LECTURE NOTES

Use Cases

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes :

LO 4: Draw the User Business Process Using Use Case Diagram

OUTLINE MATERI :
1. Use Cases and User Goals
2. Use Cases and Event Decomposition
3. Use Cases and CRUD
4. Use Case Diagrams

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 ISI MATERI

1. Use Cases and User Goals

User Goals Technique  pendekatan untuk mendeskipsikan use case dengan
menentukan tujuan spesifik yang dilakukan user pada saat menggunakan system.
Langkah – Langkah dalam User Goals Techniques :
1. mengindentifikasi semua user yang terlibat
2. mengklasifikasikan user berdasarkan functional role
3. mengklasifikasikan user berdasarkan orhganizational level
4. wawancara user untuk menghasilkan daftar tujuan
5. membuat daftar use case berdasarkan setiap jenis user
6. koreksi jika ada duplikasi user
7. mengindentifikasi mengapa dan kapan user yang berbeda bisa dalam
suatu use case yang sama
8. mereview kembali daftar yang telah di buat

2. Use Cases and Event Decomposition

Salah satu teknik yang dapat diandalkan untuk mengidentifikasi use cases adalah
dengan menggunakan event decomposition techniques. Event decomposition technique
merupakan sebuah teknik untuk mengidentifikasi use cases dengan menentukan external
business events apa saja yang terjadi dan bagaimana sistem harus meresponnya. Event
decomposition technique dimulai dengan mengidentifikasi semua business events yang
dapat mengakibatkan sistem informasi merespon terhadapnya, dimana nantinya setiap
event akan berujung pada sebuah use case.
Memulai dengan business events membantu analyst untuk mendefinisikan use
case pada tingkat yang cukup detil. Perhatikan contoh berikut. Seorang system analyst
yang pertama dapat mengidentifikasi sebuah use case sebagai “typing in a customer name
on a form”. Analyst yang kedua dapat mengidentifikasi sebuah use cases sebagai sebuah
keseluruhan proses untuk “adding a new customer”. Sementara itu, analyst yang ketiga

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

dapat saja mendefinisikan sebuah use case sebagai segala sesuatu transaksi menyangkut
customers, seperti “adding new customers”, “updating customer records”, “deleting
customers”, “following up on late-paying customers”, atau “contacting former
customers”.
Level detil yang tepat untuk mengidentifikasi use cases berfokus pada elementary
business processes (EBPs). Sebuah EBP adalah sebuah task yang harus dikerjakan oleh
satu orang pada satu tempat sebagai respon terhadap sebuah business event, dimana pada
saat mengerjakannya terjadi penambahan measurable business value dan pada saat keluar
dari sistem, sistem berikut data berada pada stable dan consistent state. Atau dengan kata
lain EBPs merupakan fundamental tasks dari sebuah proses bisnis, yang memposisikan
sistem dan data pada state yang tidak berubah, yang biasanya dilakukan oleh satu orang
yang merespon sebuah business event.
Setiap EBP (dan setiap use case) terjadi sebagai respon dari sebuah business
event. Sebuah event terjadi pada satu waktu dan tempat, yang dapat diidentifikasikan, dan
dapat terekam oleh sistem. Events memacu semua proses yang dilakukan oleh sistem, jadi
dengan mendata semua events dan menganalisanya akan dapat diidentifikasikan use cases
yang mencerminkan system requirements.
Ada tiga (3) jenis event yang perlu diketahui, yaitu external event, temporal event,
dan state event (disebut juga internal events). Analyst akan memulai dengan
mengidentifikasi dan mendata sebanyak mungkin events, untuk kemudian dievaluasi
kembali dengan system users. Berikut adalah penjelasan singkat untuk masing-masing
jenis event:

1. External event, merupakan sebuah event yang terjadi karena dipicu atau diinisiasi oleh
external agent atau actor. External agent sendiri merupakan pihak atau orang yang
berada di luar lingkup organisasi, contohnya untuk kegiatan penjualan barang maka
external agent-nya adalah para pelanggan. Berikut adalah beberapa checklist yang perlu
diperhatikan dalam menentukan external event:

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 a. External agent menginginkan sesuatu yang berakibat pada terciptanya sebuah
transaksi.
b. External agent menginginkan beberapa informasi.
c. Kebutuhan untuk update dan perubahan data.
d. Management menginginkan beberapa informasi

2. Temporal event, merupakan sebuah event yang terjadi sebagai akibat dari terpenuhinya
kondisi waktu. Misalnya sebuah sistem HRD akan menambahkan jatah cuti tahunan
untuk para karyawannya setiap awal tahun (per 1 Januari). Berikut adalah beberapa
checklist yang perlu diperhatikan dalam menentukan temporal event:
a. Untuk keperluan internal outputs:
- Management reports (summary atau exception)
- Operational reports (detailed transactions)
- Internal statements dan documents (termasuk penggajian)
b. Untuk keperluan external outputs:
- Statements, status reports, bills, reminders
c. State event, merupakan sebuah event yang dipicu dari suatu terpenuhinya kondisi di
dalam sistem, yang mengakibatkan sistem melakukan pemrosesan terhadap suatu
transaksi. Contohnya untuk sebuah sistem persediaan barang, dimana sistem secara
ototmatis akan menampilkan reminder kepada bagian purchasing saat stok barang
mencapai ROP (reorder point, titik pemesanan kembali). Dalam melakukan
identifikasi terhadap events dapat diperhatikan beberapa panduan berikut:

1. Event versus prior conditions and responses, dimana untuk setiap event yang
ada perlu dikaji lebih dalam terkait hal-hal atau kondisi apa saja yang dapat
memicu terjadinya event tersebut, serta respon seperti apa yang harus dilakukan
oleh sistem yang akan dibangun.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 2. The sequence of events: tracing a transaction’s life cycle, dimana perlu untuk
melihat sekuensial ataupun urutan kejadian dari events yang saling terkait,
sehingga dapat diperoleh satu gambaran besar terhadap siklus hidup dari sebuah
transaksi, event apa yang memulai transaksi hingga event apa yang akan
mengakhiri kejadian transaksi tersebut.
3. Technology-dependent events and system control, dimana perlu diketahui bahwa
events yang teridentifikasi hendaknya selalu melibatkan penggunaan sistem di
dalam eksekusinya (technology-dependent). Kebanyakan dari events ini juga
melibatkan system controls, yang berupa pengecekan atau prosedur keamanan
guna memproteksi integritas sistem dan data. Terkadang ada juga events yang
harus dilaksanakan pada kondisi teknologi yang sempurna.

Perfect technology assumption menyatakan bahwa sistem harus nerjalan dengan kondisi
operasi dan teknologi yang sempurna pada saat merespon events. Berikut adalah rangkuman
langkah-langkah daripada event decomposition technique guna mengidentifikasi use cases:
1. Buatlah list untuk setiap external events.
2. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap external event, yang sekiranya
memerlukan respon dari sistem.
3. Buatlah list untuk temporal events. Perhatikan checklist yang sudah dituliskan di atas.
4. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap temporal event, kemudian tentukan
juga perihal kapan saja waktu yang memicu use case.
5. Buatlah list untuk state events.
6. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap state event yang membutuhkan
sistem untuk melakukan perubahan status.
7. Ketika events dan use cases didefinisikan, cek apakah ada events yang menggunakan
perfect technology assumption. Jangan ikut sertakan events yang termasuk system
controls, seperti login, logout, change password, backup database, restore database, etc.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

