Anda di halaman 1dari 80

ANALISIS DAMPAK KETERLAMBATAN KEDATANGAN BARANG

DARI SUPPLIER DAN PEMAKAIAN BAHAN BAKU BERLEBIH PADA


PROSES PRODUKSI PT DWI TUNGGAL BANGUN PERSADA

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN


Pelaksanaan : 12 Agustus 2019 s.d. 1 November 2019

Oleh :
Syach Frialdo
NIM : 4516030061

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA


2019

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

i
POLITEKNIK NEGRI JAKARTA
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN

LEMBAR PERSETUJUAN

Nama : Syach Frialdo


NIM : 4516030061
Program Studi : Administrasi Bisnis Terapan (D4)
Judul Laporan : Analisis Dampak Keterlambatan Kedatangan Barang Dari
Supplier dan Kelebihan Pemakaian Bahan Baku Pada
PT Dwitunggal Bangun Persada

Depok, 17 Desember 2019


Kepala Program Studi Pembimbing

Husnil Barry, S.E., M.S.M Husnil Barry, S.E.,M.S.M


NIP 198807012014041002 NIP 198807012014041002

Mengetahui Ketua Jurusan


Administrasi Niaga

Titik Purwinarti, S.Sos., M.Pd


NIP 196209121988032003

ii
KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) dengan judul “Analisi Dampak Keterlambatan Pengiriman
Barang dan Kelebihan Pemakaian Bahan Baku di PT Dwitunggal Bangun
Persada”.
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini disusun berdasarkan informasi dan
data yang diperoleh selama penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di
PT. DWITUNGGAL BANGUN PERSADA yang beralamat di Jl. Olympic Raya
Kav. B komersial area industry Sentul, Kabupaten Bogor selama tiga bulan mulai
dari tanggal 12 Agustus hingga 12 November 2019.
Penulis menyadari bahwa proses penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) ini membutuhkan bantuan dan kerja sama dari berbagai pihak. Oleh karena
itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Ibu Titik Purwinarti, S.Sos., M.Pd. selaku Ketua Jurusan Administrasi
Niaga.
2. Bapak Husnil Barry, S.E., M.S.M. selaku Kepala Program Studi
Administrasi Bisnis Terapan dan Dosen Pembimbing penulisan Laporan
Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah banyak memberikan arahan
hingga laporan ini terselesaikan.
3. Bapak Agus Senior Manager di Purchasing Management yang telah
memberi kesempatan untuk memperoleh pengalaman Praktik Kerja
Lapangan (PKL) di PT Dwitunggal Bangun Persada.
4. Bapak Masrik selaku HRD PT Dwitunggal Bangun Persada yang
membantu penulis dalam proses pengumpulan data selama penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Dwitunggal Bangun
Persada.
5. Kepada seluruh staff Operation dan Purchasing, terima kasih telah
membimbing dan memberikan motivasi yang membangun bagi penulis
selama penulis melakukan praktek kerja lapangan.

iii
6. Keluarga yang tanpa lelah memanjatkan doa dan memberi motivasi
kepada penulis.
7. Teman-teman Administrasi Bisnis Terapan 2016 yang telah memberi
semangat dan dukungan selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) dan penyusunan laporan.
8. Kakak-kakak Administrasi Bisnis Terapan 2012, 2014, 2015 yang
bersedia berbagi pengalaman Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan
penyusunan laporan.
9. Seluruh pihak yang telah membantu dan memberi dukungan baik secara
langsung maupun tidak langsung.
10. Penulis menyadari masih terdapat kekurangan dalam penulisan Laporan
Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun sebagai bahan
perbaikan di masa yang akan datang. Semoga Laporan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) ini bermanfaat bagi pembaca dan pihak yang
berkepentingan.

Depok, Desember 2019


Penulis

Syach Frialdo
NIM : 4516030061

iv
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i


LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................. ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ ix

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1


1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2 Manfaat .......................................................................................................... 5
1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan .................................................................... 5
1.4 Jadwal dan Kegiatan ...................................................................................... 6

BAB II TINJAUAN UMUM OBYEK PKL ........................................................ 9


2.1 Sejarah PT Dwitunggal Bangun Persada ....................................................... 9
2.1.1 Logo Perusahaan DBP .......................................................................... 10
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ..................................................................... 10
2.1.3 Nilai-Nilai Perusahaan .......................................................................... 10
2.1.4 Budaya Kerja Perusahaan ..................................................................... 11
2.2 Kegiatan Usaha PT Dwitunggal Bangun Persada ....................................... 11
2.3 Struktur perusahaan ..................................................................................... 12
2.4 Divisi Manajemen PPC PT Dwitunggal Bangun Persada ........................... 14
2.5 Tujuan dan Fungsi PT Dwitunggal Bangun Persada ................................... 15
2.6 Kegiatan Proses Produksi ............................................................................ 15

v
BAB III HASIL PELAKSANAAN PKL ........................................................... 20
3.1 Pelaksanaan PKL dan Pembahasan ............................................................. 20
3.1.1 Pelaksanaan PKL .................................................................................. 20
3.1.2 Pembahasan .......................................................................................... 29

BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 46


4.1 Kesimpulan .................................................................................................. 46
4.2 Saran ............................................................................................................ 46

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 46


CURICULLUM VITAE ..................................................................................... 50
LAMPIRAN ......................................................................................................... 51

vi
DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan Agustus .................................. 6


Tabel 1. 2 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan September .............................. 6
Tabel 1. 3 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan Oktober .................................. 7

vii
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Tabel keterlambatan barang ............................................................... 3


Gambar 1. 2 Pemakaian Kelebihan Bahan baku ..................................................... 4
Gambar 2. 1 Logo PT Dwitunggal Bangun Persada..............................................10
Gambar 2. 2 Struktur Perusahaan PT Dwitunggal Bangun Persada .................... 13
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Divisi Manajemen Fasilitas .............................. 14
Gambar 3. 1 Flow Chart Pembelian Barang Kepada Vendor.................................24
Gambar 3. 2 Flow Chart Proses Produksi ............................................................ 28
Gambar 3. 3 Nota pesanan .................................................................................... 40
Gambar 3. 4 Tanda Terima Barang Masuk Gudang ............................................. 41
Gambar 3. 5 Estimasi Kebutuhan Material Proyek Anggrek ................................ 43
Gambar 3. 6 Nota Pengambilan Barang Proyek Anggrek .................................... 43

viii
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Nota Pesanan ................................................................................... 51


Lampiran 2 Receiving Gudang Report ............................................................... 52
Lampiran 3 Daftar Vendor .................................................................................. 55
Lampiran 4 Nota Pengambilan Barang Tambahan ............................................. 61
Lampiran 5 Surat keterangan selesai Melaksanakan PKL .................................. 62
Lampiran 6 Daftar Penilaian PKL....................................................................... 63
Lampiran 7 Laporan Bulanan 12 Agustus – 6 September .................................. 64
Lampiran 8 Laporan Bulanan 9 September – 4 Oktober .................................... 65
Lampiran 9 Laporan Bulanan 7 Oktober – 1 November .................................... 66
Lampiran 10 Format Bagian I ............................................................................... 67
Lampiran 11 Format Penilaian Bagian II .............................................................. 68
Lampiran 12 Absensi Bulan 12 Agustus – 6 September....................................... 69
Lampiran 13 Absensi Bulan 9 September – 4 Oktober ........................................ 70
Lampiran 14 Absensi Bulan 7 Oktober – 1 November ......................................... 71

ix
BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persaingan bisnis yang semakin kompetitif menuntut perusahaan untuk


menerapkan strategi bisnis yang tepat dalam menghadapi lingkungan bisnis yang
dinamis, yang diindikasikan oleh proses inovasi secara terus menerus dan tingginya
tingkat perubahan selera konsumen. Salah satu kunci sukses perusahaan dalam
persaingan bisnis adalah memiliki dan mempertahankan keunggulan kompetitif
yang terletak pada kemampuan perusahaan untuk membedakan diri dengan
pesaingnya dan kemampuan produksi dengan biaya yang lebih rendah. Perusahaan
harus memiliki sistem persediaan yang baik dan efisien dalam persaingan global.
Sehubungan dengan meningkatnya persaingan dalam pasar global, permintaan
pelanggan yang semakin komplek dan semakin banyaknya produk baru yang
bermunculan, maka setiap perusahaan harus mampu bersaing untuk menciptakan
produk yang inovatif dengan cepat agar perusahaan tersebut dapat meningkatkan
keunggulan kompetitifnya.

Hal tersebut dapat dicapai dengan menerapkan manajemen rantai pasokan,


dimana manajemen rantai pasokan dapat digunakan untuk mengelola aliran
informasi, aliran produk, maupun aliran material antara supplier, perusahaan dan
distributornya. Pengertian manajemen rantai pasokan adalah pengelolaan dan
pengawasan rantai siklus, mulai dari aliran barang mentah, pembayaran, informasi
dari pemasok ke produsen, ke pedagang grosir hingga pengecer sampai konsumen.
Dalam manajemen rantai pasokan, rantai pasokan adalah jaringan fisiknya, yaitu
semua perusahaan yang berperan dalam memasok bahan baku, memproduksi
barang, hingga mengirimkannya ke pengguna akhir. Sedangkan manajemen rantai
pasokan suplai adalah sebuah metode, alat, atau pendekatan pengelolaannya.
Manajemen rantai suplai melibatkan koodinasi dan integrasi semua tujuan tadi dan
juga mereka harus memastikan pembiayaan bidang ini bisa dilakukan seminimal
mungkin dengan membuat asumsi produk ada saat dibutuhkan dan juga tidak
kelebihan stok. Pentingnya berdasarkan fungsi di atas, maka arti pentingnya

1
2

manajemen rantai pasokan pada perusahaan adalah secara fisik, mengawal proses
bahan baku dan komponen agar menjadi produk dan mengirimnya hingga ke
konsumen akhir dan meyakinkan bahwa pengiriman produk atau jasa memuaskan
aspirasi konsumen, tanpa meributkan ketersediaan stok. Dan dampaknya jika
manajemen rantai pasokan tidak dikelola dengan baik yaitu pengelolaan barang jadi
tidak baik, dan banyak phihak-pihak tertentu yang memanfaatkan kondisi seperti
ini, salah satu contoh ada karyawan yang menjual barang tanpa sepengetahuan
perusahaan hal itu mengakibatkan perusahaan menjadi rugi, penyimpanan barang
menjadi tidak teratur sehingga mau barang besar atau kecil diletakan dimana saja,
perusahaan tidak memiliki dokumen administrasi yang menunjang scm seperti
purchase order, purchase requistion, permintaan penawaran dari vendor, invoice.

