Anda di halaman 1dari 5

Tugas Personal ke - 12201839566 - Muchammad Febry Catur Subagyo

Minggu 2 / Sesi 3

PT. SERUPUT MAKMUR merupakan perusahaan yang memproduksi mie instant. Produk
mie instant SERUPUT MAKMUR sangat populer di kalangan Ibu Rumah Tangga,
mengingat produk ini dibuat dari bahan-bahan alami yang aman dikonsumsi setiap hari.
Mengingat permintaan pasar yang semakin meningkat, PT. SERUPUT MAKMUR ingin
meningkatkan kapasitas produksinya. Pabrik dan mesin produksi baru telah dibeli guna
mengakomodir kebutuhan tersebut. PT. SERUPUT MAKMUR juga ingin
mensistematisasikan Proses Pengadaan Bahan Bakunya yang masih manual, agar mampu
mendukung kebutuhan peningkatan kapasitas produksi.
Dalam beberapa sesi diskusi yang telah dilalui, diketahui bahwa PT. SERUPUT MAKMUR
membutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku yang dapat diakses baik dari
Kantor Pusat maupun Pabrik. Perlu diketahui bahwa Kantor Pusat dan Pabrik tidak berada
pada lokasi yang sama. Selain itu, perusahaan juga mengharapkan agar Sistem Informasi
yang dibangun memiliki tampilan yang sederhana, yang didominasi gradasi warna hijau,
seperti logo perusahaan.
Ms. Chantika selaku salah satu Senior System Analyst yang terlibat di dalam kegiatan
pembangunan Sistem Informasi ini juga telah mendokumentasikan proses bisnis berjalan
terkait dengan Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Berikut proses
bisnisnya:
1. Staf Bagian Gudang, yang berada di pabrik, secara rutin akan mengecek ketersediaan
stok dari bahan baku. Apabila ada bahan baku yang habis, maka Bagian Gudang akan
membuat dokumen “Purchase Requisition,” yang memuat daftar bahan baku yang
hendak di-stok kembali. “Purchase Requisition” yang sudah disetujui oleh Kepala
Gudang kemudian akan dikirimkan kepada Staf Bagian Procurement, yang berada di
Kantor Pusat.
2. Setelah menerima “Purchase Requisition,” Staf Bagian Procurement akan membuat
dokumen “Purchase Order,” yang memuat daftar bahan baku yang akan ditujukan
kepada para Supplier. Setelah dokumen tersebut disetujui oleh Manajer Procurement,
dokumen tersebut selanjutnya akan dikirimkan kepada Supplier. Salinan “Purchase
Order” juga akan diinformasikan kepada Staf Bagian Gudang.
3. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Bahan Baku ke pabrik beserta
dengan Surat Jalan. Bahan Baku dan Surat Jalan akan diterima oleh Staf Bagian
Gudang. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan Surat Jalan dan salinan

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design


“Purchase Order,” Staf Bagian Gudang akan menerima bahan -baku
2201839566 tersebutFebry
Muchammad dengan
Catur Subagyo
membuat “Good Receipt,” yang berisi daftar bahan baku yang diterima. Setelah
mendapat persetujuan dari Manajer Procurement, salinan dokumen ini selanjutnya
akan diinformasikan kepada Staf Bagian Procurement dan Staf Accounting Finance.
4. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Invoice kepada Staf Accounting
Finance, yang ada di Kantor Pusat. Staf Accounting Finance akan mengecek
kesesuaian Invoice dengan salinan “Good Receipt.” Apabila sudah sesuai, maka Staf
Accounting Finance akan membuat dokumen “Outgoing Payment,” yang berisi
perintah pengeluaran kas untuk kebutuhan pembayaran kepada Supplier. Dokumen ini
harus ditanda-tangani oleh Manajer Accounting Finance terlebih dahulu sebelum
proses pembayaran dapat dilakukan.

***

Anda sebagai Junior System Analyst, baru saja terlibat di dalam projek pembangunan Sistem
Informasi Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Pada kesempatan ini, Anda
diminta untuk:
1. (50%, LO1) Berdasarkan kasus di atas, Systems Development Methodologies apa
yang akan dijalankan? Berikan alasan dan pertimbangannya! Lalu tentukan aktivitas-
aktivitas apa saja yang akan dijalankan pada setiap tahapan dari metodologi yang
dipilih, beserta dengan output untuk aktivitas-aktivitas tersebut! Mohon agar jawaban
dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).
2. (50%, LO2) Ms. Chantika meminta Anda untuk melakukan Interviews guna
menggali lebih dalam terkait dengan user requirements. Apa yang akan Anda lakukan
di setiap tahapan Interviews berikut (Dennis, 2015):
a. Select Interviewees
b. Design Interview Questions (buat minimal 5 pertanyaan)
c. Prepare for the Interview
d. Conduct the Interview
e. Post-Interview Follow-Up

Answer

1. Dari permasalahan uraian di atas, Systems Development Methodologies yang akan saya pilih dan
gunakan adalah structured design jenis waterfall dikarenakan PT SERUPUT MAKUR dimana
dalam proses bisnisnya memerlukan approval dari masing-masing kepala unit yang berkaitan.

Metode pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu metode Waterfall. Menurut

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design


Dennis (2015), metode waterfall merupakan suatu metode yang - memiliki
2201839566 Muchammadkeunggulan
Febry Catur Subagyo
mengidentifikasi persyaratan jauh sebelum pemrograman dimulai dan membatasi perubahan
persyaratan sebagai hasil proyek.

