LECTURE NOTES

Week 5

The Scope Management Plan

ISYS6310 – Information System Project Management

 LEARNING OUTCOMES

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

Mengidentifikasi lima proses yang mendukung project scope
management. Menjelaskan perbedaan lingkup produk dan lingkup proyek
Menggunakan beberapa tools dan teknik untuk menentukan lingkup proyek.

OUTLINE MATERI :
Scope Planning
Project Scope Definition
Project Scope Verification
Scope Change Control

ISYS6310 – Information System Project Management

 ISI MATERI

Dalam pelaksanaan sebuah proyek, proses dari aktifitas proyek yang sudah dijelaskan
pada materi-materi sebelumnya perlu dikelola dengan baik dan benar.Karena ruang Lingkup
proyek itu sendiri merupakan acuan dari semua aktifitas (termasuk proses-proses) yang harus
dikerjakan dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek. Sehingga, kalau menghendaki semua itu
berjalan dengan baik, maka perlu juga melakukan pengelolaan scope dari proses.

Gambar 5.1. Scope Management Plan

Pengelolaan scope dari proses (lihat gambar 5.1) terdiri dari 5 tahap, yaitu:
a. Perencanaan Scope Proyek merupakan proses rinci yang progresif dan mendokumentasikan
rencana kerja proyek untuk mengelola proyek dengan efektif. Selain itu, proses ini juga

ISYS6310 – Information System Project Management

menjabarkan rencana pengembangan manajemen ruang lingkup yang menentukan ruang
lingkup proyek dan bagaimana verifikasi dan kontrol sepanjang proyek berjalan. Selama
perencanaan lingkup proyek, ada tiga aktivitas yang terjadi;
Membuat buku kerja proyek (Project workbook).
Buku kerja proyek digunakan untuk penyimpanan dari seluruh dokumen dan informasi
yang terkait proyek dalam bentuk kertas dan elektronik. Fokus dari aktivitas ini adalah
mengumpulkan dan mengatur alat bantu yang akan dipakai selama mengelola proyek dan
untuk membuat buku kerja proyek. Diagram, grafik, dan deskripsi sistem yang
mendukung proyek merupakan isi dari buku kerja. Buku kerja proyek digunakan oleh
seluruh anggota tim dan juga digunakan untuk audit proyek, induksi bagi anggota baru,
komunikasi antara manajemen dengan user, identifikasi proyek masa depan, dan review
kinerja proyek. Saat ini buku kerja proyek dapat menggunakan media elektronik untuk
menyimpan seluruh dokumen proyek.Contoh buku kerja atau biasa dikenal dengan istilah
tempat arsip dapat dilihat pada gambar 5.2 berikut ini.

Gambar 5.2.Contoh buku kerja proyek (arsip Proyek), bisa dalam bentuk hardcopy
ataupun elektronik.
(Fuller, Valacich, & George, 2008)
Membuat lingkup proyek.
Lingkup proyek disusun dalam sebuah dokumen. Dimana dokumen tersebut merupakan
dokumen singkat dari seluruh pekerjaan yang akan dilakukan dan menggambarkan secara

ISYS6310 – Information System Project Management

 jelas apa yang akan diserahkan oleh proyek nantinya dan juga membantu user serta
anggota tim lainnya untuk memahami proyek dengan jelas.
Tujuan dari lingkup proyek adalah mendefinisikan secara jelas isi dan kompleksitas dari
proyek. Selama aktivitas ini, manajer proyek akan bekerja bersama user untuk
memperoleh kesepakatan berdasarkan pertanyaan berikut ini:

Apa masalah atau peluang yang akan dicapai proyek?

Apakah hasilnya dapat dicapai?
Apa yang perlu dilakukan?
Bagaimana mengukur keberhasilan?
Bagaimana kita tahu bahwa kita sudah selesai?

Lingkup proyek meyakinkan tim dan user memahami ukuran proyek, durasi, dan hasil
yang akan diperoleh. Contoh dari lingkup proyek dapat dilihat pada gambar 5.3 berikut
ini.

Gambar 5.3.Contoh Lingkup Proyek untuk proyek sistem informasi yang diusulkan (Fuller,
Valacich, & George, 2008)

ISYS6310 – Information System Project Management

Membuat rencana dasar proyek.
Rencana dasar proyek berisi estimasi dari tahap proyek, sumber daya yang dibutuhkan,
dan digunakan untuk tahapan proyek selanjutnya. Selain itu, berisi juga semua informasi
yang dikumpulkan dan dianalisa selama inisiasi proyek dan mendefinisikan lingkup
proyek. Rencana harus merefleksikan estimasi yang baik dari lingkup proyek, benefit,
biaya, resiko, dan kebutuhan sumber daya yang harus dipahami.Baseline Project Plan
terdiri dari 4 bagian utama yaitu: Pendahuluan, Deskripsi Sistem, Penilaian Kelayakan,
dan Isu Manajemen. Contoh dari Baseline Project Plan dapat dilihat pada gambar 5.4
berikut ini.

