Anda di halaman 1dari 17

7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.

doc

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

Oleh : Subhan, S.Pd

ADMINISTRASI

Administrasi dan kesekretariatan dalam sebuah Organisasi sangat penting dan memegang peran
utama dalam keberlangsungan suatu organisasi.

Administrasi adalah Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasakan pembagian kerja
yang telah ditentukan dalam struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang
efektif dan efisien yang meliputi Pengorganisasian, penetapan rencana program kerja, penyelenggaraan
 program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, Dan ain sebagainya.

KESEKRETARIATAN

 Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. !eperti telah disinggung diatas, bahwa tata
usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang
tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan
suatu bagian dari kegiatan administrasi

Kesekretariatan meliputi"

#. $ulis menulis %rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi &.

'. !urat menyurat(

). Kegiatan kearsipan dan agenda(

*. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi(

+. pengiriman dan penerimaan surat( dan

. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis

1
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 1/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

ontoh Program Kerja Osis

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH


SMP NEGERI 3 DOLOPO

PERIODE 203 ! 20"


SEKSI #ENIS KEGIATAN PENANGG$NG
#AWA%
K/$A01AA2 #.#. !59 !/K!: " P/3:27A$A2 4A3:-4A3: 9/!A3 /8/6A
$/34ADAP K/A7A8AA2 AKA$:3:
$54A2 6A27 a. Perayaan 8aulid 2abi 9esar 8uhammad !A1
8A4A /!A  b. Perayaan :sra 8i;raj
c. Perayaan 4alal 9ihalal
d. Perayaan # 8uharam
e. Perayaan 2u<ulul 0ur;an
#.'. !59 !/K!: " $ADA35! PADA 95A2 3A8AD4A2
a. 8elaksanakan seleksi membaca Al-0ur;an pada siswa
 baru
 b. 8elaksanakan kegiatan $adarus Al-0ur;an mulai tanggal
' = ' 3amadhan
c. 8elaksanakan Khatamul 0ur;an
#.). !59 !/K!: " KO$AK A8A
a. 8engadakan tagihan bes amal ' minggu sekali tiap hari
>umat
 b. 8engadakan tagihan sumbangan amal bila diperlukan
#.*. !59 !/K!: " PA!A2$3/2 K:A$
a. 8engadakan pasantren kilat pada * =  3amadhan
 b. 8engadakan berbuka puasa bersama
#.+. !59 !/K!: " !A?A3: 3A8AD4A2
A. 8engadakan kegiatan !afari 3amdhan ke tiap-tiap
8esjid@8ushollah
9/39A27!A '.#. !59 !/K!: " P3A85KA 8:3!AD A2:PA
DA2 a. 8engadakan latihan mingguan tiap minggu
9/32/7A3A  b. 8engadakan perkemahan sabtu minggu %Persami& bila
dii<inkan
c. !etiap hari sabtu, khususnya Anggota Pramuka
diwajibkan memakai seragam Pramuka
'.'. !59 !/K!: " //K$3O2:KA
a. 8enyiapkan perlengkapan elektronika pada saat 5pacara
9endera maupun Perayaan 4ari-hari 9esar Keagamaan
 b. 8enyiapkan peralatan elektronika pada setiap pertemuan
orang tua murid
c. 8enyiapkan peralatan elektronika pada sat 8O!
d. Dan lain-lain yang menyangkut perlengkapan elektronika
'.). !59 !/K!: " P/27A1A!A2 $/34ADAP !:89O
 2/7A3A DA2 A89A27 O!:!
a. Disetiap kelas diwajibkan memiliki lambing 2egara dan
7ambar Presiden serta 1akil Presiden
 b. 8elaksanakan pemeriksaan atribut siswa seminggu sekali
'.*. !59 !/K!: " PAA27 8/3A4 3/8A>A
a. Diwajibkan tiap kelas memiliki anggota minimal ' orang
 b. 8enyediakan obat-obatan %P)K&
P/2D:D:KA2 ).#. !59 !/K!: " K/A8A2A2 !5:P$O 1:3O
P/2DA455A2 a. 8enjaga ketertiban dan keamanan sekolah dan siswa-

2
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 2/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

