Memahami Context of Organization dalam ISO

9001:2015
by Rendi Mahendra | posted in: Article | 1

Dalam salah satu persyaratan  ISO 9001:2015 terdapat beberapa hal yang baru jika dibandingkan dengan
versi lamanya (ISO 9001:2008), salah satunya adalah “Context of the Organization“ yang diterangkan
dalam klausul 4. Pertanyaannya mengapa hal ini dijadikan persyaratan utama yang pertama? Dan mengapa
hal ini menjadi salah satu konsep fundamental dalam Quality Management Sysytem? Apakah ini penting?
Apakah sebetulnya “Context of the Organization.“ Mengapa Perusahaan harus memahaminya? Dan bagai
mana implementasinya dalam sistem manajemen Perusahan?

Untuk memahaminya kita harus melihat bagaimana “Context of the Organization“ itu didefiniskan.
Sebagaimana diterangkan dalam ISO 9000:2015 klausul 3.2.2 Context of the organization adalah
combination of internal and external issues that can have an effect on an organization’s approach to
developing and achieving its objectives. Dari pengertian ini dapat dikatakan bahwa “Context of the
Organization“ merupakan issues atau faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dalam membangun dan
mencapai tujuannya. Hal ini tersirat pengertian bahwa dalam pengambilan keputusan, dalam hal ini adalah
menentukan tujuan sistem manajemen mutu, perusahaan harus berlandaskan suatu bukti, data dan fakta
yang ada. Hal ini sesuai dengan salah satu Prinsip Manajemen Mutu yaitu “Evidence-based decision
making” yang berarti “Decisions based on the analysis and evaluation of data and information are more
likely to produce.”

Dalam ISO 9000:2015 diterangkan bahwa “Understanding the context of the organization is a process.
This process determines factors which influence the organization’s purpose, objectives and sustainability.”
Dan juga disebutkan dalam standar  “The organization shall monitor and review information about these
external and internal issues.” Sehingga jelas bahwa ini adalah suatu proses yang berkelanjutan dengan
selalu memantau dan meninjau informasi terkait faktor internal dan eksternal tersebut. Dan dapat dipahami
juga dengan disebutnya sebagai “informasi” maka perlu dipertimbangkan (baca: tidak diwajibkan) untuk
didokumentasikan sebagai mana dipersyaratkan standar sesuai klausul 7.5. Documented Information. Lalu
kapan pemantauan dan penijauannya dilakukan? Maka dapat dilihat pada Klausul 9.3.2  Management
Review Input, bahwa perubahan dari “Context of the Organization“ merupakan salah satu input atau
agenda yang harus dibahas dalam management review.

Dari penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan “Context of the Organization“ dalam Sistem
Manajemen Mutu adalah faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan/penetapan visi, misi, kebijakan dan
tujuan Perusahaan dan pencapaiannya. Di mana faktor-faktor tersebut dapat digunakan sebagai bukti
obyektif (evidence) bagaimana visi, misi dan tujuan Perusahaan telah ditetapkan dan direncanakan
pencapaiannya. Dijelaskan juga bahwa faktor-faktor tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu
faktor eksternal dan faktor internal. Faktor internal antara lain disebutkan dalam standar adalah values,
culture, knowledge and performance of the organization termasuk didalamnya kebijakan, prosedur, proses,
formulir (templete), lessons learned dan internal capability. Sementara untuk faktor eksternal adalah antara
lain legal, technological, competitive, market, cultural, social and economic environments.
Persyaratan standar mewajibkan perusahaan memahami “Context of the Organization“ dalam arti
menetapkan, memonitor dan meninjau kembali informasi terkait faktor-faktor yang mempengaruhi
maksud, tujuan dan keberlangsungan hidup perusahaan.

Setelah pengertian “Context of the Organization“ dapat dipahami, maka pertanyaan berikutnya untuk apa
kita memahami “Context of the Organization“? Sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2015 bahwa
“Context of the Organization“ digunakan pada saat tahapan Plan, yaitu penetapan Scope of QMS (4.3),
Quality Policy dan Quality Objectives (5.1) serta perencanaan/planning (6.1.1). Dalam proses perencanaan
sistem manajemen mutu maka peran “Context of the Organization“ dapat digambarkan sebagaimana pada
Gambar 1.

