OTOMATISASI KERTAS KERJA BANK NASIONAL

Sebuah laporan yang diterbitkan oleh Ikatan Auditor Internal mengenai praktik-praktik
inovasi dalam audit internal membahas otomatisasi dalam operasi audit internal. Laporan
tersebut menggambarkan prosedur tertentu pada Bank Nasional dan menemukan Lotus Note
sebagai media pengoperasian proses. Laporan tersebut mengidentifikasi 10 karakteristik aplikasi,
diantaranya :

1. Refleksi informasi : Memungkinkan auditor memiliki salinan basis data dan kertas kerja
yang diperbarui tanpa harus kembali ke kantor. Juga menghasilkan penelaahan kertas
kerja yang tepat waktu. 
2. Standardisasi : Kertas kerja diformat terlebih dahulu dan kertas kerja administratif diatur
terlebih dahulu. 
3. Kenyamanan : Menghilangkan kebutuhan mencari bagian kertas kerja secara manual
menggunakan penyaring lotus notes.
4. Referensi dokumen : Penghubung elektronik yang secara otomatis membawa auditor daru
satu kertas kerja ke dokumen lainnya dan kembali lagi.
5. Tampilan : Memungkinkan auditor dan penyelia melihat keseluruhan audit pada suatu
waktu dengan memberikan tampilan basis data dokumen, kertas kerja tahun ini, kertas
kerja permanen, dan format temuan.
6. Pencitraan : Memungkinkan digunakannya media noelektronik menjadi kertas kerja
otomatis, melalui alat pembaca optik.
7. Komunikasi : Surat elektronik note bisa terhubung dengan pc, lan, dan sistem surat
elektronik.
8. Menjadi alat kontrol : Kertas kerja disimpan pada satu atau lebih wadah penyimpan
(server).
9. Integrasi aplikasi : Lingkungan kertas kerja otomatis tidak berarti menghilangkan atau
memodifikasi aplikasi yang sudah ada.
10. Pengamanan hak akses : Melalui hak akses, hanya orang-orang tertentu yang perlu
membaca, mengedit, atau menghapus kertas kerja yang bisa melakukannya. Orang lain
hanya bisa membaca saja, sehingga pengamanannya lebih dibandingkan pengamanan
pada dokumen kertas kerja.

Para penulis menggambarkan pembuatan kertas kerja otomatis diperlukan untuk menelaah
dan mengevaluasi proses dan metodologi audit. Uuntuk itu perlu dipindahkan format-format
audit dan proses manual ke dalam bentuk basis data yang berisi semua dokumen yang telah
diformat sebelumnya dan siap digunakan dalam proses audit.

KERTAS KERJA ELEKTRONIK

Kertas kerja elektronik merupakan kertas kerja yang dihasilkan dari sistem
perangkat Teknik Audit Berbantuan Komputer (Computer Assisted Audit Techniques- CAAT)
dan Rekayasa Sistem Berbantuan Komputer (Computer Aided System
Engineering-CASE). Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas
dan meningkatkan fleksibilitas pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem
memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan,
pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit berbantuan
komputer dan rekayasa sistem berbantuan komputer. Dengan kertas kerja elektronik bahan-
bahan bisa langsung di input ke dalam komputer, dalam hal-hal tertentu materi tersebut bisa
dipindahkan dari catatan klien ke kertas kerja. Halaman-halaman kertas kerja bisa secara
otomatis diberi judul oleh program komputer dan program audit tersebut dapat diperbarui dan
diberi referensi silang oleh auditor seiring kemajuan pekerjaan. Akses ke kertas kerja di kontrol
melalui password, sehingga hanya pihak-pihak yang memiliki otoritas saja yang bisa membca
dan mengubah isi kertas kerja. Hal ini tentu dapat mengurangi  adanya pencurian data audit oleh
pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

PENELAAHAN KERTAS KERJA OLEH PENYELIA

Kontrol kerja terbaik adalah pengawasan oleh penyelia yang memiliki pengetahuan lebih.
Penelaahan ini harus dibuktikan pada setiap kertas kerja menggunakan nama atau inisial penyelia
dan tanggal penelaahan. Saat penyelia menelaah kertas kerja, yang harus dipastikan adalah :
1. Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah diikuti
2. Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan dan memang mendukung temuan-temuan
audit.
3. Kesimpulan yang dicapai memang wajar, valid dan logis.
4. Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa
5. Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatat dab bahwa
perselisihan telah diselesaikan.
6. Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.

