ETIKA BERTELEPON

Menerima telpon berarti membantu penelpon dengan memberikan informasi yang diperlukan,
mempertemukan dengan orang yang dicari, menerima pesan.

Menerima telpon secara profesional :

Suara jelas, keras, wajar (bernada gembira).

Sikap yang tercermin dalam suara lebih dominan (sopan, mau membantu)

Siap menerina telpon dengan kesigapan mencatat (buku dan pena selalu siap)

Menerima telpon :

Jangan membiarkan dering telpon sampai berkali-kali (upayakan menjawab sebelum berdering 3x).

Ucapkan salam (Selamat pagi, selamat siang, selamat malam) sebelum menyebut identitas (nama pribadi
/ perusahaan).

Bila sedang berbicara di telpon, jangan sambil mengunyah sesuatu atau berbicara dengan orang lain di
dekat kita.

Bila telpon terputus, maka pihak yang menelpon wajib menelpon kembali.

Tidak mengucapkan kata : he-eh

Sewaktu mendengarkan, sesekali ucapkan katabaik (memberi tanggapan)

Jangan menutup pesawat sebelum pembicaraan selesai. bila harus mengakhiri. berilah alasan yang tepat
disertai permintaan maaf.

Menerima Keluhan :
Dengarkan dengan sungguh-sungguh keluhannya

Jangan terperangkap dengan kemarahan

Jangan biarkan dia menunggu lama

Tempatkan diri kita dalam masalahnya.

Upayakan untuk menurunkan kejengkelanya

Jangan lupa mencatat hal-hal yang penting

Sebutkan kemungkinan-kemungkinan penyelesaian dan arahkan dia untuk memilih sendiri.

Sebutkan tindakan yang akan kita ambil

Katakan, 'akan memberitahu hasilnya segera'

Mengakhiri pembicaraan :

Terima kasih atas informasinya, nanti saya akan meneruskannya kepada Bapak/lbu 'X' yang bertugas
untuk itu

Maaf 'Pak Anton', saya terpaksa memutus pembicaraan ini karena banyak tamu yang menunggu.

Maafkan saya, karena saya sedang sibuk, terima kasih atas telponnya.

Bila yang dicari tidak ada / sedang sibuk :

Katakan bahwa orang yang dicari sedang ada urusan di bagian lain, dengan mengatakan Pak 'Z' saat ini
sedang rapat, kurang lebih pukul 13.00 WIB nanti baru selesai. Apakah Ibu nanti akan menelpon kembali
atau Ibu menginginkan Pak 'Z' yang menelpon Ibu? (mencatat nama, nomor telpon dengan betul, catat
pesannya dan dibacakan lagi untuk konfirmasi betul/tidaknya).