Anda di halaman 1dari 13

PROPOSAL ACARA

“AJANG KOMPETISI AIRSOFT GUN


UNTUK MASYARAKAT DI INDONESIA”

A. Latar Belakang
Kompetisi ​airsoft merupakan ajang atau ​event yang paling diminati sebagian masyarakat
Indonesia khususnya para pemuda, remaja, dan ​gamers​. Dalam kompetisi ​airsoft ini. Para
kontestan akan merasakan keadaan hidup dan mati seperti saat perang pada umumnya.
Konser musik merupakan ajang pagelaran dan pentas musik baik dalam bentuk band
maupun dalam bentuk instrumental. Konser musik juga menjadi tempat bagi para remaja-remaja
indonesia untuk menikmati kebersamaan melalui musik yang dilantunkan.
Dalam ​event ​ini, para kontestan juga akan menumbuhkan jiwa nasionalisme dan
patriotisme yang tinggi, serta lebih menghargai perjuangan para pahlawan Indonesia demi
mencapai kemerdekaan negara yang kita miliki saat ini. Para kontestan juga akan merasakan
kebersamaan dalam konser musik yang akan dilaksanakan.

B. Nama Acara
Nama yang dipilih untuk acara ini adalah “Ready For War” atau disingkat RFW.

C. Tujuan Acara
Event ​ini ditujukan untuk seluruh masyarakat Indonesia, khususnya pada para ​gamers ​dan
remaja bangsa. Oleh sebab itu tema yang kami ambil diadakan pada game perang seperti ​Call of
Duty​, ​PUBG​, dan ​Rainbow 6.
Konser musik dalam event ini ditujukan bukan hanya pada para peserta namun juga pada
seluruh masyarakat dengan harapan bisa mengikat persaudaraan dan meningkatkan kebersamaan
di antara semua masyarakat.

D. Waktu dan Tempat Acara


Untuk acara perlombaan ini, akan diadakan pada :
Tanggal : Senin, 28 Juni 2021 - Jumat, 2 Juli 2021
Tempat : Lembang Jungle Discovery, Lembang, Bandung

Untuk acara closing, akan diadakan pada :


