Anda di halaman 1dari 15

PEDOMAN PELAYANAN UNIT SDM

RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK ARTHA MAHINRUS


Jl. Pasar III No. 151 Terusan Tuasan
MEDAN 20237
Telp: (061) 80086111 / 80088892 Fax: (061) 80086404
Email: rsiaarthamahinrus@gmail.com
2018
Lampiran Keputusan Direktur RSIA Artha Mahinrus
Nomor :
Tanggal :

PROGRAM KERJA BAGIAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA


RSIA ARTHA MAHINRUS

I. PENDAHULUAN
SDM merupakan aspek yang sangat krusial yang menentukan keefektifitasan pada
sebuah rumah sakit. Rumah sakit senantiasa perlu melakukan investasi dengan melaksanakan
fungsi manajemen sumber daya manusia yang professional. SDM merupakan asset terpenting
perusahaan karena perannya sebagai subyek pelaksana kebijakan dan kegiatan operasional
rumah sakit. Agar rumah sakit tetap eksis maka harus berani menghadapi tantangan dan
implikasinya yaitu menghadapi perubahan dan memenangkan persaingan. Sumber daya yang
dimiliki rumah sakit seperti modal, metode, mesin dan alat-alat kesehatan lainnya tidak bisa
memberikan hasil yang maksimal apabila tidak didukung oleh sumber daya manusia yang
mempunyai kinerja yang optimal.
Kegiatan di unit SDM ini meliputi : Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Untuk Tiap-Tiap
Unit di Rumah Sakit, Peningkatan Kualitas SDM, Pemenuhan Ijin Kerja, Ijin
Operasional, dan Ijin-ijin Lainnya, Pemeliharaan Peralatan dan Sarana Prasarana di
Unit SDM, dan Pencegahan & Pengendalian Infeksi Rumah Sakit ( Unit SDM)

II. LATAR BELAKANG


Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset terpenting Rumah Sakit. Rumah Sakit
yang baik dan terintegrasi pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu memiliki kualitas
Sumber Daya Manusia yang baik. Untuk itu, rumah sakit memerlukan cukup banyak orang
dengan berbagai keterampilan dan tenaga yang berkompeten untuk dapat melaksanakan visi
misi rumah sakit dan untuk dapat memenuhi semua kebutuhan pasien.
Selain memegang peranan penting, sumber daya manusia juga memiliki rentang
terhadap faktor-faktor negatif jika tidak dikelola dengan baik. Kinerja yang tidak dikontrol
dan efektifitas kerja yang rendah sehingga produktifitas rumah sakit menurun adalah sedikit
dari efek negatif jika sumber daya manusia tidak dikendalikan dengan baik. Untuk
meningkatkan kinerja karyawan, rumah sakit perlu mempertimbangkan proses manajemen
sumber daya manusia yang meliputi antara lain, motivasi, kompensasi, promosi,
kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan, dan lain sebagainya. Apabila proses diatas
berjalan dengan baik, maka rumah sakit akan terus berkembang seiring dengan visi misi
rumah sakit
Semua bentuk pelayanan di SDM yang diberikan harus dapat dinilai. Hasil penilaian
tersebut digunakan sebagai dasar meningkatkan kualitas pelayanan sebagai bentuk
pertanggung jawaban. Sehingga sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit dalam
meningkatkan mutu pelayanan, SDM senantiasa dapat memperhatikan setiap karyawan
RSIA Artha Mahinrus dalam meningkatkan mutu pelayanan.

III. TUJUAN
A. TUJUAN UMUM
Untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di RSIA Artha
Mahinrus agar dapat dijadikan pedoman dalam peningkatan mutu karyawan di RSIA
Artha Mahinrus.
B. TUJUAN KHUSUS
1. Memberikan pelayanan sesuai dengan standar operasional yang ada dan dilaksanakan
secara menyeluruh
2. Meningkatkan kuantitas karyawan di RSIA Artha Mahinrus sehingga jumlah sumber
daya manusia yang ada bisa sesuai dengan beban kerjanya
3. Memberikan peraturan yang jelas berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan di
RSIA Artha Mahinrus.
4. Tersedianya SDM RSIA Artha Mahinrus yang profesional dan berkualitas

