Tugas Kelompok 2

Minggu Ke-5, Sesi 7

Nama kelompok:

2101803470 – ARIZAL NUR ARDHI

2101789932 – STELLA BONITA NARMADA

2101804561 - FELICIA CELINE

2101800683 – NANDYA DARA OKTAVIA

Bacalah 3 (tiga) narasi studi kasus di bawah ini dan jawab pertanyaan-pertanyaan yang
ada setelah setiap narasinya.

Studi Kasus 1

Anda adalah spesialis Layanan Investasi Midas dalam perencanaan perumahan. Anda memberikan
ceramah kepada berbagai kelompok selama setahun tentang perencanaan perumahan. Anda meminta
kelompok nirlaba (gereja, dll.) Hanya untuk mengganti pengeluaran Anda; Anda mengenakan biaya
untuk kelompok nirlaba, biaya ditambah biaya. Biaya ini menambah penghasilan Anda dengan baik, dan
pembicaraan juga merupakan paparan luar biasa untuk Anda dan perusahaan Anda. Setiap bulan
Februari selama lima tahun terakhir, Gardner Manufacturing Company telah mempekerjakan Anda
untuk mengadakan lokakarya delapan jam (dua jam setiap Senin malam selama empat minggu) pada
perencanaan pensiun dan perkebunan bagi karyawannya yang berusia di atas 60 tahun atau yang
berpikir untuk mengambil lebih awal pensiun. Lokakarya ini sangat populer dan telah menghasilkan
klien untuk perusahaan Anda. Sesi Februari lalu berjalan lancar, seperti yang Anda harapkan. Hari ini,
tiba-tiba, Anda mendapat surat dari Hope Goldberger, Direktur Manfaat Karyawan di Gardner, meminta
Anda untuk mengadakan lokakarya setiap Selasa malam bulan depan dengan biaya biasa. Dia tidak
mengatakan apakah ini seri tambahan atau apakah ini akan menggantikan seri Februari mendatang.
Anda tidak bisa melakukannya. Pasangan Anda, seorang ahli mikrobiologi, memberikan makalah yang
diundang pada konferensi internasional di Paris bulan depan dan Anda berdua membawa anak-anak
Anda, usia 13 dan 9 tahun, dalam perjalanan tiga minggu ke Eropa. (Anda telah membuat perjanjian
dengan otoritas sekolah untuk membuat anak-anak kehilangan kelas tiga minggu.) Perjalanan pasangan
Anda akan dikurangkan dari pajak, dan Anda sudah menantikan dan merencanakan perjalanan selama
delapan bulan terakhir. Sayangnya, Layanan Investasi Midas adalah kelompok kecil, dan satu-satunya
orang lain yang tahu apa-apa tentang perencanaan perumahan adalah pembicara yang buruk. Anda
dapat menyarankan teman di perusahaan manajemen keuangan lain, tetapi Anda tidak ingin Gardner
beralih ke orang lain secara permanen; Anda senang melakukan lokakarya dan menemukan mereka cara
yang baik untuk mendapatkan arahan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 a) Gunakan analisis PAIBOC untuk surat yang akan Anda buat untuk Hope Goldberger.
b) Tulislah surat kepada Hope Goldberger sesuai dengan analisis PAIBOC dan tetap menunjukkan
goodwill.

JAWABAN :

a. 1.Purpose : Melakukan penolakan kepada pihak HOPE GOLDBERGER bahwasanya

tidak bisa melaksanakan pembicaraan masalah investasi perumahan.

2.Audience : Audience atau pembaca daripada surat penolakan saya adalah HOPE
GOLDBERGER.

3.Information : Saya mengirimkan pesan penolakan karena ada keperluan yang sudah
direncanakan dan sudah dinantikan

4.Benefit : membuat surat penolakan yang baik sesuai standart dengan menunjukan
GOODWILL

5.Objection : harapan saya agar HOPE GOLDBERGER mengerti dan memahami situasi
dan bersedia merubah susunan acara yang diinginkan.

6.Context : saya memilih memberikan surat penolakan dengan standart dengan

menunjukan GOODWILL agar lebih profesional bisa diterima dan dimengerti oleh HOPE
GOLDBERGER

COMM6263 – Business Communication-R1

 PT.MIDAS

No : 44/BL/23/2013                                      16 November 2013

Hal: Lokakarya

Yth. Hope Goldberger

Jl. Imogiri Barat KM 7.5
Yogyakarta.

