MANAJEMEN & ADMINISTRASI ORGANISASI

PENDAHULUAN
Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu
berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil
kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih
banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah
koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan ―Kantor redaksi
Administrasi‖. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata usaha.
Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan
keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap ―bereskan dulu urusan
administrasimu‖yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah
keuangan.
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Secara morfologis ―ad‖ dan ministrare‖ (bahasa latin) Ad: to yang berarti kea tau
kepada Ministrare: to conduct, to lead, to guide yang berarti mengarahkan, melayani,
memimpin dan memimbing, Kata Administrasi juga berasal dari kata yunani
AD+MINISTRARE, yang berarti pengabdian atau pelayanan. Dan menurut istilah
bahasa Belanda ADMINISTRATIE yang diartikan menjadi istilah Tata usaha,
ialah kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan
lai-lain.
 Surat Menyurat
 Agenda
 Pembukuaan
Pengertian Administrasi ( dalam arti sempit ) Kegiatan yang meliputi : catat
mencatat, surat menyurat, pembukuan, agenda, ketik mengetik, yang bersifat
ketatausahaan
Pengertian Administrasi ( dalam arti luas )
Upaya memanfaatkan sumber daya yang dimiliki (3m: man, money, and
material) secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama.
Segenap Rangkaian perbuatan penyelenggaraan setiap usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian Administrasi menurut Prof. Prajudi Atmosudirjo
Dalam arti sempit, administrasi berarti tata usaha atau office work.
Dalam arti luas, administrasi ditinjau dari 3 sudut yaitu : dari sudut proses,
dari sudut fungsi, dan dari sudut kepranataan (institution). Dilihat dari sudut
proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakkan, proses
pengawasan atau pengendalian sampai dengan proses pencapain tujuan. Ditinjau
dari sudut fungsi atau tugas, administrasi berari keseluruhan tindak (aktivitas)
yang harus dilakukan dengan kesadaran oleh seseorang atau kelompok yg
berkedudukan sebagai ―administrator‖ atau manajemen puncak sesuatu organisasi.
Ditinjau dari sudut kepranataan (institution) misalnya PN pembangunan perumahan
1
(sekarang PT Pembangunan Perumahan) adalah suatu lembaga. Kita tidak melihat
gedungnya, melainkan kelompok orang-orang yang secara tertentu melakukan
aktivitas-aktivitas di dalam perusahaan tersebut.
Dari uraian diatas, ditarik kesimpulan bahwa administrasi adalah
aktivitasaktivitas yang dijalankan oleh dua orang atau lebih secara bekerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Ada 3 unsur dalam pengertian ini :
1. Adanya perbuatan
2. Adanya 2 orang atau lebih
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Unsur-unsur Administrasi
a) Pengorganisasian, rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka yang menjadi
wadah segenap kegiatan dari usaha kerja sama.
b) Manajemen, kegiatan menggerakkan sekelompok orang yang mengerahkan
segenap fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu.
c) Komunikasi, rangkaian aktivitas menyampaikan warta dan memindahkan
buah pikiran kepada seseorang secara cermat, dalam usaha kerja sama yang
bersangkutan.
d) Kepegawaian, rangakaian aktivitas mengatur dan mengurus penggunaan tenaga
kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
e) Keuangan, rangkaian aktivitas mengelola segi-segi pembiayaan sampai
pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerjasama.
f) Perbekalan, aktivitas merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian
barang-barang yang tidak dapat lagi dalam usaha kerjasama.
g) Tata usaha, kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan,
mengirim dan menyimpan berbagai keterangan atau data yang dibutuhkan dalam
organisasi.
h) Hubungan Masyarakat, Rangkaian Aktivitas menciptakan hubungan dan
dukungan masyarakat terhadap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut,
tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung
dalam administrasi, yaitu :
1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau
lebih.
2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
4. Adanya tujuan.
5. Peralatan dan perlengkapan.

MACAM-MACAM ADMINISTRASI
Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar,
yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan
kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara
dalam usaha mencapai tujuan negara.

2
 Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang
dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.

DEFINISI MANAJEMEN
Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut:
1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif
untukmencapai sasaran tertentu.
2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan
fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Memahami berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan

bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian
tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikat akan
bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang
manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan
perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan
hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.
Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama,
yakni:
1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.
2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.
Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua
kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan
dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat
administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas
dari pada manajemen.

HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja
dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang
menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok
daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha
dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang
yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah
penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—
seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat
adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati

3
daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan
terlihat intinya yang disebut biji rambutan.
Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya
yaitu ―Admmistnisi‖ Kedua dagingnya yaitu ―manajemen‖ selanjutnya adalah
bijinya yaitu ―kepemimpinan‖
ADMINISTRASI SEBAGAI PRAKTEK ORGANISASI
Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek organisasi adalah
mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-persediaan yang dimiliki organisasi
tersebut, sehingga administrasi tersebut , sehingga administrasi tersebut merupakan
alat pembantu yang dipakai pimpinan untuk mengolah perusahaan.
Administrasi yang baik adalah administrasi yang dilaksanakan berdasarkan
asas-asas yang berlaku secara umum, sehinga dapat diterima oleh semua pihak, baik
dalam organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi tersebut. Sistem administrasi
yang baik dalam suatu perusahan akan sangat berfaedah bagi perusahan itu sendiri,
dimana jalannya aktivitas perusahaan dapat ditelusuri dengan seksama, legkap, dan
sempurna dengan demikian pimpinan perusahaan dengan segera dapat mengambil
keputusan tentang tindakan apa yang perlu segera diambil guna mencapai tujuan
perusahaan. Dengan adanya administrasi yang tertib, menunjukkan perusahaan
tersebut manajemennya baik, ini berarti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan
yang ada di dalam itu baik.
Adapun kemungkinan-kemungkinan dari penyelenggaraan administrasi yang
tidak baik (rapi,kontinu) dapat mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:
1. Pimpinan sulit mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila timbuk masalah-
masalah.
2. Dapat terjadi penyimpangan-penyimpangan penyalahgunaan.
3. Tidak dapat diketahui kepastian atas kebenaran laporan keuangan.
4. Sulit melakukan pengawasan/pemeriksaan dengan cepat.
Di dalam setiap perusahaan yang besar dan kompleks di mana pimpinan tidak
dapat dibagi lagi mengikuti secara langsung segala kegiatan perusahaan, maka
pimpinan perusahaan perlu mendelegasikan tugas, wewenang dan tangung jawab
kepada bawahannya untuk mengawasi serta mengikuti segala kegiatan tersebut.
Berhubungan banyak aspek yang harus disorot dalam praktek administrasi,
dan menginatkan pula definisi dan tujuan administrasi itu sendiri, maka perlu
diadakan pembatasan-pembatasan tertentu. Dalam proses pelaksaannya, administrasi
merupakan unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan
yang hendak dicapai, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-
tugas itu. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang
beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. TIdak
demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerja sama bukan merupakan unsur
administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan
lebih efesien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerja sama satu
sama lain. Sehingga di mana-mana dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok
orang, tujuan tertentu, dan usaha kerja sama.
Ketiga faktor ini jalin-menjalin, sehingga menimbulkan suatu proses dalam
masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia (berikut segenap kejadian yang
terjadi sebagai akibat perbuatan itu) yang secara teratur diarahkan kepada sesuatu
4
tujuan tertentu. Jadi administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam
setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujua tertentu.
Dari uraian tersebut diatas jelas bahwa fungsi administrasi organisasi sangat
membantu pimpinan dalam menentukan suatu keputusan yang bijaksana,
berdasarkan data-data yag telah diperoleh dari pegawainya atau bawahannya. Sudah
barang tentu pula bahwa sifat, ruang lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi
berbeda dari satu zaman ke zaman yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan
kondisi ke lain waktu dan kondisi. Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang
berlainan, kecerdasan yang beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk
dan sifat administrasi yang diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan atau
melaksanakan administrasi untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi
tersebut, dibutuhkan pula sarana-sarana administrasi seperti berikut:
1. Organisasi, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya.
2. Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dan
sistem tata usaha, dan sistem informasi manajemen.
3. Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistem
organisasi.
Organisasi adalah sarana atau alat untk mencapai tujuan, Oleh karena itu
organisasi adalah wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam
usahanya mencapai tujuan. Dengan kata lain, organisasi adalah ―setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih yang bersama serta secara formal terikat
dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana
terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang
yang disebut bawahan.
Setiap organisasi akan menghadapi kenyataan-kenyataan berupa tantangan
dan masalah yang disebabkan oleh adanya perubahan sosial dalam masyarakat yang
sangat pesat sebagai hal yang diakibatkan oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi. Akibat dari hal ini organisasi harus menyesuaikan dirinya dengan gerak
perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan pengembangan
agar dapat mengikuti perkembangan dan tuntutan masyarakat.
Pengembangan organisasi merupakan suatu strategi pendidikan yang
dilakukan melalui suatu sistem secara menyeluruh dan terpadu, di mana organisasi
pada akhirnya dapat melakukan perubahan dan penyesuaian sesuai dengan apa yang
dikehendaki. Titik berat dari pengembangan organisasi ini sering ditekankan pada
faktor manusia, struktur, dan sarana dalam keterpaduannya dengan sistem.
Berbicara mengenai manajemen dan administrasi maka akan selalu timbul
pertanyaan mengenai perbedaan dari kedua hal tersebut. Karena pada dasarnya
selalu ada pertentangan mengenai perbedaan – perbedaan dari kedua hal tersebut.
Menurut Buchari Zainun (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 3) Manajemen
sendiri memiliki pengertian suatu upaya atau proses upaya seorang pimpinan dengan
satu kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan sudah dikuasai pimpinan itu
terutama sumber daya manusia yang berada di bawah kekuasaannya. Sementara
administrasi sendiri memiliki pengertian mulai dari yang paling sempit hingga
yang paling luas. Dalam arti sempit misalnya administrasi dapat diartikan
sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari
5
keteranganketerangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan.
Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap kerja sama. Sementara dalam arti luas, administrasi
merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Manajemen dan administrasi pada dasarnya saling berhubungan, kita
dapat lihat dari adanya administrator. Administrator pada hakikatnya adalah juga
seorang manajer. Dapat dikatakan sebagai manajer jika para administrator tersebut
menfokuskan pada segala sesuatu yang berkaitan dengan keadaan dan hal – hal
intern dalam organisasinya. Sementara seorang manajer juga menfokuskan kepada
soal – soal intern organisasi. Administrasi sendiri baik dari segi pengertian
sempit ataupun pengertian luas di dalam penyelenggaraannya telah menggunakan
fungsi –fungsi manajemen yang telah ditetapkan menurut George R.Terry yaitu
POAC : Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating
(pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan). Jadi administrasi dapat dikatakan
sebagai penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang – orang yang
menyelenggarakan kerja tersebut.
Keluar dari saling berhubungannya manajemen dan administrasi, terdapat
beberapa pandangan mengenai perbedaan dari dua hal tersebut. Pertama :
manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan
administrasi, kedua : administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen,
dan yang terakhir : manajemen adalah inti dari administrasi.
Dikatakan manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya
dibandingkan dengan administrasi dikarenakan beberapa orang mengartikan
administrasi sebagai pekerjaan tulis menulis ataupun tata usaha. Dengan
pengertian seperti itu maka administrasi disebut – sebut sebagai unsur bantuan
saja bagi manajemen. Karena dalam manajemen bukan pekerjaaan tulis menulis saja
yang dibutuhkan akan tetapi bagaimana seorang pemimpin dapat melaksanakan
dan mengarahkan tugas suatu organisasi sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan. Pandangan ini banyak dipercaya oleh para pengusaha – pengusaha niaga
dan industri.
Pandangan kedua menyebutkan administrasi lebih luas dan lebih berperan
daripada manajemen. Pandangan ini beralaskan manajemen berada didalam
administrasi itu sendiri. Menurut atmosoedarmo (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 5)
ada yang menganggap bahwa administrasi mempunyai dimensi statis dan dinamis.
Dianggap sebagai dimensi dinamisnya administrasi adalah manajemen. Sedangkan
dimensi statisnya adalah organisasi, terutama jika organisasi tersebut dianggap
sebagai wadah.
Pandangan terakhir menyebutkan manajemen adalah inti dari administrasi.
Dikatakan demikian karena dalam pelaksanaan administrasi sendiri dibutuhkan
keterampilan atau kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya
manusianya agar dapat mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan manajemen itu
merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi.
6
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk
menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan
manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu
dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan
umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai
tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa
disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini
para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun
terminologi yang dipergunakan.
Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya ―Fungsi-fungsi
managerial‖ dan ―Filsafat Administrasi‖ rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen
itu ialah :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan
manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan
mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
a. Perencanaan (Planning)
Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan
datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi
administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya
rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan kegiatan tertentu dalam
rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia
merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana
adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan
jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :
1) What(Apa)
2) Where (Dimana)
3) When (Kapan)
4) How (Bagaimana)
5) Who (Siapa)
6) Why (Mengapa)

