BAB I
PENDAHULUAN
Sistem yang dibangun berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis
yang ada dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses
bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit
kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut.
Tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi teknologi informasi model
seperti ini. Karena sesungguhnya solusi teknologi informasi seperti ini sudah sangat
tidak relevan untuk digunakan pada dunia bisnis saat ini.
Maka dari itu, PT. TI Holding ingin memebeli seluruh saham dari PT. Tami Jaya
yang merupakan sebuah produsen mini 4WD yang telah memiliki brand yang unggul,
hanya saja PT. Tami Jaya bukanlah sebuah perusahaan yang memiliki manajemen yang
modern. Dan dengan membeli seluruh saham PT. Tami Jaya, PT. TI Holding ingin
melakukan restrukturisasi perusahaan secara menyeluruh.
Tujuan Khusus
Sedangkan tujuan khusus diadakannya praktikum proses pemetaan bisnis adalah
sebagai berikut :
1. Mampu menggunakan suatu alat permodelan informasi untuk menciptakan dan
mendekomposisikan proses bisnis.
2. Mampu memetakan proses bisnis dalam manajemen produksi dan material pada
khususnya dan proses bisnis perusahaan secara keseluruhan pada umumnya ke
dalam suatu model informasi.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tiga macam kondisi yang menjadi prasyarat agar supaya aplikasi pendekatan
sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan adalah:
1) Sasaran sistem didefinisikan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun
kadangkala tidak dapat dikuantifikasikan.
Siklus informasi
Data
(Ditangkap) Penerima
Basis
Data
Hasil Tindakan
Tindakan Keputusan
Sistem Builders
Spesialis teknis yang mengkonstruksi, menguji dan membuat sistem dapat
beroperasi.
Sistem Analyst
Memfasilitasi pembangunan sistem informasi dan aplikasi komputer dengan
menjembatani celah komunikasi antara pelaku nonteknis (owners dan users)
dan teknis (designers dan builders).
IT Vendors dan Consultant
Menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, dan pelayanan berkaitan
dengan sistem informasi yang dibangun.
(Modul 1 praktikum PTI hal 6-7)
e) Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem
informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih
mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan
mempermudah kerja dari sistem informasi.
f) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi datayang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
g) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungansatu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan
dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di
dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management Sistem).
h) Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
te,peratur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian
perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-halyang dapat
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan
dapat langsung cepat diatasi.
Gambar dibawah adalah gambanr mengenai IDEF 0 Box dan Arrow Diagram
Controls
Function
Mechanisme
BAB III
METODOLOGI PRAKTIKUM
Mulai
Perumusan
Masalah
Tujuan Praktikum
Identifikasi entitas,
aliran informasi
dan data
Pembuatan
Context Diagram
dan IDEF0
Analisis Proses
Bisnis
Selesai
BAB IV
PENGUMPULAN DATA
Aktivitas proses bisnis pada PT. Tami Jaya adalah sebagai berikut:
BAB V
PEMBAHASAN
distribusi ini akan menjadi control di dalam memasarkan produk mini 4 WD.
Aktifitas ini akan dikontrol oleh kapasitas gudang dan spesifikasi produk. Dengan
melibatkan staff logistik dan transportasi sebagai pihak yang terkait. Dari material
yang siap pakai sebagai inputnya akan dilanjutkan dengan aktifitas di lantai produksi
untuk memproduksi tamiya. Input lainnya adalah demand. Demand dibutuhkan
karena untuk mengetahui seberapa besar jumlah yang akan diproduksi. Staff bagian
produksi dan mesin merupakan pihak dan sarana untuk mendukung kegiatan tersebut.
Setelah memproduksi tamiya akan menghasilkan keluaran produk jadi, dalam hal ini
adalah produk tamiya yang telah dirakit. Kemudian dilakukan pengontrolan kualitas
untuk mengetahui apakah tamiya yang diproduksi sesuai dengan standar. Dalam
melakukan pegontrolan dan pengendalian kualitas dibutuhkan staff Quality Control
.Setelah itu keluaran dari pengontrolan kualitas ini adalah tamiya yang sesuai standar.
Karena tamiya yang diproduksi sesuai standar maka produk siap dipasarkan dan
dijual ke masyarakat yang akan dikontrol menurut alur distribusinya. Media
periklanan merupakan salah sarana untuk menunjang aktifitas ini. Produk akhir yang
dihasilkan adalah produk mini 4WD.