PT. Dwitunggal Bangun Persada merupakan perusahaan manufacturing dan


trading yang mencakup pelayanan design dan instalasi produk furniture spesialist
project. Produk-produk yang dibuat atas permintaan para konsumen. Dalam proses
produksinya menggunakan mesin-mesin berteknologi canggih dalam bidang
furniture dan didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya.
Perusahaan tidak dapat mengelola pengadaan barang atau jasa secara efektif dan
efisien.

Dalam penyediaan layanan terbaik, perusahaan harus efisien dan efektif untuk
menekan biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan pengadaan. Untuk mencapai hal
itu perlu diterapkan pengadaan yang efektif dan efisien melalui system pengadaan
yang baik, yang mana didalamnya terdapat vendor/ pemasok yang perlu dikelola
dan di evaluasi sehingga didapatkan kualitas barang yang baik serta dengan biaya
yang terbaik pula. Selain itu perusahaan juga harus tepat untuk merencanakan
proses produksi agar bahan baku sesuai dengan barang yang diproduksi, namun ada
beberapa masalah dan penyebabnya itu dari kesalahan manusia.
3

Perkembangan dunia bisnis saat ini menuntut perkembangan di berbagai bidang,


terutama transportasi sehingga menimbulkan banyak bisnis di bidang jasa
pengiriman barang atau disebut pengirim barang. Layanan pengiriman barang
adalah perdagangan atau pekerjaan khusus memfasilitasi perpindahan paket dengan
menggunakan modal transportasi tertentu. Jasa paket pengiriman sudah lama
dipertimbangkan satu mediator dalam transfer dari satu titik asal ke titik tujuan.
Bisnis layanan pengiriman utama adalah untuk menyediakan layanan atau
pemeliharaan untuk semua Pengiriman, transportasi dan kegiatan penerimaan
barang menggunakan transportasi multimoda baik melalui darat, laut atau udara
Menurut undang-undang pasal 28 ayat 38 tahun 2009 tentang Pos yaitu pergantian
kerugian atas kehilangan kiriman, kerusakan isi paket keterlambatan kiriman atau
ketidaksesuaian antara barang yang dikirim dan yang diterima.

Gambar 1. 1 Tabel keterlambatan barang


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada

Dari tabel diatas maka dinyatakan kerugian dari terlambatnya pengiriman


barang dari para vendor sebesar 26.793.600 dengan jangka waktunya itu paling
lambat selisihnya 1 hari dan paling lama selisihnya 65 hari. Penyebabnya ini karena
jumlah barang yang dikirim banyak dan ketidaksesuaian jadwal, selain itu
kurangnya komunikasi pihak perusahaan PT Dwitunggal pada vendor, kondisi
cuaca juga sangat berpengaruh pada keterlambatan barang.
4

Terkadang hal-hal yang berhubungan dengan penjadwalan waktu tersebut


terlewat dikarenakan faktor dari sisi manusia itu sendiri. Hambatan ini biasanya
disiasati dengan pengingat yang sangat ketat diperhatikan oleh divisi purchasing
dengan cara memberi konfirmasi kepada vendor. Hal semacam itu dapat menjadi
sebuah solusi sementara, tetapi tidak menghilangkan secara total permasalahan
yang ada, karena sumber dari permasalahan itu ada pada manusia itu sendiri.
Namun dengan semakin berkembangnya teknologi, cara tersebut semakin
berkembang dengan pemasangan notifikasi pada perangkat kerja sehingga dapat
semakin menekan tingkat kesalahan tersebut.

Selain itu kelebihan pemakaian bahan baku juga menjadi faktor kerugian dari
perusahaan penyebabnya biasanya dari kesalahan karyawan perusahaan tersebut
berikut adalah tabel material kelebihan bahan baku pada PT. Dwitunggal Bangun
Persada

Gambar 1. 2 Pemakaian Kelebihan Bahan baku


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada

Dari tabel diastas dapat disimpulkan bahwa total kerugian dari pemakaian
bahan baku yang berlebih yaitu sebesar 11.232.500 dan material yang harganya
cukup tinggi yaitu HPL TH-119AA SLIM ECHO sebanyak 31 lebar dikali harga
satuan yaitu 154.000 jika ditotal yaitu 4.774.000.
5

Berdasarkan latar belakang di atas penulis berminat untuk membahas


bagaimana proses pengirimin barang dari vendor sampai ke PT Dwitunggal Bangun
Persada, oleh karena itu penulis secara lebih spesifik tertarik membuat judul
Laporan Praktik Kerja Lapangan “Analisis Dampak Keterlambatan Barang dari
Vendor dan Kelebihan Pemakaian Bahan Baku Pada PT Dwitunggal Bangun
Persada”.

1.1 Tujuan
Tujuan disusunnya laporan magang ini adalah untuk menganalisis permasalahan
yang terjadi di suatu perusahaan serta menciptakan solusi untuk pemecahan
masalah tersebut, penulis mengambil judul laporan magang berdasarkan 2 pokok
permasalahan yang terjadi di PT Dwitunggal Bangun Persada, terdapat 2 tujuan
dalam laporan magang ini :
a. Analisis dampak keterlambatan pengiriman barang dari vendor
b. Analisis dampak pemakaian bahan baku yang berlebih pada proses produksi PT
Dwitunggal Bangun Persada

1.2 Manfaat

Manfaat yang diharapkan oleh penulis dengan adanya laporan magang adalah
untuk membantu memecahkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan tempat
penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dalam hal ini perusahaan
Dwitunggal Bangun Persada, analisa penulis dapat dijadikan bahan dalam
pengambilan keputusan perusahaan dan perusahaan dapat menggunakan serta
menerapkan pengevalusian kepada vendor-vendor yang akan di bahas dalam
laporan dan pengevaluasian kepada para buruh untuk pemakian bahan baku.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan mulai 12 Agustus s.d. 12


November 2019 setiap hari Senin s.d. Jumat pukul 08.00 s.d. 17.00 pada PT
6

Dwitunggal Bangun Persada yang beralamat Jl. Olympic Raya Kav. B komersial
area industry.

1.4 Jadwal dan Kegiatan

Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ditempatkan pada


Departemen (Product Planning and Control) PPC dalam divisi Purchasing.
Adapun kegiatan yang dilakukan penulis selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan
(PKL), di antaranya:

Tabel 1. 1 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan Agustus


Hari/Tanggal Uraian Kegiatan
Minggu Ke-1
Rabu-Jumat, 1-3 Agustus 2019 1. Orientaasi dan pengenalan job desk pada
divisi Manajemen Fasilitas
2. Membuat dokumen pengadaan
3. Merapikan data vendor
Minggu Ke-2
Senin-Jumat, 6-10 Agustus 2019 1. Membuat dokumen pengadaan
2. Merapikan arsip dokumen pengadaan
Minggu Ke-3
Senin-Kamis, 13-16 Agustus 2019 1. Mengikuti rapat
2. Menginput data vendor 2018
3. Membuat Form Monitoring Proyek Lombok
Minggu Ke-4
Senin-Jumat, 20-24 Agustus 2019 1. Membuat Rekapan Proyek “Camelia”
2. Melakukan Survei Kelapangan
Minggu Ke-5
Senin-Jumat, 27-31 Agustus 2019 1. Membuat form Monitoring Proyek Bali
2. Menginput data rekanan
3. Menghubungi vendor perusahaan
Sumber: data diolah penulis, 2019

Tabel 1. 2 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan September


Hari/Tanggal Uraian Kegiatan
Minggu Ke-6
7

Senin-Jumat, 3-7 September 2019 1. Membuat Schedule Proyek Lombok


2. Membuat annual report tahun 2018
3. Menginput barang masuk dan barang keluar
Minggu Ke-7
Senin-Jumat, 10-14 September 2019 1. Membuat kartu identitas barang
2. Menghubungi vendor terdaftar
3. Membuat Schedule Proyek Bali
Minggu Ke-8
Senin-Jumat, 17-21 September 2019 1. Mengikuti rapat perusahaan
2. Melakukan proses validasi data calon vendor
3. Membuat annual report 2019
4. Rekap data vendor terdaftar
Minggu Ke-9
Senin-Jumat, 24-28 September 2019 1. Melakukan proses validasi data calon vendor
perusahaan
2. Menyerahkan dokumen kepada sekretaris
perusahaan
3. Membuat surat penawaran
Sumber: data diolah penulis, 2019

Tabel 1. 3 Laporan Praktik Kerja Lapangan Bulan Oktober


Hari/Tanggal Uraian Kegiatan
Minggu Ke-10
Senin-Jumat, 1-5 Oktober 2019 1. Membuat schedule kedatangan barang proyek Bali
2. Menginput surat jalan keluar/masuk barang
3. Tahap penyelesaian proposal pembangunan
laboratorium uji
Minggu Ke-11
Senin-Jumat, 8-12 Oktober 2019 1. Berkunjung ke gudang perusahaan di daerah sentul,
Bogor
2. Bertemu vendor untuk membahas pembangunan
gudang perusahaan
3. Rapat bersama divisi pengadaan
Minggu Ke-12
Senin-Jumat, 15-19 Oktober 2018 1. Menginput data vendor
2. Memberikan dokumen kepada divisi SDM
8

Lanjutan.....
Minggu Ke-13
Senin-Jumat, 22-26 Oktober 2019 1. Membuat surat penawaran harga
2. Memberikan dokumen ke bagian Purchasing
3. Mengikuti meeting Project Lombok

Minggu Ke-14
Senin-Rabu, 29-31 Oktober 2019 1. Melakukan pendataan bahan baku
2. Melakukan survei kepada customer
3. Mengumpulkan data yang dikerjakan selama
pelaksanaan magang pada pembimbing di
perusahaan
Sumber: data dioleh penulis, 2019
BAB II

TINJAUAN UMUM OBJEK PKL

2.1 Sejarah PT Dwitunggal Bangun Persada

PT Dwitunggal Bangun Persada didirikan tanggal 01 November 2016, berlokasi


dijalan Olympic Raya Kav. B Komersial area industry Sentul, desa Sentul
Kecamatan Babakan Madang Kabupaten Bogor 16810 dengan nomor telpon (0251)
8656167 & Fax. (0251) 8656167. PT Dwitunggal Bangun Persada merupakan
perusahaan manufacturing dan trading yang mencakup pelayanan design dan
instalasi produk furniture spesialist project. Produk-produk yang dibuat
berdasarkan keinginan konsumen. Dalam proses produksinya menggunakan mesin-
mesin berteknologi tinggi dalam bidang furniture dan didukung oleh sumber daya
manusia yang kompenten dalam bidangnya masing-masing.