SEKSI #ENIS KEGIATAN PENANGG$NG


#AWA%
9/A 2/7A3A. siswa
 b. 8engawasi lingkungan sekolah dan siswa-siswa, jika
mendapat ancaman dari luar yang bisa merusak ketertiban di
dalam sekolah
c. 8embantu guru mempersiapkan barisan pada saat appel.
).'. !59 !/K!: " PA!K:93AKA
a. athan rutin setiap hari minggu
 b. Pemilihan Paskibraka daerah bulan >uli minngu kesatu
c. Pemilihn Paskibraka 2asional bulan ?ebruari kedua.
).). !59 !/K!: " 5PAA3A 9/2D/3A
a. 8enyiapkan perlengkapan 5pacara 9endera setiap !enin
 b. 8enyiapkan perangkat 5pacara setiap akhir pekan
c. 8empertanggung jawabkan hasil 5pacara bendera

K/P3:9AD:A2
DA2 95D: *.#.
a. !59 !/K!: " P/27A3A4A2
8engarahkan 8A!A
masa pada saat appel dan saat menghadiri P3A$:2: OD/
P/K/3$: 5453  hari-hari
*.'. !59 !/K!: " !5KA D5KA
a. 8enghimpun dana untuk siswa yang berduka
 b. 8elayat ke rumah duka
*.). !59 !/K!: " 9AK$: !O!:A
a. 8engadakan bakti sosial bersama dalam rangka
menyambut hari-hari besar umum maupun hari besar khusus
 pada lokasi-lokasi yang ditentukan, baik di sekolah maupun di
luar sekolah

*.*.
a. !59 !/K!: " 5K!
8enyediakan @ 9K 
sarana dan prasarana bagi siswa yang
kesehatannya terganggu.
K/$3A8P:A2 +.#. !59 !/K!: " 8A>AA4 D:2D:27 8/A2: A!$:
DA2 a. 8embuat majalah dinding dua kali sebulan 65!5?
K/1:3A5!A4A- b. 8engadakan perlombaan majalah dinding setiap dua
A2  bulan sekali dan akhir semester 
+.'. !59 !/K!: " KO8P5$/3 
a. 8engadakan les privat computer untuk pengurus O!:!
khususnya dan siswa-siswi pada umumnya
 b. 8elaksanakan pengetikan administrasi O!:!
c. 8enyediakan keperluan siswa yang menyangkut dengan
 pembuatan makalah
+.). !59 !/K!: " KO2!58!:
a. 8enyediakan konsusmsi pada setiap kegiatan O!:!
+.*. !59 !/K!: " P/277AA27A2 DA2A
a. 8encari dana untuk setiap kegiatan O!:!
 b. 8encari dana pada orang tua siswa yang berpotensi pada
minggu ketiga bulan >anuari, ?ebruari
O37A2:!A!:, .#. !59 !/K!: " K/O8POK 9/A>A3  :!$:A2A
P/2D:D:KA2, a. 8engadakan lomba cerdas cermat bahasa :ndonesia antar AKA955
PO:$:K DA2 kelas dalam rangka memperingati bulan 9ahasa, Oktober
K/P/8:8P:2- minggu ke tiga
A2  b. 8eningkatkan kelompok belajar yang sudah ada
.'. !59 !/K!: " P/3:27A$A2 4A3: 2A!:O2A
a. 8engadakan upacara 2asional
 b. 8erayakan hari ulang tahun !8A
c. 8enata administrasi upacara
d. /valuasi jalannya upacara

3
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 3/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

SEKSI #ENIS KEGIATAN PENANGG$NG


#AWA%
.). !59 !/K!: " 4598A!
a. 8emenuhi undangan ceramah
 b. 8enjadi mediaotor dalam biro konsultasi, psikologis, dan
seksual siswa dengan pilar Kisara
c. 8enjadi mediator antara O!:! dengan masyarakat luas.
.*. !59 !/K!: " D/8O2!$3A!:
a. 8engadakan demonstrasi pada saat dibutuhkan
 b. 8endamaikan perseteruan yang terjadi antar siswa
K/!/7A3A2 .#. !59 !/K!: " P/3O89AA2 3A48A$ A3A/
>A!8A2: DA2 a. 8engikuti lomba baik di lingkungan sekolah maupun di
DA6A K3/A!: luar lingkungan sekolah
 b. 8engikuti Porseni pada bulan >uni dan Desember 
.'. !59 !/K!: " P/38A:2A2