5.3 Analisis IDEF0 Level 2 Dekomposisi A2
Gambar 4.3 merupakan dekomposisi dari salah satu aktivitas departemen RnD
yaitu melakukan penelitian dan pengembangan. Input yang digunakan dalam aktivitas
tersebut yaitu keinginan konsumen. Informasi yang didapat digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan utama pelanggan, sehingga produk yang dikembangkan
nantinya sesuai dengan apa yang diharapkan pelanggan. Data kebutuhan pelanggan
yang telah diidentifikasi digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi produk
pesaing, sehingga kita dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan pesaing. Dua
aktivitas di atas di kontrol dengan informasi, baik dari dalam maupun dari luar
perusahaan.
Berdasarkan kelemahan dan kelebihan pesaing, kita kemudian merancang konsep
produk yang akan dikembangkan untuk menghasilkan beberapa alternatif konsep
produk. Alternatif konsep yang dihasilkan kemudian diuji dan diperbaiki, sehingga
dihasilkan spesifikasi produk baru yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan
standar kualitas perusahaan.
5.4 Analisis IDEF0 Level 2 Dekomposisi A3
Dekomposisi dari gambar 4.4, merupakan penjabaran dari aktivitas yang
berlangsung pada departemen logistik. Aktivitas dimulai pada saat material mentah
telah di kirim ke perusahaan. Material tersebut diinventarisasi jumlahnya guna
mendapatkan data inventaris material. Dari data yang didapat, staff logistik kemudian
mengecek material tersebut, apakah sudah sesuai dengan data yang ada atau belum,
apabila sudah sesuai, maka dilakukan penyimpanan material. Selain itu staff logistik
juga melakukan perawatan sesuai dengan standar perawatan yang ada, agar material
tetap berada dalam kondisi yang baik. Kegiatan selanjutnya dalam mengelola logistik
yaitu pembuatan alur distribusi material, sehingga perusahaan mengetahui aliran
material dari gudang yang nantinya digunakan pada proses produksi. Dalam semua
aktivitas departemen logistik di atas, kontrol yang digunakan adalah kapasitas
gudang.
5.5 Analisis IDEF0 Level 2 Dekomposisi A4
Salah satu aktivas yang mengalami dekomposisi (penjabaran/penguraian)
adalah kegiatan memproduksi tamiya. Dapat dilihat pada gambar 4.5. Pada proses ini
terdapat enam penjabaran. Awal proses produksi tamiya adalah melakukan
peramalan. Peramalan dapat dilakukan setelah mendapatkan informasi mengenai
permintaan konsumen dan metode forecast sebagai kontrol. Setelah melakukan
peramalan akan diperoleh data hasil peramalan. Kemudian data tersebut akan
digunakan untuk menyusun rencana agregat. Perencanaan agregat menyangkut
penentuan jumlah dan kapan produksi akan dilakukan dalam waktu dekat. Tingkat
permintaan yang telah diramalkan dipenuhi dengan menyesuaikan tingkat produksi,
tingkat persediaan, waktu lembur dan semua variabel lain yang dapat dikendalikan.
Setelah melakukan perencanaan agregat akan didapatkan hasil agregasi untuk menuju
tahap berikutnya. Hasil agregasi digunakan untuk menyusun Jadwal Induk Produksi
atau JIP. Dalam menentukan JIP dibutuhkan informasi inventory sebagai kontrol. JIP
digunakan untuk menentukan jumlah dan waktu pengadaan komponen sub assembly
dan bahan baku. Setelah JIP diketahui maka akan diperoleh disagregasi. Disagregasi
bertujuan untuk membuat jadwal produksi setiap item produk secara terperinci.
Disagregasi ini kemudian menjadi masukan untuk menyusun Perencanaan Kapasitas
Kasar atau RCCP. RCCP digunakan untuk memverifikasi MPS atau JIP untuk
dilaksanakan secara mudah. RCCP dikontrol oleh kebutuhan produksi. Hasil dari
penyusunan RCCP tentunya adalah MPS yang telah tervalidasi. Dengan mendapatkan
MPS yang tervalidasi ini akan digunakan umtuk menentukan Perencanaan Kebutuhan
Material atau MRP. MRP digunakan untuk perencanaan dan pengendalian item
dependen. Jumlah item yang hendak diproduksi pada tingkat yang lebih tinggi
menentukan jumlah item yang akan dibutuhkan pada tingkat di bawahnya. MRP
dikontrol oleh lead time dan kapasitas. Hasil dari MRP adalah penjadwalan produksi.
Selain rencana produksi yang digunakan sebagai masukan untuk merakit komponen
tamiya, terdapat pula material siap pakai. Dengan menggunakan prosedur perakitan,
maka akan diperoleh produk jadi.