PT Dwitunggal Bangun Persada berupaya selalu memenuhi kebutuhan para


konsumen dengan memberikan pelayanan terbaik dan produk produk yang sangan
berkualitas, sehingga kepuasan konsumen dalam arti luas senantiasa terpenuhi.
Komitmen kami dalam pemenuhan produk bermutu sesuai spesifikasi konsumen
bahkan melampaui harapan dan keinginan konsumen sendiri. Jaringan utama
pelayanan tidak terbatas dan meliputi: Hotel dan Resort, Cafe & Resto, Instasi
Pendidikan, Rumah Sakit, Fasilitas Umum, dan lain-lain. Untuk memenuhi
kebutuhan akan furniture tersebut, PT Dwitunggal Bangun Persada dalam
memproduksi produk-produknya dapat bekerja sama dengan perusahaan-
perusahaan dari Olympic Group, seperti: PT Olympic Furnindo Gemilang (OFG)
dan Bussiness unit lainnya

9
10

2.1.1 Logo Perusahaan DBP

Gambar 2. 1 Logo PT Dwitunggal Bangun Persada


Sumber: PT Dwitunggal Bangun Persada 2016

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Ada pun visi dan misi PT Dwitunggal Bangun Persada sebagai berikut:

a. Visi
Menjadi perusahaan Custom Furniture, yang berkelas dunia dan
menjadi perusahaan furniture terbaik di dunia
b. Misi
Sebagai penyedia solusi kebutuhan furniture dengan kerjasama dan
pelayanan yang terbaik bagi customer, rekan kontraktor dan
karyawan

2.1.3 Nilai-Nilai Perusahaan

PT Dwitunggal Bangun Persada menerapkan nilai-nilai perusahaan yang di


terapkan pada para karyawan. Hal ini dilakukan agar para karyawan yang bekerja
mempunyai motivasi dalam bekerja.
a. Inovasi
Menghasilkan cara-cara yang tepat dalam bekerja.
11

b. Integritas
Melakukan apa yang dikatakan dan mengatakan apa yang dilakukan secara
tidak memihak.
c. Kompetensi
Memiliki keahlian, pengetahuan, perilaku dan sikap untuk melaksanakan
pekerjaan yang memuaskan.
d. Kepedulian
Menunjukkan kepedulian, penghargaan & sikap membantu.

2.1.4 Budaya Kerja Perusahaan

Budaya kerja di PT Dwitunggal Bangun Persada ditunjukkan melalui aturan


penggunaan busana dimana untuk karyawan praktik kerja lapangan yaitu
menggunakan pakaian kantor pada umumnya (office look), sedangkan untuk
karyawan tetap menggunakan seragam sesuai dengan peraturan perusahaan.
Khusus untuk hari jum’at para karyawan diperkenankan untuk menggunakan
pakaian bebas dan sopan.

2.2 Kegiatan Usaha PT Dwitunggal Bangun Persada

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, perkembangan PT


Dwitunggal Bangun Persada dapat terbilang cukup pesat. Ruang lingkup kegiatan
bisnis Perusahaan ini berbagai macam yaitu layanan di bidang industri, furniture
pembangunan, jasa, dan perdagangan umum. Kegiatan usaha PT Dwitunggal
Bangun Persada yaitu perdagangan mebel dan jasa konstruksi umum. Dengan
perkembangan bisnis di bidang konstruksi di Indonesia, diharapkan ini sebagai
peluang pada PT Dwitunggal Bangun Persada. Berikut ini kegiatan usaha PT
Dwitunggal Bangun Persada:
a. Perdagangan mebel
Mebel adalah perlengkapan rumah yang mencakup semua barang seperti
kursi, meja, dan lemari. Mebel berasal dari kata movable, yang artinya bisa
bergerak. PT Dwitunggal bangun persada melayani kebutuhan para
12

customer untuk membuat perlatan rumah tangga, instasi, dan perusahaan


untuk mengadakan alat tulis kantor, dengan design sendiri. PT Dwitunggal
tidak hanyak menjual untuk instasi atau perusahaan- perusahaan, PT
Dwitunggal Bangun Persada juga menjual kepada customer-customer yang
hanya memesan 1 unit contohnya.

b. Jasa Konstruksi umum


Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultasi, perencanaan pekerjaan
konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan layanan jasa
konsultasi pengawasan pekerjaan konstruksi. PT Dwitunggal Bangun
Persada juga meyediakan layanan jasa konsultasi, perencanaan konstruksi,
layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan layanan jasa konsultasi
pengawasan pekerjaan kontruksi.

2.3 Struktur perusahaan

Fungsi dari struktur organisasi agar dapat mengatur hubungan yang baik antar
unit maupun internal unit itu sendiri secara formal dan jelas. Hal ini dimaksudkan
agar memanfaatkan semua kemampuan ke satu tujuan perusahaan sesuai dengan
visi dan misi perusahaan, selain itu akan mempermudah dalam pengintergrasian
fungsi-fungsi dalam perusahaan agar kegiatan dalam perusahaan dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Berikut adalah struktur organisasi PT
Dwituggal Bangun Persada
13

Gambar 2. 2 Struktur Perusahaan PT Dwitunggal Bangun Persada


Sumber: PT Dwitunggal Bangun Persada
14

2.4 Divisi Manajemen PPC PT Dwitunggal Bangun Persada

PT Dwitunggal Bangun Persada memiliki beberapa satuan kerja yang lebih luas,
sehingga bagian yang terdapat di perusahaan lebih spesifik. Salah satunya adalah
Divisi Manajemen (Product Planning and Control) PPC yang terdiri dari beberapa
bagian yang dapat dilihat pada gambar 2.3 berikut ini:

General Manager
Divisi PPC

Manajer Purchasing Manajer Produksi

Staff Produksi
Staff Purchasing

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Divisi Manajemen Fasilitas


Sumber: Data diolah, 2019

Divisi purchasing pada PT Dwitunggal Bangun Persada dipimpin oleh seorang


kepala Divisi Manajemen Produk Planning and Control adalah divisi mengelola
kebijakan, panduan, pedoman dan ketentuan yang berkaitan dengan pengadaan dan
pengelolaan aset serta memastikan pemahaman dan kepatuhan penerapannya di
seluruh jajaran perusahaan. Pada satuan kerja Divisi (Product Planning and
Control) PPC tidak dapat terpisahkan, sebab satuan kerja tersebut mempunyai
bagian yang lebih kompleks mengenai tugas-tugas pada bidang tersebut.
15

Berikut adalah beberapa fungsi Divisi (Product Planning and Control) PPC PT
Dwitunggal Bangun Persada, yakni:
a. Merancang sistem pengadaan barang dan jasa perusahaan.
b. Melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa perusahaan.
c. Merancang sistem pemeliharaan peralatan dan fasilitas perusahaan.
d. Pengelolaan aset meliputi inventarisasi, pemeliharaan fasilitas dan optimalisasi
pemanfaatan aset serta mengurus perizinan peralatan (jika diperlukan).
e. Kebutuhan fasilitas transportasi/kendaraan dinas perusahaan. Pengelolaan
keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja.
f. Merancang dan mengontrol proses produksi mulai dari bahan baku sampai
barang jadi.

2.5 Tujuan dan Fungsi PT Dwitunggal Bangun Persada

PT Dwitunggal Bangun Persada melayani berbagai bidang barang yang


menyediakan kebutuhan untuk fasilitas gedung, sekolah, intansi pemerintahan
maupun swasta. Melalui pengalaman di bidang furniture, PT Dwitunggal Bangun
Persada telah membangun pengetahuan luas dalam proses bisnis. Sehingga PT
Dwitunggal Bangun Persada mampu memberikan pelayanan sesuai kebutuhan. PT
Dwitunggal Bangun Persada telah banyak mengembangkan dan memberikan
produk-produk perkayuan kepada customer, baik pemerintah pusat, pemerintah
daerah, Badan Usaha Milik Negara, dan perusahaan-perusahaan swasta. PT
Dwitunggal Bangun Persada terus melakukan inovasi baru dengan dukungan
teknologi sehingga memberi nilai tambah kepada pelanggan. Jasa-jasa inovatif ini
memberi manfaat yang sesuai dan berkontribusi strategis bagi kepentingan nasional
dalam jangka panjang.

2.6 Kegiatan Proses Produksi

Proses Produksi Dalam membuat produk ada beberapa tahapan proses di


beberapa bagian, dan proses tersebut ada yang dibuat di area proses produksi utama
dan ada beberapa di area proses pendukung.
16

a. Laminating Area
Laminating fungsinya melakukan proses penempelan atau pelapisan foil
plastik (PVC) atau foil kertas (PO) terhadap permukaan Papan Particle (PB)
atau Medium Density Fibreboard (MDF) dengan menggunakan lem
tertentu sehingga permukaannya menjadi lebih menarik.

Gambar 2.4 Proses Laminating

b. Cutting
Area Cutting fungsinya melakukan proses pemotongan dari bentuk (Papan
Particel) PB atau MDF lembaran menjadi komponen-komponen yang
ukurannya lebih kecil sesuai dengan Buku Pedoman Produksi (BPP) atau
Kartu Aktifitas Produksi (KAP).
17

Gambar 2.5 Proses Cutting

c. Shapping Area Shapping


Fungsinya melakukan proses pembentukan berupa lubang memanjang atau
bentuk lengkung pada permukaan atau bagian sisi komponen secara manual.