a.
 b. atihan rutin
8engikuti setiappada
Porseni haribulan
jumat>uni
dan dan
minggu
Desember 
c. 8engikuti pertandingan %!epakbola& persahabatan
.). !59 !/K!: " PO3!/2:
a. 8engadakan kegiatan PO3!/2: tiap akhir semester 
 b. 8engatur jalannya Porseni
.*. !59 !/K!: " /K!$3AK5:K5/3%OA43A7A&
a. 8engadakan kegiatan eskul bagi siswa yang mengikuti
/skul
 b. 8engatur jadwal /skul bersama guru yang bersangkutan
c. 8engawasi jalannya /skul

P/3!/P!: B.#. !59 !/K!: " DOK58/2$A!: :2D3A1A$:


AP3/!:A!: DA2 a. 8engabadikan semua kegiatan O!:! A8A2535
K3/A!: !/2:  b. Pelantikan O!:! dan Pramuka
B.'. !59 !/K!: " !/2: $A3:
a. 8engadakan latihan dua kali dlam sebulan %waktu
ditentukan&
 b. 8engikuti Porseni
c. 8engisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
O!:! dan sekolah
B.). !59 !/K!: " !/2: !5A3A
a. 8engadakan latihan pada hari sabtu@minggu
 b. 8engikuti Porseni
c. 8engisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
O!:! dan sekolah
d. 8enigiringi upacara setiap hari senin
B.*. !59 !/K!: " !/2: 9A2D atau O3K/!
a. 8engadakan fertival 9and dalam rangka 45$ !8A atau
lainnya
 b. 8engikuti porseni
B.+. !59 !/K!: " D/KO3A!:
a. 8embuat spanduk pada acara-acara tertentu di sekolah
 b. 8embuat hiasan dekorasi
c. 8endekorasi ruang pada acara-acara tertentu
B.. !59 !/K!: " !/2: 85!:K 
a. 8engadakan latihan pada hari !abtu@8inggu
 b. 8engikuti Porseni
c. 8engiringi upacara setiap hari !enin
B.. !59 !/K!: " !/2: 5K:!
a. 8engadakan latihan pada hari !abtu@8inggu

4
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 4/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

SEKSI #ENIS KEGIATAN PENANGG$NG


#AWA%
 b. 8engikuti Porseni
c. 8engisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan
O!:! dan sekolah

Mad&un, 22 N'(e)be* 203


PEM%INA OSIS Ke+ua OSIS
SMP NEGERI 3 DOLOPO

, . . .
 2:P.#)#C#')*+B
KEPALA
SMP NEGERI 3 DOLOPO

. .
 2:P.#')*+BC#')*

GARIS %ESAR PROGRAM KER#A OSIS


MASA %HAKTI 20320"
PEN-$S$NAN PROGRAM KER#A
Program kerja yang dibuat harus mencerminkan aspirasi dan kebutuhan anggota. !ehingga dalam
 penyusunan program kerja ini harus melibatkan unsur-unsur siswa yang terhimpun dalam 8PK 
%8usyawarah Perwakilan Kelas& sekaligus yang berkecimpung dalam kegiatan sekolah seperti pengurus
!ub !eksi dan sebagainya.
Program kerja O!:! !8A ..... 8asa 9hakti 'C#)@'C* disusun melalui tahap-tahap sebagai berikut "
• Penampungan aspirasi dari siswa %terutama anggota, pengurus !ub !eksi&
• Penyampaian hasil penampungan aspirasi siswa dan penyampaian aspirasi dari perwakilan
kelas

5
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 5/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 6/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• 9ersama-sama ketua menetapkan kebijaksanaan(


• 8emberikan saran kepada ketua dalam rangka mengambil keputusan(

• 8enggantikan ketua jika berhalangan(

• 8embantu ketua dalam melaksanakan tugasnya(

• 9ertanggung jawab kepada ketua(

!ekretaris dan 1akil !ekretaris


• 8emberi saran@masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan(
• 8endampingi ketua dalam memimpin rapat(


8enyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan
 pelaksanaan kegiatan(

• 8enyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan(

• 9ersama ketua menandatangani setiap surat(

• 9ertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi(

• 9ertindak sebagai notulis dalam rapat.

