Metode Pengadaan dalam Proyek Konstruksi

(Procurement Methods in Construction Project)

1.0 Pengenalan
Pengadaan adalah istilah yang menggambarkan kegiatan klien atau owner yang membawa
konstruksi atau renovasi bangunan. Ini adalah mekanisme yang memberikan solusi untuk
masalah: "Bagaimana saya bisa membangun proyek saya?" (The Joint Contracts Tribunal,
2012)

Di sebagian besar proyek, klien (biasanya melalui konsultan atau tim desain mereka) akan
memulai proses pengadaan melalui pengembangan strategi proyek. Strategi dengan
mempertimbangkan peluang, risiko, dan kendala anggaran suatu proyek untuk menentukan
proyek tersebut sesuai menggunakan metode pengadaan mana. (The Joint Contracts
Tribunal, 2012)

Untuk setiap proyek, klien akan sangat peduli dengan kualitas proyek, berapa lama proyek
bisa selesai, kinerja konsultan dan desain proyek.

Memilih metode pengadaan yang tepat sangat penting bagi klien. Klien yang berbeda
memerlukan metode pengadaan yang berbeda karena kebijakan, sumber daya, struktur
organisasi yang berbeda, pengaturan kontrak yang diinginkan. Pemahaman risiko sangat
penting karena setiap metode pengadaan harus mengikuti serangkaian aturan dan prosedur
tertentu.

Bagaimana suatu pengadaan dapat berhasil tergantung pada apakah pihak-pihak proyek
konstruksi telah memenuhi kewajibannya atau tidak, bagaimana mereka mengidentifikasi
risiko proyek dan bagaimana mereka menangani risiko proyek.

2. Metode Pengadaan Tradisional

2.1 Pengenalan
Dalam pendekatan tradisional, klien harus melibatkan konsultan seperti Arsitek, Insinyur dan
Quantity Surveyor untuk merancang proyek. Desain dari konsultan harus memenuhi
anggaran klien dan disetujui oleh klien. Apabila tidak memenuhi anggaran klien, Arsitek dan
Insinyur perlu mendesain ulang proyek dan Quantity Surveyor harus menghitung ulang biaya
proyek.

Setelah klien puas dengan rancangan dan memenuhi anggaran klien, Konsultan (Arsitek atau
Quantitas Surveyor) akan memanggil tender (call for tender) untuk memberikan kontraktor
harga dan penawaran untuk tender. Klien biasanya akan mempertimbangkan harga yang
paling sesuai dengan penawaran kontraktor untuk memutuskan, kontraktor mana yang akan
menjadi pemenang tender untuk proyek tersebut. Harga tidak selalu merupakan yang
terendah tetapi merupakan harga yang paling cocok untuk proyek tersebut. Faktor-faktor
untuk memilih pelelang yang sukses selain harga, kontraktor harus memiliki reputasi, lulus

1
proyek, kekuatan finansial yang baik, keterampilan dan kontraktor tidak dapat memiliki
terlalu banyak proyek.

Kontraktor yang berhasil harus mempedomani gambar dan spesifikasi kontrak untuk memulai
pekerjaan konstruksi. Kontraktor juga harus bertanggung jawab atas pengerjaan dan
materialnya, termasuk pekerjaan oleh sub-kontraktor dan pemasok. Setiap cacat, kesalahan
desain, atau penyalahgunaan yang terjadi, kontraktor harus menggunakan uangnya sendiri
untuk memperbaiki atau menyelesaikan masalah.

Ada beberapa jenis kontrak yang biasa digunakan dalam metode pengadaan tradisional,
yaitu: kontrak lump sum, kontrak pengukuran dan kontrak penggantian biaya (Lihat Mata
kuliah kontrak konstruksi).

2.2 Pengaruh Terhadap Biaya, Waktu dan Kualitas

2.2.1 Biaya
Pada tahap awal sistem ini, klien mungkin memerlukan lebih banyak uang untuk membayar
konsultan yang membantu klien merancang proyek. Tetapi ini memberi klien jaminan untuk
mendapatkan harga yang baik untuk menyelesaikan proyek karena semua desain, gambar,
dan spesifikasi sepenuhnya dikembangkan dan dijelaskan secara rinci sebelum kontraktor
mulai menawar tender.

