Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII

Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

PEMBUATAN TATA LAKSANA PROYEK PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS X BERDASARKAN
CMMI
Linda Hadi dan Achmad Holil Noor Ali
Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS
Email: l1nd4083@yahoo.com; linda.hadi@ciputra.ac.id

ABSTRAK
Pembangunan sistem informasi di Universitas X dilakukan dengan tidak
menggunakan manajemen proyek yang baik. Pembangunan sistem informasi dilakukan
berdasarkan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing penanggung jawab
pembangunan sistem informasi. Akibatnya pembangunan sistem informasi sering
melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan serta kurang sesuai
dengan kebutuhan yang ada. Melihat kondisi tersebut maka diperlukan tata laksana
proyek pembangunan sistem informasi.
Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan
melalui tahapan pengumpulan dan analisa data, tahapan pengembangan tata laksana dan
tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi.
Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan berdasarkan
pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi yang ada di
Universitas X serta standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model
Integration (CMMI) for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition.
Hasil dari penelitian ini adalah tata laksana proyek pembangunan sistem
informasi. Tata laksana yang dihasilkan diharapkan dapat memberikan kontribusi agar
proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dapat menjadi lebih baik.

Kata kunci: CMMI for Development, manajemen proyek, tata laksana

PENDAHULUAN
Universitas X adalah universitas yang masih terhitung baru. Walaupun
demikian, sejak awal masa pendiriannya Universitas X telah mempunyai suatu
komitmen untuk menjadi digital campus. Untuk membantu mencapai komitmen
tersebut, maka sejak awal pendiriannya Universitas X sudah memiliki Departemen
Information and Communication Technology (ICT). Departemen ini akan bertanggung
jawab untuk mengembangkan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh Universitas X.
Selama ini pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut dilakukan dengan tidak
menggunakan manajemen proyek yang baik dan benar. Pengembangan aplikasi
dilakukan sesuai dengan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing
penanggung jawab pengembangan aplikasi dan tahapan-tahapan tersebut tidak
didokumentasikan. Selain itu pengembangan aplikasi dilakukan tanpa benar-benar
mempertimbangkan kepuasan customer, di mana customer di sini adalah departemen-
departemen lain yang ada di universitas. Akibatnya pengembangan aplikasi sering
melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan. Aplikasi yang
dihasilkan juga terkadang kurang sesuai dengan kebutuhan customer sehingga perlu
dilakukan perubahan pada aplikasi setelah aplikasi tersebut diserahkan ke customer. Hal
ini tentu saja menimbulkan biaya tambahan karena selain harus mengeluarkan biaya

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

untuk maintenance aplikasi yang sudah berjalan, juga diperlukan biaya tambahan untuk
melakukan perubahan terhadap aplikasi.
Melihat kondisi di atas maka perlu dilakukan pengembangan standar untuk
proyek pembangunan sistem informasi. Salah satu hal yang harus ada dalam standar
tersebut adalah tata laksana proyek pembangunan sistem informasi yang berdasarkan
pada standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model Integration (CMMI)
for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition.

METODA
Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan
melalui tiga tahapan. Pada tahapan pertama yaitu tahapan pengumpulan dan analisa data
dilakukan pengumpulan data yang akan dibutuhkan dalam pembuatan tata laksana
proyek pembangunan sistem informasi dari Universitas X. Pada tahapan kedua yaitu
tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi akan
dilakukan pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan
sistem informasi. Pada tahapan ini akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian
dari CMMI for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan
dalam pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pada tahapan
ketiga yaitu tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem
informasi, dokumen prosedur, dokumen formulir acuan dan matrik tata laksana disusun
ke dalam buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Gambaran umum
tentang tahapan-tahapan seperti yang dapat dilihat pada Gambar 1.
3.1
Pengumpulan dan Analisa
Data

Pedoman, Kebijakan
dan Panduan Proyek
Pembangunan
Sistem Informasi

3.2
Pengembangan Tata Laksana Proyek
Pembangunan Sistem Informasi

Inisialisasi Proyek

Perencanaan Proyek
Capability Maturity
Model Integration PMBOK Guide
(CMMI) for Fourth Edition
Development
Pelaksanaan Proyek