9endahara dan 1akil 9endahara


• 9ertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan@pengeluaran uang@biaya yang
diperlukan(
• 8emnuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan.pengeluaran uang untuk 
 pertanggungjawaban.

• 9ertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan(

• 8enyampaikan laporan keuangan secara berkala.

PROGRAM KER#A / DELAPAN1 SEKSI %IDANG


• !/K!: 9:DA27 : %Pembinaan keimanan dan ketaEwaan terhadap $uhan 68/&. !asaran
5mum. $erbinanya kualitas dan kesadaran beriman dan bertaEwa terhadap $uhan 68/ dengan
melaksanakan ajaran sesuai dengan agama masing-masing yang diprioritaskan pada kegiatan
ibadah secara berkelompok dan meningkatkan kepedulian terhadap sesama umat beragama.
• !/K!: 9:DA27 :: %Pembinaan kehidupan berbangsa dan bernegara&. !asaran 5mum.
$erbinanya rasa patriotisme, kebangsaan dan bertanggung jawab terhadap bangsa dan negara yang
diwujudkan dalam penghayatan nilai-nilai dalam upacara bendera.

7
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 7/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• !/K!: 9:DA27 ::: %Pendidikan pendahuluan bela negara&. !asaran 5mum. $erkoordinasinya
kegiatan kepramukaan dan ke-pecinta alam-an dalam menumbuhkan jiwa cinta tanah air, rela
 berkorban demi bangsa dan negara untuk membentuk kader penerus yang patriotis.


!/K!: 9:DA27 :F %Peningkatan kepribadian dan budi pekerti luhur&. !asaran 5mum. !iswa
memiliki kepribadian yang mantap, suka meringankan penderitaan orang lain, berkepedulian sosial
yang tinggi, mandiri dan mampu menjawab tantangan hidup secara dewasa.

• !/K!: 9:DA27 F %Pendidikan berorganisasi, politik dan kepemimpinan&. !asaran 5mum.


$umbuhnya sikap siap memimpin dan mau dipimpin dalam mengembangkan pola kepemimpinan
konsultatif yang mengarah pad partisipatif yang aktif dari pengurus, kerjasama yang baik, kompak 
dan terciptanya hubungan lintas bidang.

• !/K!: 9:DA27 F: %Peningkatan keterampilan dan kewirausahaan&. !asaran 5mum.


8endorong tumbuhnya sikap mental wiraswasta siswa sehingga timbul kreatifitas dan kemandirian
dalam menghadapi hidup.

• !/K!: 9:DA27 F:: %Peningkatan kesegaran jasmani&. !asaran 5mum. $erbinanya kreatifitas
siswa dari pribadi yang sehat, bersih serta lingkungan sekolah yang tetap asri dan hijau segar.

• !/K!: 9:DA27 F::: %Pengembangan persepsi apresiasi dan daya kreasi seni&. !asaran

5mum. 9erkembangnya kegiatan seni yang kreatif dan ekonomis untuk menumbuhkan sikap untuk 
mau menghargai hasil karya seni.

PROGRAM KER#A SEKSI ! SEKSI OSIS


. Se& Pe)b&naan Ke+a4aan Te*hada5 Tuhan -an6 Maha Ea
• Peringatan 4ari 9esar :slam
• :sra 8i;raj


!halat :ed

• !halat $arawih

• Pesantren Kilat

• Penyembelihan Kurban

• 9uka Puasa 9ersama

• 8aulud 2abi 8uhammad !A1

• Pembinaan !piritual

• !halat D<uhur 9erjamaah

8
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 8/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• Kegiatan $ambahan

• 9antuan 8usibah dan Duka ita

• 9antuan !umbangan Dana 9akti !osial

2. Se& Pe)b&naan Keh&du5an %e*ban6a dan %e*ne6a*a


• 8elaksanakan 5pacara
• 5pacara 3utin 4ari !enin

• 5pacara Kesaktian Pancasila

• 5pacara !umpah Pemuda

• 5pacara 4ari Pahlawan

• 5pacara 4ari Pendidikan 2asional

• 5pacara 4ari Proklamasi

• 5pacara 4ari 5lang $ahun !8K 

• 5pacara Orientasi !iswa 9aru

• 5pacara 4ari Kebaktian Pancasila

• 5pacara Pelepas !iswa Kelas )

• 5pacara 4ari Kartini

• /Gtrakurikuler 

• Paskibra = Pramuka

3. Se& Pe)b&naan Pend&d&an Pendahuluan %ela Ne6a*a


• 8embantu Koordinator !eksi ' 8elakukan 5pacara
• 8elakukan intas Alam

• /kstrakurikuler Pramuka

• 3a<ia !ekolah, yang bekerja sama dengan !eksi * dan 7uru 9K 


Perkemahan

• O!:!

