Disusun oleh:
Nama : Khusnul Khotimah, ST
NIP : 199410132019022008
Golongan : IIIa
Jabatan : Penguji Laboratorium Tanah, Aspal dan
Beton
Unit Kerja : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
dan Cipta Karya Provinsi Jawa Tengah
i
PRAKATA
iii
8. Teman peserta diklat administrasi dasar angkatan I atas dukungan
dan semangatnya.
9. Pihak-pihak lain yang telah membantu dan penulis tidak dapat
menyebutkan satu persatu.
Penulis sadar bahwa makalah administrasi dasar ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karenanya penulis berharap masukan dan saran
dari berbagai pihak untuk membuat makalah menjadi lebih baik, serta
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang
membutuhkan.
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………………………… ii
PRAKATA ………………………………………..…………………………………….. iii
DAFTAR ISI …………………………………......…………………………………….. v
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………….....……. vi
LAMPIRAN ……………………………………………………………………….……..
v
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014, Aparatur Sipil Negara
(ASN) merupakan profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan
perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Seorang Pegawai Negeri
Sipil (PNS) mempunyai 3 tugas utama, yaitu: melaksanakan kebijakan publik yang
dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan
berkualitas, serta mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik
Indonesia (NKRI). Untuk meningkatkan kompetensi Aparatur Sipil Negara,
dibutuhkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan, dan sikap yang profesional dalam
melaksanakan setiap tugas dan tanggung jawab. Dalam membentuk karakter dan
memberikan pelayanan publik yang berkualitas kepada masyarakat, seorang
pegawai negeri sipil (PNS), seharusnya memahami administrasi dasar sesuai bidang
tugas masing-masing.
Kompetensi yang perlu dikembangkan terkait administrasi dasar yaitu
meliputi Penyusunan Naskah Dinas, Pengelolaan Kearsipan, Pelayanan Prima, dasar
Penyusunan SOP, Perencanaan Pembangunan, Penata Usahaan Keuangan Daerah,
dan Komunikasi Efektif. Berdasarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor
10 Tahun 2018 Kompetensi Teknis adalah pengetahuan, keterampilan, dan
sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan yang spesifik
berkaitan dengan bidang teknis Jabatan.
Wujud pelaksanaan pelayanan publik PNS pada unit kerja peserta yaitu Balai
Pengujian dan Peralatan (BP2). BP2 yang merupakan salah satu Unit Pelaksana
Teknis yang berada di bawah naungan Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi
Jawa Tengah yang mempunyai peran dalam melakukan Jasa pengujian
laboratorium yang tepat, cepat dan berkualitas untuk mendukung terwujudnya
permukiman yang sehat, aman, dinamis, seimbang dan produktif sesuai dengan
persyaratan teknis. Peran tersebut dilakukan guna menjamin dan menyediakan
dukungan pengelolaan kehandalan mutu prasarana permukiman dalam rangka
peningkatan kualitas lingkungan.
1
Berawal dari permasalahan yang ada dalam menjalankan tupoksi pada unit
kerja peserta, timbulah proses berpikir yang kemudian memunculkan gagasan untuk
melakukan pemahaman dan pelaksanaan administrasi dasar, baik dalam perbaikan
pelayanan kepada pelanggan, perbaikan proses dalam penyelenggaraan pelayanan,
dan peningkatan kompetensi SDM di Balai Pengujian dan Peralatan.
B. Tujuan
Tujuan pelaksanaan kurikulum administrasi dasar adalah sebagai berikut.
1. Memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan teknis bidang administrasi
dasar.
2. Mempunyai kompetensi untuk menjalankan tugas secara tertib administrasi,
tertib hukum dan tertib layanan.
3. Mempunyai wawasan dan karakteristik sesuai dengan budaya Jawa Tengah
C. Manfaat
Pelaksanaan kurikulum administrsi dasar mempunyai manfaat. Dengan
pelaksanaan ini diharapkan Pegawai Negeri Sipil di Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah mempunyai kompetensi untuk meningkatkan pelayanan publik yang murah,
mudah, cepat, transparan dan terintegrasi, dan akuntabel melalui pengetahuan dan
kecakapan terkait administrasi dasar sesuai tugas dan fungsinya.
2
BAB II
PELAKSANAAN ADMINISTRASI DASAR
3
7. Menyusun laporan penyelenggaraan kegiatan sosialisasi pengendalian
mutu
8. Menyusun laporan penyelenggaraan pelatihan internal
9. Membantu pelaksanaan kegiatan sosialisasi pengendalian mutu air dan
lingkungan
10. Membantu melaksanakan pengadministrasian dokumen pengujian
laboratorium mutu air dan lingkungan
11. Membuat dan mengolah perhitungan Survei Kepuasan Masyarakat
12. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.