Penyelia harus menelaah kertas kerja sesegera mungkin setelah diseleseikan . Jadi kekacauan
kerja bisa dikurangi dan masalah-masalah diseleseikan sebelum laporan ditulis dan auditor
ditugaskan ulang. Sebuah oganisasi audit menggunakan format khusus untuk melakukan
penelaahan akhir atas kertas kerja audit. Berikut beberapa standar yang tercatat pada format
tersebut :
1. Laporan
a. Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan memadai
ke dokumen pendukung.
b. Bukti tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.
2. Rencana
a. Program audit yang memadai telah dibuat
b. Rencana pra-audit telah didokumentasikan
c. Penghilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit telah dijelaskan
dengan memadai
d. Waktu audit yang diestimasi dan sebenarnya telah didokumentasikan
dengan memadai.
3. Umum
a. Bagan alir telah disiapkan, atau dibawa dari audit sebelumnya dan diperbarui.
 b. Rencana pengambilan s ampel telah didokumentas ikan dengan
memada i dan informatif.
c. B a h a n r e f e r e n s i ( k e b i j a k a n , p r o s e d u r , d a n l a i n - l a i n ) d i s i m p a n u n t u k
t u j u a n konstruktif.
d. Laporan audit sebelumnya dan jawabannya telah tercakup.
e. Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi.
f. Pertemuan setelah audit telah didokumentasikan
g. Data administrative telah diselesaikan
4. Pekerjaan Lapangan
a. Setiap bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-
temuan disusun.
b. Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai.
c. Tujuan, lingkup, dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat.
d. Kesimpulan auditor diberikan.
5. Supervisi
a. Semua pertanyaan penyelia telah dijawab.
b. Mutu pekerjaan dinilai

KONTROL ATAS KERTAS KERJA

Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus
mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Kertas kerja tidak boleh
diakses oleh orang-orang yang tidak memiliki otoritas untuk memiliki atau menggunakannya,
karena bisa disalahgunakan, informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang
tidak berhak membacanya. Akses ke kertas kerja dan laporan bisa diizinkan untuk auditor
eksternal dan orang-orang dalam organisasi selain klien dengan persetujuan oleh kepala bagian
audit. Bila orang di luar organisasi meminta akses ke kertas kerja, kepala bagian audit harus
mendapatkan persetujuan dari manajemen senior dan /atau penasihat hukum. Pada intinya
manajemen audit harus mementingkan kontrol atas kertas kerja auditor.
Bila saja kertas kerja hilang ditengah-tengah pelaksanaan audit. Manajemen audit juga
harus memperhatikan apakah seorang auditor pengganti bisa menggantikan pekerjaan yang
ditinggalkan oleh auditor sebelumnya. Aturannya adalah : Usahakan kertas kerja anda mengikuti
pedoman, terorganisasi dengan baik dan diberi indeks, dan referensi silang dengan baik sehingga
pekerjaan audit bisa dilakukan oleh auditor selanjutnya dengan kesulitan yang minimal. Kontrol
yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan hanya dilakukan oleh auditor
yang membuatnya.

CONTOH-CONTOH KERTAS KERJA

Tampilan 9-2 sampai 9-11 merupakan contoh-contoh bagian kertas kerja yang formatnya
bisa digunakan dalam setiap audit operasional dan kertas kerja terkomputerisasi memiliki sedikit
kesamaan. Tampilan tersebut mengilustrasikan audit atas fungsi produksi, tetapi bisa digunakan
dalam setiap audit operasional. Bagian tersebut berhubungan dengan pemberian gambar contoh
setelah disiapkan.
Kertas kerja tersebut diambil dari audit sebenernya. Beberapa organisasi audit bisa
merasakan bahwa penyiapan yang terlalu rinci akan terlalu sukar. Oleh karena itu, contoh-contoh
tersebut harus dipandang sebagai contoh yang ideal, bukan sebuah keharusan. Kertas kerja aktual
biasanya disiapkan menggunakan pensil, tetapi ditunjukan dalam bentuk cetakan agar lebih jelas
dan mudah dibaca.
Pada bagian :
1. “Informasi Umum” (tampilan 9-2) akan ditemukan tujuan aktivitas, informasi latar
belakang, dan pembahasan sistem kontrol. Tujuan aktivitas akan menuntun pendekatan
yang diambil auditor dalam penelaahan mereka. Infomasi latar belakang hanya berisi hal-
hal yang berguna untuk memahami pengujian. Penjelasan sistem kontrol didukung oleh
bagian alir yang sederhana.
2. “Tujuan” bisa dihubungkan dengan tujuan aktivitas karena jelas bahwa auditor terutama
berkepentingan dengan apakah tujuan aktivitas telah dicapai.
3. “Ruang Lingkup” menunjukan sumber yang digunakan dalam pengujian dan teknik
pemilihan sampel yang digunakan.
4. “Temuan” menjawab semua hal yang ada di tujuan. Pernyataan ini memberikan informasi
faktual saja guna membedakan fakta-fakta yang bisa dibuktikan dan masalah
pertimbangan audit.
5. “Opini” mencangkup semua temuan dan berisi penilaian auditor mengenai temuan
tersebut.
6. “Rekomendasi” mencangkup semua kelemahan signifikan yang ditemukan dalam audit
dan menunjukan tindakan yang diambil oleh klien untuk meningkatkan kondisi yang
membutuhkan perbaikan.
7. “Skedul-skedul pendukung” menggambarkan pengujian (tampilan 9-7 hingga 9-9) dan
menekankan kekurangan yang ada (tampilan 9-6). Skedul tersebut kemudian diringkas
dalam suatu format (tampilan 9-5).
8. Tindakan perbaikan didokumentasikan di akhir kertas kerja (tampilan 9-10 hingga 9-11)

Berikut contoh tampilannya :