Karena klien dapat mengontrol semuanya melalui menggunakan metode tradisional ini,
kontraktor tidak memiliki peluang untuk menyesuaikan harga proyek menjadi lebih tinggi dari
harga normal. Logikanya, sistem pengadaan ini sangat adil bagi klien untuk mendapatkan
biaya yang lebih rendah karena semua pesaing (kontraktor) harus menerapkan harga pada
proyek berdasarkan bill of quantity yang dihitung oleh Quantity Surveyor. Sistem ini juga
dapat mengendalikan biaya variasi tetapi hanya untuk sejumlah kecil variasi. (Rosli, A.R, 2006)

2.2.2 Waktu
Bandingkan dengan sistem pengadaan lainnya, sistem tradisional membutuhkan waktu lebih
lama daripada sistem lain untuk menyelesaikan proyek karena desain dan anggaran harus
dipenuhi dan disetujui oleh klien. Meskipun membutuhkan waktu lebih lama untuk
menghasilkan tetapi dianggap sebagai pendekatan terbaik karena klien dapat dengan jelas
mengetahui biaya aktual untuk membangun proyeknya, dapat memperoleh desain yang lebih
baik dari konsultan dan mendapatkan kontrol kualitas proyek yang lebih baik. Klien dapat
menggunakan waktu yang lebih lama ini untuk mengambil keputusan dan memeriksa desain
proyek dengan tim konsultan sebelum memulai konstruksi. (Rosli, A.R, 2006)

2.2.3 Kualitas
Metode pengadaan tradisional memiliki kendali terhadap kualitas dibandingkan dengan
metode lain. Metode ini memberikan banyak keuntungan kepada klien untuk
membandingkan desain konsultan, memutuskan desain mana yang sesuai dengan
anggarannya, mengelola proyek, dilindungi oleh konsultan karena memberikan saran
profesional dan keahlian konstruksi antara konsultan dan kontraktor. Menggunakan metode
ini dapat memberi lebih banyak waktu bagi klien dan konsultan untuk memeriksa dan
mengembangkan desain, gambar, dan spesifikasi untuk membuat dokumen tender yang lebih
baik. Tetapi metode ini tidak memberikan keuntungan bagi kontraktor, kontraktor tidak

2
memiliki kekuatan untuk merancang proyek karena kontraktor akan terlibat setelah klien dan
konsultan memutuskan desain proyek. (Rosli, A.R, 2006)

2.3 Keuntungan & Kerugian

2.3.1 Keuntungan
1. Klien dapat mengendalikan tim konsultan (tim desain)
2. Klien akan memiliki kontrol yang lebih baik atas kualitas pekerjaan
3. Klien dapat memperoleh harga terbaik melalui tender kompetitif
4. Dapat dengan mudah mengakomodasi variasi pekerjaan sebagaimana yang
dipersyaratkan oleh Klien
5. Keinginan Klien dilindungi oleh Konsultan yang bertindak sebagai penasihat dan
pemberi sertifikasi independen dalam kontrak pembangunan

2.3.2 Kerugian
1. Klien perlu menghadapi banyak organisasi karena banyak konsultan
2. Proyek ini perlu waktu lama untuk diselesaikan karena dibutuhkan banyak waktu pada
tahap awal untuk merancang bangunan
3. Mungkin terlalu rumit bagi Klien untuk berkoordinasi dengan berbagai konsultan
4. Kinerja konsultan sangat penting karena dapat secara langsung mempengaruhi
kemajuan pekerjaan

3. Metode Design and Build (Rancang dan Bangun)

3.1 Pengenalan
Dalam dunia konstruksi terdapat empat jenis pengadaan utama yaitu pengadaan
menggunakan metode Tradisional, pengadaan menggunakan metode Rancang dan Bangun,
Pengadaan menggunakan metode Manajemen dan Pengadaan menggunakan metode
Integrasi atau Mitra. Dalam Pengadaan menggunakan metode DB pekerjaan desain dan
konstruksi dikerjakan oleh satu entitas (perusahaan), dikenal sebagai kontraktor rancang-
bangun atau desain-build.

DB adalah tim yang terdiri dari kontraktor umum, arsitek, dan insinyur. Mereka dibentuk
untuk mengerjakan desain dan konstruksi proyek yang diusulkan sekaligus. Desain dan
pembangunan dikenal sebagai "paket" dan telah digunakan di industri bangunan sejak lama.
(Jack W E Masterman, 2002) Selain itu, DB menggabungkan tanggungjawab desain oleh
Konsultan dan Pengerjaan oleh Kontraktor dalam satu kontrak tunggal.