• Pramuka

• Paskibra

9
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 9/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• 4ari 5lang $ahun Pramuka

". Se& Pe)b&naan Ke5*&bad&an Dan %ud& Pee*+& Luhu*


• Pelaksanaan 8O!

Pemberian 8ateri Orientasi pada !iswa 9aru

• 8elaksanakan $ata Krama Pergaulan

• Pemberian 8ateri $entang $ata Krama melalui 8ajalah Dinding 9ekerja !ama dengan !eksi +

• Pengarahan $ata Krama melalui Orientasi !iswa 9aru

• 8engadakan 3a<ia 9esar = 9esaran untuk 8eningkatkan Keamanan !ekolah dan Kedisplinan

1aktu
• Perlombaan Kedisplinan Dan Kerapian Antarkelas

• Pengumpulan Dan Pemberian 9antuan

• 8engadakan 9akti !osial %diluar sekolah&

• Pemberian !umbangan Kepada !iswa yang Orang $uanya $elah 8eninggal Dunia


Pengumpulan 9uku = 9uku 9ekas untuk Disumbangkan ke Perpustakaan

• 8eningkatkan !ikap 4ormat !iswa pada Orang $ua, 7uru, serta sesama $eman di ingkungan
!ekolah dan 8asyarakat

• Penyuluhan $entang $ata Krama pada Orang $ua, 7uru, dan !esama !iswa

• Pengarahan $entang 9ahaya 2arkotika

• Penyuluhan 4:F @ A:D!

7. Se& Pe)b&naan %e*'*6an&a&, Pend&d&an P'l&+&, dan Ke5e)&)5&nan


• 8enyelenggarakan 8ajalah Dinding , membawahi ekskul 8ajalah Dinding
• atihan Dasar Kepemimpinan

•  2a<ar, bekerja sama dengan seksi 

• Pengadaan Kegiatan 9aru 8ading

• omba keterampilan mengolah 8AD:27

• Ajang pencarian bibit-bi bit berprestasi akademik

8. Se& Pe)b&naan Ke+e*a)5&lan dan Ke4&*auahaan

10
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 10/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• 8eningkatkan 8inat dan Peran !iswa


• Koperasi

• Piket Koperasi

• Pembenahan 3uang Koperasi

• Pembenahan 3uang Pokja 5nit Produksi

• 8eningkatkan Keterampilan dan 8enciptakan !esuatu 6ang lebih 9erguna

• 9a<ar 

• heap 8arket %Pasar 8urah&

• /kstrakurikuler 

• Klub 8atematika

• Klub 9ahasa :nggris

• onversation

• Klub Komputer 

• Pemrograman situs web %$K:&

• Desain 1eb %$K:&

9. Se& Pe)b&naan #a)an& dan Daa K*ea& Ae*'b&;


• !enam >asmani
• lass 8eeting


/kstrakurikuler 

• P83 

• 9asket

• Folley

• 9ulu $angkis

• !epak 9ola

• Pertandingan Persahabatan

• Perkemahan P83 

11
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 11/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

• iga ?utsal

/. Se& Pe)b&naan Pe*e5&, A5*e&a& Dan Daa K*ea& Sen&


• Penyediaan Alat 8usik 9and
• 4ari 5lang $ahun !ekolah

• 4ari Kartini

• 4ari 9atik 2asional

• $ahun 9aru

• Perpisahan Kelas H::

• 8asa Orientasi !iswa

• ?reeday akustik 

• ?estival 9ulan bahasa

• /kstrakurikuler 

• Paduan !uara

• $ari

• heerleaders

• $eater @ Drama

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS

#. :2D/K! !53A$!53A$ 8/2653A$


A. <'n+'h n')'* u*a+

CC#@O!:!-!P/$A@A@H::@'CC

B.  K'de Inde Su*a+


A " !urat untuk internal O!:! !P/$A
9 " !urat untuk eksternal O!:! !P/$A
!K " !urat Keputusan.
!P " !urat Pengesahan.