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN


Adapun langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya program
tersebut, karena itu tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
A. KEGIATAN POKOK
Adapun kegiatan pokok di unit SDM terbagi menjadi :
 SDM
1. Pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi
2. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji
3. Proses Rekrutmen dan Orientasi
 Legal
1. Pengurusan Ijin
2. Proses MoU / kerjasama dengan pihak ketiga
B. RINCIAN KEGIATAN
 SDM
1. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji karyawan (gaji, lembur, oncall,
cyto)
2. Pengajuan ijin / cuti karyawan
3. Melakukan Proses rekrutmen
4. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
5. Penyusunan notulen rapat mingguan manajemen
6. Menerima surat yang masuk untuk kemudian di disposisikan
7. Melakukan rekap absensi mingguan
8. Melakukan orientasi karyawan baru
9. Melakukan penilaian kinerja karyawan
10. Mendaftarkan dan menonaktifkan karyawan untuk Kepesertaan BPJS
Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
 Legal
1. Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis
2. Pengurusan Surat Izin Praktik Dokter
3. Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga
4. Membuat surat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
5. Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
6. Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan yang
bersangkutan
7. Mengurus perijinan, yaitu :
a. Perijinan operasional Rumah Sakit
- IMB
- Ijin gangguan
b. Perijinan alat-alat kesehatan berupa :
- CT-Scan
- ESWL
- Fluoroscopy
- Mammography
- Multi Swing
- Poli Mobile
- Panoramic
- C-Arm
c. Perijinan lainnya :
- Ijin Petir
- Ijin IPLC
- Ijin generator
- Ijin TPS Limbah B3
- Ijin Lingkungan
- Ijin operasional incinerator
8. Sertifikasi sarana dan prasarana
- Sertifikasi lift
- Sertifikasi escalator
- Sertifikasi bejana tekan
- Sertifikasi instalasi listrik
1. SUMBER DAYA MANUSIA
a. Rencana pendidikan dan pelatihan
Diklat Umum
Jumlah Biaya per
Materi Diklat Total
Peserta Peserta
Bantuan Hidup Dasar 4

Hand Hygiene 4 RSMM RSMM

Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI) 4

Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) 4

Code Red 4
RSMM RSMM
K3RS 4

Alat Pemadam Api Ringan (APAR) 4

Diklat Kompetensi

Materi Diklat Jumlah Biaya per Peserta Total


Peserta
Manajemen SDM 1 Rp. 10.000.000,- Rp. 10.000.000,-

Pelatihan SDM 1 Rp. 7.500.000,- Rp. 7.500.000,-

Pelatihan hukum kontrak RS 1 Rp. 10.000.000,- Rp. 10.00.000,-

Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit SDM


Nama Jumlah Tenaga
Pendidikan Keterangan
Jabatan Kebutuhan yang Ada
Ka. Bagian S1/S2 dari berbagai
1 1 Cukup
SDM jurusan (relevan)
S 1 dari berbagai jurusan
Staff SDM 1 1 Kurang
(relevan)
Legal S 1 Hukum 2 0 Kurang
b. Orientasi Karyawan Baru
Program orientasi karyawan baru untuk unit SDM terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok
penyelenggaraan, yaitu :
1. Orientasi Rumah Sakit :
a. Struktur organisasi Rumah Sakit
b. Visi, Misi, Tujuan, Falsafah, Nilai-Nilai, dan Motto Rumah Sakit
c. Peraturan Perusahaan
d. Kebijakan, prosedur ketenagaan rumah sakit
2. Orientasi oleh komite-komite / Tim Rumah Sakit :
a. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
b. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
c. Sasaran Keselamatan Pasien (SKP)
d. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
3. Orientasi unit SDM
a. Kebijakan unit SDM
b. Pedoman Pengorganisasian unit SDM
c. Program Kerja unit SDM
d. Standar Prosedur Operasional unit SDM

2. FASILITAS DAN PERALATAN


No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan Harga Total

1. Lemari Arsip 1 Rp. 7.000.000,- Rp. 7.000.000,-

2. Filing Kabinet 3 Rp. 2.000.000,- Rp. 6.000.000,-

3. Komputer 1 set (up grade) 4 Rp. 5.000.000,- Rp. 20.000.000,-

4 ATK :
1. Kertas F4 24 rim Rp. 46.000,- Rp. 1.104.000,-
2. Kertas A4 24 rim Rp. 42.000,- Rp. 1.008.000,-
3. Pulpen 6 buah Rp. 5.000,- Rp. 30.000,-
4. Tinta Printer 3 set Rp. 60.000,- Rp. 180.000,-
5. Staples 2 buah Rp. 8.000,- Rp. 16.000,-
6. Isi Staples 10 kotak Rp. 4.000,- Rp. 40.000,-
7. Document Keeper 1 kotak Rp. 30.000,- Rp. 360.000,-
8. Map Kertas 2 pack Rp. 64.000,- Rp. 128.000,-

