BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang

hendak disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun

pribadi. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,

laporan peringatan dan lain -lain.

Surat biasanya menghendaki tanggapan/balasan dengan demikian

terjadilah hubungan surat menyurat/korespondensi. Sebagai alat

komunikasi , surat juga berfungsi sebagai :

a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,keputusan dan

sebagainya.

b. Alat pengingat , misalnya surat yang telah di arsipkan

c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan

kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

d. Pedoman tindakan misalnya surat perintah,surat tugas,dan surat

edaran.

3.2 Arsip

Menurut (Amsyah, 2005) menyatakan “Arsip adalah

setiapcatatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam

 bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada

kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian

diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau

dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau

organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin

secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari

apabila diperlukan kembali.

3.3 Surat Masuk

Menurut Barthos (2013:38), “surat masuk adalah suatu alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu

pihak kepada pihak yang lain”.Surat masuk juga bisa didefinisikan

sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau

pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat,

baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk

memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat

masuk hendaknya dipusatkan di secretariat atau bagian lain yang diberi

wewenang melaksanakan tugas tersebut.

3.4 Surat Keluar

 Menurut Barthos (2013:38), “surat keluar adalah surat yang

lengkap

(bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat

keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir pada surat biasanya

berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan atau rapat,

undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang

telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat

perintah tugas, Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu

alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang

dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihak lain untuk menginformasikan

suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan

walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

3.5 Website

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-

halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar

diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya baik

yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian

bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan

jaringan-ja ringan halaman. Hubungan antara satu halaman web dengan

halaman web yang lainnya disebut hyperlink, sedangkan teks yang

dijadikan media penghubung disebut hypetext.

Adapun Jenis-jenis website berdasarkan sifat atau stylenya yaitu:

a. Website Dinamis

Website Dinamis merupakan sebuah website yang menyediakan

content atau isi yang selalu berubah-ubah setiap saat. Bahasa

pemrograman yang digunakan antara lain PHP, ASP, NET dan meman

faatkan database MySQL atau MS SQL. Misalnya website www.a

rtikel.com, www.detik.com, www.tecnomobile.co.cc, dan lain-lain.

b. Website Statis

Website Statis, merupakan website yang contentnya sangat

jarang diubah. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah HTML

dan belum memanfaatkan database. Misalnya: web profile organisasi,

dan lain-lain.

Dan juga fungsi website terbagi atas:

a. Personal website, website yang berisi informasi pribadi seseorang.

b. Commercial website, website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan

yang bersifat bisnis.

 c. Government website, website yang dimiliki oleh instansi

pemerintahan, pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan

kepada pengguna.

d. Non-Profit Organization website, dimiliki oleh organisasi yang

bersifat nonprofit atau tidak bersifat bisnis.

3.6 PHP

PHP singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yaitu bahasa

pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP

merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server

(server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang

digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis

berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta

oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client

selalu terbaru/uptodate. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana

script tersebut dijalankan. Beberapa alasan untuk mempelaja ri PHP

adalah karena:

a. Kesederhanaan, user yang baru belajar pemrograman, alasan ini pasti

merupakan alasan utama untuk mulai belajar PHP. Karena

kesederhanaan tersebut, maka kita menjadi merasa mudah untuk

belajar PHP. User yang sedikit tahu atau bahkan sama sekali tidak

mengerti tentang pemrograman PHP bisa dengan cepat belajar dan

 mencoba membuat aplikasi web PHP. Selain itu, PHP memiliki

banyak sekali fungsi built-in untuk menangani kebutuhan standar

pembuatan aplikasi web. Dengan adanya fungsi-fungsi tersebut, maka

tentu saja proses belajar PHP terutama dalam pengembangan aplikasi

akan jauh lebih mudah karena semua sudah tersedia. Semua user

tinggal memakai dan mengembangkannya.

b. Dalam sisi pemahaman, PHP adalah scripting yang paling mudah

karena memiliki referensi yang banyak.

c. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan diberbagai

sistem operasi seperti: Linux, Unix, Macintosh, dan Windows. PHP

dapat dijalankan secara runtime melalui console serta dapat

menjalankan perintah-perintah sistem. Open source artinya code-code

PHP terbuka untuk umum dan tidak harus membayar biaya pembelian

atas keaslian license yang biasanya cukup mahal. Karena source code

PHP tersedia secara gratis, maka hal tersebut memungkinkan

komunitas milis-milis dan developer untuk selalu melakukan

perbaikan, pengembangan, dan menemukan bug dalam Bahasa PHP.

d. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana

mulai dari Apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan configurasi

yang relatif mudah. PHP juga dilengkapi dengan berbagai macam

pendukung lain seperti support langsung keberbagai macam database

yang populer, misal: Oracle, PostgreSQL, MySQL, dan lain-lain.