Gambar 2.6 Shapping Area

d. Edgebanding Area
Fungsinya melakukan proses penempelen bahan sideedges yang sudah di
slitting dengan ukuran tertentu pada bagian sisi komponen secara semi
otomatis maupun manual.
18

Gambar 2.7 Edge Banding

e. Borring Area
Fungsinya melakukan proses pengeboran atau membuat lubang pada
permukaan dan atau pada bagian sisi komponen secara semi otomatis maupun
manual.

f. Finishing Area
Finishing fungsinya melakukan proses pembersihan komponen atau
pemasangan accesories tertentu seperti fisher, list, kaca, mur nanas, dan lain-
lain.

g. Packing Area
Fungsinya melakukan proses pengepakan komponen dalam dus tertentu yang
sudah ada type produknya yang selanjutnya dapat dikirim ke gudang barang
jadi.
19

Gambar 2.8 Finishing & Packing Area


BAB III

HASIL PELAKSANAAN

3.1 Pelaksanaan PKL dan Pembahasan

Berdasarkan latar belakang yang telah penulis jelaskan pada bab sebelumnya,
penulis melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT Dwitunggal
Bangun Persada pada Departemen (Product Planning and Control) PPC dalam
divisi manajemen pembelian. Berikut pembahasan mengenai pelaksanaan PKL
berkaitan dengan topik laporan penulis.

3.1.1 Pelaksanaan PKL

PT Dwitunggal Bangun Persada merupakan anak perusahaan dari olympic group


yang memiliki spesialisasi di bidang furniture dan ada beberapa produk yang dibuat
di PT Dwitunggal Bangun Persada ini adalah produk yang diminta oleh konsumen
dengan design dari konsumen itu sendiri. PT Dwituggal Bangun persada dengan
jalur bisnis yang ditempuh adalah memproduksi dan memasarkan Produk-produk
meja belajar yang bersifat knockdown furniture dengan mengadopsi Olympic
Furniture sebagai nama merknya. Maka dari itu PT Dwitunggal Bangun persada
harus mencari kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku maka dari itu
diperlukannya manajemen pembelian. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk
mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan
perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut
investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.

Divisi manajemen pembelian ada di dalam departemen product planning control


yang bertanggung jawab sebagai merencanakan dan mengendalikan aliran material
yang masuk, mengalir, dan keluar dari sistem produksi sehingga permintaan pasar

20
21

dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat, dan biaya
produksi yang minimum. Divisi manajemen pembelian ditunjuk langsung oleh
supervisor departemen product planning control yang bertugas untuk melakukan
membuat nota pesanan , pembelian barang untuk kebutuhan produksi, mencari
harga barang yang paling murah, pemesanan barang dari supplier harus tepat waktu.

3.1.1.1 Pemesanan barang dan pengiriman dari supplier

Pembelian adalah proses untuk memperoleh barang dan jasa dari pihak supplier
guna untuk menunjang operasional PT Dwitunggal Bangun Persada. Pihak – pihak
yang terkait dengan prosedur pemesanan barang yaitu, departement product
planning merupakan pihak yang membutuhkan suatu barang wajib mengisi
purchase requisition sesuai dengan ketentuan PT Dwitunggal Bangun Persada serta
membuat purchase order manual khusus bagi departemen produksi. Selanjutnya
bagian manajemen pembelian merupakan pihak yang bertugas pihak yang bertugas
untuk mencari, menghubungi, dan melakukan penawaran dengan pihak pemasok.
Prosedur pada PT Dwitunggal Bangun Persada bertujuan untuk memberikan
pentunjuk bagi semua pihak dalam kegiatan pembelian material dan produk baik
lokal maupun import, serta memastikan aktivitas pembelian tersebut, terkendali
sehingga dapat memberikan aspek yang diharapkan dari segi harga, kualitas dan
kelancaran pengiriman sesuai dengan standar.
A. Pembelian Lokal Untuk Material Barang Jadi
1. Mengidentifikasi kebutuhan material atau barang untuk memenuhi kebutuhan
atas order produk custom atau regular sesuai BQ yang ada dalam surat
perintah kerja dari marketing.
2. Membuat permintaan pembelian barang yang dibutuhkan dengan membuat
nota pesanan atau purchase requistion.
3. Menerima dan memeriksa permintaan pembelian apakah sudah sesuai dengan
item barang dengan kebutuhan dan harganya.
4. Meminta penawaran harga dan sample dari supplier.
22

5. Mengevaluasi penawaran harga yang diterima, jangka waktu pengiriman


yang disanggupi, serta melakukan evaluasi spesifikasi material dan kualitas
(khusus material baru dan supplier baru).
6. Membuat purchase order atau kontrak pembelian berdasarkan hasil negoisasi
dengan vendor dan mengkonfirmasi kepada vendor berikut jadwal
kedatangan barang yang diinginkan perusahaan.

B. Pembelian Impor Barang Jadi


1. Mengidentifikasi kebutuhan barang jadi untuk memenuhi kebutuhan atas
order produk custom dan atau regular BQ yang ada dalam surat perintah kerja
dari marketing.
2. Berkoordinasi dengan supplier terkait untuk meminta penawaran harga. Lalu
manajemen pembelian membuat PO sesuai dengan kebutuhan.
3. Selanjutnya memeriksa apakah sudah ada supplier yang terdaftar dalam
approval vendor list bila sudah dilanjut ke proses berikutnya bila belum ada
maka ikuti prosedur pemilihan vendor sesuai dengan SOP DBP-SOP-PUR-
02 tentang “pengelolaan vendor & sub kontraktor”.
4. Membuat purchase order atau kontrak pembelian berdasarkan hasil negoisasi
dengan vendor dan mengkonfirmasi kepada vendor berikut jadwal
kedatangan barang yang diinginkan perusahan.

C. Penerimaan dan Pemeriksaan Material Barang Jadi


1. Menerima material barang jadi yang datang dari vendor beserta dokumen
pengirimannya (surat jalan atau packing list).
2. Mencocokan barang yang diterima dengan surat jalan atau packing list dan
salinan PO.
3. Menginformasikan kepada bagian terkait tentang kedatangan barang meminta
pihak quality control untuk melakukan pemeriksaan.
4. Bila pemeriksaan barang accept makan bagian quality control dan
manajemen pembelian memberitahukan ke pihak distribusi untuk mengirim
barang ke lokasi project.
23

5. Sebaiknya jika terdapat ketidaksesuaian antara mutu barang dengan


spesifikasi, maka barang akan di kembalikan atau pemotongan tagihan.
6. Melakukan klaim atas barang yang tidak sesuai dan meminta informasi
kepastian dari pihak supplier tentang jadwal penggantian barang.

D. Pembayaran
1. Menginformasikan dan mendistribusikan dokumen pembelian dan penagihan
kepada bagian keuangan untuk dilakukan proses pembayaran dengan
mengacu pada prosedur standar internal perusahaan.
2. Pembayaran dilakukan setelah verifikasi semua dokumen terkait oleh bagian
keuangan.
24

Berikut gambar flowchart pembelian kepada vendor

Gambar 3. 1 FlowChart Pembelian Barang Kepada Vendor


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada, 2019
25

3.1.1.2 Pemakaian bahan baku pada proses produksi

Dalam kegiatan produksi akan membutuhkan bahan baku, Produksi dalam suatu
perusahaan merupakan suatu kegiatan yang cukup penting bahkan didalam berbagai
pembicaraan. Dikatakan bahwa produksi sangat penting bagi perusahaan, karena
bila tidak ada produksi perusahaan tersebut bangkrut, jadi apabila kegiatan produksi
dalam suatu perusahaan tersebut akan ikut terhenti maka kegiatan dalam
perusahaan tersebut akan ikut terhenti pula. Karena demikian pula seandainya
terdapat berbagai macam hambatan yang mengakibatkan tersendatnya kegiatan
produksi dalam suatu perusahaan tersebut. Maka kegiatan didalam perusahaan
tersebut akan terganggu pula. Maka dari itu perusahaan harus pandai dalam
mengatur proses produksi. Berikut adalah Standar Operational Procedure persiapan
dan proses produksi pada PT Dwitunggal Bangun Persada:
A. Menerima marketing order dari pihak marketing lalu memeriksa apakah order
yang diminta merupakan produk custom baru atau produk yang sudah pernah
diproduksi sebelumnya.
B. Mengandalkan evaluasi order yang diterima untuk menilai kemampuan
perusahaan dalam memenuhi order tersebut dengan mempertimbangkan,
tingkat kesulitan produksi dan kapasitas proses produksi.
C. Membahas order yang diterima dengan bagian product planning control untuk
memastikan apakah order tersebut dapat dipenuhi seseuai waktu yang
dipersyaratkan oleh pelanggan.
D. Apabila order memungkinkan untuk dipenuhi, bagian product planning control
menyusun daftar material yang dibutuhkan pada saat proses produksi dengan
menyertakan informasi jenis, spesifikasi dan jumlah, dan lain-lain.
E. Data kebutuhan material di review terlebih dahulu oleh manufacturing head.
Apabila terdapat ketidaksamaan, bagian product planning control segera
melakukan perbaikan. Namun apabila sudah sesuai, data kebutuhan material
dikirimkan ke bagian accounting sebagai dasar untuk menghitung harga pokok
produksi per produk.
F. Memeriksa ketersediaan material yang dibutuhkan ke bagian warehouse.
Apabila material tersedia, maka bagian produksi segera membuat nota
26

