Depkripsi pekerjaan

Nama Jabatan : Sekretaris

 Fungsi :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan kesekretariatan, administratif penyusunan dokumen
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, pengembangan, dan pelaporan keuangan,
kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan, humas, organisasi, dan penyelenggaraan tugas
bidang-bidang secara terpadu berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas pimpinan.

 Tugas-tugas :
a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
1) Menerima,membuka,membacasurat/dokumenuntukmengetahuitujuan;
2) Mencatatsurat/dokumenmasukpadabukuregister;
3) Menyampaikan surat / dokumen kepada atasan untuk diperiksa, ditandatangani
ataupun didisposisi;
4) Mendistribusikan atau menyampaikan surat / dokumen sesuai petunjuk pada lenbar
disposisi.
b. Menerima telepon dan menyampaikan pesan sesuai prosedur yang berlaku sebagai
pedoman pelaksanaantugas;
1) Menerimadan menjawab teleponsesuaidengan prosedurdan ketentuan yang berlaku;
2) Menanyakan data diri penelpon dan tujuannya;
3) Mencatatsegalapesandaninformasiuntukditindaklanjuti.
c. Menerima dan mengirim fax sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan
tugas;
1) Menerima Fax masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan;
2) Menyampaikankepadaatasandenganmelampirkanlembardisposisi;
3) Mengirim fax kembali sesuai dengan prosedur dan ketentuanyang berlaku.
d. Menerima tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai
pedoman pelaksanaan tugas;
 1) Menerima tamu pada buku penerimaan tamu;
2) Mencatat keperluan dan tujuan tamu;
e. Mencatat janji pertemuan dengan relasi sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman
pelaksanaan tugas;
1) Menerima dan mencatat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Melaporkan kepada atasan untuk tindak lanjut;
3) Menginformasikan kembali kepada yang bersangkutan terkait konfirmasi janji.
f. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;
1) Mencatat jadwal kegiatanatasan sesuai dengan disposisi;
2) Melaporkan kepda atasanjadwalkegiatanyangakandihadiri;
3) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri kegiatan.
g. Mendokumentasikan surat masuk dan keluar sesuai prosedur yang berlaku agar
memudahkan dalam mencari;
1) Mencatat surat /dokumen masuk dan keluar sesuai dengan prosedur dan
ketentuanyangberlaku; 2) Mendokumentasikan nomor register surat/dokumen pada buku
register untuk memudahkan pencarian;
3) Menyusun laporan surat/dokumen masuk dan keluar.
h. Melaksanakan tugas lain-lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis
sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tugas kedinasan lainnya dapat berjalan lancar.
 Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling,
menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
 Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan
perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan
dan penyelenggaraan rapat.
 Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang
pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi
maupun klien.

 Wewenang :
1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas,
fungsi dan tanggungjawabnya.
2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
7. Menerima atau menolak tamu direktur.
8. Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap departemen.

 Tanggung Jawab:
1. Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala direktur.
2. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun rencana kerja dan anggaran dari tiap
departemen untuk diperiksa dan disetujui direktur.
3. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan bulanan tiap departemen untuk
diperiksa dan disetujui direktur.
4. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan tahunan dari tiap departemen.
5. Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat atasan
6. Melaksanakan pengaturan jadwal atau agenda kegiatan atasan.
7. Melaksanakan penyiapan bahan kegiatan atasan.
8. Melaksanakan administrasi dan arsip atasan.
9. Menerima dan membalas telepon untuk atasan.

 Hubungan lini:
Atasan langsung : president director
Bawahan langsung : -

 Kondisi kerja :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore.
Kecuali bila melakukan perjalanan.