Monitoring dan
Kontrol Proyek

Penutupan Proyek

3.3
Pembuatan Buku Tata Laksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi

Dokumen Formulir
Dokumen Prosedur Matrik Tata Laksana
Acuan

Gambar 1. Gambaran Umum Tahapan Penelitian

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

HASIL DAN DISKUSI

Pembuatan tata laksana untuk proyek pembangunan sistem informasi ini akan
menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Pada tahapan pengumpulan dan
analisa data dilakukan pengumpulan data tentang pedoman, kebijakan dan panduan
proyek pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X serta bagaimana
proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dilakukan selama ini. Data
yang dibutuhkan akan dikumpulkan dari Departemen ICT yang bertanggung jawab
untuk pembangunan sistem informasi di Universitas X. Setelah itu akan dilakukan
analisa terhadap data yang sudah dikumpulkan tersebut. Tujuan dari analisa ini adalah
untuk mengetahui kesesuaian proses-proses dalam proyek pembangunan sistem
informasi yang ada selama ini dengan pedoman, kebijakan dan panduan proyek
pembangunan sistem informasi sehingga dapat diketahui apakah proses-proses yang ada
perlu dihilangkan atau apakah proses-proses tersebut perlu dipertahankan dan
diperbaiki.
Pada tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi
akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian dari CMMI for Development dan
PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan dalam pembuatan tata laksana
proyek pembangunan sistem informasi. Pemilihan ini dilakukan dengan berdasarkan
pada kesesuaian terhadap pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan
sistem informasi yang ada di Universitas X. Prosedur akan menjelaskan tentang
bagaimana aktivitas-aktivitas yang ada dalam proyek pembangunan sistem informasi
dilaksanakan, siapa orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut dan kapan
aktivitas tersebut dilaksanakan. Formulir acuan terdiri dari formulir, laporan atau surat
yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur atau
dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Pengembangan
prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan sistem informasi akan
dilakukan untuk lima aktivitas berikut ini:
a. Inisialisasi proyek
Aktivitas inisialisasi proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk
mendefinisikan sebuah proyek baru atau untuk mendefinisikan sebuah tahapan baru
dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh otorisasi untuk memulai proyek
atau tahapan proyek tersebut. Aktivitas inisialisasi proyek ini akan dibedakan
menjadi 2 aktivitas yaitu:
 Pembuatan Project Charter
 Pengidentifikasian Stakeholder
b. Perencanaan proyek
Aktivitas perencanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk
menentukan ruang lingkup dari proyek, memperjelas tujuan proyek dan
mendefinisikan aktivitas-aktivitas apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai
tujuan proyek. Aktivitas perencanaan proyek akan dibedakan menjadi 20 aktivitas
yaitu:
 Pembuatan Project Management  Pengurutan Aktivitas
Plan  Estimasi Sumber Daya
 Pengumpulan Requirement  Estimasi Durasi
 Pendefinisian Ruang Lingkup  Pembuatan Jadwal
 Pembuatan WBS  Estimasi Biaya
 Pendefinisian Aktivitas  Penentuan Budget

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

 Perencanaan Kualitas  Pelaksanaan Analisa Resiko

 Pembuatan Human Resource Secara Kualitatif
Plan  Pelaksanaan Analisa Resiko
 Perencanaan Komunikasi Secara Kuantitatif
 Perencanaan Manajemen Resiko  Perencanaan Risk Response
 Pengidentifikasian Resiko  Perencanaan Procurement
c. Pelaksanaan proyek
Aktivitas pelaksanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk
menyelesaikan apa yang sudah direncanakan pada aktivitas perencanaan proyek.
Aktivitas pelaksanaan proyek akan dibedakan menjadi 8 aktivitas yaitu:
 Pengarahan dan Pengelolaan  Pengelolaan Tim Proyek
Pelaksanaan Proyek  Pendistribusian Informasi
 Pelaksanaan Quality Assurance  Pengelolaan Ekspektasi
 Perekrutan Tim Proyek Stakeholder
 Pembangunan Tim Proyek  Pelaksanaan Procurement
d. Monitoring dan kontrol proyek
Aktivitas monitoring dan kontrol proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan
untuk mengontrol dan melakukan review terhadap kemajuan proyek,
mengidentifikasi area di mana diperlukan perubahan terhadap rencana yang sudah
dibuat serta menginisialisasi perubahan tersebut jika memang dibutuhkan. Aktivitas
monitoring dan kontrol proyek akan dibedakan menjadi 10 aktivitas yaitu:
 Monitoring dan Kontrol Terhadap Aktivitas Proyek
 Pelaksanaan Integrated Change Control
 Verifikasi Ruang Lingkup
 Kontrol Ruang Lingkup
 Kontrol Jadwal
 Kontrol Biaya
 Pelaksanaan Quality Control
 Pelaporan Performance Proyek
 Monitoring dan Kontrol Resiko
 Pengelolaan Procurement
e. Penutupan proyek
Aktivitas penutupan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk
mengakhiri proyek atau tahapan proyek dengan resmi. Aktivitas penutupan proyek
akan dibedakan menjadi 2 aktivitas yaitu:
 Penutupan Proyek atau Tahapan dari Proyek
 Penutupan Procurement
Berikut ini akan diberikan contoh pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk
aktivitas pengumpulan requirement. Berdasarkan hasil pengumpulan dan analisa data
yang sudah dilakukan serta data bagian-bagian dari CMMI for Development dan
PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan untuk aktivitas pengumpulan
requirement, maka dikembangkan prosedur untuk aktivitas pengumpulan requirement
dalam bentuk flowchart seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2.