permintaan barang ke bagian warehouse. Namun apabila material tidak


tersedia, maka bagian produksi segera melakukan konfirmasi ke bagian
warehouse dan bagian pembelian untuk dilanjutkan ke proses pembelian sesuai
dengan prosedur DBP-SOP-PUR-01 tentang “Pembelian”.
G. Setelah material tersedia baik secara parsial ataupun keseluruhan, bagian
produksi memeriksa jumlah dan mutu barang yang dipesan. Apabila terdapat
ketidaksesuaian, team produksi segera melakukan konfirmasi kepada team
warehouse untuk melakukan perbaikan sesuai dengan prosedur yang berlaku
di bagian warehouse.
H. Apabila jumlah dan mutu barang yang dipesan sudah sesuai bagian produksi
melakukan rapat koordinasi dengan bagian product planning control guna
membahas rencana produksi apabila dalam rapat ditemukan masalah:
kekurangan kapasitas produksi maka informasikan kebagian penjualan dan
meminta bagian pembelian untuk mencari sub kontraktor, kedatangan material
tidak sesuai jadwal maka lakukan perubahan rencana produksi dan kebutuhan
material, bila perubahan tersebut mengakibatkan adanya perubahan jadwal
pengiriman kepada pelanggan, maka segera informasikan kepada bagian
penjualan untuk menindaklanjuti ke pelanggan.
I. Setelah tersedua rencana produksi, bagian produksi segera mempersiapkan
kebutuhan sumber daya manusia, mesin, bahan pembantu, peralatan, dan
perlengkapan produksi.
J. Melaksanakan rangkaian proses produksi sesuai jadwal yang sudah disepakati
dalam rapat koordinasi dan tetap memperhatikan aspek kesehatan dan
keselamatan kerja selama proses produksi berlangsung, seperti penggunaan
alat pakaian dinas (APD) untuk operator mesin, kondisi mesin, dan lain-lain.
Note: rangkaian proses produksi umumnya mencakup namun tidak terbatas
pada proses laminasi, cutting, boring, edge banding, finishing, dan packing.
K. Selama proses produksi berlangsung bagian quality control dan operator
melakukan pemeriksaan untuk memastikan tidak terjadi lagi
masalah/ketidaksesuaian baik yang terkait dengan mutu ataupun kesehatan dan
27

keselamatan kerja. Apabila ditemuka ketidaksesuaian, maka buatlah dokumen


tindakan koreksi dan pencegahan masalah.
L. Melakukan pemeriksaan terhadap hasil proses produksi, bila hasil pemeriksaan
product sesuai dengan spesifikasi , maka diberi stamp “accept” dan dikemas
dengan mengacu pada prosedur DBP-SOP-PRO-02 tentang pengemasan
(packaging), lalu produk diserahkan ke bagian warehouse untuk disimpan
sementara.
M. Namun bila hasil pemeriksaan produk mengindikasikan terdapat
ketidaksesuaan dengan spesifikasinya, maka buatlah informasi laporan
permasalahan kemudian stamp “reject” untuk dilakukan tindakan berikutnya.
28

Berikut flowchart proses produksi PT Dwitunggal Bangun Persada

Gambar 3. 2 Flow Chart Proses Produksi


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada, 2019
29

3.1.2 Pembahasan

Pengertian manajemen rantai pasokan menurut Heizer & Rander (2004),


mendefinisikan Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan) sebagai
kegiatan pengelolaan kegiatankegiatan dalam rangka memperoleh bahan mentah
menjadi barang dalam proses atau barang setengah jadi dan barang jadi kemudian
mengirimkan produk tersebut ke konsumen melalui sistem distribusi. Kegiatan-
kegiatan ini mencangkup fungsi pembelian ditambah kegiatan penting lainnya yang
berhubungan antara pemasok dengan distributor. Kegiatan utamanya adalah
mengkonversikan berbagai bahan mentah serta bahan-bahan pendukungnya
menjadi barang jadi dan mendistribusikannya kepada pelanggan. Dengan
menjalankannya kegiatan tersebut, maka apa yang disebut dengan rantai pasokan
pada dasarnya telah terbentuk. Namun bagi sebuah perusahaan manufakturing,
kegiatan supply chain atau rantai pasokan ini perlu dijalankan dengan efektif dan
efisien sehingga diperlukan manajemen yang profesional dalam pelaksanaannya.
Manajemen tersebut biasanya disebut dengan manajemen rantai pasokan atau
supply chain management yang sering disingkat dengan singkatan SCM. Jika
didefinisikan maka Supply Chain Management (SCM) adalah serangkaian kegiatan
yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian terhadap pengadaan,
produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada
pelanggan yang mencakup administrasi harian, operasi, logistik dan pengolahan
informasi mulai dari pelanggan hingga ke pemasok. Berikut adalah proses
manajemen rantai pasokan yang dilibatkan dalam manajemen rantai pasokan atau
supply chain management (SCM) ini:
A. Pelanggan (Customer)
Pada sebagian besar industri Manufakturing, Pelanggan atau customer
merupakan mata rantai pertama yang memberikan pesanan (order), terutama
pada perusahaan yang berorientasi OEM (Original Equipment Manufacturer).
Pelanggan memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh
perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen penjualan
(sales) perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan
30

tersebut diantaranya seperti tanggal pengiriman produk dan jumlah yang


diinginkan untuk produk yang dipesannya.

B. Perencanaan (Planning)
Setelah Pelanggan membuat pesanan yang diinginkannya, departemen
perencanaan (planning dept) akan mempersiapkan perencanaan produksi untuk
memproduksi produk yang dibutuhkan oleh pelanggan. Pada tahap ini,
Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap
bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya.

C. Pembelian (Purchasing)
Setelah menerima perencanaan produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan
terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, departemen pembelian
atau purchasing department akan melakukan pemesanan bahan mentah dan
bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah yang
dibutuhkan.

D. Persediaan (Inventory)
Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan
diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya kemudian disimpan di dalam gudang
untuk kebutuhan produksi.

E. Produksi (Production)
Bagian produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang
dipasok oleh pemasok tersebut untuk melakukan proses produksi hingga
menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh pelanggan. Barang Jadi yang
telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirimkan
ke pelanggan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
31

F. Transportasi (Transportation)
Departement Pengiriman atau Shipping Department akan mengatur waktu
keberangkatan barang jadi (Finished Products) yang di Gudang tersebut sesuai
dengan jadwal yang diinginkan oleh pelanggan.

Berbicara mengenai peranan manajemen pembelian sama dengan berbicara


dengan peranan fungsi pembelian dalam perusahaan, yang berarti pula berbicara
mengenai apa makna fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Peran
adalah pelaku penting dari suatu aktifitas tertentu, sehingga kalau membicarakan
mengenai peranan pembelian, berarti kita mencoba menganalisis seberapa jauh atau
seberapa besar atau seberapa pentingnya fungsi pembelian dalam kehidupan suatu
perusahaan. Dengan mengetahui peran, maka dengan sendirinya kontribusinya juga
akan diketahui. Oleh karena itu, tulisan ini secara singkat akan membahas hal-hal
sebagai berikut: fungsi pembelian, proses pembelian, peranan pembelian dalam
perusahaan, kemampuan yang diperlukan, spesialisasi petugas pembelian. Dua
topik pembicaraan yang pertama memberikan dasar untuk mengetahui peran
pembelian yang merupakan topik utama, sedangkan topik keempat dan kelima
adalah konsekuensi dari peran pembelian yang sudah dirumuskan didalam ketiga
topik tersebut. Dua topik yang pertama menggunakan istilah “pembelian” atau
purchasing karena memang prinsip-prinsip dan manajemen pembelian berasal dari
istilah purchasing management yang mulai diperkenalkan dan selanjutnya
dikembangkan di negara-negara barat. Perkembangan pengertian dan cakupan
manajemen pembelian melahirkan pula istilah-istilah pengganti. Istilah-istilah
seperti purchasing, procurement, material, materials management, logistics
management, supply management, supply chain management sering kali saling
dipertukarkan padahal sebetulnya kalau diteliti dengan lebih seksama, ada
perbedaan-perbedaannya, meskipun ada lingkupan kesamaannya. Untuk itu,
mungkin perlu dikutip rumusan yang umum mengenai apa yang dimaksud dengan
pembelian atau purchasing yaitu Pembelian menjelaskan proses pembelian,
mempelajari kebutuhan, menemukan dan memilih pemasok, menegosiasikan harga
32

dan persyaratan terkait lainnya, dan menindaklanjuti untuk memastikan pengiriman


menurut (Leenders, Fearon, Flynn, Johnson).

Menurut The British Chartered Institue of Purchasing Management (CIPS)


yang dikutip oleh Indrajit dan Djokopranoto (2005;4) Purchasing is the
process by the organizational unit which, either as a function or as part of an
integrated supply chain, is responsible both for procuring supplier of ther right
quality, quantity, time and price and the management of the supplier, thereby
contributing to the competitive advantages of the enterprise and the
achievement of corporate strategy.

Menurut Assauri (2008:223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang


penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani
tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang
tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang
berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena
pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus
bahan ke dalam pabrik.

Menurut Dwiantara dan Sumarto (2017:14) Pembelian merupakan cara


pemenuhan kebutuhan logisitik dengan jalan organisasi membayar sejumlah
uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah
logistik sesuai dngan kesapakan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli
ini selesai, barang atau logisitik yang telah dibeli menjadi hak milik
organisasi. Pengadaan logistik dengan cara pembelian ini merupakan cara
yang dominan dilakukan oleh perusahaan.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian atau dalam


perusahaan dikenal dengan istilah purchasing adalah suatu aktivitas/kegiatan yang
ditujukan untuk melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal
sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang. Pembelian juga dilakukan atas
dasar kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu
pengiriman yang tepat. Pembelian sangatlah penting dilakukan oleh perusahaan
dengan tujuan untuk melakukan perbaikan dan pengurangan biaya.

Berdasarkan proses pembelian dapat di ketahui bahwa untuk melakukan


pembelian, divisi manajemen pembelian harus melakukan pemilihan supplier yang
dapat menyediakan barang yang berkualitas dan harga yang terjangkau. Setelah
menemukan pemasok yang pas, pihak manajemen pembelian akan melakukan
pemesanan barang kepada pihak vendor yang telah ditentukan. Setelah itu, pihak
33

purchasing akan mengirimkan surat pesanan barang sesuai dengan jumlah barang
yang ditentukan untuk keperluan produksi barang. Dalam proses ini, pihak vendor
akan memberikan quotation kepada pihak manajemen pembelian mengenai harga
barang, total harga, dan promo atau potongan harga. Jika kurang sesuai, pihak
purchasing bisa melakukan proses tawar-menawar. Setelah harga sesuai dengan
yang diinginkan, pembelian barang bisa diproses. Setelah barang diterima, pihak
purchasing akan melakukan pengecekan lebih dulu terhadap kondisi barang. Jika
ada yang rusak atau cacat maka, mereka akan mengajukan penggantian barang
terhadap pihak vendor. Jika pesanan telah sesuai dengan yang ditentukan, maka
pihak purchasing akan melakukan pembayaran. Dalam proses ini, pihak akuntan
akan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan proses pembelian
dan membuat rekap catatan hutang sekaligus menyimpannya. Terakhir, bagian
keuangan akan membayar pembelian bahan baku tersebut sekaligus mengakhiri
proses pembelian.

