EXECUTION PLANNING WORKSHEET

NAMA PERUSAHAAN: Universitas Ciputra (HCM Department)

Visi Besar Terkait Bisnis

TARGET EKSEKUSI PADA SEMESTER INI (JANUARI - MEI 2020)

Jelaskan Palanning Eksekusi selama 1 semester ini (Januari - Mei 2020)
Planning jangan terlalu tinggi dan jangan terlalu rendah (Realistis Dicapai pada periode yang ditentukan)
1. Job Description departemen nonprodi tersedia dengan lengkap
2. Ada rekomendasi perbaikan sistem setelah didapatkan hasil analisis

PERIODE AKTIFITAS YANG DIRENCANAKAN

FEBRUARI
Minggu 1 Melakukan Pendataan title jabatan yang ada
untuk departemen-departemen nonprodi yang
ada di Universitas Ciputra

MINGGU 2 Menyusun skala prioritas untuk pembuatan

dokumen job description

Membuat acuan kerja dalam penyusunan job

desc sesuai dengan template yang telah ada

Mempelajari teori Job analysis / prinsip

penyusunan job description berdasarkan sumber
buku Human Resources and Personnel
Management (William B Werther)

MINGGU 3 Memperbaiki dokumen job description yang

telah tersedia dan menyesuaikan dengan job title
yang terbaru
MINGGU 4 Pembuatan dokumen job description mengacu
template yang telah ada dan sesuai dengan
prinsip penyusunan job description dari beberapa
literatur

Bimtek pembuatan dokumen job description

MARET
MINGGU 1 Pembuatan dokumen job description mengacu
template yang telah ada dan sesuai dengan
prinsip penyusunan job description dari beberapa
Bimtek
literaturpembuatan dokumen job description
MINGGU 2 Pembuatan dokumen job description mengacu
template yang telah ada dan sesuai dengan
prinsip penyusunan job description dari beberapa
literatur

Bimtek pembuatan dokumen job description

MINGGU 3 Pembuatan dokumen job description mengacu
template yang telah ada dan sesuai dengan
prinsip penyusunan job description dari beberapa
literatur

Bimtek pembuatan dokumen job description

MINGGU 4 Pembuatan dokumen job description mengacu
template yang telah ada dan sesuai dengan
prinsip penyusunan job description dari beberapa
literatur

Bimtek pembuatan dokumen job description

APRIL
MINGGU 1 Pengumpulan data analisis beban kerja (daftar
pertanyaan, wawancara & pengamatan langsung)

MINGGU 2 Pengumpulan data analisis beban kerja (daftar

pertanyaan, wawancara & pengamatan langsung)

MINGGU 3 Pengumpulan data analisis beban kerja (daftar

pertanyaan, wawancara & pengamatan langsung)

MINGGU 4 Pengolahan data analisis

MEI
MINGGU 1 Pengolahan data analisis & penyusunan laporan
MINGGU 2 Penyusunan & pelaporan hasil kepada atasan
icapai pada periode yang ditentukan)

TUJUAN YANG INGIN DICAPAI

Untuk mendapatkan data title jabatan tiap departemen

Tersusunnya timeline untuk penyelesaian job

description untuk departemen-departemen nonprodi
yang ada

Dokumen yang telah tersedia telah sesuai dengan job

title dan format yang terbaru
Tersedianya dokumen job description yang telah
diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing posisi

jabatan

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing posisi

jabatan

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing posisi

jabatan

Memperoleh hasil analisis beban kerja karyawan

Memperoleh hasil analisis beban kerja karyawan

Memberikan rekomendasi kepada pimpinan untuk
penerapan suatu sistem
 HASIL YANG DIHARAPKAN (SMART)

Daftar title jabatan yang ada di tiap departemen

(disebutkan title jabatannya
- HCM : 9 job title
- FA : 10 job title
- TLC : 5 job title
- MNA : 10 job title
- NNP :3 job title
- LPPM : 9 job title

