BAB 3

KARAKTERISTIK & LINGKUP SISTEM

PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. Deskripsi Singkat:
Sistem Pengendalian Manajemen memiliki beberapa karaktersitik pokok
yang merupakan tahapan yang dilakukan oleh manajemen. Manajemen
dalam melaksanakan aktivitasnya juga memiliki sistematika yaitu diawali
dengan formulasi strategi, pengendalian manajemen dan pengendalian
tugas. Aktivitas perencanaan dan pengendalian merupakan siklus yang
terus berulang. Pengendalian manajemen merupakan rangkaian tahapan
tertentu.

B. Relevansi:
Mahasiswa diharapkan sudah memahami apa yang dimaksud dengan
sistem pengendalian manajemen dan elemen yang membentuknya.

C. Standar kompetensi/tujuan pembelajaran:

Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan Mahasiswa mampu
menjelaskan karakteristik pokok dan unsur sistem pengendalian
manajemen, dan sistematika pengendalian manajemen, tingkatan
manajemen, siklus perencanaan dan tahapan pengendalian manajemen.

Pendahuluan
Sistem pengendalian manajemen memiliki beberapa karakteristik dan
unsur-unsur. Dalam pelaksanaannya rangkaian kegiatan perendanaan dan
pengendalian tersebut merupakan suatu siklus yang berulang.
 Proses manajemen memiliki 3 tingkatan tahapan pekerjaan dengan
tingkat teknis yang berbeda, yakni dimulai dengan memformulasikan strategi,
pengendalian manajemen, dan pengendalian tugas.
Pengendalian manajemen merupakan aktivitas yang terdiri dari berbagai
tahapan yang dimulai dari perencanaan, pengkoordinasian,
mengkomunikasikan informasi, evaluasi terhadap informasi, pengambilan
keputusan, dan jika diperlukan, mempengaruhi tindakan orang.

KARAKTERISTIK SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Beberapa karakteristik pokok atau ciri khas yang terdapat dalam sistem
pengendalian manajemen adalah sebagai berikut:
1. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem yang merambah ke
seluruh aspek kegiatan dalam suatu organisasi, sistem tersebut
merupakan sistem yang menyeluruh.
2. Salah satu fungsi penting manajemen adalah menjamin bahwa semua
bagian kegiatan dalam organisasi terpadu secara serasi satu sama lain.
Dan untuk mengkoordinasikan berbagai kegiatan ini maka manajemen
memerlukan informasi dari setiap kegiatan.
3. Informasi di dalam suatu sistem pengendalian manajemen dapat berupa
1) data yang telah direncanakan, seperti program, anggaran dan standar,
serta 2) data riil, yakni data mengenai hal-hal yang sesungguhnya terjadi,
baik dari dalam organisasi maupun dari lingkungan luar organisasi.
4. Data yang berlainan yang terkumpul dalam mencapai suatu tujuan harus
dikoordinasikan satu sama lain agar terdapat kesamaan struktur, Data
aktual dan data terencana direkonsiliasikan agar memungkinkan adanya
perbandingan antara pelaksanaan yang direncanakan dengan data hasil
yang sebenarnya.
5. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program dan pusat
pertanggungjawaban. Program yang dimaksud dapat berupa produk,
proyek atau kegiatan lain, yang dilaksanakan oleh organisasi dalam
 mencapai tujuannya. Sedangkan pusat pertanggungjawaban adalah
suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab agar tujuan unit yang dipimpinnya mendukung
tujuan organisasi secara keseluruhan.
6. Suatu sistem pengendalian manajemen dibangun dalam struktur
keuangan, dimana dalam struktur keuangan terdapan berbagai sumber
dan pendapatan yang dinyatakan dalam satuan uang. Sehingga satuan
uang merupakan satuan unit umum yang dapat dipakai untuk
menggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Struktur
keuangan merupakan fokus dari sistem pengendalian manajemen,
namun bukan berarti ukuran yang non-keuangan diabaikan, karena
ukuran non-keuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam
sistem pengendalian manajemen.
7. Aspek perencanaan dalam sistem pengendalian manajemen cenderung
mengikuti pola yang teratur. Salah satunya adalah penyiapan anggaran
yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalian
manajemen. Penetapan anggaran dilakukan berdasarkan pola dan jadwal
yang teratur, dimulai dari penyusunan pedoman, penyusunan estimasi,
penelaahan atas estimasi, persetujuan dan penyebaran anggaran untuk
diterapkan, sampai kemudian evaluasinya.

