Konsep Sistem dan Sistem

Informasi pada Organisasi dan

Manajemen Perusahaan

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi

Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
2014
Definisi Sistem
 Sekumpulan elemen yang saling berkaitan &
saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan.

 Subsistem adalah sistem didalam suatu

sistem dimana sistem berada pada lebih dari
satu tingkat.

 Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang

lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem.
Karakteristik Sistem
 Karakteristik sistem terdiri dari :
1. Komponen (Elemen)
2. Batasan sistem (Boundary)
3. Lingkungan luar (Environment)
4. Penghubung sistem (Interface)
5. Masukan (Input)
6. Keluaran (Output)
7. Sasaran sistem (Objective)
Karakteristik Sistem
 Komponen (Elemen)
Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai
subsistem.
 Batasan (Boundary)
Daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.
 Lingkungan luar sistem (Environment)
Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang
mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh :
vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank,
pesaing.
Karakteristik Sistem
 Penghubung sistem (Interface)
Suatu media penghubung antara 1 subsistem
dengan subsistem lainnya.
 Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Pada sistem informasi,masukan dapat berupa:
1. Data transaksi
2. Data non transaksi
3. Instruksi
Karakteristik Sistem
 Keluaran (Output)
Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran
yang berguna (informasi dan produk) atau
keluaran yang tidak berguna (limbah).
Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
1. Informasi
2. Saran
3. Cetakan laporan
 Sasaran sistem (Objective)
Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem.
Model Umum Sistem

Masukan SISTEM Keluaran

 Konfigurasi komputer sebagai sistem

Interface

INPUT CPU OUTPUT

STORAGE
Klasifikasi Sistem
 Sistem Abstrak
Sistem yang berisi gagasan atau konsep.

 Sistem Fisik
Sistem yang secara fisik dapat dilihat.
Klasifikasi Sistem
 Sistem Deterministik
Sistem yang operasinya dapat diprediksi
secara tepat.

 Sistem Probabilistik
Sistem yang tidak bisa diramal dengan
pasti karena mengandung unsur
probabilitas.
Klasifikasi Sistem
 Sistem Tertutup
Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar
materi, informasi atau energi dengan
lingkungan (tidak dipengaruhi oleh
lingkungan).

 Sistem Terbuka
Sistem yang berhubungan dengan
lingkungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan.
Klasifikasi Sistem
 Sistem Alamiah
Sistem yang terjadi karena alam (tidak
dibuat oleh manusia).

 Sistem Buatan Manusia

Sistem yang dibuat oleh manusia.
Pembentukan Subsistem
 Pengunsuran (Factoring)
Perancangan sistem menurut keseluruhan
sistem, penguraian menjadi subsistem. Sistem
hasil proses pengunsuran membentuk struktur.
Pembentukan Subsistem
 Penyederhanaan (Simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,
keluaran dan interface dengan subsistem-
subsistem lainnya. Sehingga akan menyebabkan
banyak interface yang harus didefinisikan. Oleh
karena itu diperlukan suatu peneyderhanaan
pada penggambaran interface.
 Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi
untuk komunikasi antar subsistem dan
mengandung jalur informasi.
Pembentukan Subsistem
 Pemisahan (Decoupling)
Dua subsistem yang berhubungan sangat erat
membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan
waktu yang tepat.
Pengendalian dalam Sistem Umpan
Balik
 Diwujudkan dengan menggunakan umpan
balik (feedback).
 Untuk mengatur agar sistem berjalan
sesuai dengan tujuan.
 Dilakukan dengan membandingkan
keluaran sistem dengan keluaran yang
diinginkan.
Jenis Umpan Balik
 Umpan balik negatif (negatif feedback)
Menyesuaikan penyimpanan terhadap
standar.
 Umpan balik positif (positive feedback)
Untuk menambah keluaran atau
mendorong proses supaya memberikan
hasil yang baik, tanpa harus menunggu
terjadinya penyimpangan.
Perancangan Sistem
 Analisis Sistem
 Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan.

 Tugas Utama Analisis Sistem

1. Menentukan lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut
melalui laporan analisis sistem
Perancangan Sistem
 Langkah-langkah yang dilakukan analisis
sistem :
1. Identifity
2. Understand
3. Analize
4. Report

 Sistem analis merupakan kunci dalam

proses pengembangan sistem. Sistem analis
bekerja dalam sebuah tim berbasis proyek.
Perancangan Sistem
 Manajemen Proyek
Memiliki 2 tujuan :
1. Mencegah proyek selesai lebih dari
waktu yang ditetapkan (terlambat)
2. Mencegah proyek kelebihan anggaran
 Membantu manajemen dalam memantau
kemajuan proyek
Konsep Organisasi dan Manajemen
 Organisasi
Alat yang digunakan manusia untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Tujuan mempelajari
organisasi untuk memperbaiki antar
hubungan manusia, perilaku organisasi,
berusaha menolong manusia dan organisasi
agar dapat saling berhubungan secara lebih
efektif.

 Manajemen
Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain
untuk mencapai tujuan tertentu.
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
 Teori Manajemen
 Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan,
prosedure & program untuk mencapainya.

PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus

dilaksanakan & menetapkan bentuk serta
hubungan keorganisasian untuk menjalankan
kegiatan.
PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja
dalam organisasi.
PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang
tepat & pengkomunikasian perubahan
kebutuhan.
PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan
& pemotivasian orang dalam organisasi.

PENGENDALIAN Pengukuran prestasi & penyimpangannya

dari rencana. Pengaturan & pembetulan
kegiatan atau kebijakan.
Struktur Keorganisasian
 Model Dasar
1. Struktur Hirarki
Struktur Keorganisasian
 Spesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam
organisasi.
 Hubungan Lini & Staff
Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-
fungsi dalam organisasi.
Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung
seperti analisis & konsultasi.
 Wewenang & Tanggung jawab
Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah.
Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.
 Rentang Kendali
Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh
seseorang atasan.
Struktur Keorganisasian
 Model Variasi
1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.
Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang
lebih diarahkan pada output dibandingkan
pengolahannya.
Struktur Keorganisasian
 Model Variasi
2. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu
menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa.
Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.
Produk & Jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional.
Struktur Keorganisasian
 Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah
proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh
seorang direktur proyek.
 Model Pengolahan Informasi Pada
Struktur Organisasi
 Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi pleh faktor-
faktor :
1. Ketidakpastian tugas.
2. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.
3. Saling ketergantungan unit organisasi.
 Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan
informasi :
1. Prosedure pengoperasian&aturan keputusan.
2. Hirarki wewenang.
3. Subsistem mandiri.
4. Sumber daya lentur.
5. Struktur mandiri.
6. Sistem informasi manajemen.
7. Bentuk organisasi lateral.
 Peranan Manusia dalam Organisasi
 Menurut Abraham Maslow, ada 5
kebutuhan dasar manusia yang terendah
sampai dengan tertinggi.
Rendah Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus
Keamanan Perlindungan terhadap bahaya
Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam suatu
kelompok & menerima persahabatan
Penghargaan Menghargai diri & dihargai
Tinggi Perwujudan Pemenuhan diri, mencari kreativitas
Diri
Peranan Manusia dalam Organisasi
 Dinamika Kelompok
Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang
mempengaruhi antara individu dengan organisasi.
 Gaya Kepemimpinan
Teori X yang mendukung gaya autorizer.
1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi
unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna
tujuan ekonomis.
2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan
upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan
menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan
perusahaan.
3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi
pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan.
Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi.
Peranan Manusia dalam Organisasi
 Teori Y yang mendukung gaya partisipatif /
supportif.
1. Orang adalah aktif akibat pengalaman
dalam organisasi.
2. Motivasi, potensi untuk perkembangan,
kapasitas untuk menerima.
3. Kesediaan untuk mengarahkan perilaku
kepada tujuan organisasi.
 Manusia Sebagai Pengolah Informasi
 Model Dasar Pengolahan Informasi
Indera penerima yang menerima isyarat
dan meneruskannya kepada unit pengolah.
Hasil olahan adalah respon/tanggapan
keluar.

Indera Pengolah
Penerima Saluran mental Saluran Hasil

Ingatan
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
 Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila
sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat
tanggapannya akan berkurang.
 Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas
jumlah yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.
 Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan
pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
1. Kerangka acuan individual.
2. Prosedur keputusan normal.
3. Keputusan dalam keadaan tertekan
 Para individu mengatur penyaringan kepentingan
berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan
lain-lain.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon
Membuat model pengolahan sistem informasi
manusia yang dianalogikan dengan sistem
informasi komputer, model tersebut dikenal
dengan “model Newell-Simon”.

Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada

manusia yang terdiri dari :
1. Ingatan jangka pendek,
2. Pengolahan dasar,
3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan
ingatan luar.
 Manusia sebagai Pengolah Informasi
Penerima
Lingkungan Pengolah Ingatan

Penghasil

Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia

Penyimpanan

Masukan Pengolahan Keluaran

Model umum sistem informasi komputer

Manusia sebagai Pengolah Informasi
SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIA
 Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah
pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan
yaitu :
1. Ingatan jangka panjang
2. Ingatan jangka pendek
3. Ingatan luar

 Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang

cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya
kembali.
 Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap
rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan
ingatannya.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
 Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat
disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer,
ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem
pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
 Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial,
sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial
dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih
mampu daripada manusia.
 Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia
biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang
dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan
tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut
ruang persoalan (problem space)
 Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi
persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan
sikap mental
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Ingatan Dalam

Ingatan jangka panjang

Pengolah

Ingatan jangka pendek

Masukan Pengolah baku Keluaran

Interpreter

Ingatan Luar

Kertas Papan tulis Tabung gambar

Manusia sebagai Pengolah Informasi
BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIA
 Pengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangka
pendek.
 Kemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan
yaitu menemukan perbedaan data benar dgn data salah juga
dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data
yg diterima.
 Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
1. Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap
penyimpangannya
2. Kurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi &
causality
3. Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan
kemungkinan
Manusia sebagai Pengolah Informasi
 Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi
serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering
dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada
peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para
pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang
diputuskannya.

 Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan

data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar
diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian.
Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada
ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini
merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang
sia-sia.
Terima Kasih