Mekanisme

Kegiatan KOPMA
UMS
PERSIAPAN
Hal – hal yang perlu dipersiapkan dalam melaksanakan sebuah
acara, yaitu:

1. Konsep Ide
Modal utama yang dibutuhkan dalam membuat acara
adalah sebuah "ide" kita harus mampu mewujudkan ide
tersebut ke dalam sebuah konsep yang syarat mengandung
nilai unik, spektakuler dan memorable ( berkesan ). Kegiatan
tersebut harus bisa membuat orang menjadi penasaran hingga
akhirnya orang menunggu-nunggu.

Dalam perencanaan kegiatan sendiri harus sesuai dengan

prinsip 5W + 1H, berikut beberapa hal yang harus dijelaskan
untuk merencanakan event :

 WHY : Penjelasan tentang alasan membuat kegiatan?

 WHO : Siapa saja yang akan dilibatkan dalam kegiatan?
 WHEN : Kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan?
 WHERE : Dimana lokasi yang akan di pakai untuk kegiatan?
 WHAT : Apa saja yang akan dilakukan dalam kegiatan
tersebut?
 HOW : Bagaimana kegiatan tersebut berjalan?

Kemudian, setelah merumuskan 5W + 1H selanjutnya adalah

menulis KONSEP kegiatan.Stering Comite atau Project
Director lah yang bertanggung jawab membuat konsep dan
proposal. Idealnya pembuatan konsep dilakukan 1 – 3 orang.
Konsep penting untuk ditulis karena sebagai panduan
 selanjutnya. Secara umum konsep dapat di tulis sebagai
berikut:

 Nama serta Tujuan acara 

 Format Acara
 Tanggal Pelaksanaan
 Deskripsi Acara
 Rundown Acara
 Estimasi Dana

2. Proposal

Setelah menyusun format konsep, konsep diubah ke

proposal acara yang lebih detail dan terperinci. Proposal adalah
usulan untuk melakukan suatu kegiatan. Proposal merupakan
suatu bentuk pengajuan penawaran, baik berupa ide, gagasan,
pemikiran, maupun rencana kepada pihak lain untuk
mendapatkan dukungan, izin, persetujuan, dana, dan lain
sebagainya. Proposal dibuat oleh SC/PD yang bertujuan untuk
menjabarkan atau menjelaskan sebuah rencana suatu kegiatan
kepada pembaca (individu/kelompok/lembaga), sehingga
mereka memperoleh pemahaman mengenai rencana kegiatan
tersebut lebih mendetail. Proposal juga dibuat sesuai dengan
format dibidang administrasi KOPMA UMS.

3. Pembentukan Panitia

Macam-macam panitia dikelompokkan menurut jenis, sifat,

kerangka rujukan, ukuran, anggota maupun tugas yang
diembannya.
a. Panitia tetap, dibentuk untuk memegang tanggung jawab
atas persoalan-persoalan yang bersifat umum, kepanitiaan
ini bersifat kolektif.
b. Panitia khusus, dibentuk untuk menyelesaikan tugas-tugas
tertentu secara khusus, dan anggotanya dibatasi.
c. Panitia kerja, bertugas melakukan penyelidikan masalah-
masalah yang spesifik.
d. Panitia perumus, bertugas merumuskan hasil suatu kegiatan
seminar, diskusi, symposium, lokakarya,dll.
e. Panitia kecil, merupakan bagian dari panitia yang lebih
besar.
f. Panitia bersama, anggotanya merupakan gabungan anggota
berbagai organisasi yang berlainan.
g. Panitia pengarah, anggotanya terdiri atas orang-orang ahli
atau pejabat, bertugas memberikan pengarahan kepada
panitia pelaksana.
h. Panitia pelaksana, bertugas melaksanakan suatu kegiatan
(terjun langsung ke lapangan).
i. Panitia pembantu, merupakan panitia kecil yang bertugas
membantu panitia pelaksana.
Panitia pelaksana memegang peranan penting dalam
mengorganisir jalannya kegiatan, orang-orang yang terlibat
dalam kegiatan inilah yang secara teknis akan bekerja untuk
mendukung jalannya kegiatan. Dalam sebuah kegiatan,
kepanitiaan paling tidak terdiri atas:
a. Ketua Panitia
b. Sekretaris
c. Bendahara
d. Beberapa Divisi, seperti:
1) Divisi acara
 2) Divisi publikasi/dokumentasi
3) Divisi tempat dan perlengkapan
4) Divisi konsumsi
5) Divisi humas, dan lain – lain.

