AKUNTANSI HOTEL

“JURNAL KHUSUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA HOTEL”

Dosen Pengampu : Dr.I Nyoman Wijana Asmara Putra, S.E., M.Si.,Ak.

Oleh :
KELOMPOK 5

I Gusti Ayu Vera Widyasti (1707531044)

Sherly Lhoren (1707531053)
Putu Chandrika Adriana Ekasari (1707531069)
Ni Luh Putu Karlina Dewi (1707531079)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2020
A. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA
HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN
1. Pendapatan
Bagi organisasi usaha, penjualan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat nadi
kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat
tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang
dihasilkan. Produk suatu perusahaan dapat berupa barang, jasa atau kombinasi barang dan
jasa. Aktivitas penjualan sangat penting bagi kontinuitas perusahaan, maka manajemen harus
mampu merencanakan dan mengendalikan akitivitas ini.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar
(Rooms Revenue), penjualan makanan, dan penjualan minuman (Food and Beverage
Revenue), di mana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda
dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri
yaitu:
 Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
 Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga
individual yang relative rendah, hampir sama dengan usaha retail.
 Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang
dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
 Perusahaan mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual
produk berupa jasa.
 Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (Tax and service).
Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger,
credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government
Tax), dan akun hutang service (service charge). Hutang jasa pelayanan (service charge)
timbul karena hotel memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama
karyawan. Secara periodik, uang service yang terkumpul akan dibagikan kepada karyawan,
biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan).
Hutang PHR (Government Tax) timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh
pemerintah daerah untuk memungut PHR kepada konsumen hotel yang membeli dan
menikmati barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel
berfungsi sebagai withholder, yaitu pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk

1
menyetorkan pungutan kepada kas daerah. Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti
ketentuan yang diatur oleh pemerintah daerah.
Berikut ini adalah contoh jurnal penjualan pada hotel :
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang menginap
sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Harga tersebut belum termasuk
government tax and service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan
menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya adalah :
10401 AR Guest Ledger Rp1.000.000,-
40101 Room revenue Rp743.801,-
41105 Food revenue meal coupon Rp82.645,-
20304 Service charge Rp82.645,-
20301 Government Tax Rp90.909,-
Dalam industri perhotelan, khususnya pada penjualan makan dan minuman dikenal
adanya suatu system penjualan yang menggunakan teknologi komputer yang disebut
dengan Point Of Sale System (POSS). POSS berfokus pada 3 tujuan yaitu:
a. Ketepatan atas order
b. Pencatatan penjualan
c. Pemberian kepuasan
POSS menggunakan kombinasi terminal dan printer yang berfungsi sebagai input dan
output. Laporan yang dihasilkan POSS memberikan informasi tentang:
a. Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa
digunakan sebagai sumber data untuk daily of sales.
b. Produktivitas karyawan, memberikan informasi jumlah covers, rata-rata penjualan dan
total penjualan, yang bisa digunakan untuk mengevaluasi produktivitas karyawan secara
individual.
c. Kontrol persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah
porsi yang dikonsumsi (portion control).
POSS juga membantu Cost Control dalam pengukuran kos yang dikeluarkan dengan
tingkat penjualan yang diperoleh (diharapkan akan diperoleh).
2. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penjualan
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai
berikut:
1) Penjualan Kamar
2
 a. Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada
front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit.
b. Front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar.
e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari
mencocokkan penjualan pada penjualan hari tersebut.
g. Income auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan
yang terjadi.
h. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung ataupun
tidak langsung.
i. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur
tagihan.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order,
meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada
kasir.
b. Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Kitchen, bertugas menyiapkan order.
d. Income auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.
e. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit.
f. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit & menyiapkan faktur tagihan.
3. Dokumen yang Digunakan
Setiap ada transaksi yang terjadinya, tentunya harus didokumentasikan ke formulir
transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti
transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang
independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Penjualan kamar
a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjulan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap dihotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, terdiri dari:
 Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar.
 Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar.

