiatan awal penelitian,
termasuk penelitian pendahuluan yang dilaksanakan dalam rangka penyusunan usulan penelitian.

3.4.2. Kuesioner

Kuesioner merupakan seperangkat pertanyaan yang digunakan dalam pengumpulan data

guna mendapatkan informasi terkait pertanyaan atau permasalahan penelitian, dari masing-
masing pertanyaan pada kuesioner tersebut merupakan jawaban yang memiliki makna untuk
pengujian hipotesis peneliti (Setiyani, 2018). Kuesioner ini terdiri atas 2 bagian, yaitu:

1. Bagian pertama berisi mengenai data responden yaitu Nama, Proyek Perangkat Lunak,
dan Asal Tribe.

2. Bagian kedua berisi pertanyaan yang memiliki hubungan dengan variabel penelitian
yakni “Apakah penyebab keterlambatan penyelesaian sebuah proyek pada tim anda?”.

Rancangan kuesioner bagian kedua dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Penyebab keterlambatan penyelesaian proyek pada tim anda:

 Lack of project planning: unclear project objective and goals

 Lack of Knowledge Management

 Lack of communication

Universitas Indonesia
 28

 Lack of commitment: in project objective

 Lack of project cost

 Lack of commitment: in progress development

 Lack of methodology / process used

 Lack of tools and device

 Lack of testing

 Lack of resource skill

 Lack of code standardization

 Lack of executive support

3.4.3. Studi Dokumen

Studi dokumen dilakukan dengan mengumpulkan data-data sekunder. Data sekunder

dalam penelitian ini berasal dari dokumen internal dengan tujuan membantu dalam penelitian ini.

3.4. Teknik Analisis Data

Penelitian ini menggunakan metode analisis data kuantitatif. Di mana
metode ini memiliki tahapan yaitu manajemen data, entry data, dan performing
statistics.
3.4.1 Manajemen Data
Tahap manajemen data kuantitatif adalah mengkonversi dataset mentah
menjadi lebih matang. Hal ini dilakukan dengan membersihkan data mentah yang tidak
relevan untuk diolah.
3.4.2 Entry Data
Entry data kuantitatif dilakukan secara manual dengan menyebarkan
angket atau kuesioner kepada sampel penelitian.
3.4.1 Performing Statistics

Universitas Indonesia
 29

Setelah data dimasukkan, maka teknik statistik dapat diterapkan. Pada

tahap ini, data diolah sehingga dapat ditampilkan dalam bentuk grafik. Kemudian ditarik
kesimpulan dari grafik tersebut.

3.5. Hipotesis Penelitian

Dalam proses identifikasi masalah yang dilakukan peneliti, muncul beberapa

hipotesis yang akan diuji pada penelitian antara lain sebagai berikut.

3.5.1 Keterlambatan pengembangan perangkat lunak di PT XYZ disebabkan oleh

tambahan waktu yang diperlukan untuk meneliti teknologi yang akan digunakan.
Padahal sebelumnya, mungkin terdapat proyek yang mirip dan bisa menggunakan
teknologi yang pernah digunakan.

3.5.2 Keterlambatan pengembangan perangkat lunak di PT XYZ disebabkan oleh

minimnya kompetensi yang dimiliki oleh pengembang.

3.5.3 Keterlambatan pengembangan perangkat lunak di PT XYZ dapat diatasi

dengan membuat Knowledge Management Systems yang dapat mempercepat waktu riset
teknologi yang digunakan dan mempermudah pengembang untuk mencari resources
untuk belajar.

3.6. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian merupakan panduan dalam melakukan kegiatan penelitian. Dengan adanya
jadwal penelitian penulis dapat mengatur kegiatan yang dilakukan dalam penelitian sehingga
menjadi lebih mudah terkontrol. Jadwal penelitian ini dapat dilihat pada tabel berikut:

No Kegiatan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 Identifikasi
masalah

Universitas Indonesia
 30

2 Studi literatur

3 Metodologi
Penelitian

4 Pengumpulan
data

5 Pengolahan data

6 Menyusun
analisis dan
pembahasan

Universitas Indonesia
 31

DAFTAR PUSTAKA

Setiyani, Lila. 2018. Research Methods Information Technology. Karawang: CV. Jatayu Catra
Internusa.
Flowers S. 1996. Software failure: management failure. Chichester, UK: John Wiley.
Karla. 2015. Critical Factors in Agile Software Projects According to People, Process, and
Technology Perspective. Brazilian Workshop on Agile Methods : Brasilia, Brazil.
Pham, A., dkk. 2011. Scrum in action Agile software project management and development.
Course Technology PTR : Boston.
Falls, M. 2004. Inside the minds the software business : how top companies design, develop &
sell successful products & applications. Aspatore: Boston.
Sudhakar, G. 2016. Critical Failure Factors (CFFs) of IT Projects
Weber, O. 2007. Addressing Failure Factor in Knowledge Management
Flyvbjerg, B. 2011. Why Your IT Project Maybe Riskier than You Think
Akhavan, P. 2014. Knowledge Management Critical Failure Factor : A Multicase Study
Galve, M. 2009. A Semantic Framework to Improve Knowledge Management Through
Information Technology
Wijaya, A. 2017. Knowledge Management System Model pada Forum Diskusi Petani Buah
Naga Menggunakan CMS phbBB
Rahmawati, K. 2013. Pengembangan Framework dan Model untuk Memantau Kemajuan
Proyek Agile dengan Pendekatan Bayesin Network.
Nasiri, S. 2009. Knowledge Management Support for Quality Management to Achieve Higher
Customer Satisfaction
Afrizal, Y. 2010. Why Software Project Fails : Applying Risk Management in Software Project
Xuanxuan, X. 2013. Study on the Reconfiguration Paths of Knowledge Resources in Failure
Projects
Jafari, S., dkk. 2015. Factor Affecting Knowledge Sharing in Information System Development
Projects

31
Universitas Indonesia