Anda di halaman 1dari 9

TUGAS BAHASA INDONESIA

DISUSUN OLEH :
MUHAMMAD ARVAN : 41117010011
CHRISTHOPER ANDELUS WINATA : 41117010016
I NYOMAN SINDHURA RIANA : 41117010021
DENI DWI HIKMAYADI : 41117010023
MUHAMMAD IRFAN FAIZ : 41117010026

PROGRAM STUDI TEKNIK SIPIL


FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2019
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya. Sehingga kami dapat melaksanakan dan menyelesaikan makalah ini
dengan baik. Tidak lupa shalawat beriring salam kepada nabi Muhammad SAW sehingga
tersusunlah makalah ini dengan judul “CARA MENULIS SURAT RESMI YANG BAIK
DAN BENAR” ini. Makalah ini telah kami susun dengan sistematis dan sebaik mungkin. Hal ini
bertujuan untuk memenuhi tugas Bahasa Indonesia .
Dengan selesainya makalah ini, maka kami tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih.
Demikian makalah yang telah kami buat ini. kami mohon kritik dan sarannya apabila terdapat
kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak dan juga bermanfaat bagi kami selaku penyusun.
Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar
Surat sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang
berkaitan dengan instansi. Surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi biasa disebut
sebagai surat resmi. Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan,
organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya
surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan. Selain
itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni
penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan
Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan.

Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya
ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT
RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"

Fungsi Surat Resmi


1. Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-
surat perjanjian.
2. Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat
instruksi.
5. Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya.

Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan
tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut :
- Surat pemberitahuan
- Surat perintah
- Surat permintaan atau permohonan
- Surat peringatan dan teguran
- Surat susulan
- Surat panggilan
- Surat pengantar
- Surat keputusan
- Surat perjanjian
- Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.

Tata penulisan surat resmi :


1. Kepala Surat
Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi
surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam
kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:
 Nama instansi atau lembaga.
 Lambang atau logo instansi atau lembaga.
 Alamat.
 Kode surat.
 Nomor telepon; nomor faksimile.
 Kode Pos.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penullsan tanggal surat
berikut ini.
 Bantaeng, 20 November 2013
 28 November 2013

3. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara
pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing
dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal
surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.
 Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
 Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
 Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
 Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan
surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
 Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun
tahun).

4. Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-
macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai
berikut.
 Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam
surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
 Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis
dilampiran atau tidak.
 Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera,
tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah
tersedia.

5. Hal atau Perihal


Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang
disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan
dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara
penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:
 Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
 Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
 Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal:
Jadwal Ujian Sekolah
Hal dalam surat berguna sebagai berikut.
 Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
 Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum
mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6.Penulisan Alamat pada Surat


Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.
 Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada
sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam
menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam
penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.
1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:

Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng
 Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas
surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak
menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui
kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat.
Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima,
petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan
penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat
luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam
adalah sebagai berikut.
1. Tidak didahului kata Kepada.
2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:

Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang
 Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat
dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga
merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara
tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat,
(Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam
pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang
bersangkut-paut dengan agama Islam.
Catatan:
 Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan
suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di
belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan
tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik
dua, hanyalah menurut kebiasaan.
 Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya
dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8. Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.
 Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca
terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai
dengan maksud atau tujuan surat.
 Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat
pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September
2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa….
 Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang
sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri
tahukan bahwa….
 Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli
2013, dengan ini diberitahukan bahwa
 Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013,
SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut.     .
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan,
diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika
menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.
 Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan
sebagainya secara jelas.
 Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
 Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
 Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih
yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
 Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan,
dan menarik.
 Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah
sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada
padanannya dalam bahasa Insonesia
 Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
 Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
 Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat    


Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya
berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya
penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai
dengan isinya berikut ini.     ”
 Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas
perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan
Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
 Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai
kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya;
Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita
tingkatkan terus.
 Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya;
Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan
Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup


Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.
 Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
 Tanda tangan.
 Nama terang.
 Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan
Tembusan adalah salinan-salinan surat yang’dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang
terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:     .
Tembusan kepada:
1. Camat Tarakan Barat
2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar


Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya.
Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif
(Suprapto, 2006:5).
 Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan
bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah
yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur,
antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.
 Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang
baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat
dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari
pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.
1. Sederhana:Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik
pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim.
2. Ringkas:Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
3. Jelas:Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak
menimbulkan salah paham.
4. Sopan:Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik
kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan
beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata
sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).
5. Menarik:Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan
dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat
digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.