3.7 HTML

Hypertext Markup Language (HTML) adalah Bahasa markup yang

umum digunakan untuk membuat halaman web. Sebenarnya HTML

bukanlah sebuah Bahasa pemrograman. Apabila di tinjau dari namanya,

HTML merupakan bahasa markup atau penandaan terhadap sebuah

dokumen teks. Tanda tersebut di gunakan untukmenentukan format atau

style dari teks yang di tandai. (Suyanto, 2007).

HTML dibuat oleh Tim Berners-Lee ketika masih bekerja untuk

CERN dan dipopulerkan pertama kali oleh browser Mosaic. Selama awal

tahun 1990 HTML mengalami perkembangan yang sangat pesat. Setiap

pengembangan HTML pasti akan menambahkan kemampuan dan

fasilitas yang lebih baik dari versi sebelumnya.

Sebelum suatu HTML disahkan sebagai suatu dokumen HTML

standar, ia harus disetujui dulu oleh W3C untuk dievaluasi secara ketat.

Setiap terjadi perkembangan suatu versi HTML, maka mau tak mau

browser pun harus memperbaiki diri agar bisa mendukung kode-kode

HTML yang baru tersebut. Sebab jika tidak, browser tak akan bisa

menampilkan HTML tersebut.

3.8 CSS
 CSS merupakan kependekan dari Cascading Style Sheet yang

berfungsi untuk mengatur tampilan dengan kemampuan jauh lebih baik

dari tag maupun atribut standar HTML (Hypertext Markup Language).

CSS sebenarnya adalah suatu kumpulan atribut untuk fungsi format

tampilan dan dapat digunakan untuk mangontrol tampilan banyak

dokumen secara bersamaan. Keuntungan menggunakan CSS yaitu jika

ingin mengubah format dokumen, maka tidak perlu mengedit satu persatu

(Kurniawan, 2008:1).

Saat ini sudah banyak freamwork atau kerangka kerja dari CSS

sehingga penggunaan CSS menjadi lebih mudah dan praktis dengan

menggunakan library yang tersedia. Beberapa freamwork CSS

diantaranya Bulma, Tailwind CSS, Refactoring UI, Bootstrap, Semantic

UI, Foundation, Materialize CSS. Namun, freamwork yang paliling

popular dan banyak digunakan adalah Bootstrap. Bootstrap adalah front-

end framework yang bagus dan luar biasa yang mengedapankan

tampilan untuk mobile device (Handphone, smartphone dll.) guna

mempercepat dan mempermudah pengembangan website. Bootstrap

menyediakan HTML, CSS dan Javascript siap pakai dan mudah untuk

dikembangkan. Bootstrap merupakan framework untuk membangun

desain web secara responsif. Artinya, tampilan web yang dibuat oleh

bootstrap akan menyesuaikan ukuran layar dari browser yang kita

gunakan baik di desktop, tablet ataupun mobile device. Fitur ini

 bisa diaktifkan ataupun dinon-aktifkan sesuai dengan keinginan kita

sendiri.Sehingga, kita bisa membuat web untuk tampilan desktop

saja dan apabila dirender oleh mobile browser maka tampilan dari web

yang kita buat tidak bisa beradaptasi sesuai layar. Dengan bootstrap

kita juga bisa membangun web dinamis ataupun statis. Kelebihan dari

menggunakan Bootstrap adalah kerangka ini dibangun menggunakan

Less, sebuah teknologi CSS yang sederhana dan mudah untuk

digunakan. Less juga menawarkan lebih banyak kekuatan dan

fleksibilitas dari CSS pada umumnya. Dengan Less, pengembang

dapat mengakses dengan mudah informasi dan fungsi warna, variabel,

dan operasi penggunaan.