- Template Matriks timeline penyelesaian job

description
- Matriks penyelesaian job description fix telah tersedia
berdasarkan Template yang telah disusun maksimal
akhir Februari 2020

Tersedia dokumen work instruction/ flow chart

penyusunan job desc maksimal akhir Februari 2020

Dokumen job description yang telah dilakukan

penyesuaian:
- BAA
- BMA
- PM
Dokumen job description untuk masing-masing job title
HCM

Dokumen job description untuk masing-masing job title

FA

Dokumen job description untuk masing-masing job title

MNA

Dokumen job description untuk masing-masing job title

NNP & TLC

Dokumen job description untuk masing-masing job title

LPPM

Dokumen job analysis HCM, PM, MNA

Dokumen job analysis MNA, NNP, FA

Dokumen job analysis NNP, TLC, LPPM

Data job analysis telah tersedia, dan siap diolah datanya

supaya dapat digunakan untuk penyusunan laporan

Data job analysis tersedia, sudah diolah dan disusun

menjadi laporan yang siap untuk diajukan ke pimpinan
Rekomendasi perbaikan sistem dipertimbangkan &/
disetujui
 PIHAK YANG TERLIBAT

TnD Officer

TnD Officer

TnD Officer
TnD Officer; responden HCM

perlu ada dokumentasi

TnD Officer; responden FA

TnD Officer; responden MNA

TnD Officer; responden TLC dan NNP

TnD Officer; responden LPPM

TnD Section Head; TnD Officer; responden

TnD Section Head; TnD Officer; responden

TnD Section Head; TnD Officer; responden

TnD Section Head; TnD Officer

TnD Section Head; TnD Officer

Head HCM, Staff HCM
Topik teori:
Tim manajemen lintas departemen
Pengelolaan tim kerja lintas departemen
EXECUTION PLANNING WORKSHEET

NAMA PERUSAHAAN: Universitas Ciputra (HCM Department)

Visi Besar Terkait Bisnis

TARGET EKSEKUSI PADA SEMESTER INI (JANUARI - MEI 2020)

Jelaskan Planning Eksekusi selama 1 semester ini (Januari - Mei 2020)
Planning jangan terlalu tinggi dan jangan terlalu rendah (Realistis Dicapai pada periode yang ditentukan)
1. Job Description departemen nonprodi tersedia dengan lengkap
2. Ada rekomendasi perbaikan sistem setelah didapatkan hasil analisis

PERIODE AKTIFITAS YANG DIRENCANAKAN

FEBRUARI
Minggu 1 Melakukan Pendataan title jabatan yang ada
untuk departemen-departemen nonprodi
yang ada di Universitas Ciputra

MINGGU 2 Menyusun skala prioritas untuk pembuatan

dokumen job description

Membuat acuan kerja dalam penyusunan job

desc sesuai dengan template yang telah ada

Mempelajari teori Job analysis / prinsip

penyusunan job description

MINGGU 3 Memperbaiki dokumen job description yang

telah tersedia dan menyesuaikan dengan job
title yang terbaru
MINGGU 4 Pembuatan dokumen job description

Bimtek pembuatan dokumen job description

MARET
MINGGU 1 Pembuatan dokumen job description

Bimtek pembuatan dokumen job description

MINGGU 2 Pembuatan dokumen job description

Bimtek pembuatan dokumen job description

MINGGU 3 Pembuatan dokumen job description

Bimtek pembuatan dokumen job description

MINGGU 4 Pembuatan dokumen job description

Bimtek pembuatan dokumen job description

APRIL
MINGGU 1 Pengumpulan data analisis beban kerja
(daftar pertanyaan, wawancara &
pengamatan langsung)

MINGGU 2 Pengumpulan data analisis beban kerja

(daftar pertanyaan, wawancara &
pengamatan langsung)

MINGGU 3 Pengumpulan data analisis beban kerja

(daftar pertanyaan, wawancara &
pengamatan langsung)