Selain itu, waktu yang cukup diperlukan bagi kontraktor untuk menyiapkan persyaratan
owner (biasanya owner akan menunjuk konsultan untuk memfasilitasi ini). Diperlukan waktu
yang cukup bagi kontraktor untuk menyiapkan proposal dan harga tender. Proposal yang
disiapkan oleh kontraktor harus cocok dengan semua persyaratan owner sebelum kontrak
dibuat.

Selain itu, biasanya klien/owner memiliki kekuatan untuk mengendalikan elemen desain
proyek sesuai dengan persyaratan mereka. Tetapi begitu kontrak ditandatangani, owner tidak
memiliki kendali langsung atas rancangan tersebut.

3
3.2 Pengaruh Terhadap Biaya, waktu dan Kualitas
3.2.1 Biaya
Biaya untuk satu proyek pembangunan sangat penting. Dalam setiap pengadaan memiliki
cara khusus untuk menentukan harga biaya bangunan. Dalam hal DB, biaya ditetapkan pada
tahap tender dan dapat mengalami perubahan desain, biasanya seringkali lebih tinggi
daripada sistem kontrak tradisional. Perbandingan antara pengadaan DB dan pengadaan
tradisional, desain pengadaan tradisional akan diselesaikan selama tahap tender dan akan
menetapkan tingkat kepastian harga yang tinggi kecuali untuk fluktuasi biaya tenaga kerja
dan bahan.

Alasannya sering lebih tinggi daripada sistem kontrak tradisional adalah karena begitu tender
diterima, harga tender akan menjadi jumlah kontrak akhir. Itu tidak dapat berubah, kecuali
ada variasi yang diperlukan atau diperintahkan oleh klien. Biaya tambahan seperti itu juga
tidak dapat dihindari karena di bawah sistem pengadaan ini kontraktor akan mengambil
sebagian besar risiko finansial.

3.2.2 Waktu
DB bersifat "fast track" atau "fast build". Sehingga sangat cocok untuk klien swasta, yang
menginginkan pengembalian cepat atas investasi mereka, terutama untuk proyek komersial.
Proyek-proyek tersebut dapat diperoleh dengan negosiasi daripada kompetisi. Ini karena
pengadaan desain dan pembangunan menghemat banyak waktu tergantung pada pengadaan
tradisional. Metode tradisional paling cocok untuk klien publik dan swasta yang ingin
mengendalikan waktu keseluruhan yang ditentukan untuk proyek konstruksi. Semua operasi
tunduk pada pengawasan yang cukup dan diatur oleh prosedur yang cukup ketat terutama di
yang didanai pemerintah.

3.2.3 Kualitas
Dalam pengadaan DB seluruh proses konstruksi (pekerjaan pra dan pasca kontrak) hanya
dilakukan oleh satu pihak yang akan sedikit mempengaruhi tingkat kualitas proyek konstruksi.
Metode desain dan pembangunan juga cocok untuk proyek-proyek yang membutuhkan
penyelesaian awal, sehingga kualitas pekerjaan akan terpengaruh.

Ini dibandingkan dengan metode tradisional, metode tradisional ini menghasilkan kualitas
kerja tertinggi. Proyek ini biasanya ditenderkan secara kompetitif kepada kontraktor sebelum
pekerjaan dimulai secara sekaligus. Desain akan dilakukan sebelum dimulainya konstruksi dan
dengan demikian, kualitas pekerjaan akan lebih tinggi. Setiap proses konstruksi dilakukan oleh
pihak yang berbeda yang memiliki keahlian beragam dalam tim bangunan.

3.3 Keuntungan & Kerugian

Dalam hal keuntungan dari desain dan pengadaan bangunan di industri konstruksi,
keuntungannya adalah cocok untuk semua klien, termasuk klien yang tidak ahli dan mereka
yang tidak bisa mengontrol proyek, juga kepastian biaya dan sistem yang lebih cepat.
Kerugiannya adalah tidak cocok untuk bangunan yang kompleks.