Gambar 1. Tahapan Planning pada QMS berdasarkan ISO 9001:2015

Dari Gambar 1 terlihat bahwa titik awal pada tahapan perencanaan adalah pemahaman terhadap “Context
of the Organization“. Disini dapat dilihat betapa pentingnya pemahaman terhadap “Context of the
Organization,“ karena dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi QMS dan apa yang
diharapkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap QMS dapat mempermudah Perusahaan
menentukan tujuan dan mengidentifikasikan peluang pengembangan QMS Perusahaan.

Informasi terkait “Context of the Organization“ dalam implementasinya dapat disajikan dalam beberapa
model atau metodologi, seperti SWOT matrix. Analisis SWOT adalah metode perencanaan yang digunakan
untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman
(threats) dalam suatu bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths,
weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari bisnis
dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan
tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang
mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT (Gambar 2), di
mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari
peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah
keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths)
mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan
(weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman
baru.
Gambar 2. SWOT Matrix

Saat ini selain SWOT Matrix di atas dapat juga informasi “Context of the Organization“ disajikan dengan
SOAR Framework yang dipopulerkan oleh David Cooperrider (2003). Di mana pada SOAR Framework
informasi “Context of the Organization“ (4.1) dapat diintegrasikan dengan informasi mengenai “the needs
and expectations of interested parties” (4.2). Model SOAR mengubah analisis SWOT, yang sudah sangat
mapan, dalam hal faktor-faktor kekurangan (weakness) internal organisasi serta ancaman (threats) eksternal
yang dihadapinya ke dalam faktor-faktor aspirasi (aspiration) yang dimiliki perusahaan serta hasil (results)
terukur yang ingin dicapai. Model analisis ini beranggapan bahwa faktor kekurangan dan ancaman dapat
memunculkan perasaan negatif bagi para anggota organisasi, sehingga menurunkan motivasi mereka untuk
berbuat yang terbaik.

Gambar 3. SOAR Matrix

Dari analisis SOAR dapat digunakan sebagai dasar dalam menyusun QMS, Quality Policy, Quality
Objectives, Quaity Risk (and opportunity) dan Quality Plan (and Change Management Plan). Di mana
informasi yang terdapat dalam analisis SOAR ini akan selalu dimonitoring dan ditinjau kesesuaiannya
dalam Tinjauan Manajemen sebagai pertimbangan dalam menentukan perbaikan secara berkelanjutan dari
Sistem Manajemen Mutu berbasiskan ISO 9001:20015.
Saran dalam pendokumentasian informasi terkait “Context of the Organization“ ini dapat dijadikan satu
dalam Quality Plan, sehingga struktur dari Quality Plan Perusahaan adalah sebagai berikut (contoh):

1. Title
2. Review, Approval and Revision
3. Table of Contents
4. Quality Plan Input
o The Context of Organization (SWOT/SOAR Matrix) (lihat klausul 4.1)
o The Needs and Expectation of Interested Parties (Stakeholder Matrix) (lihat klausul 4.2)
o The Scop of QMS (lihat klausul 4.3)
o The QMS Process Mapping (lihatklausul 4.4)
5. Quality Commitment
o Quality Leadership Program (lihat klausul 5.1)
o Quality Policy (lihat klausul 5.2)
o Role and Responsibles (lihat klausul 5.3)
6. Quality Objectives dan Strategi Pencapaiannya
o Quality Objectives (lihat klausul 6.2)
o Risk and Opportunity Register (lihat klausul 6.1)
o Change Management Plan (lihat klausul 6.3)
7. Resourcess
o Resource Breakdown Structure (lihat klausul 7.1)
o Competency Matrix (lihat klausul 7.2)
o Awareness Program (lihat klausul 7.3)
o Communication Management Plan (lihat klausul 7.4)
o Documented Information Register (lihat klausul 7.5)
8. Operational Quality Plan (lihat klausul 8)
9. Performance Management Plan (lihat klausul 9)
10. Continues Improvement Plan (lihat klausul 10)

Demikianlah penjelasan tentantang “Context of the Organization“ Quality Management System

berdasarkan ISO 9001:2015, semoga dapat membantu dalam pemahaman dan penerpannya dalam
Perusahaan pembaca sekalian.

Penulis: Ahmad Riyandi, SE, MM – Proxsis Productivity and Quality Solution Leader