MINGGU 4 Pengolahan data analisis

MEI
MINGGU 1 Pengolahan data analisis & penyusunan
laporan
MINGGU 2 Penyusunan & pelaporan hasil kepada atasan
iode yang ditentukan)

TUJUAN YANG INGIN DICAPAI

Untuk mendapatkan data title jabatan tiap

departemen

Tersusunnya timeline untuk penyelesaian job

description untuk departemen-departemen
nonprodi yang ada

Dokumen yang telah tersedia telah sesuai dengan

job title dan format yang terbaru
Tersedianya dokumen job description yang telah
diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Tersedianya dokumen job description yang telah

diregister

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing

posisi jabatan

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing

posisi jabatan

Mengetahui beban kerja untuk masing-masing

posisi jabatan

Memperoleh hasil analisis beban kerja karyawan

Memperoleh hasil analisis beban kerja karyawan

Memberikan rekomendasi kepada pimpinan untuk
penerapan suatu sistem
 HASIL YANG DIHARAPKAN (SMART) PIHAK YANG TERLIBAT

Daftar title jabatan yang ada di tiap departemen TnD Officer

(disebutkan title jabatannya
- HCM : 9 job title
- FA : 10 job title
- TLC : 5 job title
- MNA : 10 job title
- NNP :3 job title
- LPPM : 9 job title

- Template Matriks timeline penyelesaian job TnD Officer

description
- Matriks penyelesaian job description telah tersedia
berdasarkan Template yang telah disusun

Ada dokumen work instruction/ flow chart

penyusunan job desc

Dokumen job description yang telah dilakukan TnD Officer

penyesuaian:
- BAA
- BMA
- PM
Dokumen job description untuk masing-masing job TnD Officer; responden HCM
title HCM

Dokumen job description untuk masing-masing job TnD Officer; responden FA

title FA

Dokumen job description untuk masing-masing job TnD Officer; responden MNA
title MNA

Dokumen job description untuk masing-masing job TnD Officer; responden TLC dan NNP
title NNP & TLC

Dokumen job description untuk masing-masing job TnD Officer; responden LPPM
title LPPM

Dokumen job analysis HCM, PM, MNA TnD Section Head; TnD Officer; responden

Dokumen job analysis MNA, NNP, FA TnD Section Head; TnD Officer; responden

Dokumen job analysis NNP, TLC, LPPM TnD Section Head; TnD Officer; responden

Data job analysis telah tersedia, dan siap diolah TnD Section Head; TnD Officer
datanya supaya dapat digunakan untuk penyusunan
laporan

Data job analysis tersedia, sudah diolah dan disusun TnD Section Head; TnD Officer
menjadi laporan yang siap untuk diajukan ke
pimpinan
Rekomendasi perbaikan sistem dipertimbangkan &/ Head HCM, Staff HCM
disetujui
 KETERANGAN

Telah di collect data dari

HCM & QA department.
Berdasarkan data struktur
organisasi departemen

Telah Selesai di sheet

matriks kerja

Mempelajari teori
berdasarkan sumber buku
Human Resources and
Personnel Management
(William B Werther)
Telah Selesai, masih belum
verifikasi. Rencana verifikasi
setelah semua dokumen
draft telah selesai
Materi yang lebih efektif dlm penyusunan dokumen tsb
Materi komunikasi efektif --> pelajari utk mengkomunikasikan dgn orang lain
informasi benefit --> bisa dgn cara positif dan bisa dgn cara negatif
langkah2 komunikasi antar lintas dept
langkah2 komunikasi lintAS DEPT KONFIRMASI DGN BU MIEKE, BAWA KONTEKS PENGGAGASNYA ADALAH
TIPS2 NYA BAGAIMANA DARI 2 PERSPEKTIF DARI BU MIEKE DAN 1 ORANG LAGI

PPT UTS DEFINISI REFERENSI DARI TEORI2 yang sudah dituliskan di topik elearn dan digabungkan dengan
TEKS PENGGAGASNYA ADALAH PELAKSANA

arn dan digabungkan dengan wawancara dari ekspert

MATRIKS PENYELESAIAN JOB DESC NON PRODI

No Aktifitas
1 2 3

Perbaikan dokumen job desc yang telah ada sebelumnya:

- BAA
1
- BMA
- PM

Pembuatan Dokumen job description untuk masing-masing

job title HCM:
- Head HCM
2 - Personnel Section Head
- Training & Development Section Head & Officer
- Compensation & benefit section head & officer
- Lecturer Career Development section head & officer

Pembuatan Dokumen job description untuk masing-masing

job title FA:
- Head, FA
3
- AR section head; AR officer; Collection officer
- AP section head; cashier; AP officer; tax & accounting
officer; AP staff; administration staff

Pembuatan Dokumen job description untuk masing-masing

job title MNA:
- Head MNA
4
- Vice head marketing admission sby; makassar
- student admission section head; public communication;
social media specialist; student counselor staff

Pembuatan Dokumen job description untuk masing-masing

job title NNP & TLC
- Head NNP
- International relationship officer
5 - career center officer
- Head TLC
- Learning multimedia specialist
- education specialist
- digital learning specialist
- teaching & learning project specialist
 Pembuatan Dokumen job description untuk masing-masing
job title LPPM:
- Head LPPM
6 - administration staff
- intellectual property section head & officer
- LPPM section head; research officer; community
development; community development
- LPPM executor

7 Melakukan job analysis HCM, PM, MNA

8 Melakukan job analysis MNA, NNP, FA
9 Melakukan job analysis NNP, TLC, LPPM
10 Mengolah data analisis
11 Menyusun laporan
12 Rekomendasi perbaikan ke atasan
 Target Penyelesaian (minggu ke-)
4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14
Pra penyusunan dengan departemen2 lain
1. Mencari literatur contoh-contoh jobdesc perusahaan lain
2. Mencari literatur requirement untuk masing-masing jobdes yang bisa digunakan untuk materi penyusunan
3.

Penyusunan jobdesc
1. Mengumpulkan dokumen yang diperlukan untuk penyusunan jobdesk (dokumen renstra departemen, rubrik dep
2. Menyusun jobdes berdasarkan rubrik individu yang disesuaikan dengan rubrik departemen
3. Diskusi jobdes dengan atasan masing-masing untuk kesesuaian jobdes yang telah disusun
4.
uk materi penyusunan

nstra departemen, rubrik departemen, rubrik individu, template jobdesk)

AKTIFITAS MINGGU 1

AKTIFITAS MINGGU 2

AKTIFITAS MINGGU 3
AKTIFITAS MINGGU 4
AKTIFITAS MINGGU 5
KONFIRMASI ACTION PLAN YANG SUDAH DISUSUN PADA EP1
(TANYAKAN MANA YANG CONFIRM; MANA YANG AKAN DIJALANKAN)
KONTRAK PERSETUJUAN ACTION PLAN 1 SEMESTER + MENERIMA LAPORAN REALISASI MINGGU 1
(KALAU TIDAK JALAN; LAKUKAN KONSELING; MENTORING; COACHING).
INVENTARISASI KEBUTUHAN DIBEKALI DI ASPEK APA TERKAIT BISNIS
MENTORING & MEMBERI MATERI YANG DIBUTUHKAN
MENTORING & MEMBERI MATERI YANG DIBUTUHKAN
TOPIK UMUM UNTUK START UP
 TUGAS MHS
MHS MELAKUKAN REVISI YANG SESUAI
COBA REALISASI MINGGU 1
MEMBAWA ACTION PLAN FIX YANG AKAN DIEKSEKUSI
DAN LAPORAN REALISASI SEMINGGU

LAPORAN (MELALUI SEP; WA) DAN MENTORING

LAPORAN (MELALUI SEP; WA) DAN MENTORING

 TUGAS DOSEN

MENYIAPKAN KUESIONER UTK IDENTIFIKASI KEBUTUHAN MHS

MENYIAPKAN MATERI & KUNJUNGAN

MENCARI PEMBICARA