Dalam metologi waterfall ini terdiri dari 5 tahap planning, analysis, design, implementation dan
system.

a) Planning, studi awal dilakukan dengan melihat sistem yang sedang berjalan selama ini dan
mendengarkan keluhan-keluhan dari pengguna sistem atau user di mana data operasional PT
SERUPUT MAKMUR, permintaan bahan baku yang masih dikelola saat ini dilakukan
dengan pembukuan yang sederhana dan lama sehingga menimbulkan keterlambatan dalam
proses bisnis, pencarian data dan menyajian laporan.

b) Analysis, Pada tahap ini dilakukan kegiatan penentuan kebutuhan software dan hardware
yang nantinya akan digunakan untuk menunjang berjalannya sistem yang akan dibuat.
Memperhatikan beberapa pengguna yang akan menggunakan seperti staff, kepala suatu
divisi di PT SERUPUT MAKMUR.

c) Design, menunjuk siapa yang akan mengembangkan sistem (developer) dan dilakukan
penerjemahan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat
diperkirakan sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding) dengan developer. Proses ini
berfokus pada  struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail
algoritma prosedural.

d) Implementation, kegiatatan dimana melakukan pengujian sistem informasi dari proses


pengadaan sampai pembukuan pembayaran yang sudah di tandatangani Manager
Accounting Finance, instalasi dan support planning dari sistem informasi yang sudah
dibuat, hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan
sebelumnya.

e) System, pengimplemntasian dan pemeliharaan sistem informasi PT SERUPUT MAKMUR.

Referensi :

Alan Dennis. (2015). Systems analysis and design : an object-oriented approach with UML. 05.
Wiley. ISBN: 9781118804674.

2. Beberapa tahapan dalam interview (Denis 2015)

a) Select Interviewees (Memilih sumber wawancara)

Langkah pertama dalam wawancara adalah membuat daftar jadwal wawancara siapa yang
akan diwawancarai, kapan, dan untuk tujuan apa. Jadwal tersebut dapat berupa daftar
informal yang digunakan untuk membantu mengatur waktu rapat atau daftar formal yang
dimasukkan ke dalam rencana kerja. Orang-orang yang muncul pada jadwal wawancara

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design


dipilih berdasarkan kebutuhan informasi analis. 2201839566 - Muchammad Febry Catur Subagyo

b) Design Interview Questions (Membuat pertanyaan wawancara)

Ada tiga jenis pertanyaan wawancara : pertanyaan tertutup, terbuka, dan menyelidik.
Pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang membutuhkan jawaban spesifik sehingga
memungkinkan analis untuk mengontrol wawancara dan mendapatkan informasi yang
mereka butuhkan.

Contoh :

i. Apa kendala utama yang menghambat PT SRUPUT MAKMUR dalam hal proses
bisnisnya ?

ii. Apakah kami boleh tau mengenai prosedur kegiatan operasional di PT SRUPUT
MAKMUR dalam hal keluar masuk nya barang ?

iii. Berapa jumlah tahap yang dilakukan PT SRUPUT MAKMUR dalam proses pengadaan
bahan baku agar bisa dilakukan ?

iv. Apa syarat dari PT SRUPUT MAKMUR agar dokumen dapat disetujui oleh kepala unit
dalam prosesnya ?

v. Bagaimana cara PT SRUPUT MAKMUR dalam hal pembukuan dan penyajian laporan
selama ini ?

c) Prepare for the Interview (Mempersiapkan untuk wawancara)

Penting untuk mempersiapkan wawancara dengan cara yang sama seperti Anda
mempersiapkan presentasi. Pewawancara harus memiliki rencana wawancara umum yang
mencantumkan pertanyaan yang akan diajukan dalam urutan yang sesuai, harus
mengantisipasi kemungkinan jawaban dan memberikan tindak lanjut dengan pertanyaan
tersebut, dan harus mengidentifikasi perbedaan antara topik terkait.

d) Conduct the Interview (Melakukan wawancara)

Tujuan pertama adalah membangun hubungan dengan orang yang diwawancarai, sehingga
ia mempercayai pewawancara dan bersedia untuk mengatakan yang sebenarnya, bukan
hanya memberikan jawaban yang menurutnya diinginkan. Pewawancara harus tampak
sebagai pencari informasi yang profesional dan tidak memihak. Wawancara harus dimulai
dengan penjelasan tentang mengapa ada wawancara, kemudian pindah ke pertanyaan
wawancara yang telah direncanakan. Sangat penting untuk secara hati-hati mengingat
semua informasi yang diberikan oleh orang yang diwawancarai, dapat dengan mencatatat
atau merekam wawancara berupa audio/video. Ketika wawancara berlangsung, apabila
pewawancara tidak memahami sesuatu, ia harus meminta klarifikasi. Sebagai langkah

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design


terakhir dalam wawancara, pewawancara harus menjelaskan dan meyakinkan
2201839566 - Muchammadorang yang
Febry Catur Subagyo
diwawancarai bahwa waktunya dihabiskan dengan baik dalam wawancara.

e) Post-Interview Follow-Up (Tindak lanjut pasca wawancara)

Setelah wawancara selesai, analis perlu menyiapkan laporan wawancara yang


menggambarkan informasi dari wawancara. Laporan ini berisi catatan wawancara,
informasi yang dikumpulkan selama wawancara dan dirangkum dalam format yang
bermanfaat

Referensi : Alan Dennis. (2015). Systems analysis and design : an object-oriented approach with
UML. 05. Wiley. ISBN: 9781118804674.

***

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design