Tanggal : Jumat, 2 Juli 2021
Waktu : 18.00 WIB - selesai
Tempat : Eldorado Convention Hall, Bandung
E. Susunan Acara
Hari 1 - 28 Juni 2021
Waktu Kegiatan
10.00 Berkumpul di Puri Mall
10.15 - 13.45 Perjalanan ke Bandung
13.45 Sampai di Lembang Jungle Discovery (tempat lomba dan penginapan)
13.45 - 14.00 Pembagian kamar
14.00 - 14.30 Makan siang
14.30 - 15.00 Briefing acara
15.00 - 16.30 Pelatihan oleh tentara
16.30 - 17.00 Istirahat
17.00 - 18.30 Lanjut pelatihan oleh tentara
18.30 - 19.00 Istirahat
19.00 - 20.00 Makan malam
20.00 Tidur
Hari 2 - 29 Juni 2021
Waktu Kegiatan
7.30 Bangun
7.30 - 8.00 Olahraga
8.00 - 8.30 Makan pagi
8.30 - 9.20 Persiapan
9.20 - 9.30 Jalan ke arena pertandingan
9.30 - 9.45 Briefing acara
9.45 - 9.50 Pembagian tim
9.50 - 10.20 Pemakaian perlengkapan
10.20 - 12.20 Babak penyisihan 1
12.20 - 12.50 Makan siang
12.50 - 13.20 Istirahat
13.20 - 15.20 Babak penyisihan 2
15.20 - 15.50 Pengumuman
15.50 - 18.00 Pelatihan oleh tentara
18.00 - 19.00 Istirahat
19.00 - 20.00 Makan malam
20.00 Tidur
Hari 3 - 30 Juni 2021
Waktu Kegiatan
7.30 Bangun
7.30 - 8.00 Olahraga
8.00 - 8.30 Makan pagi
8.30 - 9.20 Persiapan
9.20 - 9.30 Jalan ke arena pertandingan
9.30 - 9.45 Briefing acara
9.45 - 9.50 Pembagian tim
9.50 - 10.20 Pemakaian perlengkapan
10.20 - 11.50 Babak penyisihan 1 (2tim sekaligus)
11.50 - 12.20 Makan siang
12.20 - 13.20 Istirahat
13.20 - 14.50 Babak penyisihan 2 (2 tim sekaligus)
14.50 - 15.30 Pengumuman
15.30 - 18.00 Pelatihan oleh tentara
18.00 -19.00 Istirahat
19.00 - 20.00 Makan malam
20.00 Tidur
Hari 4 - 1 Juli 2021
Waktu Kegiatan
7.30 Bangun
7.30 - 8.00 Olahraga
8.00 - 8.30 Makan pagi
8.30 - 9.20 Persiapan
9.20 - 9.30 Jalan ke arena pertandingan
9.30 - 9.45 Briefing acara
9.45 - 9.50 Pembagian tim
9.50 - 10.20 Pemakaian perlengkapan
10.20 - 12.20 Semifinal match (3 babak)
12.20 - 12.50 Makan siang
12.50 - 13.20 Istirahat
13.20 - 15.20 Final match (5 babak)
15.20 - 15.50 Pengumuman
15.50 - 20.00 Bebas (jalan jalan di area Lembang)
20.00 - 21.00 Makan malam
21.00 Tidur
Hari 5 - 2 Juli 2021
Waktu Kegiatan
9.00 Bangun
9.00 - 9.30 Olahraga
9.30 - 10.00 Makan pagi
10.00 - 12.00 Acara perpisahan
12.00 - 12.30 Makan siang
12.30 - 13.00 Briefing konser dan pembagian tiket gelang konser
13.00 - 17.00 Bebas (jalan jalan di area Lembang)
17.00 - 18.00 Pergi ke tempat closing dan preparasi
18.00 Open Gate Closing
18.00 - 18.30 Pembukaan oleh MC + Pengumuman Pemenang dan Pemberian Hadiah
18.30 - 19.45 Show Performance - Rizky Febian
19.45 - 21.00 Show Performance - Dipha Barus
21.00 Selesai dan balik ke Jakarta
F. Anggaran Dana

PENGELUARAN
Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Konsumsi Untuk peserta Rp 50.000 64 orang Rp 48.000.000 5 hari, 3 kali


makan/hari

Untuk panitia Rp 50.000 20 orang Rp 15.000.000 5 hari, 3 kali


makan/hari

Untuk artis Rp 400.000 2 pax Rp 1.600.000 2 kali makan

Untuk supir Rp 50.000 9 pax Rp 900.000 2 kali makan

Untuk crew artis Rp 100.000 8 pax Rp 1.600.000 2 kali makan

Untuk MC Rp 200.000 2 pax Rp 400.000 1 kali makan

Untuk fotografer Rp 50.000 4 pax Rp 2.400.000 4 hari, 3 kali


makan/hari

Untuk videografer Rp 50.000 2 pax Rp 1.200.000 4 hari, 3 kali


makan/hari

Untuk fotografer Rp 50.000 8 pax Rp 400.000 1 kali makan


(closing)

Untuk videografer Rp 50.000 4 pax Rp 200.000 1 kali makan


(closing)

Untuk security closing Rp 30.000 50 pax Rp 1.500.000 1 kali makan

Total Rp 73.200.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Transportasi Bus peserta Rp 2.500.000 2 bus x 2 trip Rp 10.000.000 35 seater