Dalam pembentukan panitia dapat melalui dua cara yaitu:

a. Musyawarah, untuk tetap menjaga indepedensi maka
pembentukan panitia dilakukan tanpa menunjuk orang tapi
dengan kesadaran diri untuk mau menempati posisi-posisi
yang telah ada.
b. Open Recuitment, Stearing Comite membuka pendaftaaran
kepanitiaan dengan melalui tahap, pendaftaran, seleksi
yang biasanya melalui seleksi wawancra yang kemudian
dari hasil seleksi tersebut dapat di posisikan sesuai keahlian
yang dimiliki
PELAKSANAAN KEGIATAN
Hal – hal yang dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan yaitu:
1. Rapat Konsolidasi
Rapat konsolidasi ini penting dilakukan untuk mengetahui
sejauh mana persiapan acara yang akan dilaksanakan. Rapat ini
disepakati bersama kapan waktu pelaksanaannya setelah rapat
pembentukan kepanitian. Rapat konsolidasi selain melaporkan
hasil kerja setiap devisi, juga dijadikan moment untuk memberi
tugas-tugas baru yang harus dilaksanakan setiap devisi dengan
deadline kapan selesainya tugas itu. Setelah semua itu dilakukan,
maka akan ditetapkan kapan rapat konsolidasi lanjutan. Namun
ada baiknya rapat konsolidasi dilaksanakan minimal seminggu
sekali.
Berikut ini, susunan tugas atauJob Description:
a. Penanggung Jawab
Ketua organisasi, berfungsi sebagai penanggung jawab
umum atas segala aktifitas organisasi.
b. Steering Committee
1) Menentukan dan membuat arah, sasaran dan tujuan
dalam kegiatan
2) Membentuk kepanitiaan
3) Merumuskan tema serta konsep kegiatan
4) Mengadakan rapat koordinasi dengan kepanitiaan
5) Membuat Proposal Kegiatan
6) Memberikan pengarahan kepada panitia pelaksana
7) Mengorganisir pelaksanaan kegiatan serta melakukan
evaluasi khusus yang ditujukan kepada panitia dengan
terjun langsung kelapangan secara teknis operasional.
 8) Bertanggung jawab mengendalikan proses kegiatan dari
awal sampai akhir.
9) Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
keseluruhan kegiatan bersama ketua, sekretaris dan
bendahara panitia.
c. Ketua Panitia
1) Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan
2) Memantau perkembangan dan melakukan kontroling
seluruh divisi
3) Memberi keputusan final yang ketika ada suatu masalah
yang berlarut - larut
4) Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain
5) Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami
segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)
6) Mengadakan rapat atau berkoordinasi langsung dengan
SC
d. Sekretaris
1) Membuka dan menutup rapat
2) Mencatat hasil rapat koordinasi dengan format
didalamnya terdapat tanggal pelaksanaan rapat, judul
rapat, absensi kehadiran dalam rapat, dan hasil rapat
kegiatan.
3) Mengurus surat-menyurat
4) Penggandaan proposal, dokumen, dll.
5) Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
keseluruhan kegiatan bersama ketua, sekretaris dan
bendahara panitia.
6) Melakukan koordinasi dengan devisi – devisi yang lain
dalam hal surat menyurat maupun dokumen – dokumen
yang lain.
 7) Pengarsipan dokumen – dokumen dalam kegiatan
8) Bertanggung jawab atas pengarsipan dokumen pada
saat pra kegiatan dan pasca kegiatan
e. Bendahara
1) Memegang seluruh keuangan kegiatan
2) Bertanggungjawab memegang dan mengarsip seluruh
bukti pengeluaran kegiatan
3) Mengelola keuangan selama kegiatan
4) Membuat laporan pertanggung jawaban keuangan.
5) Menganalisis setiap tranksaksi keuangan selama
kegiatan berlangsung
f. Divisi Acara
1) Membuat konsep acara & rundown acara
2) Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh divisi pada
saat rapat bersama
3) Menentukan job description atau tugas divisi secara
lebih rinci
4) Mencari pengisi acara (MC, Moderator, dll) sesuai
dengan konsep acara yang dibutuhkan.
5) Menentukan dan menghubungi pemateri
6) Mengisi Curriculum Vitae (CV) pemateri atau pembicara
7) Memastikan semua kebutuhan peralatan acara sudah
fixable (dapat ditetapkan), koordinasi dengan divisi
perlengkapan
8) Memastikan perizinan tempat untuk acara sudah fixable
(dapat ditetapkan), koordinasi dengan devisi humas
9) Memastikan penyebaran surat menyurat atau undangan
sudah fixable (dapat ditetapkan), koordinasi dengan
devisi humas
 10) Berkoordinasi kepada SC atau Ketua panitia dan setiap
devisi terkait dengan kegiatan
11) Melakukan kontroling saat acara berlangsung
g. Divisi Humas
1) Berkoordinasi dengan divisi lain terkait perizinan
2) Mengurus perizinan terkait dengan kelancaran kegiatan
3) Mendampingi pemateri atau pembicara (sebagai
pemandu , dll)
4) Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait perijinan
5) Penyebaran media publikasi baik lewat media sosial
(Instagram, Facebook, WA, Twitter, dll) atau media cetak
(poster, pamphlet, baliho, leaflet, dll), berkoordinasi
dengan devisi publikasi terkait dengan media cetak dan
desainnya.
6) Penyebaran lewat media sosial, wajib berkoordinasi
dengan staff humas eksternal KOPMA UMS
7) Menghubungi dan melobby media publikasi seperti
radio-radio, media cetak, media elektronik, dll.
h. Divisi Sponsorship
1) Mencari kerjasama dengan pihak sponsor (tidak harus
berupa fresh money) untuk menunjang kelancaran
kegiatan
2) Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
3) Membuat presentasi jika diperlukan
4) Berkoordinasi dengan Divisi Humas masalah materi
publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor
berkait kontrak kerjasama
5) Berkoordinasi dengan Divisi Acara berkait dengan
mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk
promosi di atas panggung, dll.
 6) Berkoordinasi dengan sekretaris terkait dengan
penggandaan proposal jika diperlukan
i. Divisi Keamanan
1) Menentukan area parkiran atau tempat
2) Membuat izin parkir
3) Meminta izin dan menghadirkan pihak keamanan atau
polisi bila diperlukan
4) Berkoordinasi dengan divisi acara untuk melakukan
kontroling selama acara berlangsung
j. Divisi Perlengkapan
1) Menyiapkan tempat pelaksanaan kegiatan dan men
masalah perijinan
2) Berkoordinasi dengan divisi lain untuk mengatur tata
letak tempat
3) Menyediakan perlengkapan (meja, kursi, sound system,
LCD, vas bunga, dan perlengkapan lainnya yang
dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan).
4) Bertanggung jawab atas peminjaman dan pengembalian
alat atau perlengkapan pra kegiatan dan pasca kegiatan
k. Divisi Konsumsi
1) Membuat list makanan, snack, minuman yang diperlukan
selama acara berlangsung
2) Mencari dan menghubungi pihak terkait yang mampu
memenuhi konsumsi
3) Menyediakan konsumsi bagi peserta, panitia, maupun
pengisi acara
l. Divisi Dokumentasi
1) Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
2) Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
 3) Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam
bentuk foto, video
4) Mencetak media dalam bentuk leaflet, baliho, pamphlet
atau sesuai dengan kebutuhan dalam suatu kegiatan
5) Mendesain bentuk pamphlet atau yang lainnya sebagai
penyebaran media informasi terkait dengan kegiatan
6) Pembuatan sertifikat kepada semua yang terlibat dalam
kegiatan
7) Bertanggung jawab atas perindistribusian (pemberian)
sertifikat kepada semua yang terlibat dalam kegiatan
m.Divisi P3K

