SIKLUS PEMBELIAN

Author: Chandra Wahyu WicaksonoGenre:

Rating

A.    Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:

1.     Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali
melalui observasi catatan persediaan.
2.     Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat
pesanan pembelian.
3.      Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
4.      Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6.      Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.
B. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :

         Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya
untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
         Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada
petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian
yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang
yang diperlukan oleh perusahaan.
         Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang
dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
         Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan
mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang
untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
         Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai
catatan utang.
         Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
C.     Fungsi
Dalam sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan
penerimaan barang yang dibeli.
Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :
o   Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies
seperti supplies kantor,dll.
o   Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.
o   Pembelian perlengkapan pengepakan.
o   Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
o   Memelihara hubungan dengan pemasok.
D. Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1.   Surat permintaan pembelian
 Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut
dalam surat permintaan pembelian.
2.   Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak
bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.
3.   Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.   Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima
dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum
dalam surat order pembelian.
5.   Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya
perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat
perubahan order pembelian.
6.   Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen
ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
E. Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1.      Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2.      Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3.      Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure
buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4.      Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
F.      Prosedur Pembelian tunai dan kredit :
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian
yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan
gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
  Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi pembelian.
  Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
  Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.
  Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
  Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
  Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
  Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
  Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok
tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
 Diagram alir untuk proses Pembelian tunai
1.      Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.
2.      Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke
bagian pembelian dan satunya di arsip.
3.      Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH).
4.      SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.
5.      Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1
dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.
6.      Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat
Order Pembelian (SOP) rangkap 3
7.      SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip.
8.      Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian
penerimaan.
9.      Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang
dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1
diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.
10.  Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang
(KG). 

http://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/siklus-pembelian.html
TRANSAKSI PEMBELIAN KREDIT:
1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat
Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar  1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan
lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP
lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH
tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian
Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk
mendapat persetujuan.
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui  dikirimkan
kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order
Pembelian) rangkap  4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke
Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan
sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier
membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian
Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian,
faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP
lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-
1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian
Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari
Bagian Gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2,
Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar
pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.