Mini bus panitia Rp 1.800.000 1 bus x 2 trip Rp 3.600.000 20 seater

Mobil artis Rp 3.000.000 2 x 2 trip Rp 12.000.000 Alphard

Mobil crew Rp 1.000.000 2 x 2 trip Rp 4.000.000 Innova Reborn

Total Rp 29.600.000
Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Humas Baliho Rp 150.000 50 Rp 7.500.000

Brosur Rp 500 1000 lembar Rp 500.000

Youtube Ads Rp 2.450.000 3 bulan Rp 2.450.000

Iklan TV MetroTV Rp 16.000.000 2 kali Rp 32.000.000

Total Rp 42.450.000

Divisi Uraian Harga Jumlah Harga Total

Acara Rizky Febian Rp 50.000.000 1 Rp 50.000.000

Dipha Barus Rp 60.000.000 1 Rp 60.000.000

MC Rp 2.500.000 2 Rp 5.000.000

Photo booth Rp 6.000.000 1 set Rp 6.000.000

Total Rp 121.000.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Properti Senjata airsoft - - - Dari sponsor

Panggung Rp 15.000.000 1 set Rp 15.000.000 Full rigging

Sound system Rp 13.500.000 1 set Rp 13.500.000

Lighting Rp 7.000.000 1 set Rp 7.000.000

Layar Rp 2.500.000 2 Rp 5.000.000

Total Rp 40.500.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Keamanan Sewa bodyguard artis Rp 400.000 6 orang Rp 2.400.000

Sewa security konser Rp 200.000 150 orang Rp 30.000.000

Sewa metal detector Rp 3.500.000 5 unit Rp 17.500.000

Total Rp 49.900.000
Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Kesehatan Alat P3K Rp 200.000 50 unit Rp 10.000.000

Tim Medis Rp 350.000 5 hari x 5 orang Rp 8.750.000

Ambulance (airsoft) Rp 2.000.000 4 hari x 1 unit Rp 8.000.000

Ambulance (closing) Rp 2.000.000 3 unit Rp 6.000.000

Total Rp 32.750.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Dokumentasi Fotografer (airsoft) Rp 2.000.000 4 orang x 4 hari Rp 40.000.000

Fotografer (closing) Rp 2.000.000 8 orang Rp 16.000.000

Videografer (airsoft) Rp 2.000.000 2 orang x 4 hari Rp 16.000.000

Videografer (closing) Rp 2.000.000 4 orang Rp 8.000.000

Memory Card Rp 400.000 12 buah Rp 4.800.000

Sewa drone Rp 700.000 5 hari Rp 3.500.000

Total Rp 88.300.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Akomodasi Lokasi Airsoft Rp 400.000/hari 5 hari Rp 2.000.000

Penginapan peserta Rp 400.000/malam 4 malam x 16 kamar Rp 25.600.000

Penginapan panitia Rp 300.000/malam 4 malam x 5 kamar Rp 6.000.000

Sewa tentara Rp 10.000.000 8 orang Rp 80.000.000

Penginapan tentara Rp 400.000/malam 4 malam x 4 kamar Rp 6.400.000

Lokasi konser Rp 80.000.000 1 hari Rp 80.000.000

Penginapan artis Rp 8.000.000 2 kamar Rp 16.000.000

Penginapan crew artis Rp 2.800.000 4 kamar Rp 11.200.000

Booth F&B Rp 300.000 40 booth Rp 12.000.000


Total Rp 239.200.000

Divisi Uraian Harga Satuan Jumlah Harga Total

Ticketing Tiket closing Rp 1.000 800 buah Rp 800.000

Gelang closing Rp 3.000 800 buah Rp 2.400.000

Total Rp 3.200.000

PEMASUKAN

Sponsor Pemasukan ​Keterangan

BCA Rp 50.000.000
BNI Rp 45.000.000
Kompas Rp 10.000.000
Gojek Rp 10.000.000
Indomie - + Produk (Rp 1.250.000)
DANA PEMASUKAN UC1000 - + Produk (Rp 1.008.000)
Le Minerale - + Produk (Rp 568.000)
Teh Botol - + Produk (Rp 1.040.000)
iNewsTV Rp 15.000.000
EventBanget Rp 12.500.000
LookEvent.id Rp 10.000.000
Prudential Rp 18.500.000
CYMA - Pinjaman senjata airsoft
Total Rp 171.000.000 + produk (Rp 3.866.000)