B. Pelaksanaan
Kurikulum administrasi dasar yang dilaksanakan sesuai bidang tugas
peserta yaitu sebagai berikut.
1. Pelayanan Publik yang Dilakukan
Pada bidang tugas peserta disebutkan bahwa peserta mempunyai
tugas membantu pelayanan pendaftaran online pengujian melalui aplikasi
Silakon Bangjali. Pelayanan publik yang dilakukan yaitu mendampingi
pelanggan ketika melakukan pengisian permohonan pengujian di aplikasi
Silakon Bangjali https://silakon.dpubinmarcipka.jatengprov.go.id. Berikut ini
adalah tampilan beranda pada aplikasi silakon Bangjali.
4
Setelah klik Ajukan Pengujian, maka pelanggan harus mengisi isian seperti
berikut. Ada kalanya pelanggan belum megetahui cara pengisiannya, sehingga
peserta membantu proses tersebut. Selanjutnya peserta melakukan persetujuan
sehingga permohonan memperoleh kode uji. Berikut ini form yang perlu diisi oleh
pelanggan.
Gambar 2.2 Form Isian Pendaftaran Pengujian pada Aplikasi Silakon Bangjali
5
2. SOP yang digunakan
Pada tugas dan fungsi peserta terdapat uraian tugas membantu
melaksanakan pelayanan teknis pengujian laboratorium konstruksi, mutu
air dan lingkungan. Untuk melaksanakan tugas tersebut ada Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang harus dijalankan. SOP pelayanan
pengujian sesuai dengan Dokumen Prosedur Kerja dengan Kode Dokumen
PK-BP2-4.4.
Prosedur Pelayanan pengujian di Balai Pengujian dan Peralatan Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga dan Cipta Karya Provinsi Jawa Tengah, yaitu
sebagai berikut.
a. Pelanggan mengajukan permohonan pengujian dengan mengisi
Permintaan Pengujian pada aplikasi Sistem Pelayanan Laboratorium
Konstruksi Bangunan Gedung, Jalan dan Lingkungan (SILAKON
BANGJALI) https://silakon.dpubinmarcipka.jatengprov.go.id dan
melampirkan Surat Permohonan.
b. Petugas administrasi meregistrasi permintaan pengujian pada
aplikasi dan menyerahkan print out permintaan pengujian kepada
pelanggan.
c. Petugas penerima contoh menyerahkan print out permintaan
pengujian kepada Koordinator Teknis untuk dilakukan Kaji Ulang
Permintaan Pengujian.
d. Pelanggan melakukan pembayaran di petugas administrasi dan
mendapat bukti pembayaran.
e. Kepala Laboratorium Pengujian BP2 memberikan disposisi kepada
Koordinator Teknis untuk ditindaklanjuti.
f. Setiap permintaan pengujian dibuatkan Surat Perjanjian apabila
biaya diatas Rp. 5 juta.
g. Koordinator Teknik memberikan Rincian Uji didalam Surat Perintah
Uji, ditentukan petugas teknisinya, jenis pengujian dan ditentukan
waktu atau lama pengujian sesuai dengan standart yang berlaku.
h. Koordinator Teknis memerintahkan kepada petugas penerima contoh
uji untuk mengidentifikasi dan memberi label contoh uji sebelum
contoh diuji oleh teknisi.
i. Pelaksanaan pengujian dilaksanakan sesuai dengan standart yang
6
berlaku dan atau Instruksi Kerja yang ditetapkan.
j. Hasil pengujian direkam dalam log book dan lembar kerja.
k. Pemeriksaan perhitungan dan evaluasi setiap pengujian sesuai
dengan Instruksi Kerja.
l. Petugas uji menyerahkan lembar kerja hasil uji kepada Koordinator
Teknis untuk ditandatangani, dilanjutkan ke bagian administrasi.
m. Petugas Pembuat Sertifikat melakukan pengetikan Sertifikat Hasil Uji
(SHU), penggandaan dan pengesahan oleh Kepala Laboratorium
Pengujian BP2 Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Jawa Tengah.
n. Staf Administrasi menyampaikan SHU kepada pelanggan, setelah
menunjukkan bukti pembayaran.
7
4. Bagimana Komunikasi Efektif Dilakukan
Komunikasi dikatakan efektif atau berhasil adalah apabila pesan yang
disampaikan komunikator itu dapat diterima, adanya saling pengertian
sesuai dengan apa yang diharapkan dan diinginkan komunikator serta
dapat mengubah sikap komunikan. Berikut ini implementasi komunikasi
efektif yang peserta dilakukan.