12
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 12/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

!p " !urat Pengangkatan @ Pemberhentian.


!3P " !urat 3ekomendasi Pengesahan.
!8 " !urat 8andat.
!$ " !urat $ugas.
!Pt " !urat Pengantar.
!Kt " !urat Keterangan.

C. Kelen6a5an Ad)&n&+*a&

9uku Daftar :nventaris


#. 9uku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat

 barang@aset@inventaris organisasi.
'. 9uku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,sebagai
 berikut"
a. nomor urut barang(
 b. nomor indeks@kode barang(
c. nama satuan@jenis barang(
d. jumlah barang(

e. asal mula barang(


f. harga satuan barang %kalau diperoleh dengan membeli&(
g. tanggal mulai dipakai(
h. tanggal mulai tidak dipakai %rusak&(
i. Keterangan" misalnya ada penambahan barang.

9uku 2otulensi

%#& 9uku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
%'& 9uku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
%)& 9uku notulensi, memuat antara lain"
a. nama pertemuan(
 b. hari, tanggal pertemuan(

c. waktu pertemuan %jam mulai dan berakhir&(


d. tempat pertemuan(
e. jumlah undangan dan jumlah peserta(
f. nama dan jabatan yang memimpin(
g. nama dan jabatan notulis(

13
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 13/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan(


i. Keputusan-keputusan yang diambil(
 j. rekomendasi %jika ada&.

9uku $amu
%#& 9uku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang
dan berkeperluan dengan organisasi.
%'& 9uku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut"
a. nomor urut(
 b. hari, tanggal, jam(
c. nama lengkap tamu(

d. organisasi@institusi tamu(
e. jabatan@status tamu(
f. alamat(
a. keperluan(
 b. $anda tangan tamu.

9uku Daftar 4adir 

%#& 9uku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta
rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
%'& 9uku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
 berikut"
a. nomor urut(
 b. nama lengkap(
c. jabatan(
d. alamat(
e. tanda tangan.
%)& Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari@tanggal dan agenda
 pertemuan.

%uu Da=+a* Ke6&a+an

%#& 9uku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
%'& 9uku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
 berikut"
a. nomor urut(
 b. nama@jenis kegiatan(

14
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 14/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

c. hari@tanggal pelaksanaan kegiatan(


d. waktu %pagi, siang, malam@sehari penuh, dll&(
e. tempat pelaksanaan(
f. penyelenggara(
g. Keterangan" mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

%uu Keuan6an

%#& 9uku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
 pengeluaran anggaran organisasi.

%'& 9uku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
 berikut"
a. nomor urut(
 b. tanggal transaksi %pemasukan@pengeluaran&
c. uraian sumber pemasukan
d. uraian penggunaan dana
e. debit
f. kredit
h. jumlah
i. Keterangan %jika perlu&

%uu A6enda

%#& 9uku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan
untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
%'& 9uku agenda dibagi menjadi dua, yaitu"
a. 9uku agenda surat keluar(
 b. 9uku agenda surat masuk 
%)& 9uku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut"
a. nomor urut(
 b. nomor indeks surat(

c. nomor surat(
d. tanggal surat(
e. tujuan surat(
f. isi@perihal surat(
g. keterangan.

15
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 15/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

%*& 9uku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut"
a. nomor urut
 b. nomor indeks surat
c. tanggal surat diterima
d. pengirim
e. isi@perihal surat
f. tanggal surat
g. terusan
h. catatan disposisi
i. keterangan

Pen6a*&5an

%#& Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
%'& Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk 
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
%)& Kegunaan arsip antara lain"
a. pembuktian@pembukuan(
 b. korespondensi(
c. penyusunan sejarah(
d. penyusunan data statistik(
e. dokumentasi.
%*& Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh
arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
%+& !urat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar 
atau diterimanya surat masuk 
%& Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan
kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode
%& Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
 peraturan, siaran dan lain sebagainya

d. Perlengkapan !ekretariat

9agan !truktur Organisasi


Papan Agenda kegiatan
Papan Pengumuman

16
BP-1319 KAB.MADIUN

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 16/17
7/18/2019 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.doc

$abel Program Kerja $ahunan


Papan Daftar Pengurus

17

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-dan-kesekretariatandoc 17/17