5.6 Analisis IDEF0 Level 3 Dekomposisi A4.5
Pada kegiatan menentukan MRP terjadi penjabaran lagi. Dapat dilihat pada
gambar 4.6. Terdapat empat penjabaran pada aktifitas ini. Input awal menentukan
MRP adalah MPS yang sudah tervalidasi. MPS ini digunakan untuk menghitung
netting atau kebutuhan bersih. Perhitungan netting mendapat kontrol dari persediaan
yang telah ada. Hasil dari perhitungan netting adalah data hasil kebutuhan bersih.
Data ini kemudian diolah untuk menghitung lotting. Lotting atau penentuan ukuran
lot bertujuan untuk menentukan besarnya pesanan individu yang optimal berdasarkan
hasil dari perhitungan kebutuhan bersih. Dari penentuan ukuran lot ini akan
menghasilkan Rencana Pembuatan Produk atau PORelease. Kemudian PORelease ini
akan digunakan sebagai input untuk menghitung offseting atau penentuan waktu
pemesanan. Offsetting bertujuan agar kebutuhan komponen dapat tersedia tepat pada
saat yang dibutuhkan. Offsetting mendapat kontrol dari lead time. Penentuan
offsetting menghasilkan POReceive. POReceive digunakan sebagai input untuk
menghitung exploding. Perhitungan exploding merupakan proses perhitungan
kebutuhan kotor untuk tingkat komponen pada tingkat yang lebih rendah dari struktur
produk yang tersedia dengan BOM sebagai kontrol. Output akhir dari penjabaran
MRP Ini adalah penjadwalan produksi.
5.7 Analisis IDEF0 Level 2 Dekomposisi A5
Gambar 4.7 merupakan dekomposisi dari aktivitas pengendalian kualitas.
Aktifitas pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi sumber penyebab
variabilitas produk, dengan input yang berupa produk jadi dan control yang berupa
spesifikasi produk dan SOP baru. Setelah melakukan kegiatan ini, maka akan
mendapatkan data identifikasi.Setelah mendapatkan data identifikasi, lalu melakukan
inspeksi pada produk jadi sehingga dihasilkan hasil produk yang telah di inspeksi.
Dan jika setelah di inspeksi ternyata ada produk gagal, maka produk gagal tersebut
akan disingkirkan sehingga didapatkan produk jadi yang sesuai standart.
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
1. Pemetaan proses bisnis dalam perusahaan dimulai dari pengidentifikasian
aktivitas-aktivitas utama yang ada di perusahaan PT. Tami Jaya dan pengumpulan
informasi dari masing-masing personal yang ada dalam perusahaan, kemudian
aktivitas utama tersebut dijabarkan kembali secara detail, sehingga kita dapat
mengetahui keseluruhan proses bisnis yang dijalankan pada suatu perusahaan.
Pada PT Tami Jaya pemetaan proses bisnis dimulai dari pembuatan SOP,
pengembangan produk, pengelolaan logistik, proses produksi Mini 4WD,
pengendalian kualitas produk, dan pemasaran produk.
2. Pendekatan dalam memodelkan informasi yang digunakan dalam PT Tami Jaya
adalah pendekatan dengan diagram IDEF0, karena diagram tersebut dapat
membantu dalam perancangan fungsi-fungsi apa saja yang harus dilakukan, apa
saja yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi tersebut, serta dapat
mengidentifikasi apa kebaikan dari sistem yang ada dan apa kekurangan dari
sistem tersebut.
3. Model informasi PT Tami Jaya yang di desain dengan pendekatan IDEF0
menggunakan SOP lama, keinginan konsumen, material, dan demand sebagai
input yang kemudian ditransformasi menjadi Mini 4WD sebagai outputnya. Dalam
melakukan proses operasional PT Tami Jaya, yang digunakan sebagai kontrol
adalah kebijakan perusahaan, satandarisasi. Sedangkan sebagai mekanisme yaitu
staff dan manajemen perusahaan serta fasilitas yang diperlukan. Kegiatan
operasional tersebut di dekomposisi menjadi 6 level.
6.2 Saran
1. Memahami konsep IDEF0 dengan baik sebelum melakukan pemetaan proses
bisnis.
2. Tentukan dengan benar input, output, mekanisme, dan kontrol dalam IDEF0.
3. Dalam pembuatan IDEF0, sebaiknya menentukan aktivitas yang paling umum
terlebih dahulu, agar tidak terjadi kesulitan pada saat melakukan dekomposisi level
IDEF0.
DAFTAR PUSTAKA
www.docstoc.com/docs/33773389/Pemodelan-Proses
http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf
http://www.apriza.net/blog/2010/05/klasifikasi-sistem-informasi/
http://dhamidin.files.wordpress.com/2008/01/handout-6.pdf
http://willmen46.wordpress.com/2007/09/21/idef-integrated-definition-methods/