3
 b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai
laporan pada pihak kepolisisan, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai
registration form.
c. Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu.
d. Room count sheet,digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
e. Room sales recapitulation, untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
f. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restaurant and bar order, digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
b. Restaurant and bar check/bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
c. Restaurant and bar summary of sales digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift.
d. Remittance of fund merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.
4. Prosedur Penjualan
1) Prosedur Penjualan Kamar
a. Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu atau pun
melalui agen perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat
reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian
mendistribusikan form tersebut ke pihat FO, roomboy, housekeeping dan kredit
sebagai informasi.
b. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan
salian RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu
memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar
tamu.
c. Setelah tamu kekamar FO membuatkan bill untuk tamu tersebut.
d. FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian
kamar pada bill, kemudian membuat room sales recapitulations (RSR), kemudian
memasukkannya ke remittance of fund (ROF).
e. FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak kepolisian, dan mengarsip
salinannya.
f. Pada tengah malam, night audit mengecek kembali hasil kerja FO pada hari tersebut.
4
 g. Keesokan harinya ROF dikirim ke back office dan diterima oleh income audit yang
selanjutnya akan mencocokkan kembali, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan
ke general cashier dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable.
h. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat
daily of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen tentang tingkat penjualan
kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian
dan informasi lain dalam hari kemarin.
i. Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak
agen perjalanan.
2) Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman
a. Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk, selanjutnya
menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO), serta mencatat
setiap order tamu pada RBO.
b. RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta dank ke kasir
outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB).
c. Setelah selesai tamu kan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak
membayar tunai, maka tamu diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya
dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu.
d. Pada akhir shift, kasir mrmbuat restoran and bar summary of sales (RSBSS) dan
memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe
deposit box yang ada di FO untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.
5. Laporan yang Dihasilkan
Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari
prosedur penjualan kamar dan dan prosedur penjualan makanan adalah dan minuman adalah :
1) Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulations.
2) Penjualan makanan dan minuman laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar
Summary of Sales.
3) Daily of Sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara
keseluruhan.
B. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS
PADA HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN
1. Penerimaan Kas
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
5
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak
sedikit, di mana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang
disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh
kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan
menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu
yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai
uang muka (deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari
outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil
pengumpulan piutang dari agen.
Berikut ini adalah contoh jurnal penjualan pada hotel :
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang menginap
sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Harga tersebut belum termasuk
government tax and service charge sebesar 21%.
Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di bab
sebelumnya adalah :
1. Hasil penjualan tunai Makanan dan Minuman
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service charge Rp 100.000
20301 Government tax Rp 110.000
2. Hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
4. Penerimaan uang muka (advance deposit)
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000

6
 Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian
sebagai berikut :
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service Charge Rp 100.000
20301 Goverment tax Rp 110.000
2. Bagian yang terlibat pada prosedur penerimaan kas
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah
sebagai berikut:
1) Penjualan Kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office yang
bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masingoutlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier Outlet bertanggung jawab penuh atas penerimaan pada masing-masingoutlet
(outlet restaurant)
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
makanan dan minuman dalam satu hari.
3) Pengumpulan Piutang dan Travel Agent
a. Account Receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihandan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier mempuyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil
penagihanyang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
7
4) Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang
muka dari tamu dalam satu hari.
3. Dokumen yang Digunakan
Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.
Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang
kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen.
Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Penjualan Kamar
a. Guest Bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restaurant and Bar Bill
b. Restaurant and Bar Summary of Sales
c. Remittance of Fund
3) Pengumpulan Piutang dari Agen
a. Guest Bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash receipt
4) Penerimaan uang muka
a. Cash receipt
b. Reservation form
4. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan
Outlet Lainnya
8
1) Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung
dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office,  yang
selanjutnya akan di cek oleh night audit.
2) Keesokan harinya, semua ROF diserahkan keincome audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note,traveler cheque pada general cashier.
3) General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai
bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.
5. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
1) Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan menyiapkan daftar
penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher dll),
dan menyiapkan cash receipt.
2) Account receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akan
memberikan data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
3) Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier,  yang akan
mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan menginformasikan
pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
6. Prosedur Penerimaan Kas-Penerimaan Uang Muka
1) Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran
uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash
receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales
recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil
penjualan kamar lainnya.
2) Agen tersebut akan menerima cash receipt  asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3) Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya
sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan menginformasikan
pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka tersebut.
7. Laporan yang Dihasilkan
Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
9
 SOAL

1. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari bagian-bagian yang terkait dengan sistem
penjualan pada usaha perhotelan !
Jawab :
1) Penjualan Kamar
a. Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi
pada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit.
b. Front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar.
e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari
mencocokkan penjualan pada penjualan hari tersebut.
g. Income auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas
penjualan yang terjadi.
h. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung
ataupun tidak langsung
i. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur
tagihan.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima
order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan
informasi pada kasir.
b. Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Kitchen, bertugas menyiapkan order.
d. Income auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.
e. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit.
f. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit & menyiapkan faktur
tagihan.
2. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai,sertakan kegunaan dari dokumen tersebut !

10
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, A.A.G.P., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna.

2009. Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.

11