Dengan hormat,
Kami memberitahukan kepada Anda, Dengan sangat menyesal bahwa kami tidak bisa
mengadakan Lokakarya selasa bulan depan dikarenakan halangan yang sudah
direncanakan dan dinantikan.kami harap bisa mengerti dan memaklumi untuk mengubah
jadwal Lokakarya.
Kami mengerti atas kekecewaan Anda,kami mohon maaf yang sebesar besarnya atas .
permintaan pengubahan jadwal ini.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Midas

COMM6263 – Business Communication-R1

Studi Kasus 2

Kebanyakan pelancong menelepon 13 bulan sebelumnya untuk memesan kamar di Signal Mountain
Lodge di Grand Teton National Park. Setelah Anda memproses kartu kredit (pembayaran untuk malam
pertama), Anda menulis untuk mengkonfirmasi pemesanan. Konfirmasi berisi jumlah yang dibebankan
ke kartu kredit, tanggal reservasi dibuat, nomor konfirmasi, jenis kamar (Lakefront Retreat atau
Mountainview Retreat), dan tanggal tamu akan tiba dan pergi. Jumlah setoran dan jumlah yang dikutip
per malam adalah tarif untuk tahun kalender saat ini. Namun, tamu akan dikenakan tarif untuk tahun
kalender tinggal, yang kemungkinan akan meningkat sekitar 4% hingga 5%. Selain membayar tarif baru
untuk setiap malam tambahan, tamu harus membayar selisih antara jumlah setoran dan tarif baru untuk
malam pertama. Siapa pun yang menginginkan pengembalian dana harus membatalkan pemesanan
secara tertulis empat hari sebelum tanggal kedatangan yang dijadwalkan.

Pembatalan dapat dikirim melalui faks: Nomor faks ada di kop surat yang akan dicetak. Tempat parkir
terbatas. Orang-orang yang membawa motor besar, perahu, atau trailer kamp mungkin harus parkir di
area parkir utama daripada di kanan oleh kabin mereka. Semua kamar bergaya kabin dengan tiga hingga
empat kamar di setiap bangunan. Tidak ada kamar di pondok utama. Orang perlu berjalan dari kabin
mereka ke restoran, kecuali mereka memasak sendiri.

Baik Lakefront dan Mountainview Retreats memiliki dapur-ette dengan microwave, tetapi para tamu
harus membawa peralatan memasak, hidangan, persediaan, dan makanan mereka sendiri. Area kamar
tidur (dengan tempat tidur berukuran besar di Lakefront Retreats dan tempat tidur ukuran sedang di
Mountainview Retreats) memiliki pembatas geser yang dapat memisahkannya dari area duduk, yang
memiliki tempat tidur sofa.

Karena deposit membayar untuk malam pertama (dikurangi setiap kenaikan tarif kamar), kamar akan
diadakan terlepas dari waktu kedatangan. Waktu check-in adalah pukul 3 sore; ketersediaan kamar
sebelumnya tidak dapat dijamin. Waktu check-out adalah pukul 11 pagi. Semua kabin tidak merokok.
Merokok diizinkan di dek-dek di Lakefront Retreats atau serambi Retreat Mountainview. Tamu harus
menunjukkan surat konfirmasi saat check in.

a) Tulis surat formulir yang dapat digunakan untuk satu jenis kamar (baik Lakefront atau
Mountainview Retreat). Buat dalam bentuk form kurung persegi yang perlu diisi untuk setiap
tamu (misalnya, "tiba [tanggal kedatangan] dan berangkat [tanggal keberangkatan]").
b) Dengan menggunakan format modified-block, tulis surat kepada Stephanie Simpson, yang telah
memesan ruang retret Lakefront yang tiba 18 September dan berangkat 20 September. Kartu
kreditnya ditagih sebesar $ 183,75 ($ 175 ditambah pajak — tarif saat ini). Alamatnya adalah
3122 Ellis Street, Stevens Point, WI 54481

COMM6263 – Business Communication-R1

JAWABAN :

KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR HOTEL

Signal Mountain Lodge

Grand Teton National Park

Nama Arizal Nur Ardhi

No.Ktp 3670003423523052
Telp 0812 8112 1231
Pembayaran Kartu Kredit Rp.200.000
Tanggal Reservasi 12 Desember 2019
Nomer Konfirmasi 5455
Jenis Kamar Mountainview Retreat
Tanggal Tiba 15 Desember 2019
Tanggal Pergi 16 Desember 2019
Jakarta 12 desember 2019
Pemesan Kamar,

Arizal Nur Ardhi

Signal Mountain Lodge

Grand Teton National Park

Nomor : 1.B/V/18                                                               18 September

COMM6263 – Business Communication-R1

Lampiran: Pembayaran Kamar Hotel

Stephanie Simpson

3122 Ellis Street, Stevens Point, WI 54481

yang terhormat,

Terkait pembayaran kartu kredit kamar hotel,dengan ini kami kabarkan bahwa kepada
Stephanie Simpson, yang telah memesan ruang retret Lakefront yang tiba 18 September dan
berangkat 20 September.

Jumlah kartu kredit yang harus dilunasi sebesar $ 183,75 ($ 175 ditambah pajak — tarif
saat ini).

Selanjutnya kami sarankan agar segera dilunasi dan kami selaku hotel bisa segera
mengkonfirmasi secepatnya.