3.9 JavaScript

Menurut Yeni Kustiyahningsih dan Devie Rosa Anamisa,

JavaScript adalah bahasa yang berbentuk kumpulan skrip berjalan pada

suatu dokumen HTML. Bahasa ini adalah bahasa pemrograman untuk

memberikan kemampuan tambahan terhadap HTML dengan

mengizinkan pengeksekusian perintah-perintah disisi user variabel atau

fungsi dengan nama TEST berbeda dengan variabel dengan nama test

dan setiap instruksi diakhiri dengan artinya disisi browser bukan disisi

server web. JavaScript adalah bahasa yang “case sensitive” artinya

memnedakan penamaan variabel dan fungsi yang menggunakan huruf

 besar dan huruf kecil, contoh karakter titik koma. (Yeni Kustiyahningsih

dan Devie Rosa Anamisa. 2011).

3.10 XAMPP

Menurut MADCOMS (2016) “Xampp adalah sebuah paket

kumpulan software yang terdiri dari Apache, MySQL, PhpMyAdmin,

PHP, Perl, Filezilla, dan lain.”

Xampp berfungsi untuk memudahkan instalasi lingkungan PHP, di

mana biasanya lingkungan pengembangan web memerlukan PHP,

Apache, MySQL dan PhpMyAdmin.

Bagian-bagian penting pada XAMPP:

a. htdoc, htdoc adalah folder dimana anda meletakkan file yang akan

dijalankan, seperti file PHP, HTML, dan script lainnya.

b. phpMyAdmin adalah bagian untuk mengelola database MySQL yang

dikomputer.

c. Untuk membukanya, buka browser dan ketik alamat

http://localhost/phpMyAdmin, maka halaman phpMyAdmin akan

muncul.

d. Control Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service)

XAMPP seperti stop service atau mulai service.

3.11 MySQL
 MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen

basis data SQL (bahasa Inggris: database management system)

atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta

instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai

perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License

(GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk

kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan

GPL.

MySQL adalah Relational Database Management System

(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL

(General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk

menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan

yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan

salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL

(Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep

pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan

pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data

dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Keandalan suatu sistem

database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam

melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user

maupun program-program aplikasinya. Sebagai database server,

MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server

lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang

dilakukan oleh single user, kecepatan query MySQL bisa sepuluh

kali lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali lebih cepat

dibandingkan Interbase.

MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

a. Portabilitas

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi

seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga,

dan masih banyak lagi.

b. Open Source

MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi

GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-Cuma.

c. Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu

yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

d. Performance tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam

menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses

lebih banyak SQL per satuan waktu

e. Jenis Kolom
 MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti

signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp,

dan lain-lain.6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator

dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan

Wheredalam perintah (query).

f. Keamanan

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level

subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem

perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

g. Skalabilitas dan Pembatasan

MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar,

dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu

tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat

ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

h. Konektivitas

MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan

protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

i. Lokalisasi

MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien

dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun

demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

j. Antar Muka
 MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai

aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API

(Application Programming Interface).

k. Klien dan Peralatan

MySQL dilengkapi denganberbagai peralatan (tool)yang dapat

digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan

yang ada disertakan petunjuk online.

l. Struktur tabel

MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel

dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data

lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

3.12 DFD

Data Flow Diagram atau DFD adalah alat yang menunjukkan alur

data pada sistem dalam bentuk grafik. Elemen penting dari DFD adalah

alur data, proses, penyimpanan data dan sumber data. Sistem analisis

membuat DFD berdasarkan level. DFD level tinggi hanya

mengidentifikasi proses besar (Irwansyah, 2014:240).

Sedangkan menurut Sukamto dan Shalahudin (2013 : 69)

menjelaskan data Data Flow Diagram adalah representasi grafik yang

menggambarkan aliran infromasi dan transformasi yang diaplikasikan

sebagai data yang mengalir dari masukan dan keluaran. Dari definisi
diatas dapat disimpulan Data Flow Diagram merupakan alat yang

digunakan untuk menggambarkan suatu sistem, selain itu DFD

merupakan dokumentasi dari sistem yang baik karena menggambarkan

arus data secara jelas. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang

berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan

untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah

dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun

pembuat program. Data Flow Diagram (DFD) merupakan salah satu alat

untuk mengetahui aliran data yang mengalir dalam sistem.

DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari

level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang

lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah

tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan

proses perhitungan.