3. Use Cases and CRUD
“CRUD” merupakan singkatan dari Create, Read or Report, Update, dan Delete,
yang biasanya berhubungan dengan database management. Analyst akan memulai
dengan melihat jenis data yang akan disimpan di dalam sistem, yang biasanya
dimodelkan dengan entitas data atau domain classes. Untuk memvalidasi dan
mengevaluasi use cases, analyst akan melihat setiap jenis data tersebut dan melakukan
verifikasi bahwa use cases tersebut harus terdiri dari create the data, read or report on
the data, update the data, dan delete (atau archive) the data. Langkah-langkah untuk
memvalidasi dan mengevaluasi use cases dengan menggunakan CRUD technique adalah
sebagai berikut:
1. Identifikasi semua entitas data atau domain classes yang terlibat di dalam
pengembangan sistem baru.
2. Untuk setiap tipe data (entitas data atau domain class), verifikasi bahwa sebuah
use case telah diidentifikasi dapat melakukan creates, update, reads (atau
reports), dan deletes (atau archives) data.
3. Jika ada penambahan use case yang baru, identifikasikan siapa saja stakeholders
yang terlibat dan evaluasi dengan mereka.
4. Pastikan bahwa jelas perihal siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan use
cases tersebut.

4. Use Cases Diagram

Use Case Diagram merepresentasikan sebuah aktivitas yang dilakukan oleh sistem, yang
biasanya merupakan respon berdasarkan permintaan seorang user. Secara umum use case
adalah: Pola perilaku sistem dan merupakan urutan transaksi yang berhubungan yang
dilakukan oleh satu aktor.Use case diagram terdiri dari beberapa notasi, yaitu :
 Use case : Use case dibuat berdasar keperluan actor, merupakan “apa” yang
dikerjakan system, bukan “bagaimana” system mengerjakannya. Use case diberi
nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksinya dengan aktor.
Use case dinotasikan dengan gambar (horizontal ellipse) dan biasanya

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 mengunakan kata kerja. Nama use case boleh terdiri dari beberapa kata dan tidak
boleh ada 2 use case yang memiliki nama yang sama.

 Actors
1. Actor menggambarkan orang, system atau external entitas / stakeholder
yang menyediakan atau menerima informasi dari system
2. Actor menggambarkan sebuah tugas/peran dan bukannya posisi sebuah
jabatan
3. Actor memberi input atau menerima informasi dari system
4. Actor biasanya menggunakan Kata benda
5. Tidak boleh ada komunikasi langsung antar actor
6. Indikasi <<system>> untuk sebuah actor yang merupakan sebuah system
7. Adanya actor bernama “Time” yang mengindikasikan scheduled events
(suatu kejadian yang terjadi secara periodik/bulanan)

 Association
1. Associations bukan menggambarkan aliran data/informasi
2. Associations digunakan untuk menggambarkan bagaimana actor terlibat
dalam use case
3. Ada 4 jenis relasi yang bisa timbul pada use case diagram
a) Association antara actor dan use case

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 • Ujung panah pada association antara actor dan use case
mengindikasikan siapa/apa yang meminta interaksi dan
bukannya mengindikasikan aliran data
• Sebaiknya gunakan Garis tanpa panah untuk association
antara actor dan use case

• association antara actor dan use case yang menggunakan

panah terbuka untuk mengindikasikan bila actor berinteraksi
secara pasif dengan system anda

b) Association antara use case

• <<include>> termasuk didalam use case lain (required) /
(diharuskan)
• Pemanggilan use case oleh use case lain, contohnya adalah
pemanggilan sebuah fungsi program
• Tanda panah terbuka harus terarah ke sub use case
• Gambarkan association include secara horizontal

catat
Buka <<include>>
data
Rekening
pribadi

Nasabah

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

• <<extend>> perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi
• Kurangi penggunaan association Extend ini, terlalu banyak pemakaian
association ini membuat diagram sulit dipahami.
• Tanda panah terbuka harus terarah ke parent/base use case
• Gambarkan association extend secara vertical

Buka
Rekening

<<extend>>

Nasabah
Buka
Deposito

c) Generalization/Inheritance antara use case

• Generalization/inheritance digambarkan dengan sebuah garis
berpanah tertutup pada salah satu ujungnya yang menunjukkan
lebih umum
• Gambarkan generalization/inheritance antara use case secara
vertical dengan inheriting use case dibawah base/parent use case