1) Mempersiapkan ketersediaan obat-obatan yang

diperlukan dan peralatan medis selama kegiatan

2) Memberi pertolongan dan Mengobati peserta yang

cidera

3) Bekerjasama dengan pihak terkait tentang kesehatan

dan obat-obatan yang dibutuhkan

2. Pelaksanaan Acara
Ketika untuk memasuki kegiatan ataupun acara, maka yang perlu
dilakukan adalah dengan persiapan mulai dari konsep kegiatan
sampai dengan jalannya kepanitiaan sehingga meminimalisir
adanya kendala – kendala yang terdapat pada saat acara
berlangsung. Tahap – tahap pelaksanaan acara:
a. Pra – kegiatan
Sebelum acara dimulai maka wajib mempersiapkan mulai dari
acara, konsumsi, perlengkapan dan target peserta untuk
dilibatkan.
b. Pasca kegiatan
 Setelah kegiatan berakhir, maka yang dilakukan dalam akhir
acara adalah dengan mengadakan evaluasi. Evaluasi diadakan
dengan tujuan mengukur dan menilai serta melihat apakah
tujuan dari pelaksanaan kegiatan tercapai atau tidaknya.

3. Akhir Acara
a. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Setelah selesai acara, kepanitiaan masih memiliki tugas
tanggungjawab untuk membuat laporan pertanggungjawaban
dari hasil acara yang telah dilaksanakan. LPJ dibuat oleh Steering
Commite yang berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan atau
coordinator tiap divisinya. Format LPJ bisa diminta di Bidang
Administrasi.
b. Pembubaran Panitia
Setelah seluruh kegiatan terlaksana, pembubaran panitia
dilaksanakan serangkaian laporan pertanggungjawaban setiap
panitia. Pembubaran panitia dilaksanakan dengan memberikan
penghargaan, seperti dalam bentuk sertifikat atau barang –
barang yang lain.