3. PENINGKATAN MUTU
Kegiatan membuat laporan dan mencatat kejadian
1. Evaluasi penilaian kinerja karyawan PKWT I dan PKWT II

Ruang lingkup Penilaian evalui kinerja saat akan berakhir masa kontrak
Dimensi mutu Efisiensi dan Efektifitas
Tercapainya target penyelesaian penilaian kerja PKWT I dan
Tujuan
PKWT II
Karyawan yang dinilai 45 hari sebelum masa kontrak
Definisi operasional
berakhir
Kriteria inklusi Evaluasi sudah dilakukan 45 hari sebelum kontrak berakhir
Kriteria eksklusi -
Karyawan kontrak yang dinilai kinerjanya 45 hari sebelum
Numerator
kontrak berakhir
Denominator Jumlah karyawan kontrak
Penilaian kerja karyawan PKWT I dan PKWT II terselesaikan
Dasar pemikiran
sebelum masa kontrak berakhir
Tipe Indikator Proses
Sumber Data Data Karyawan SDM
Wilayah Pengamatan Seluruh karyawan dalam masa kontrak
Metode Pengumpulan
Rekap kontrak karyawan
Data
Jangka waktu laporan Bulanan
Standar 100 %
Penanggungjawab SDM
Frekuensi penilaian data Bulanan
Periode waktu laporan Bulanan
Analisis data Tri wulan
Sosialisasi hasil data Rapat koordinasi manajemen
Nama alat atau sistem
Data Karyawan
audit
Target sample -
2. Turn Over Karyawan

Ruang lingkup Efektifitas SDM


Dimensi mutu Efisiensi dan Efektifitas Manajemen SDM
Tujuan Mengukur perputaran keluar masuk karyawan
Turn Over karyawan berarti proses keluar masuk karyawan di
Definisi operasional
rumah sakit
Kriteria inklusi Karyawan yang resign
Kriteria eksklusi -
Numerator Jumlah karyawan yang resign
Denominator Jumlah seluruh karyawan
Dasar pemikiran Efektifitas SDM
Tipe Indikator Proses
Sumber Data Data Karyawan SDM
Wilayah Pengamatan Seluruh karyawan RS
Metode Pengumpulan
Data Karyawan
Data
Jangka waktu laporan Bulanan
Standar 5%
Penanggungjawab SDM
Frekuensi penilaian data Bulanan
Periode waktu laporan Bulanan
Analisis data Triwulan
Sosialisasi hasil data Rapat koordinasi manajemen
Nama alat atau sistem
Laporan Data Karyawan
audit
Target sample -

4. KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA


Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) adalah upaya untuk memberikan jaminan
keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan pekerja dengan cara pencegahan
Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja (PAK), pengendalian bahaya di tempat
kerja, promosi kesehatan, pengobatan dan rehabilitasi. Konsep dasar K3 rumah sakit
adalah upaya terpadu seluruh pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang
sakit untuk menciptakan lingkungan kerja, tempat kerja rumah sakit yang sehat, aman dan
nyaman baik bagi pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang sakit
maupun bagi masyarakat dan lingkungan sekitar rumah sakit.
Keselamatan kerja di unit sdm meliputi :
1. Bekerja sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh rumah sakit
2. Memperhatikan keselamatan diri dalam bekerja
3. Penggunaan alat kerja yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari

5. PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI


1. Kegiatan kebersihan lingkungan di area sekitar tempat bekerja
2. Pengelolaan sampah di area sekitar tempat kerja
3. Semua kegiatan melakukan kebersihan tangan / kegiatan cuci tangan yang sesuai
prosedur setiap hari