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 • Generalization/inheritance dipakai ketika ada sebuah keadaan yang
lain sendiri/perlakuan khusus (single condition)

Buka
Rekening

Nasabah Buka
Deposito
d) Generalization/Inheritance antara actors

 System boundary boxes (optional)

• Digambarkan dengan kotak disekitar use case, untuk menggambarkan
jangkauan system anda (scope of of your system).
• Biasanya digunakan apabila memberikan beberapa alternative system yang
dapat dijadikan pilihan
• System boundary boxes dalam penggunaannya optional

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 Usecase berdasarkan sistem usulan atau berdasarkan program
<<Contoh Kasus Penggajian>>

Use Case Absen

Cetak Rekap Absen

TU
>

Administrasi
e>
udl
Inc
<<

Input Data Absen Harian

Deskripsi use case Absen

Nama : Use Case Diagram Absen
Actor : TU dan Administrasi
Deskripsi : TU mencetak Rekap Absen kemudian diserahkan kepada Administrasi
Nama Use Case : <<Include>> input data absen harian

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

Use Case Rekap Data Pegawai

Cetak Rekap Biodata

Pegawai

TU Administrasi
>>
ude
l
Inc
<<

Input Data Pegawai,

Pendidikan, Keluarga

Deskripsi Use Case Rekap Biodata Pegawai

Nama :Use Case Rekap Biodata Pegawai
Actor :T dan Administrasi
Deskripsi :TU mencetak Rekap Biodata Pegawai kemudian diserahkan kepada Administrasi
Nama Use Case : <<Include>> input data pegawai, Pendidikan dan Keluarga.

Use Case Pengolahan Daftar Data Pegawai dan Gaji (DDPG)

Input Data Pegawai,data
pendidikan, data keluarga
PKS, Insentif, Fungsional,
Transport, Potongan
>
d e>
In cl u
<<

Cetak Slip Gaji

Administrasi Pegawai
>
e>
lud
Inc
<<

Input Total Absensi Pegawai

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

Deskripsi Use Case Pengolahan Data Pegawai dan gaji (DDPG)
Nama : Use Case Pengolahan Data Pegawai dan Gaji
Actor : Aministrasi dan Pegawai
Deskripsi : Administrasi Mencetak Slip Gaji kemudian diserahkan kepada Pegawai
Nama Use Case : <<Include>> Input total absensi pegawai dan input data pegawai, data
pendidikan, data keluarga, PKS, insentif, fungsional, transport dan potongan.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 SIMPULAN

• Use Case Diagram Menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem.
Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Use case
mendeskripsikan kebutuhan system dari sudut pandang user dan mengfokuskan pada
proses komputerisasi (automated processes) dan menggambarkan hubungan antara use
case dan actor.

• Use case diagram terdiri dari Use case, Actors, Association, system boundary boxes
(optional)

• use case diagram merupakan tools yang sangat berguna untuk menggambarkan atau
mendokumentasikan fungsi-fungsi apa yang harus dimiliki oleh sistem yang akan
dikembangkan (functional requirements).

• Untuk dapat menggunakan teknik-teknik mengidentifikasi use case di atas, mohon agar
kiranya Anda dapat membaca dan memahami terlebih dahulu perihal langkah - langkah
apa saja yang diperlukan untuk melakukan masing-masing teknik.

• Use case diagram dapat Anda buat untuk satu buah sistem secara keseluruhan atau per
subsistem. Lebih lanjut, Anda juga dapat membuatnya per actor atau keseluruhan actors,
sesuai kebutuhan. Akan tetapi dalam penggambaran use case diagram-nya,

• Anda tidak boleh lupa untuk memberikan penamaan terhadap automation boundarynya.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 DAFTAR PUSTAKA

John W. Satzinger,Robert B. Jackson,Stephen D. Burd. (2012). Introduction to

Systems Analysis and Design: An Agile, Iterative Approach. 06. Course
Technology. Canada. ISBN: 9781111972264

ISYS6306 – Information System Analysis and Design