8
5. Bagiamana Keterkaitan dengan Perencanaan Pembangunan
Tugas peserta diantaranya yaitu menyusun laporan penyelenggaraan
kegiatan sosialisasi pengendalian mutu. Sosialisasi pengendalian mutu
merupakan salah satu indikator kinerja pada RKA SKPD yang mengacu
Rencana Strategis 2019-2023. Dengan sosialisasi ini diharapkan semakin
banyak Penyedia Jasa yang memahami Pengendalian Mutu Konstruksi
yang dipersyaratkan sesuai spesifikasi teknis dan standar pemerintah
terkait pengujian.
Tabel 2.1 Indikator dan Tolok Ukur Kinerja berdasarkan RKA SKPD
mengacu Rencana Kerja 2019-2023
Indikator Tolok Ukur Kinerja Target Kinerja
9
7. Naskah dinas apa yang Sudah Dibuat
Selama proses pengembangan kompetensi bidang administrasi dasar
yang berlangsung di instansi, peserta membuat beberapa naskah dinas.
Naskah dinas yang dibuat yaitu sebagai berikut.
a. Sertifikat Hasil Uji
Pengetikan Sertifikat Hasil Uji dilakukan di Ruang Data. Dasar
pengetikan dari Lembar Kerja hasil Pengujian yang telah dilakukan
oleh teknisi di laboratorium, baik laboratorium Tanah (Geoteknik),
laboratorium Bahan Bangunan, Laboratorium Aspal, dan Laboratorium
Mutu Air dan Lingkungan.
Lembar kerja yang akan dibuat sertifikatnya, didaftarkan untuk
memperoleh nomor sertifikat.
b. Lembar Disposisi
Pembuatan Lembar disposisi didasarkan pada permohonan
pengujian dari pelanggan.
c. Surat jawaban atas permintaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik
Indonesia Perwakilan Provinsi Jawa Tengah.
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan
Provinsi Jawa Tengah mengirim surat permohonan permintaan Hasil
Uji Laboratorium. Peserta mendapat tugas dari pimpinan untuk
membuat surat jawaban atas permintaan tersebut, serta menyiapkan
bukti pendukung yang diperlukan.
Dalam membuat surat jawaban, langkah yang dilakukan yaitu
sebagai berikut.
1. Meminta nomor surat kepada bagian administrasi
2. Mengumpukan lampiran pendukung yang diperlukan
3. Membuat draft surat jawaban berdasarkan surat yang masuk
4. Mengajukan draft berserta lampiran kepada atasan.
5. Merevisi surat jawaban berdasarkan koreksi dari atasan
6. Meminta paraf kepada atasan
7. Mengajukan surat kepada Sekretaris Kepala Balai Pengujian dan
Peralatan
8. Mengarsipkan melalui media elekronik dengan cara dipindai.
10
8. Bagaimana Pengelolaan Arsipnya
Peserta mendapatkan tugas membantu melaksanakan
pengadministrasian dokumen pengujian laboratorium mutu air dan
lingkungan. Pengadimistrasian yang dilakukan peserta yaitu mengarsipkan
Sertifikat Hasil Uji (SHU) di unit pengolah.
11
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Setelah selesainya pelaksanaan diklat administrasi dasar ini, dapat diambil
beberapa simpulan, yaitu sebagai berikut.
1. Terlaksananya pengembangan kompetensi peserta bidang administrasi
dasar.
2. Implementasi kompetensi dalam pelaksanaan bidang tugas di instansi
3. Terlatih dalam membentuk karakteristik sesuai dengan budaya Jawa
Tengah.
B. Saran
Berdasarkan pembahasan dan simpulan tersebut, saran yang dapat diberikan
adalah sebagai berikut.
1. Mawas diri diperlukan supaya kegiatan yang telah dilakukan tetap sesuai
dengan prosedur dalam upaya terciptanya pelayanan prima kepada
masyarakat.
2. Perlu adanya evaluasi dari atasan serta masukan dari rekan sejawat terkait
pelaksanaan kompetensi administrasi dasar, sehingga kedepan menjadi
lebih baik.
C. Rencana Aksi
Terlaksananya diklat aministrasi dasar ini merupakan upaya supaya
peserta dapat memiliki pengetahuan, sikap, dan keterampilan teknis bidang
administrasi dasar. Oleh karena itu, rencana aksi yang dapat dilakukan
kedepannya adalah sebagai berikut.
1. Tugas yang juga menjadi tanggungjawab peserta yaitu membuat laporan
pelatihan internal. Rencana Aksi yang dapat dilakukan kedepan yaitu
dengan menyisipkan materi bidang administrasi dasar, sehingga terjadi
penyegaran terkait bidang administrasi dasar tersebut.
2. Membuat pengelolan arsip di Seksi Pengujian Mutu lebih baik dengan
memberikan kode urut supaya mudah dalam mengidentifikasi. Hal ini sesuai
dengan tugas peserta yaitu membantu melaksanakan pengadministrasian
dokumen pengujian laboratorium mutu air dan lingkungan.
12
DAFTAR PUSTAKA
vi