Dari perkembangan manajemen pembelian, khususnya selama dekade terahkir


ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran dalam perusahaan, setidak-
tidaknya dilihat dari dua pendekatan:
A. Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai tiga peran yaitu
1. Salah satu fungsi penting dalam bisnis
2. Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi
3. Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang diluar
atau outside manufacturing
B. Dari sudut pandang strategi perusahaan, mempunyai dua peran yaitu :
1. Sebagai pusat keuntungan atau profit center bagi perusahaan
2. Sebagai fungsi strategis perusahaan

Fungsi dan proses pembelian adalah dua hal yang hampir berimpitan. Fungsi
adalah tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh bagian perusahaan yang bertanggung
jawab atas pembelian. Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan
secara berurutan disuatu perusahaan dalam kegiatan pembelian barang atau jasa.
Jadi, fungsi pembelian dilakukan dalam proses pembelian secara berurutan maupun
34

secara simultan. Oleh karena itu, pembahasan kedua hal ini disatukan untuk
menghindari pengulangan, dengan catatan ada perbedaan pengertian tersebut. Yang
sering perlu dibedakan lagi antara fungsi dan organisasi pembelian. Organisasi
pembelian ialah bagaimana mereka yang bekerja melaksanakan pembelian ditata
dalam suatu organisasi. Jadi, fungsi pembelian mungkin dilakukan oleh bagian
produksi atau bagian teknik, misalnya kalau volume pembelian terlalu kecil untuk
dibuatkan suatu organisasi tersendiri. Fungsi dan proses pembelian meliputi antara
lain pengenalan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pemilihan sumber pembelian,
penentuan harga, penempatan pesanan, penindaklanjutan pesanan, pengakutan
barang, pencatatan pembelian, pemeliharaan hubungan dengan pemasok,
pengendalian mutu, dan analisis nilai.

A. Pengenalan Kebutuhan
Banyak perusahaan Menempatkan tugas ini bukan pada bagian pembelian tetapi
pada bagian pengendalian persediaan atau inventory control departement. Tugasnya
adalah mendeteksi apakah suatu kebutuhan barang atau jasa sudah timbul dan
apakah perlu dibeli atai tidak. Pengenalan ini dapat berasal dari permintaan dari
pemakai barang atau hasil perhitungan sendiri. Kebutuhan disini hanyalah
kebutuhan yang memerlukan pembelian, sehingga kebutuhan yang dapat dipenuhi
dari persediaan di gudang tidak termasuk. Waktu dan cara perhitungan kebutuhan
yang akan datang termasuk dalam disiplin “pengendalian persediaan” atau
“Pengendalian material”.

B. Penentuan Kebutuhan
Proses atau langkah berikutnya adalah menentukan kebutuhan barang yang perlu
dibeli. Perlu dibedakan antara “pengenalan kebutuhan” dan “penentuan
kebutuhan”. Penentuan kebutuhan termasuk menentukan “jumlah yang diperlu
dibeli”, “kapan barang yang perlu dibeli tersebut harus datang”, dan “dimana
barang tersebut diperlukan”. Sama seperti diatas, beberapa perusahaan tidak
memasukan tugas ini dalam tugas bagian pembelian, tetapi ke bagian pembelian
dijadikan satu dengan bagian pengendalian persediaan, itu adalah soal lain.
35

C. Pemilihan Sumber Pembelian


Pembelian sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negri/luar negri, membeli
atau menyewa, dengan cara tender atau tidak, dan sebagainya. Pemilihan sumber
juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui
distributor, pengecer, agen, pemasok biasa, dan sebagainya. Pemilihan sumber juga
mencakup dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus
membeli. Untuk perusahaan negara, cara memilih ini biasanya dibatasi oleh
peraturan pemerintah yang ada, tidak sebebas perusahaan swasta. Pemilihan sumber
ini sangat penting karena dapat menentukan apakah harga cukup wajar, apakah
waktu peyerahan dapat dipercaya, dan apakah mutunya terjamin. Dalam proses ini
juga perlu dipertimbangkan apakah tugas pembelian di laksanakan di dalam
organisasi sendiri atau diserahkan ke organisasi luar dengan cara outsourcing atau
melalui agen pembelian.

D. Penentuan Harga
Penentuan harga merupakan salah satu tugas yang sulit, apalagi dalam situasi
ekonomi yang bergejolak dan kompetisi pasar yang terbatas. Cara tender terbukti
bukan satu-satunya cara paling ampuh untuk mendapatkan harga dan syarat-syarat
pembelian lain yang paling baik. Di dalam proses ini tercakup membuat estimasi
harga pembelian, melaksanakan penilaian atas penawaran-penawaran yang masuk,
dan mengusulkan atau menentukan pemenang tender.

E. Penempatan pesanan
Penempatan pesanan biasanya dilakukan dalam bentuk pengeluaran surat pesanan
atau purchase order (PO), atau pembuatan kontrak pembelian. Di dalam PO atau
kontrak pembelian, semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus
dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di
kemudian hari. Penempatan pesanan secara lisan hanya dilakukan diantara
perusahaan–perusahaan kecil, yang juga hanya menyangkut transaksi atau
pembelian barang yang kecil-kecil. Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi
36

pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan, misalnya dalam bentuk


pembelian-pembelian khusus.

F. Penindaklanjutan Pesanan
Surat pesanan yang sudah dikeluarkan perlu ditindaklanjuti dengan cermat, agar
rekanan pemasok betul-betul memenuhi kewajibannya, khususnya dalam ketepatan
waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau
tugas ini adalah yang mengeluarkan surat pesanan, biasanya pembeli, atau juga bisa
juga seksi lain yang ditunjuk.pemasok biasanya akan lebih berhati-hati dan serius
dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya. Proses tindak lanjut ini mencakup
proses pengapalan dan penerimaan barang ditempat.

G. Pengakutan barang
Pengakutan barang sampai ke tempat yang diperlukan merupakan fungsi
pembelian. Meskipun demikian, ini tidak berarti bahwa pengakutan harus dilakukan
oleh kendaraan milik sendiri atau diurus sendiri. Pengakutan barang dari tempat
pemasok ke gudang pembeli dapat dibebankan kepada pemasok, atau juga dapat
diserahkan pada pihak ketiga yaitu forwading agent.

H. Pencatatan Pembelian
Pencatatan pembelian meliputi pencatatan tindakan-tindakan pembelian dan
penyimpanan dokumen-dokumen pembelian. Pencatatan ini dilakukan untuk
memenuhi maksud-maskud berikut:
1. Tempat dan sebab kelambatan, kalau ada, dapat dideteksi dengan mudah
2. Status atau perkembangan pembelian setiap waktu dapat diketahui
3. Penyusunan statistik dan laporan dapat dilakukan dengan mudah
4. Pencarian data lama, apabila diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah

I. Pemeliharaan Hubungan Pemasok


Relasi utama para pembeli adalah para pemasok atau rekanan penjual barang atau
jasa. Oleh karena itu, hubungan dengan mereka perlu di pelihara secara profesional
37

dan lugas. Dalam pendekatan manajemen pembelian yang termutakhir, hubungan


antara pihak-pihak yang berlawanan kepentingannya, tetapi sebagai mitra kerja atau
patner yang mempunyai tujuan dan kepentingan sama dan yang berupaya saling
menguntungkan. dalam hubungan dengan pemasok dapat dilakukan secara
konvensional, yaitu surat dan telpon, atau dengan EDI (electronic data
interchange).

J. Pembinaan Pemasok
Kalau di atas sudah disebutkan fungsi hubungan diantara rekanan pemasok, maka
fungsi pembinaan pemasok meliputi sesuatu yang lain, yaitu yang bersifat
pembinaan, termasuk evaluasi kinerja pemasok. Dari waktu ke waktu perlu
dilakukan penilaiaan atau evaluasi terhadap kinerja pemasok dengan kriteria
tertentu. Bila kinerja pemasok ternyata dibawah standar yang ditentukan, perlu
dilakukan langkah-langkah tindak lanjut. Langkah tindak lanjut ini dapat berupa
penghentian jasa pemasok, pemberian kesempatan untuk memperbaiki diri, atau
pemberian latihan dan pembinaan tertentu.

K. Pengendalian mutu
Mutu barang yang dibeli perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, dan
fungsi pembelian bertanggung jawab untuk meyakinkan hal ini.

L. Analisis Nilai
Analisis nilai adalah kegiatan melakukan analisis atas kebutuhan dan spesifikasi
barang yang dibeli, dalam arti apakah ada cara yang lebih baik lagi untuk memenuhi
kebutuhan dan spesifikasi barang demi kepentingan perusahaan. Cara-cara lebih
baik yang dimaksud misalnya mengganti spesifikasi dengan yang lebih sederhana,
atau mengganti spesifikasi dengan substitusi barang surplus.

3.1.2.1 Pembahasan keterlambatan pengiriman barang

Pengertian pengiriman menurut mikael (2016) adalah kegiatan


mendistribusikan produk barang dan jasa produsen kepada konsumen. Pengiriman
38

adalah kegiatan pemasaran untuk memudahkan dalam penyampaian produk dari


produsen kepada konsumen. Oleh karena itu keterlambatan pengiriman harus
segera diselesaikan bagi perusahan karena itu sangat berpengaruh pada proses
produksi.