Demikian informasi ini kami berikan dan atas perhatianya kami selaku pihak hotel
mengucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Admin

Signal Mountain Lodge

Studi Kasus 3

Anda adalah direktur sumber daya manusia untuk divisi Midwest Kelly Green. Dua karyawan Anda
dituduh bersikap rasis terhadap pelanggan. Dalam surat pelanggan kepada Anda, dia menyatakan,

Hari ini saya mengunjungi toko pakaian Kelly Green Anda di pusat kota Chicago. Dalam hal yang
mungkin merupakan pengalaman paling mengganggu dalam hidup saya — dan saya adalah perawat
terdaftar berusia 45 tahun — panitera pria memutuskan untuk menyerang saya secara verbal,
mengatakan, “Saya sangat berharap Anda dapat berbicara bahasa Inggris” dan “Saya pikir seseorang
seperti Anda tidak dapat membeli barang dagangan kami."
Dia mengatakan ini segera setelah saya memasuki toko. Ketika saya mencoba blus sutra yang akan

COMM6263 – Business Communication-R1

 saya beli, saya mendengarnya di luar ruang ganti sambil bernyanyi, “Ching chong, ching chong.” Ada
juga seorang petugas wanita yang sedang bertugas, dan saya mendengar mereka berdua tertawa.
Saya telah berbelanja di toko Kelly Green selama dua tahun. Saya belum pernah melihat salah satu
karyawan sebelumnya, dan saya pasti tidak pernah diperlakukan seperti ini di masa lalu. Ketika
keluarga saya beremigrasi ke Amerika Serikat dari Filipina 60 tahun yang lalu, mereka bertemu
dengan prasangka, tetapi saya rasa mereka tidak dapat membayangkan bahwa di zaman sekarang
ini orang Amerika masih akan sangat gegabah terhadap orang Amerika lainnya.
Saya tidak menulis kepada Anda dengan harapan untuk dikompensasi atau untuk mengancam
gugatan. Saya hanya ingin Anda tahu bahwa Anda memiliki karyawan yang gagasan peradabannya
sangat cacat. Para panitera masih muda, dan saya harap Anda dapat menggunakan pengalaman ini
untuk mengajari mereka pemahaman yang lebih baik tentang martabat yang pantas diterima semua
orang.

Terima kasih.
Lila Oranto
P.S. Saya masih ingin berbelanja di Kelly Green, tetapi saya akan mengemudi sejauh 30 mil untuk
menghindari kembali ke toko itu.
Anda sangat terkejut membaca surat itu, dan keterkejutan Anda menjadi cemas ketika Anda
menemukan video pengawas yang dapat memberikan rekaman visual dari acara tersebut telah dihapus
secara anonim. Para pihak yang bersangkutan, seorang pria berusia 19 tahun dan yang lainnya seorang
wanita berusia 21 tahun, keduanya dipekerjakan pada waktu yang sama dan hanya satu bulan
sebelumnya. Tapi sudahpetugas laki-laki telah diperingatkan tentang datang ke tempat kerja terlambat
dua kali, dan petugas perempuan terlibat dalam pertengkaran dengan pelanggan selama kembali. Kelly
Green memiliki kebijakan yang kuat terhadap diskriminasi pelanggan serta karyawan, tetapi selain dari
kata pelanggan, Anda tidak memiliki bukti konklusif bahwa panitera bersikap tidak semestinya. Mereka
berdua menyangkal kejadian itu terjadi. Manajer yang biasanya akan berada di toko sedang dalam
perjalanan kembali dari membuat deposit sore di bank. Pada saat yang sama, Anda tidak melihat alasan
untuk tidak memercayai pelanggan Anda.Solusi Anda, meskipun tidak sempurna, adalah untuk
mendokumentasikan dugaan insiden di kedua pegawai, bersama dengan teguran kepada semua orang
yang bertugas hari itu untuk video pengawasan yang dihapus. Selain itu, Anda mewajibkan semua
karyawan di toko menghadiri pelatihan keragaman.

a) Tulis surat kepada Nona Oranto menjelaskan apa yang akan dilakukan.

JAWABAN:

Toko Kelly Green

Midwest
Chicago

Nomor  : 
12/BPB/X/2013                                                                                               
       18 Oktober 2013
Lamp : 1 lembar

COMM6263 – Business Communication-R1

Kepada : Nona Lila Oranto,Philipine

Hal              :  Balasan Pengaduan Pelayanan

Dengan hormat,

Surat Nona Lila Oranto yang kami terima tertanggal 18 Okober 2013 dengan
Nomor: 12/BPB/X/2013 perihal pengaduan Pelayanan, telah kami terima dengan
penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat tersebut, kami segera mengkoreksi dan memberikan

surap peringatan kepada pegawai Toko Kelly Green yang berlaku rasis dan
pelayanan yang tidak baik.kemudian saya mewajibkan semua karyawan di toko
menghadiri pelatihan keragaman agar,saya berjanji kejadian seperti ini tidak
terulang kembali.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas pelayanan yang kurang baik dan
kami akan lebih memperhatikan pelayanan kepada pelanggan selanjutnya agar
tidak terjadi kejadian serupa.

Kami juga berinisiatif dan Akan menggunakan pengalaman ini untuk mengajari mereka
pemahaman yang lebih baik tentang martabat yang pantas diterima semua orang.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

    Hormat kami,
   

Toko Kelly Green

      Direktur Sumber daya manusia
 

COMM6263 – Business Communication-R1