Gambar 5.4.Contoh outline dari rencana dasar proyek

(Fuller, Valacich, & George, 2008)

ISYS6310 – Information System Project Management

 Tools yang digunakan dalam aktifitas ini terdiri dari 2, yaitu Scope Boundary dan Scope
Statement.

a. Definisi lingkup proyek berfokus kepada pemecahan bagian utama proyek menjadi bagian
yang lebih kecil dan dapat dikelola dengan mudah. Pada saat proyek dipecah menjadi bagian
terkecil, estimasi biaya, durasi dan sumber daya dapat dengan mudah dilakukan. Berisi
pernyataan lingkup proyek secara terperinci yang mendefinisikan pekerjaan apa yang akan
dan tidak akan menjadi bagian dari proyek dan akan menjadi dasar untuk semua keputusan
proyek masa depan. Untuk melengkapi aktifitas ini, digunakan tools DDT (Deliverable
Definition Table), DSC (Deliverable Structure Chart), Context Level DFD (Data Flow
Diagram), USD(Use Case Diagram).
Gambar 5.5, 5.6, 5.7 dan 5.8 merupakan contoh dari tools yang digunakan dalam aktifitas ini.

Gambar 5.5. Contoh Deliverable Definition Table.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Electronic
Commerce
Banking Project

Close Project Evaluate Project Success

Initialize & Conceptualize Project Charter & Plan Execute & Control
Final Project Report Project Evaluations
Business Case Project Charter & Project Plan Formal Acceptance Lessons Learned

Implementation
Analysis Design Testing
Construction Documentation
Strategic EC Plan Logical Design Test Plan
EC Application System Training Program
Systems Proposal Technical Design Test Results
Conversion Plan

Gambar 5.6. Contoh dari Deliverable Structure Chart

Account Balance Info

Account Balance Request

Customer Product/Service Request ERP

Number System
Customer Account Info
Product Info
& Transaction
Service 0
Info Account Info
E-Commerce
Fund Transfer Request Transaction Confirmation
Banking
Fund Transfer Confirmation
System
Promotion Info

Usage
Reports

Senior
Management

Gambar 5.7. Contoh Context Level DFD (Data Flow Diagram)

ISYS6310 – Information System Project Management

 EC Banking System

Check Balances

View Transaction
Histories

Get Account Info

View Check Images

Update Account
Order Checks
Balances ERP System

Pay Bills

Customer
Transfer Funds

Print Reports

Change Address
Manager

Apply for Loans

Check Interest
Rates

Find Product/
Service Info.

Get Branch Info.

Look up ATM Locati ons

Gambar 5.8. Contoh Use Case Diagram

b. Create Work Break Down (WBS). Merupakan alat yang digunakan untuk perencanaan
proyek secara rinci termasuk dalam membagi dan mengatur ruang lingkup proyek ke dalam
hierarki berorientasi deliverable.Untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang
pekerjaan yang adadi dalam sebuah proyek, pekerjaan perlu dibagi-bagi menjadi unit-unit
yang lebih kecil agar lebih mudah untuk dikelola. Aktifitas ini disebutWork Breakdown
Structure (WBS).
Tujuan dari WBS adalah mengorganisasikan proyek menjadi ber-bagai levelpelaporan-
ringkas, dengan harapan semua pekerjaan dapat lebih termonitor dan terkenali.Penjelasan
lebih detail dari WBS akan dibahas pada pertemuan berikutnya. Contoh dari WBS dapat
dilihat pada gambar 5.9.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Gambar 5.9 Contoh WBS.
(Work Breakdown Structure.)