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN


Adapun kegiatan yang biasa dilakukan :
1. SDM
1. Penggajian
Sistem penggajian mengacu pada struktur gaji yang telah ditetapkan oleh Perusahaan.
Pembayaran gaji dan lembur karyawan dilaksanakan setiap tanggal 28 setiap bulannya
melalui rekening bank karyawan yang bersangkutan.
2. Administrasi cuti
Setelah karyawan menulis permohonan cuti di formulir cuti maka staf SDM
mengajukan formulir cuti tersebut ke Wakil Direkutr Umum & Admnisitrasi dan
merekap dikomputer untuk kebutuhan laporan bulanan.
3. Rekrutmen
Unit SDM melaksanakan rekrutmen sesuai dengan kebutuhan, urutan rekrutmen
adalah tes tertulis, wawancara, dan tes kesehatan. Urutan rekrutmen disesuaikan
dengan prosedur yang berlaku.
4. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
Membuat surat internal yang berupa pemberitahuan dan pengumuman untuk
karyawan, yang kemudian dibagikan kepada seluruh unit yang ada agar diketahui atau
ke unit yang berhubungan dengan pengumuman tersebut.
5. Notulen rapat mingguan
Setiap hari Selasa pada setiap minggunya diadakan rapat manajemen untuk membahas
masalah yang terjadi di RSIA Artha Mahinrus untuk sama-sama mencari solusi atas
permasalahan tersebut, notulen merangkum setiap materi dan bahan di bahas didalam
rapat mingguan tersebut.
6. Penerimaan Surat Masuk
Setiap surat yag ditujukan untuk RSIA Artha Mahinrus harus selalu melalui Pusat
Informasi, kemudian petugas di Pusat Informasi akan menyerahkan ke bagian SDM
untuk selanjutnya di diposisikan dan di distribusikan ke unit-unit yang dituju.
7. Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan
Setiap karyawan baru yang telah menyelesaikan masa magang diikutkan program
BPJS Ketenegakerjaan dan BPJS Kesehatan. Setiap karyawan baru mengisi formulir
pendaftaran dan jika persyaratan sudah lengkap maka formulir akan diserahkan ke
BPJS untuk didaftarkan. Karyawan yang sudah terdaftar akan mendapatkan kartu
untuk BPJS Ketenagakerjaan kartu hanya untuk diri karyawan sendiri, harus disimpan
baik-baik apabila hilang maka yang bersangkutan wajib membuat laporan kehilangan
di kepolisian dan untuk selanjutnya kartu akan di diterbitkan ulang. Apabila terjadi
kecelakaan di tempat kerja atau kecelakaan terjadi saat berangkat atau pulang bekerja
melalui jalan yang wajar dilalui maka dapat dilaporkan ke BPJS ketenagakerjaan dan
biaya pengobatan dapat di tanggung oleh BPJS Ketenagakerjaan.
Sedangkan untuk kepesertaan BPJS Kesehatan setiap karyawan yang sudah
berkeluarga akan mendapatkan kartu sejumlah keluarga inti maksimal 5 orang.
Dengan demikian semua karyawan dan anggota keluarganya yang sakit / memerlukan
pelayanan kesehatan dapat berobat di fasilitas pelayanan kesehatan tingkat 1 (satu)
sesuai dengan pilihannya.
8. Rekap Absensi
Rekap absensi dilakukan 2 - 3 kali sehari untuk memonitoring kedisiplinan jam masuk
karyawan.
9. Orientasi Karyawan Baru
Kegiatan orientasi terdiri dari orientasi rumah sakit dan orientasi unit kerja, orientasi
rumah sakit dilaksanakan secara klasikal dan orientasi unit kerja dilaksanakan di unit
kerja masing-masing. Kegiatan orientasi ini dilakukan bertujuan agar karyawan baru
mengenal lingkungan dan pola kerja di RSIA Artha Mahinrus.
10. Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan dilakukan pada tahap 3 (tiga) bulan pertama, penilaian
tahun pertama PKWT I, penilaian kedua PKWT I, penilaian PKWT II, dan penilaian
tahunan.