7
Pertanyaan tersebut menjadi:
1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak
bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun,
tempat sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti
bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang
dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan
faktor waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya
tujuan? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata
kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian
laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan ―siapa‖ berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang
gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan
ini ialah pertanyaan ―mengapa‖. Terpenting karena pertanyaan ini
ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok
pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh
terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orangorang,
alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga
tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah
pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan
demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai
fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti
fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi
pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu
kesatuan yang bulat.
Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting
apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat
tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke
arah yang telah ditetapkan.
―Motivating‖ secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di
tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan,
instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan fungsi ―Motivating‖ dalam organisasi dapat dijalankan dengan
baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
8
 2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan
tersebut.
3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
diperlukan.
5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan
teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan
pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimalmaksimalnya.
c. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi
ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan
dan pengawasan.
Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan
mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin
dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu.
Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-
penyimpangan dan atau penyelewenganpenyelewengan yang serius tanpa ada alat
untuk mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam
usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu
mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam
organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya
kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini
kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu
organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang
ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk
berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas
pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan
kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi
berani untuk berbuat kesalahan yang lain.
Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat
kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap
tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani
mempunyai prakarsa, mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan
kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak
berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang
seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah
berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

9
 Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi ,
manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1. Pengawasan langsung (direct control)
Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi
mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan.
2. Pengawasan tidak langsung (indirect control)
Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh.
Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan.
Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.
Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para
bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan
yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik
yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja
yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya.
Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan
mengambil keputusan yang salah.
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan
baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak
langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan
teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi
pengawasan itu.
d. Penilaian (evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil
pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:

 Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase
itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang
ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
 Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan.
Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk
fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya,
melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang
dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus
diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau
penyelewenganpenyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting
lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu
timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa
penyimpanganpenyimpangan itu terjadi.
TATA USAHA
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dipergunakan
10
secara langsung sebagai bahan informasi bagi pemimpin organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa sajaa yang membutuhkannya.
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan
penunjang yang mempunyai peranan yang sangat penting. Di mana administrasi
merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata
usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses
tersebut.
Administrasi tidak akan berjalan apabila tidak ada kegiatan surat-menyurat
sebagai bentuk praktis dari pekerjaan tulis-menulis. Surat merupakan salah satu alat
penghubung, sebagai alat pemberi perintah, dan sebagai alat instruksi.
Dari keterangan di atas dapatkah ditarik kemungkinan bahwa sasaran dari tata
usaha adalah suatu pelayanan yang menjangkau seluruh lapisan, baik itu pimpinan,
seksi-seksi, dan masyarakat luas tanpa ada keluhan-keluhan yang ditimbulkan oleh
kesalahan, kurangnya perhatian, dan lain sebagainya.
Adapun bahan baku yang dipergunakan di dalam penyelenggaraan tata
usahaadalah ada yang berbentuk benda yang tidak habis pakai, memerlukan
persediaan yang cukup, tetapi kalau benda yang tidak habis pakai hanya butuh
pemeliharaan secara utuh.
Peralatan tata usaha yang sangat diperlukan dan sangat utama selaki adalah
mesin tulis, mesin penggandaan, mesin cetak, mesin komputer, mesin hitung, dan
meja serta kursi. Peralatan ini sangat dibutuhkan dalam kegiatan suatu tata usaha ,
sehingga dapat berjalan dengan baik.

PENUTUP
Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu
atau melayani. Dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan
penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah
memperoleh ikhtisar keterangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerja sama.
Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara
dua orang atau lebih dalam rangka mencapaiu tujuan secara efektif dan efisien.
Dengan tiga ciri pokok :
1. Administrasi merupakan proses yang berarti terdiri atas serangkaian kegiatan,
yang dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan
kerjsama dalam bidang tertentu. Dalam hal ini adalah bidang pendidikan
mengelola sekolah dan segala aspek lainnya.
2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama.
3. Setiap kerjasama dalam adminsitrasi dilakukan dalam rangka mencapai tujuan
dan efisiensi. Tujuan itu ditetapkan sebelumnya berdasar kesepakatan bersama
di antara pihak-pihak yang bekerja sama.

11
 Manajemen adalah proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas. Hal ini
agar proses kerjasama (dalam administrasi) dapat mencapai tujuan secara efektif dan
efisien tentunya dengan melibatkan semua orang dan fasilitas.
Manajemen merupakan kajian administrasi ditinjau dari segi prosesnya.
Manajemen merupakan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan dalam upaya
mencapai tujuan kerja sama (administrasi) secara efisien. Gordon (1976) dalam Bafadal
(2004:39) menyatakan bahwa manajemen merupakan metode yang digunakan
administrator untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

12