Simbol-simbol yang dipergunakan terdiri dari:

a. Kesatuan Luar (eksternal Entity)

Kesatuan Luar (eksternal entity) atau batas system (boundary)

merupakan entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau

organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau

menerima output dari sistem.

b. Proses (Process)
 Suatu Proses adalah kegitan atau kerja yang dilakukan oleh

orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk

kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.

c. Arus Data (Data Flow)

Arus data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa

masukan untuk system atau hasil dari proses sistem, arus data dapat

berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan, laporan tercetak,

tampilan layar computer, masukan untuk computer, komunikasi

ucapan, suratsurat atau memo, data yang dibaca atau direkamkan

semua file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, transmisi data

dari suatu

computer yang lain.

d. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di

sistem komputer, catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang,

table acuan manual agenda atau buku.

 Gambar 3.1 Simbol-simbol DFD

Pada DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan satu lingkaran besar yang

dapat mewakili seluruh proses yang terdapat didalam suatu sistem.

Diagram konteks sering dikatakan sebagai diagram nomol 0 (nol),

karena diagram ini merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD.

Diagram ini sangat sederhana untuk diciptakan karena pada diagram

konteks sama sekali tidak memuat penyimpanan. Hal itu dilakukan

karena semua entitas eksternal yang ditujukan pada diagram konteks

yang berisi aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem.

2. Diagram Nol (Diagram Level 1)

 Diagram level nol merupakan pemecahan dari diagram konteks,

diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci

Merupakan diagram yang digunakan untuk menguraikan atau

pemecahan proses yang ada dalam diagram nol.

3.13 ERD

Salah satu tools diagram yang digunakan untuk memodelkan

abstraksi data adalah Entity Relationship Diagram (ERD). Menurut

Mulyani (2016:100) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah tools

yang digunakan untuk melakukan pemodelan data secara abstrak dengan

tujuan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan struktur dari data

yang digunakan. Adapun fungsi utama ERD yaitu sebagai alat untuk

memodelkan hasil dari analisis data, sebagai alat untuk memodelkan data

konseptual dan sebagai alat untuk memodelkan objek-objek dalam suatu

sistem. Adapun komponen-komponen ERD adalah sebagai berikut.

Tabel 3.1 Komponen-komponen ERD

Notasi Komponen Keterangan

Individu yang mewakili suatu
Entitas objek dan dapat dibedakan
dengan objek yang lain.
Properti yang dimiliki oleh suatu
entitas, dimana dapat
Atribut
mendeskripsikan karakteristik
dari entitas tersebut.
 Relasi yang menunjukkan bahwa
setiap entitas pada himpunan
entitas pertama berhubungan
Relasi 1 : 1
dengan paling banyak satu
entitas pada himpunan entitas
kedua.
Relasi yang menunjukkan bahwa
hubungan antara entitas pertama
dengan entitas kedua adalah satu
Relasi 1 : N banding banyak atau sebaliknya.
Setiap entitas dapat berelasi
dengan banyak entitas pada
himpunan entias yang lain.
Hubungan ini menunjukkan
bahwa setiap entitas pada
himpunan entitas yang pertama
Relasi N : N dapat berhubungan dengan
banyak entitas pada himpunan
entitas yang kedua, demikian
juga sebaliknya.

3.14 FLOWCHART

Flowchart adalah representasi secara simbolik dari suatu algoritma

atau prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah, dengan menggunakan

flowchart akan memudahkan pengguna melakukan pengecekan bagian-

bagian yang terlupakan dalam analisis masalah, disamping itu flowchart

juga berguna sebagai fasilitas untuk berkomunikasi antara pemrogram

yang bekerja dalam tim suatu proyek.

Flowchart membantu memahami urutan-urutan logika yang rumit

dan panjang. Flowchart membantu mengkomunikasikan jalannya

program ke orang lain (bukan pemrogram) akan lebih mudah.

 Tabel 3.2 Simbol-simbol Flowchart

Simbol Nama Keterangan

Predefined
process (Sub Permulaan sub program
Program)
Perbandingan, pernyataan,
penyeleksian data yang
Decision memberikan pilihan untuk
langkah
selanjutnya
Penghubung bagian-bagian
One Page
flowchart yang berada pada satu
Connector
halaman.
Penghubung bagian-bagian
Off Page
flowchart yang berada pada
Connector
halaman berbeda.

Terminator Permulaan/akhir program

Garis Alir Arah aliran program

Proses inisialisasi/pemberian
Preparation
harga awal
Proses penghitung/ proses
Process
pengolahan data
Input/Output
Proses input/output data
Data