Unsur Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen yang baik akan meliputi unsur-unsur sebagai
berikut:
1. Adanya pernyataan tentang tujuan dari organisasi
2. Perencanaan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuan tersebut
3. Memiliki sumber daya manusia yang kualitas dan kuantitasnya tepat atau
memadai, memiliki kemampuan yang tepat pada bagian yang menjadi
tanggung jawabnya dan terselenggaranya pemisahan fungsi yang jelas.
 4. Memiliki sistem perumusan kebijakan yang akan mendukung
pelaksanaan di setiap departemen dalam organisasi.
5. Memiliki sistem pengawasan yang efektif di semua tingkatan kegiatan
yang mendukung kebijakan dan pelaksanaannya.

Unsur pengendalian manajemen tersebut diuraikan sebagai berikut:

1. Pernyataan tujuan:

Dalam kegiatan apapun, hal pertama yang harus dirumuskan adalah tujuan.
Dalam kehidupan suatu organisasi, tujuan merupakan kondisi yang hendak
dicipatakan pada masa yang akan datang.
Pada dasarnya suatu organisasi bukan merupakan benda hidup sehingga
tidak mempunyai kehendak, keinginan ataupun tujuan. Oleh karena itu,
tujua organisasi akan ditetapkan pada orang-orang yang mendominasi
organisasi tersebut, umumnya adalah pemilik perusahaan, dewan komisaris,
atau jajaran direksi utama perusahaan.
Tujuan yang jelas akan mengarahkan semua kegiatan pada sasaran yang
tepat. Penetapan tujuan organisasi yang dirumuskan dengan jelas harus juga
disosialisasikan kepada seluruh anggota organisasi agar dapat mendukung
dan berpartisipasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

2. Perencanaan untuk mencapai tujuan:

Setelah penetapan tujuan, langkah berikutnya adalah menentukan cara,

pendekatan, dan rencana besar dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.
Cara-cara, pendekatan, atau rencana besar tersebut dikenal sebagai strategi
organisasi.
Penetapan strategi organisasi akan diwujudkan dalam suatu perencanaan
stratejik. Perencanaan stratejik merupakan proses menetapkan program atau
aktivitas pokok yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
3. Kualitas dan kuantitas SDM

Dalam upaya mencapai tujuan organisasi, pelaksanaannya harus melibatkan

semua orang dalam organisasi. Sukses atau tidaknya suatu organisasi
ditentukan oleh kinerja orang-orang yang terlibat di dalam organisasi
tersebut. Oleh karena itu organisasi harus didukung oleh personel yang
memenuhi kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemisahan
fungsi juga harus dilakukan untuk menjamin keamanan aset perusahaan.
Dengan adanya pemisahan fungsi, maka penempatan personel juga harus
disesuaikan dengan kualitas dan kemampuan yang tepat dimana setiap
personel diberi tanggung jawab tertentu yang sesuai dengan
kemampuannya. Selain itu, jumlah personel yang dibutuhkan perusahaan
juga harus diperhatikan. Meskipun kualitas memadai namun apabila
jumlahnya kurang, tetap akan menghambat kelancaran kerja dalam
pencapaian tujuan organisasi.

4. Sistem perumusan Kebijakan

Untuk mengatur proses-proses dalam rangka mencapai tujuan organisasi

diperlukan berbagai kebijakan organisasi. Kebijakan organisasi merupakan
seperangkat peraturan dan ketentuan yang ditetpkan oleh pejabat yang
berwenang dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Dalam upaya mencapai tujuan organisasi, akan melibatkan berbagai proses
atau rangkaian aktivitas dimana setiap aktivitas akan menjadi tanggung
jawab departemen tertentu. Berbagai proses organisasi tersebut akan saling
berkaitan dan semuanya harus berfokus pada tujuan utama organisasi.
Dengan demikian aktivitas yang dilakukan oleh setiap departemen harus
diatur dalam suatu jaringan agar kompak, seimbang dan harmonis. Dengan
demikian dibutuhkan suatu sistem yang mendukung perumusan kebijakan
dan pelaksanaannya untuk setiap departemen di perusahaan.
5. Sistem pengawasan

Sistem pengawasan diperlukan untuk menjamin agar pelaksanaan aktivitas-

aktivitas tersebut tetap berada pada jalur yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sistem pengawasan harus ada di setiap tingkatan agar apabila terjadi
penyimpangan dapat segera diidentifikasi. Sistem pengawasan yang baik
memiliki early warning system dimana penyimpangan dapat segera
diketahui tanpa terlanjur berlarut-larut.