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

Gambar 2. Flowchart Aktivitas Pengumpulan Requirement

Prosedur yang sudah direpresentasikan dalam bentuk flowchart ini lalu
dimasukkan ke dalam dokumen prosedur dengan format tertentu seperti yang dapat
dilihat pada Tabel 1.

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010
Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement
No. Komponen
1 Lembar Pengesahan
2 Tujuan
3 Ruang Lingkup
4 Standar yang Berlaku
5 Kriteria Input
6 Input Dokumen
7 Kriteria Output
8 Output Dokumen
9 Kriteria Sukses
ISBN : 978-602-97491-1-3
Keterangan
Halaman depan dari dokumen prosedur yang berisi judul prosedur,
nomor dokumen, halaman, tanggal, daftar revisi serta kontrol revisi
dari prosedur. Judul prosedur di sini diisi dengan pengumpulan
requirement. Nomor dokumen diisi dengan UX/ICT/WP/PSI003.
Nomor dokumen ini menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah
dokumen untuk Departemen ICT yang berupa dokumen prosedur
untuk aktivitas ketiga dari proyek pembangunan sistem informasi.
Daftar revisi diisi dengan tanggal, nomor revisi, jumlah halaman dan
keterangan tentang revisi yang dilakukan. Kontrol revisi diisi dengan
nama individu yang melakukan kontrol revisi.
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan aktivitas-aktivitas
yang ada dalam prosedur. Tujuan prosedur pengumpulan
requirement adalah untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan
semua kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek dengan
harapan agar tujuan proyek pembangunan sistem informasi dapat
tercapai.
Batasan dari prosedur di mana prosedur akan diuraikan menjadi
aktivitas-aktivitas. Prosedur pengumpulan requirement dimulai dari
pengumpulan requirement dari stakeholder proyek sampai dengan
penyusunan requirements management plan.
Standar yang digunakan untuk pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang
ada dalam prosedur, baik itu standar internal universitas maupun
standar internasional. Standar untuk pengumpulan requirement
sementara ini belum ada.
Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur dapat mulai dilaksanakan.
Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur pengumpulan requirement
dapat dimulai adalah project charter sudah dibuat dan mendapat
konfirmasi/persetujuan dari ICT HoD, project manager dan customer
serta identifikasi stakeholder proyek sudah selesai dilakukan.
Semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-
aktivitas yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dibutuhkan untuk
melaksanakan prosedur pengumpulan requirement adalah project
charter dan stakeholder register.
Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur sudah selesai
dilaksanakan. Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur
pengumpulan requirement sudah selesai dilaksanakan adalah semua
kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek sudah
didefinisikan dan didokumentasikan dalam requirements
documentation, requirements traceability matrix, requirements inter-
traceability matrix dan requirements management plan.
Semua dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas
yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dihasilkan dari
pelaksanaan prosedur pengumpulan requirement adalah
requirements documentation, requirements traceability matrix,
requirements inter-traceability matrix dan requirements management
plan.
Ukuran yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan
implementasi aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dengan
kriteria sukses dapat diketahui sejauh mana tujuan dari prosedur
yang telah berhasil dicapai. Prosedur pengumpulan requirement
dapat dikatakan berhasil jika requirement sudah dikumpulkan lalu
disusun sebagai requirement produk dan komponen produk serta
requirements management plan sudah dibuat.
C-10-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement (lanjutan)