4
4. Terpadu atau Bermitra (Integrasi atau Partnering)

4.1 Pengenalan
Metode pengadaan yang terintegrasi atau bermitra juga dapat dikenal sebagai pengadaan
kolaboratif. Apa itu metode Terpadu dan Bermitra? Ini adalah bentuk pengadaan yang cocok
untuk proyek-proyek besar dan komitmen jangka panjang antara dua atau lebih organisasi
untuk mencapai tujuan bisnis tertentu dengan memaksimalkan efektivitas sumber daya
masing-masing peserta. (Jack W E Masterman, 2002)

Dalam industri konstruksi, metode Terpadu atau Bermitra dimaksudkan untuk memfokuskan
peserta proyek agar proyek tepat waktu, sesuai anggaran dan kualitas. (Jack W E Masterman,
2002) Metode pengadaan ini memungkinkan pembangunan tim dan pengukuran serta
peningkatan kinerja tim berdasarkan tahapan proyek. Selain itu, ia juga dikenal sebagai sistem
pengadaan paralel atau tanggung jawab tunggal di mana klien hanya perlu berurusan dengan
satu organisasi untuk merancang dan membangun proyek yang diusulkan. Selain itu, metode
ini juga untuk memastikan bahwa kontraktor dan konsultan sepenuhnya terlibat dalam
proses Terpadu dan Bermitra.

4.2 Pengaruh Terhadap Biaya, waktu dan Kualitas

4.2.1 Biaya
Metode ini membantu mengurangi biaya proyek klien. Meskipun ini sulit untuk dikuantifikasi
secara akurat. Selain itu, biaya tambahan dikeluarkan oleh semua mitra sebagai akibat dari
kebutuhan untuk mengadakan lokakarya dan untuk melatih hal-hal dan juga sebagai akibat
dari pengeluaran waktu manajemen tambahan. Namun, ada sedikit keraguan bahwa metode
Terpadu atau Bermitra akan menghasilkan pengurangan yang lebih besar daripada biaya
daripada metode pengadaan lainnya.

4.2.2 Waktu
Periode konstruksi dan desain berkurang dan kadang-kadang dipersingkat karena ada
hubungan yang baik antara konsultan, kontraktor dan klien dan dengan pengarahan yang baik
tentang proyek oleh klien dan konsultan dan kontraktor dapat menghitung jumlah proyek
yang dibutuhkan dan merancang proyek yang sesuai untuk kebutuhan klien. Menggunakan
metode ini dapat menghemat banyak waktu.

4.2.3 Kualitas
Menggunakan metode Terpadu atau Bermitra, kualitas produk akhir ditingkatkan dan standar
keselamatan ditingkatkan. Ini karena sistem manajemen kualitas total (Total Quality
Management) yang saling menguntungkan dapat diimplementasikan Bersama.

4.3 Keuntungan & Kerugian

4.3.1 Keuntungan
Konflik di antara semua anggota tim proyek, dan khususnya antara klien dan kontraktor dan
kontraktor dan subkontraktor atau pemasok, berkurang. Komunikasi antara semua anggota
tim proyek ditingkatkan, memastikan bahwa kebutuhan dan tujuan klien diketahui dan
dipahami oleh semua yang terlibat.

5
Pencapaian kerja yang lebih efisien dan produktivitas yang lebih besar akan menguntungkan
semua peserta.

Ketika terlibat dalam metode Terpadu atau Bermitra, para peserta harus mendapatkan
manfaat dari pemikiran-pemikiran inovatif sebagai hasil dari berbagi ide dan penyatuan
sumber daya.

4.3.2 Kekurangan
Selalu ada kemungkinan bahwa klien tidak akan dapat, atau mungkin tidak ingin menghormati
peranannya yang terasa dibatasi.

Hubungan yang dibangun selama proyek bermitra dapat mengarah pada asosiasi yang
nyaman yang tidak mendorong ide-ide baru atau pendekatan dinamis terhadap manajemen
proyek.

Kerahasiaan dapat dikompromikan sebagai akibat dari pembukaan informasi yang biasanya
terbatas pada organisasi dari mana asalnya.

Kesulitan dapat timbul sebagai akibat dari konflik yang mungkin terjadi antara mitra, yang
biasanya tidak memiliki kedudukan hokum, syarat dan ketentuan kontrak formal antara
berbagai pihak yang terlibat dalam proyek.

Sumber: https://www.ukessays.com/essays/construction/what-is-the-procurement-
method-construction-essay.php