Biasanya faktor penyebab terlambatnya pengiriman menurut Masrik selaku


Manajer HRD:
a. Man Power (tenaga kerja), berkaitan dengan keterbatasan pengetahuan (tidak
terlatih, tidak berpengalaman), kurangnya keterampilan dasar yang berkaitan
dengan mental dan fisik, kelelahan, stress, ketidakpedulian akan bahaya, dan
lain lain. Contoh: pihak vendor kurang teliti dalam proses mendistribusikan
barang kepada konsumen, salah satunya perusahaan Fintech yang selalu telat
mengirim material lem kepada PT Dwitunggal Bangun Persada.
b. Machines (mesin-mesin dan peralatan), berkaitan dengan tidak adanya sistem
perawatan pretentif terhadap mesin-mesin utama dan pendukung, termasuk
fasilitas dan peralatan lain yang tidak sesuai dengan spesifikasi tugas, terlalu
tua dan lain lain. Contoh: mobil yang digunakan saat mengirim barang sudah
terlalu tua, jadi pada saat barang itu dikirim mobil tersebut mengalami
kerusakan seperti contoh perusahaan Fintech pada saat mengirim barang pada
PT Dwitunggal Bangun Persada mobilnya mengalamai kerusakan pada
bagian mesin, dan ahkirnya pengiriman yang seharusnya datang pada tanggal
25 april 2019, perusahan tersebut mengirimkan pada tanggal 15 mei 2019.
c. Cuaca, berkaitan dengan faktor alam yang tidak bisa terbaca, cuaca yang tidak
menentu seperti terjadinya hujan bahkan angin kencang kerap kali membuat
sejumlah karyawan pengirim barang harus menahan pengiriman tersebut.
Contoh: ada beberapa vendor yang tidak memiliki truck yang bagian
belakangnya tertutup, dan kalau hujan pasti vendor tersebut menunda
pengiriman tersebut karena membawa material kayu.
d. Standar Operasional Procedure (SOP), berkaitan dengan prosedur dan
metode kerja yang benar baik yang tidak tersedia, tidak tertulis, maupun yang
tidak diketahui dan lain-lain. Metode kerja yang di terapkan pada vendor
kurang maksimal hal itu menyebabkan kurang maksimalnya pada saat proses
distribusi.

“Menurut Mikael (2016) kegiatan pengirimanan secara tidak langsung secara


actual sudah sering kali dijumpai dalam kehidupan sehari – hari, dari
kebanyakan pihak produsen sendiri tidak mampu untuk menangani masalah
pengiriman tanpa dibantu oleh beberapa penyedia jasa pengiriman itu
sendiri”.
“Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai
proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-
satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien”.
39

Tapi fakta dilapangannya PT Dwitunggal Bangun persada tidak seperti teori


yang diatas karena perusahaan tersebut sudah mengenal vendor-vendor tersebut.
Kurangnya koordinasi dari bagian manajemen pembelian terhadap vendor, hal itu
yang menyebabkan barang sering terlambat, seharusnya PT Dwitunggal Bangun
Persada memberi punishment atas kejadian tersebut kepada vendor. Perusahaan
juga harus melakukan koordinasi kepada pihak vendor agar tidak terlambat pada
saat pengiriman.
Berikut adalah kriteria pemilihan supplier (Stevenson, 2002 : 701):
a. Harga
Faktor ini biasanya merupakan faktor utama, apakah terdapat penawaran
diskon, meskipun hal itu kadangkala tidak menjadi hal yang paling
penting.
b. Kualitas
Suatu perusahaan mungkin akan membelanjakan lebih besar biayanya
untuk mendaatkan kualitas barang yang baik.
c. Pelayanan
Pelayanan yang khusus kadang kala dapat menjadi hal yang penting dalam
pemilihan supplier. Penggantian atas barang yang rusak, petunjuk cara
penggunaan, perbaikan peralatan dan pelayanan yang sejenis, dapat
menjadi kunci dalam pemilihan satu supplier daripada yang lain.
d. Lokasi
Lokasi supplier dapat mempunyai pengaruh pada waktu pengiriman, biaya
transportasi, dan waktu respon saat ada order/pesanan yang mendadak atau
pelayanan yang bersifat darurat. Pembelian pada daerah setempat/lokal
dapat menumbuhkan goodwill (pengaruh baik) dalam suatu hubungan
serta dapat membantu perekonomian daerah sekitar.
e. Kebijakan supplier
Jika supplier dapat memelihara kebijakan persediaannya dan menjaga
spare part yang dimilikinya, hal ini dapat membantu dalam kasus
kebutuhan bahan baku yang mendadak.
f. Fleksibilitas
Niat yang baik dan kemampuan supplier dalam merespon perubahan
permintaan dan memenuhi perubahan desain pesanan dapat menjadi faktor
yang penting dalam pemilihan supplier.

Berdasarkan pemilihan vendor diatas dapat diketahui bahwa untuk memilih


vendor yang baik yaitu memberikan harga yang terbaik, kualiatas yang terbaik,
produknya lengkap, memberikan pelayanan yang terbaik, cara pemesanan mudah,
40

dan pengirimanannya tepat waktu, cara pembayarannya muda, bisa berkomunikasi


dengan baik.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa PT Dwitunggal Bangun Persada
belum menerapkan pemilihan kriteria supplier yang baik, seharusnya PT
Dwitunggal Bangun Persada menerapkan kriteria pemilihan supplier seperti diatas.
Dengan menerapkan sistem pemilihan menurut teori yang diatas perusahan PT
Dwitunggal Bangun Persada akan terbebas dari permasalahan keterlambatan
pengiriman dari vendor.Banyak kasus keterlambatan yang terjadi pada PT
Dwitunggal Bangun Persada, yang paling telat dalam pengiriman barang bisa
dilihat pada gambar 1.1 pada nomor surat 337/07/MC/19, perusahaan PT Sinar
Mentari Sejahtera dengan barang frame besi meja kuliah mengalami keterlambatan
barang dengan jangka waktu 65 hari, dan yang paling sering telat mengirim yaitu
PT Fintech dengan barang berupa: sekrup, frame, plat sudut,dll. PT Fintech sering
telat mengirim barang pada perusahaan PT Dwitunggal Bangun Persada
dikarenakan kurangnya koordinasi dari pihak pembelian perusahaan kepada
vendor. Berikut adalah gambar nota pesana pada perusahaan Fintech:

Gambar 3. 3 Nota pesanan


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada
41

Gambar 3. 4 Tanda Terima Barang Masuk Gudang


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada

Dari gambar diatas maka keterlambatan pengiriman pada PT Fintech jangka


waktunya ada 20 hari, seharusnya barang datang di tanggal 25 april 2019 baru
dikirim pada tanggal 14 mei 2019. Keterlambatan pengiriman ini berdampak pada
proses produksi yang menjadi terhambat dan mengakibatkan kerugian bagi PT
Dwitunggal Bangun Persada. Karena dengan keterlambatan pengiriman barang ini
membuat perusahaan jadi menunda produksinya dikarenakan barang-barang yang
belum dikirim dari pihak vendor, selain itu jadwal schedule pengiriman kepada
customer akan berubah karena produksi tidak berjalan selama barang tersbut belum
dikirim, dan nantinya PT Dwitunggal Bangun Persada juga akan dikenakan penalty
oleh pelanggan jika barang tersebut tidak dikirim sesuai dengan perjanjian pada saat
melakukan pembelian, selain itu perusahan juga akan menanggung resiko jika
pelanggan membeli di tempat yang lain. Kejadian ini terus terjadi pada perusahaan
PT Dwitunggal Bangun Persada selain permasalah diatas. Perusahaan juga akan
tetap membayar kebutuhan operasional sehari-hari, karena mesin-mesin akan tetap
menyala pada saat waktu kerja itu karena sudah sesuai SOP yang ditetapkan
perusahaan.
42

Untuk mengatasi permasalahan tersebut seharusnya PT Dwitunggal Bangun


Persada harus mencari vendor yang mumpuni untuk menangani penyaluran
pengiriman yang baik agar produk dan jasa yang diberikan dapat dengan cepat
diraskan dampaknya oleh konsumen selaku target pasar dari produsen itu sendiri.
Dalam konsep pengiriman ada dua hal yang berperan mensukseskan pengiriman,
yaitu produsen dan konsumen. Dimana produsen sebagai bagian prinsipal berperan
agar suatu produk dapat dipengirimankan secara merata. Sementara untuk sudut
pandang konsumen sendiri ingin mendapatkan produk atau jasa yang ditawarkan
dengan mudah dan cepat. Kedua sudut pandang ini yang memiliki benang merah
berupa kedekatan dan kemudahan.

3.1.2.2 Pembahasan Kelebihan Pemakaian Bahan Baku

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, salah satu permasalahan hambatan


produksi yaitu pemakaian bahan baku yang berlebih hal ini membuat perusahaan
menjadi rugi bila permasalahan ini terus terulang kembali. Salah satu cara
mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan mengadakan training untuk para
buruh agar menjadi hemat dalam pemakaian bahan baku tersebut. Bagian produksi
belum pernah mengadakan training seperti itu sehingga para buruh tidak berfikir
bagaimana caranya produksi ini menjadi efisien.
Menurut Desseler (2015:3), manajemen sumber daya manusia adalah proses
untuk memperoleh, melatih, menilai, dan mengompensasi karyawan dan
untuk mengurus relasi tenaga kerja, kesehatan dan keselamatan, serta hal-hal
yang berhubungan dengan keadilan.
Pada fakta dilapanganya perusahaan belum menerapkan teori seperti yang
dijelaskan oleh desseler, sehinggal hal ini membuat permasalahan yang seperti
dijelaskan diatas, seharusnya PT Dwitunggal Bangun Persada harus mengevaluasi
kinerja karyawannya agar perusahaan bisa melihat apakah pekerja ini berkembang
atau tidak, bila tidak perusahaan harus memberi pelatihan dibidangnya masing-
masing, contohnya permasalahan yang kita bahas ini, perusahaan harus memberi
pelatihan mengenai efisien dalam melakukan pekerjaan agar perusahaan akan
semakin berkembang. Dapat kita lihat oleh gambar 1.2 daftar pemakaian bahan
yang berlebih dalam pembuatan lemari dan meja pada proyek anggrek, seharusnya
43

material yang digunakan dalam pembuatan meja kuliah tersebut: PVC sebanyak
600 meter, Plywood sebayang 650 meter, HPL sebanyak 240 lbr, lem eva 20 kg,
lem dorus 20 kg, Slim Echo 600 meter, kini mengalami kekurangan yang bisa
dilihat pada gambar 1.2 selanjutnya, ada permasalahan lain dengan proyek yang
sama:

Gambar 3. 5 Estimasi Kebutuhan Material Proyek Anggrek


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada

Gambar 3. 6 Nota Pengambilan Barang Proyek Anggrek


Sumber: Arsip PT Dwitunggal Bangun Persada

Dari gambar 3.5 diatas maka dapat disimpulkann bahwa estimasi untuk
membuat storage module a sebanyak 14 unit, storage module e sebanyak 12 unit,
44

workstation module w1 sesbanyak 4 unit, workstation module w2 sebanyak 2 unit,


work station modul w3 sebanyak 3 unit. Membutuhkan plywood 15mm sebanyak
62 lembar, plywood 18 mm sebanyak 87.50 lembar, mdf 15 mm sebanyak 5 lembar,
mdf 4,5mm sebanyak 21 lembar, hpl th 903 dan hpl th 002 sebanyak 272 lembar,
pvc putih sebanyak 80 lembar, pvc silver sebanyak 17,5 lembar, se 22 munich
sebanyak 1554,67 meter, se 34 sebanyak 336,56 meter, se 22 smoke grey sebanyak
434,80 meter, se 34 sebanyak 36,52, se 22 putih 411,92 meter, lem eva sebanyak
332,27 kg, lem dorus 15,66 kg. Namun apa yang diperkira tidak sesuai, adanya
penambahan material untuk proyek anggrek ini diantaranya bisa dilihat pada
gambar 3.6 yaitu ada penambahan plywood sebanyak 15 lbr, hpl sebanyak 21 lbr,
lem eva 20 kg, lem dorus 20 kg.