d. Verifikasi lingkup proyek adalah proses untuk memperoleh persetujuan formal lingkup
proyek dari stakeholder. Selama proses ini, user, manajemen, pengembang, dan stakeholder
lainnya bertemu untuk meyakinkan bahwa sistem yang diusulkan memenuhi standar
organisasi dan meyakinkan seluruh bagian yang terkait memahami dan setuju dengan
informasi di dalam lingkup dan rencana dasar proyek.Berisi tentang konfirmasi dan
penerimaan formal yang lingkup proyeknya akurat, lengkap, dan mendukung proyek MOV.
e. Pengendalian perubahan lingkup proyek adalah proses formal untuk menjamin bahwa
hanya perubahan yang disetujui yang dapat dibuat untuk lingkup proyek. Merupakan proses
yang ditetapkan untuk mengelola perubahan terhadap proyek dan lingkup produk dan
dampak dari perubahan jadwal proyek dan anggaran. Adapun tools yang digunakan dalam
menunjang aktifitas ini adalah Scope Change Request Form dan Scope Change Request
Log.Untuk mengendalikan perubahan dapat menggunakan formulir berbasiskan web atau
menggunakan dokumen seperti gambar 5.10 dan 5.11 berikut ini.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Short Request Requestor’s Request Request Assigned Assigned Close
No. Urgency Status
Description Name Date Type To Date Date
1
2
3
4
5
6
7
Gambar 5.10. Contoh Scope Change Request Form
(Fuller, Valacich, & George, 2008)

Gambar 5.11. Contoh Scope Change Request Log

Pengendalian perubahan lingkup proyek akan memberikan manfaat:

Membantu manajer proyek untuk mengendalikan proyek. Hal ini bisa dilakukankarena
setiap kali terjadi perubahan apapun yang terjadi dalam proyek, baik itu yang mendasar
maupun dengan ruang lingkup proyek, perubahan jadwal proyek dan anggaran akan
tercermin dalam form seperti contoh pada gambar 5.10 dan 5.11.
Memungkinkan tim proyek untuk tetap fokus pada jalurnya. Dengan kondisi ini, akan
membuat mereka hanya melakukan pekerjaan yang perlu saja, sedangkan yang penting
tidak harus mereka lakukan.

ISYS6310 – Information System Project Management

 SIMPULAN

Perencanaan strategik korporasi dan perencanaan sistem informasi merupakan sebuah

panduan yang sangat mendasar yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi proyek sistem
informasi. Dengan perencanaan strategik korporasi, dapat ditentukan sejauh mana prioritas
sistem informasi dilihat dari kepentingan organisasi (apakah untuk masa depan atau saat ini).
Sedangkan dari perencanaan sistem informasi, dapat diketahui bahwa pembangunan proyek
sistem informasi dapat ditentukan berdasarkan situasi kebutuhan informasi.Penyusunan
perencanaan strategik korporasi dan perencanaan sistem informasi dilakukan oleh manajemen
tingkat atas dan bukan merupakan tugas dari manajer proyek.Hasil dari kedua perencanaan
tersebut merupakan sumber informasi yang bernilai bagi manajer proyek untuk
mengelompokkan dan meranking proyek yang lebih potensial.
Banyak teknik dapat digunakan untuk menilai kelayakan suatu proyek sistem
informasi.Analisa kelayakan seharusnya dilakukan berdasarkan eknomis, teknis, operasional,
jadwal, hukum dan politik untuk tiap proyek. Beberapa teknik dapat digunakan secara
bersamaan, agar pengambilan keputusan untuk menentukan persetujuan proyek semakin akurat
diperlukan informasi sebanyak mungkin untuk melakukan proses review.
Proses perencanaan lingkup proyek harus dilakukan agar tim proyek dan user memiliki
persepsi yang sama terhadap proyek yang akan dikembangkan. Agar memudahkan proses
pengendalian dokumen, biasanya aktivitas perencanaan dilakukan dengan bantuan teknologi
seperti web. Pemanfaat teknologi web sebagai sarana penyimpanan dokumen proyek sangat
memudahkan seluruh anggota tim dan user untuk memonitor perkembangan proyek yang akan
dikerjakan.
Agar estimasi dapat dilakukan dengan lebih akurat, ada baiknya memecah proyek
menjadi bagian yang paling kecil sehingga dapat dikelola dengan baik.Lingkup proyek juga
harus diverifikasi oleh user dan stakeholder lainnya agar tujuan dan arah proyek menjadi lebih
jelas. Selain itu pengendalian terhadap perubahan juga harus dilakukan untuk menghindari
kegagalan dari proyek yang akan dibangun.

ISYS6310 – Information System Project Management

 DAFTAR PUSTAKA

Project Scope Planning. (2007, 12 31). Retrieved 03 11, 2012, from CDC Unified Process:
http://www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Practices_G
uide.pdf
Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.
Washington: Prentice Hall.
Gordon, A. (2011, 7 14). What is a Work Breakdown Structure? Retrieved 03 11, 2012, from
Bright Hub: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/2645.aspx
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.
Work Breakdown Structure. (n.d.). What is a Work Breakdown Structure? Retrieved 03 10,
2012, from Work Breakdown Structure information and WBS samples:
http://workbreakdownstructure.com/

ISYS6310 – Information System Project Management