2. LEGAL
1. Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis
Setiap perawat dan penunjang medis yang bekerja di rumah sakit harus memiliki
Surat Ijin Kerja yang dikeluarkan Dinas Kesehatan Kota Pontianak. Pengurusan ini
dilakukan pada saat perawat atau penunjang medis diterima di RSIA Artha Mahinrus
2. Pengurusan Surat Ijin Praktik Dokter
Sama halnya dengan perawat dan penunjang medis, setiap dokter yang berpraktik di
RSIA Artha Mahinrus pun harus memiliki surat ijin yang dikeluarkan oleh Dinas
Kesehatan Kota Pontianak.
3. Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga
4. Membuat suat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
Surat yang ditujukan kepada Direktur kemudian dibuat surat balasannya, selain itu
juga membuat surat yang ditujukan kepada suatu instansi atau perusahaan tertentu.
5. Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
Setiap karyawan yang sudah berakhir masa kontraknya dan tidak diperpanjang maka
dilakukan pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja ini juga berlaku
bagi karyawan yang melanggar peraturan rumah sakit dan berakibat fatal yang
merugikan rumah sakit.
6. Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan
Setiap karyawan yang melakukan tindakan indisipliner dan sudah dilakukan teguran
secara lisan tetapi masih mengulangi hal tersebut maka akan diberi Surat Peringatan
sebagai tindak lanjut dari teguran lisan.
7. Mengurus perijinan rumah sakit.
Perijinan-perijinan yang diperlukan rumah sakit seperti ijin operasional, ijin alat-alat
kesehatan, serta sertifikasi sarana dan prasarana dilakukan untuk melengkapi
persyaratan operasional rumah sakit sebagaimana telah ditentukan Undang-Undang.

VI. SASARAN
Sasaran
a. Terpenuhnya tenaga pengganti bagi karawan resign
untuk memenuhi kebutuhan ketenagaan, atau penambahan tenaga berdasarkan analisa
beban kerja masing-masing unit.
b. Terpenuhnya SDM RSIA Artha Mahinrus yang
berkualitas
c. Tidak ada komplain
d. Tidak ada kejadian nyaris cidera, kejadian tidak
diharapkan, kejadian tidak cidera, kejadian potensial cidera dan kejadian sentinel di
unit SDM.
e. Karyawan baru yang telah melaksanakan orientasi di
unit SDM siap kerja sesuai dengan tanggung jawab dan kompetensinya.
f. Target semua karyawan bisa mengikuti pelatihan 20
jam setahun.
g. Pemantauan indikator mutu telah dipahami oleh semua
karyawan.
h. Indikator mutu terisi dengan baik sesuai ketentuan

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN


BULAN
No KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Pengerjaan gaji
1.
karyawan
Pelaporan tenaga kerja
2. di BPJS Kesehatan dan
BPJS Ketenagakerjaan
Ijin Kerja dan Ijin Dilakukan setiap ada yang perawat, penunjang medis
3. ataupun dokter yang baru masuk
Praktek
4. Perijinan RS :
1. Ijin operasional Dilakukan setiap 5 tahun
2. Ijin alat-alat Dilakukan 2 tahun sekali ( bulan di sesuaikan dengan masa
berlaku)
kesehatan
3. Sertifikasi saran dan
prasarana
5. Rapat Unit
Pemeliharaan Sarana
6.
Prasarana Kerja

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN


1. Evaluasi program kegiatan dibuat setelah pelaksaan dan dikomuntasikan dengan
notulen dan daftar hadir
2. Rapat unit setiap bulan didokumentasikan dalam notulen rapat dan daftar hadir
3. Pemeliharaan dan kerusakan sarana dan prasarana kerja dilakukan segera kepada
bagian pemleiharaan sesuai prosedur
4. Pelaporan kegiatan di unit SDM dibuat dalam laporan bulanan
IX. PENCATATAN, PELAPORAN dan EVALUASI KEGIATAN
1. Pencatatan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan
2. Setiap bulan dilakukan evaluasi bersama staf lainnya pada saat rapat bulanan
3. Pencatatan semua kegiatan, baik pemeliharaan alat, peremajaan dan penggantian
komponen alat dilakukan setelah dilaksanakan, oleh petugas Instalasi pemeliharaan
sarana rumah sakit.
4. Pelaporan dilakukan bila ada peralatan yang rusak, dan membutuhkan perbaikan
atau penggantian komponen kepada kepala sub bagian pemeliharaan sarana
sepengetahuan unit SDM. Hasil laporan menjadi arsip unit SDM dan menjadi
catatan serta pedoman pelaksanaan kegiatan serupa di tahun yang akan datang.
5. Laporan bulanan diserahkan pada awal bulan
6. Laporan tahunan disetor pada awal tahun berikutnya
7. Evaluasi kegiatan pelayanan dilakukan tiap bulan dan dilaporkan kepada Wakil
Direktur Umum & Administrasi
8. Evaluasi kegiatan pelayanan juga dilakukan tiap tahun, dan dilaporkan ke Wakil
Direktur Umum & Administrasi.

9. Hasil evaluasi dilakukan dianalisa, dan dipakai dasar sebagai penyusunan program
kerja tahun selanjutnya.