Ibu Trisni selaku Manajer Produksi mengatakan “Biasanya permasalahan


seperti diatas ada beberapa faktor penyebabnya antara lain, ada perubahan
kontruksi atau ada penambahan komponen produk oleh customer dan ada
reject pada produksi yang disebabkan oleh operator dan bisa juga mesin,
contoh bagian laminasi untuk awal prosesnya harus setting mesin dulu sampai
hasilnya bagus agar tidak terbuang material lem dan foil.”
Pemborosan dari proses yang berlebihan adalah dimana para karyawan
menggunakan teknik dan atau cara yang tidak akurat, peralatan yang tidak sesuai,
toleransi yang terlalu dibuat-buat, melakukan kegiatan atau proses yang tidak di
perlukan oleh pelanggan dan sebagainya. Semua hal tersebut membutuhkan biaya
yang tidak sedikit. Barang yang cacat merupakan pemborosan yang jelas terlihat,
meskipun tidak dapat selalu dapat untuk di deteksi sebelum itu mencapai
pelanggan. Kecacatan kualitas dapat menyebabkan pembengkakan biaya yang jauh
lebih besar dari yang diharapkan. Setiap barang yang rusak memerlukan pengerjaan
atau penggantian barang. Hal tersebut merupakan pemborosan bahan baku yang
mengakibatkan perusahan mengalami kerugian keuntungan. Selain itu masalah stok
yang umum terjadi di berbagai perusahaan tanpa kecuali perusahaan manufaktur
ialah ketidaksesuaian stok dari perhitungan fisik dan catatan perusahaan. Dan ini
permasalahan ini terjadi pada PT Dwitunggal Bangun Persada, hal ini bisa terjadi
karena beberapa hal seperti barang yang rusak atau cacat, kekeliruan dalam
pencatatan hingga jarang menghitung stok fisik yang ada di gerai. Untuk
45

mengatasinya anda harus lebih ketat dalam melakukan perhitungan fisik. Terapkan
perhitungan fisik secara rutin entah itu seminggu sekali maupun satu bulan sekali.
Hal ini untuk menyesuaikan catatan perusahaan dengan jumlah barang yang ada di
lapangan.

Menurut mulyadi 2007:63 mengemukakan bahwa efisiensi adalah ketepatan


cara (usaha,kerja) dalam menjalankan sesuatu dengan tidak membuang-
buang waktu, tenaga dan biaya. Efisiensi juga berarti rasio antara input dan
output atau biaya dan keuntungan.
Dari teori menurut mulyadi maka dapat disimpulkan bahwa efisien adalah salah
satu cara dengan bentuk usaha yang dilakukan dalam menjalankan sesuatu dengan
baik dan tepat serta meminimalisir pemborosan dalam segi waktu, tenaga, dan
biaya. Namun pada fakta dilapangannya PT Dwitunggal Bangun Persada tidak
menerapkan teori efisiensi, maka dari itu para karyawan akan bebas menggunakan
bahan baku tanpa dia memikirkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut.

PT Dwitunggal Bangun Persada harus mengurangi pemborosan dengan cara


yang terampil. Dalam usaha sektor industri, keterampilan akan menghasilkan
penghematan, karena dengan keterampilan mengolah bahan baku dan bahan
penolong yang baik, akan menghindarkan dari rusaknya bahan bahan yang
digunakan. Pekerja yang terampil untuk mengurangi kerusakan produk, hal ini akan
menjaga kestabilan perusahaan untuk menghasilkan poduk yang baik dan
berkualitas. Jika produk tidak berkualitas atau bahkan rusak maka perusahaan akan
mengalami kerugian, karena biaya produksi yang dikeluarkan akan sia-sia. Dan
pelatihan kepada pekerja yang dapat diaplikasikan dalam bekerja, peralatan yang
baik, suasana kerja yang kondusif, pembayaran upah yang lancar, serta pengawasan
yang cermat ketika proses produksi berlangsung akan mengurangi kerusakan
produk, dan bahan baku yang perusahaan beli harus cepat diproduksi dan dijadikan
produk siap jual secepat mungkin. Semakin cepat produk terjual semakin cepat
anda mendapat keuntungan dan semakin cepat uang (modal kerja) meningkat
sehingga mampu untuk memproduksi kembali.
BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan uraian yang telah penulis jelaskan pada bab
sebelumnya yaitu tentang keterlambatan pengiriman barang dan pemakaian bahan
baku berlebih di temukan beberapa kendala di antaranya:
A. Keterlambatan pengiriman barang dikarenakan karena jumlah barang yang
dipesan sangat banyak dan cuaca yang tidak baik. Hal tersebut
mengakibatkan kerugian, perusahaan akan mengeluarkan dikenakan biaya
denda terhadap pelanggan, dan juga akan berpengaruh terhadap jalanya
proyek sehingga kalau proyek berhenti maka kita akan tetap membayar biaya
operasional seperti tenaga kerja, listrik yang digunakan, dan kebutuhan
lainnya.
B. Permasalahan berikutnya adalah pemakaian bahan baku berlebih
mengakibatkan terhambatnya proses produksi dan kurangnya keuntungan
bagi perusahaan hal tersebut dapat dikatakan karena persediaan bahan baku
yang seharusnya sudah di tetapkan tidak sesuai.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa yang dilakukan penulis selama


menjalankan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT Dwitunggal Bangun Persada,
saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dalam meminimalisasi dan
memecahkan permasalahan yang timbul pada keterlambatan pengiriaman dan
pemakaian bahan baku yang berlebih adalah sebagai berikut.
A. Permasalahan keterlambatan pengiriman barang dari vendor, untuk
meminimalisir masalah yang terjadi dapat dilakukan dengan cara:
1. Perusahaan harus melakukan koordinasi kepada vendor dan
mengambil tindakan tegas pada saat vendor telat mengirim barang.
2. Perusahaan harus mencari vendor dengan kriteria yang sesuai dengan
teori kriteria pemilihan vendor yang baik.

46
47

B. Permasalahan kelebihan pemakaian bahan baku, untuk meminimalisir


masalah tersebut dilakukan dengan cara:

1. Perusahaan harus memberi pelatihan mengenai efisiensi dalam


memakai bahan baku pada saat proses produksi.
48

DAFTAR PUSTAKA

BUKU
Chopra, Sunil dan Peter Meindl. 2007. Supply Chain Management: Strategy,
Planning and Operations, 3rd Edition. Prentice Hall.

Hasibuan, Malayu S.P. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi Revisi.
Cetakan Ketujuh. (Jakarta: Bumi Aksara, 2008).

Indrajit, Eko Richardus dan Richardus Djokopranoto. 2005. Strategi Manajemen


Pembelian Dan Supply Chain. Jakarta: PT Grasindo.

Saaty, T. (1991). Pengambilan Keputusan Untuk Para Pemimpin, Seri


Manajemen No.134. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Suryani, E. 2010. Analisis Pemilihan Pemasok Brokoli Pada PT XYZ Dengan


Menggunakan Proses Hirarki Analitik. Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Dan Manajemen IPB. Bogor.

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Peraturan Presiden Republik Indonesia No.1 18 Tahun 1999 Tentang Jasa dan
Kontruksi Pasal 1 Ayat 1, diakses 5 Oktober 2019.

JURNAL
Universitas Diponegoro “Analisis Efisiensi Persediaan Bahan Baku Susu Sapi
Murni Dengan Menggunakan Metode Economic Order Quantity pada Soto
Sedeep”. Volume 4, Nomor 2, Tahun 2015, Halaman 1-14.

WEBSITE
Official website ilmu manajemen industri. diakses Oktober 5 2019, dari
https://ilmumanajemenindustri.com/.
49

Portal Media Pengetahuan Online, diakses 10 Desember 2019, dari


seputarpengetahuan.co.id.

Pengertian Efisien Menurut Para Ahli, diakses 10 Desember 2019, dari


caraprofesor.com.
50

CURICULLUM VITAE
51

LAMPIRAN
Lampiran 1 Nota Pesanan
52
53

Sumber : PT Dwitunggal Bangun Persada


54

Lampiran 2 Laporan Penerimaan Barang Masuk ke Gudang


55
56

Sumber: PT Dwitunggal Bangun Persada


57

Lampiran 3 Daftar Vendor


58
59
60

Sumber: PT Dwitunggal Bangun Persada


61

Lampiran 4 Nota Pengambilan Barang Tambahan

Sumber : PT Dwitunggal Bangun Persada


62

Lampiran 5 Surat keterangan selesai Melaksanakan PKL


63

Lampiran 6 Daftar Penilaian PKL


64

Lampiran 7 Laporan Bulanan 12 Agustus – 6 September


65

Lampiran 8 Laporan Bulanan 9 September – 4 Oktober


66

Lampiran 9 Laporan Bulanan 7 Oktober – 1 November


67

Lampiran 10 Format Bagian I


68

Lampiran 11 Format Penilaian Bagian II


69

Lampiran 12 Absensi Bulan 12 Agustus – 6 September


70

Lampiran 13 Absensi Bulan 9 September – 4 Oktober


71

Lampiran 14 Absensi Bulan 7 Oktober – 1 November