Tingkatan Manajemen
Dalam sistem manajemen dikenal adanya 3 tingkatan manajemen yang
terkait dengan prencanaan dan pengendalian, yaitu:
1. Formulasi strategi (Strategic formulation)
2. Pengendalian manajemen (Management Control)
3. Pengendalian tugas (Task Control)

Formulasi strategi merupakan suatu proses yang berkaitan dengan

penetapan tujuan organisasi tserta penetapan strategi dalam pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan. Tujuan merupakan kondisi masa depan yang hendak
diciptakan, sedangkan strategi merupakan seperangkat pendekatan, cara atau
rencana besar dalam rangkaian pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Formulasi strategi merupakan pekerjaan top manajemen. Kebutuhan untuk
memformulasikan suatu strategi terutama timbul dalam merespon ancaman
yang diterima atau datangnya suatu kesempatan.
Pengendalian manajemen merupakan serangkaian proses yang dilakukan
oleh para manajer untuk mendorong anggota organisasi yang lain agar
mengimplementasikan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Sebaik apapun
penetapan strategi, jika tanpa implementasi yang memadai tidak akan ada
artinya. Proses implementasi strategi ini dilaksanakan oleh para manajer tingkat
menengah dan tingkat bawah.
 Adapun pengendalian tugas merupakan proses untuk memastikan bahwa
tugas yang spesifik telah dilaksanakan secara efektif dan efision. Pengenalian
tugas merupakan transaction oriented yang terdiri dari pengawasan agar
aturan-aturan dipatuhi. Sebagian besar kegian pengendalian tugas bersifat
scientific sehingga bersifat mekanik, teknis dan rumit. Hampir semua informasi
dalam suatu organisasi merupakan informasi pengendalian tugas.

Lebih detil lagi, tiga hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
No Formulasi Strategi Pengendalian Pengendalian tugas
manajemen
1 Proses penetapan Proses bagaimana Proses yang
tujuan organisasi dan mengimplementasikan menjamin bahwa
strategi untuk strategi tersebut tugas telah
mencapai tujuan dilaksanakan secara
efektif dan efisien
2  Tujuan tidak  Berbatas waktu  Fokusnya hanya
berbatas waktu (periodik) sebagian unit
 Strategi adalah  Berfokus pada 1 unit organisasi
rencana yang luas organisasi  Berorientasi
dan penting  Aktivitasnya perilaku transaksi
 Mempertimbangkan  Orientasinya  Aktivitasnya
threat dan perilaku dan tidak scientific
opportunity setiap bisa dibuat rumusan  Informasinya
saat baku berkaitan denga
 Fokus pada  Melibatkan angka-angka
perusahaan secara hubungan atasan  Tidak melibatkan
keseluruhan dengan bawahan hubungan atasan
dengan bawahan
3  Tidak seistematik Sistematik karena Terdapat aturan

 Berdasarkan bersifat reguler baku dalam

pertimbangan melaksanakan

(judgement) tugas

4 Hanya top Melibatkan seluruh Hanya individu

manajemen yang manajer pada seluruh yang terlibat dalam
terlibat tingkatan organisasi penugasan tertentu

Siklus Perencanaan dan Pengendalian

Aktivitas perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang terus
menerus berulang (repetitive). Dengan demikian dalam jangka panjang proses
perencanaan dan pengendalian akan membentuk suatu siklus aktivitas
sebagaimana gambar berikut ini:

Formulating Plans
(Planning)

Comparing Actual
to Planned Decision Implementing
Plans (Directing
Performance
(Controlling) Making and Motivating)

Measuring
Performance
(Controlling)
TAHAPAN DALAM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen meliputi berbagai aktivitas dimana di
dalamnya merupakan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Perencanaan – Planning what the organization should do
2. Pengkoordinasian – coordinating the activities of several parts of the
organization
3. Pengkomunikasian informasi – communicating information
4. Evaluasi terhadap informasi – evaluating information
5. Pengambilan keputusan – deciding what, if any, action should be taken
6. Mempengaruhi orang – influencing people to change their behaviour