No. Komponen Keterangan
10 RACI Matrik yang menggambarkan individu-individu yang terlibat dalam
pelaksanaan prosedur. Individu-individu yang dimaksud di sini adalah
penanggung jawab aktivitas, pelaksana aktivitas, pihak yang diajak
berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang kemajuan
atau hasil dari aktivitas. RACI untuk prosedur pengumpulan
requirement dikembangkan dari penanggung jawab, pelaksana, pihak
yang diajak berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang
kemajuan atau hasil dari aktivitas yang ada dalam prosedur
pengumpulan requirement.
11 Definisi dan Daftar Singkatan Penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang digunakan
dalam dokumen prosedur. Definisi dan daftar singkatan diisi dengan
penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang mungkin
membingungkan bagi pengguna dokumen prosedur.
12 Flowchart Gambaran aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam prosedur.
Termasuk di dalamnya adalah bagaimana aktivitas dilaksanakan,
semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas atau
dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas dan siapa yang bertanggung
jawab untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Dokumen yang
dimaksud di sini dapat berupa formulir, laporan atau surat. Flowchart
untuk prosedur pengumpulan requirement diisi dengan flowchart
yang sudah dibuat sebelumnya seperti yang dapat dilihat pada
Gambar 2.

Berdasarkan dokumen prosedur yang sudah disusun seperti yang dapat dilihat pada
Tabel 1, dapat diidentifikasi formulir acuan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
aktivitas pengumpulan requirement. Formulir acuan tersebut dapat dibedakan menjadi 2
jenis yaitu formulir acuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas dan formulir
acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas. Formulir acuan yang dibutuhkan
untuk melaksanakan aktivitas pengumpulan requirement adalah sebagai berikut:
 Project charter yaitu dokumen yang memberikan otorisasi secara formal untuk
memulai suatu proyek dan memberikan otorisasi kepada project manager untuk
mengalokasikan sumber daya bagi aktivitas proyek
 Stakeholder register yaitu dokumen yang terdiri dari semua informasi tentang
stakeholder proyek yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek
Formulir acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas pengumpulan requirement
adalah sebagai berikut :
 Requirements documentation yaitu dokumen yang menggambarkan requirement
yang ada dalam proyek
 Requirements traceability matrix yaitu dokumen yang menjelaskan tentang dari
mana requirement berasal dan bagaimana requirement tersebut dipenuhi selama
pelaksanaan proyek
 Requirements inter-traceability matrix yaitu dokumen yang menjelaskan hubungan
antar requirement
 Requirements management plan yaitu dokumen yang menjelaskan bagaimana
requirement akan dianalisa, didokumentasikan dan dikelola selama pelaksanaan
proyek
Semua formulir acuan tersebut akan dibuat dengan format seperti yang dapat dilihat
pada Tabel 2.

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

Tabel 2. Format Formulir Acuan

No. Komponen Keterangan
1 Logo Logo dari organisasi di mana formulir acuan tersebut dibuat.
2 Nama Formulir Acuan Nama formulir acuan.
3 Nama Proyek Nama proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan.
4 No. Proyek No. proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan. No. proyek
diisi dengan UX/ICT/PSIyyyymm/00. No. proyek ini menjelaskan bahwa proyek
tersebut adalah proyek pembangunan sistem informasi kesekian yang
dilaksanakan oleh Departemen ICT pada suatu periode tertentu.
5 Tanggal Tanggal saat formulir acuan dibuat.
6 Isi Formulir Acuan Isi dari formulir acuan. Sebagai contoh isi dari formulir acuan requirements
documentation adalah nama stakeholder, requirement yang dimiliki
stakeholder, kategori dari requirement, prioritas pemenuhan requirement dan
kriteria yang dapat menyatakan bahwa requirement sudah terpenuhi.

Contoh formulir acuan requirements documentation dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Formulir Acuan Requirements Documentation

KESIMPULAN
Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi di Universitas X
menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Kelompok aktivitas inisialisasi
proyek dan penutupan proyek dikembangkan menjadi 2 prosedur. Kelompok aktivitas
perencanaan proyek merupakan kelompok aktivitas terpanjang karena dapat
dikembangkan menjadi 20 prosedur. Kelompok aktivitas pelaksanaan proyek dapat
dikembangkan menjadi 8 prosedur. Kelompok aktivitas monitoring dan kontrol proyek
dapat dikembangkan menjadi 10 prosedur.

DAFTAR PUSTAKA
Hoyle, D. (2009). ISO 9000 Quality Systems Handbook. 6th edition. Oxford:
Butterworth-Heinemann.
IT Governance Institute. (2007). COBIT 4.1. Rolling Meadows: IT Governance
Institute.
Project Management Institute. (2008). A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition. Pennsylvania: Project
Management Institute.

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

Schwalbe, K. (2007). Information Technology Project Management. 5th edition.

Massachusetts: Thomson Course Technology.
Software Engineering Institute. (2006). CMMI for Development Version 1.2. Pittsburgh:
Software Engineering Institute.

ISBN : 978-602-97491-1-3
C-10-9