Perencanaan merupakan proses awal yang penting karena perencanaan

menyangkut proses pengambilan keputusan mengenai aktivitas atau sesuatu
yang akan dilakukan organisasi pada masa yang akan datang. Perencanaan
dilakukan secara periodik, dapat berupa perencanaan jangka pendek maupun
jangka panjang.
Pengkoordinasian merupakan pengarahan berbagai aktivitas yang
dilaksanakan oleh orang-orang yang berbeda untuk melaksanakan proses
pencapaian tujuan yang sama yang telah ditetapkan. Suatu organisasi
merupakan entitas yang terdiri dari berbagai departemen (unit organisasi) yang
idealnya dipimpin dan dilaksanakan oleh orang-orang yang berbeda setiap unit
organisasinya. Walaupun aktivitas dan pelaksanaannya berbeda tetapi mereka
harus melaksanakan aktivitas untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi secara keselurhan. Tanpa koordinasi yang baik tiap departemen akan
melaksanakan kegiatan masing-masing dengan arah tujuan masing-masing
sehingga belum tentu terjadi harmonisasi dan keseimbangan antar departemen,
karena setiap departemen merasa telah melakukan aktivitas yang menuju pada
tujuan perusahaan, tetapi satu sama lain tidak bekerja sama, akibatnya dapat
terjadi kekacauan.
 Dalam organisasi selalu terjadi aliran informasi mengenai berbagai hal
yang terkait dengan kehidupan organisasi tersebut. Informasi dapat diartikan
sebagai sesuatu yang menambah pengetahuan seseorang. Informasi juga dapat
diartikan sebagai stimulus yang dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan.
Informasi ini mutlak diperlukan dalam suatu organisasi. Agar informasi berguna
sebagai dasar pengambilan keputusan maupun sebagai sarana komunikasi,
maka informasi tersebut harus relevan dan dapat diandalkan. Selain itu
pengkomunikasian informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan harus
dilakukan tepat waktu agar informasi yang diperoleh tersebut masih dapat
digunakan untuk mengubah pengambilan keputusan.
Informasi yang mengalir pada suatu organisasi pada umumnya
menunjukkan berbagai peristiwa yang terjadi pada organisasi yang
bersangkutan. Evaluasi terhadap informasi (evaluating information) harus
dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan terdapat peristiwa atau
kejadian yang tidak sesuai dengan yang seharusnya atau tidak sesuai dengan
yang direncanakan atau menyimpang dari kriteria yang telah ditetapkan.
Berdasarkan evaluasi terhadap informasi ditemukan bahwa di setiap
organisasi selalu terjadi ketidaksesuaian antara kriteria yang telah ditetapkan
dengan kejadian yang sesungguhnya. Pengambilan keputusan mengenai
tindakan apa yang harus diperlukan harus dilakukan (deciding what, if any,
action should be taken) untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian serta
mencegah ketidaksesuaian tersebut terulang kembali.
Pelaksanaan tindakan korektif tersebut menjadi tugas dan tanggung jawab
anggota organisasi yang bersangkutan. Agar tindakan korektif dapat dilakukan
dengan baik maka diperlukan proses mempengaruhi orang agar mengubah
perilakunya yang menyimpang (influencing people to change their behaviour).

MEKANISME IMPLEMENTASI STRATEGI

Berbagai komponen yang terkait dengan pengendalian manajemen
merupakan suatu mekanisme yang dapat diuraikan sebagai berikut:
 Pencapaian tujuan organisasi diawali dengan penetapan strategi. Strategi
tersebut diimplementasikan melalui pengendalian manajemen. Apabila
implementasi strategi berhasil maka organisasi dianggap mencapai performance
yang diharapkan atau berhasil dalam pencapaian tujuannya.
Pengendalian manajemen tidak berdiri sendiri dalam implementasi
strategi, melainkan dipengaruhi oleh struktur organisasi, manajemen sumber
daya manusia dan budaya organisasi. Struktur organisasi menunjukkan peran,
hubungan pelaporan dan tanggung jawab unit organisasi berkaitan dengan
pengambilan keputusan. Manajemen SDM berkontribusi dalam hal seleksi,
pelatihan, ealuasi, promosi, dan pemberhantian karyawan yang diperlukan
untuk melaksanakan strategi organisasi. Sedangkan budaya merupakan
keyakinan umum, perilaku, dan norma yang mempengaruhi tindakan-tindakan
manajerial.

* * *

Sumber:
Management Control Systems, Robert N. Anthony & Vijay Govindarajan, 11th
Edition, Mc Graw Hill – 2007.