Penjualan Harga Target Total

Tiket Airsoft Rp 1.500.000 64 tiket Rp 96.000.000

Tiket Closing Rp 600.000 800 tiket Rp 480.000.000

Sewa booth di Closing Rp 1.000.000 40 booth Rp 40.000.000

Total Rp 616.000.000
G. Time Schedule
TIME SCHEDULE ACARA AIRSOFT GUN 2021

Divisi Job Desciption Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Juli
Memimpin rapat sidang 1
Memimpin rapat sidang 2
Memimpin rapat sidang 3
Memimpin rapat sidang 4

Ketua & Mematangkan seluruh acara


Wakil Melakukan evaluasi
Mengawasi jalannya acara
Bersama divisi acara melakukan deal
Bersama divisi dana melakukan sponsor
Menerima laporan dari setiap divisi
Mencatat setiap ide selama rapat
Menghadiri rapat setiap divisi
Mengingatkan ketua ttg bahan diskusi
Menjadi mediator ketua dengan anggota
Meringkas segala hasil rapat
Sekretaris
Mengatur jadwal rapat
Mengurus masalah perizinan lokasi
Memberikan masukan untuk ketua
Menyiapkan dan membuat seluruh laporan
Membuat laporan pertanggungjawaban
Menetapkan budget untuk setiap divisi
Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran
Mengetahui segala pemasukan dan
pengeluaran
Mencatat pemasukan dan pengeluaran
Bendahara Menyimpan uang dan nota pembelian
Menerima uang dari tim dana
Mencocokkan data pengeluaran dengan
proposal
Membuat standar pengeluaran sebagai dasar
Mengingatkan bila melebihi standar
pengeluaran
Membuat laporan pertanggung jawaban
Menetapkan target dana
Membuat laporan kepada bendahara
Membuat proposal sponsorship
Mencari sponsor dan membuat kesepakatan
Menerima & menyerahkan uang sponsor ke
bendahara
Dana
Berkoordinasi dengan seluruh divisi
Melakukan penjualan yang mendukung acara
Bersama ketua dan divisi acara melakukan
sponsor
Mengurus pihak sponsor yang hadir saat hari H
Membuat laporan akhir kepada bendahara
Menentukan budget
Berkoordinasi dengan divisi dana
Menetapkan budget untuk perorangan saat
acara
Menghubungi penyedia konsumsi
Mengklarifikasi dengan penyedia konsumsi
Konsumsi Menyiapkan konsumsi staf selama persiapan
Mengingatkan penyedia konsumsi sebelum
acara
Mendistribusikan konsumsi untuk staf saat hari
H
Membagi konsumsi peserta dan juri saat hari H
Membuat laporan akhir pengeluaran
Membuat konsep acara & rundown acara
Mengatur jadwal acara
Mensosialisasikan konsep acara pada tiap
divisi
Acara Berkoordinasi dgn tiap divisi untuk pengisi
acara
Mengontrol pengisi acara untuk latihan
Membuat peraturan dan tata tertib acara
Mengontak dewan juri
Mengadakan technical meeting
Bertanggung jawab acara pada hari H
Membuat laporan pertanggungjawaban
Menciptakan reputasi baik bagi acara
Mengedukasikan kepada khalayak
Memperkenalkan keunggulan acara
Mengkomunikasikan informasi kepada publik
Meredam dan mengatasi kondisi darurat
Membantu marketing ticket
Humas
Menjalin hubungan yang baik dengan awak
media
Melakukan perizinan lokasi
Mengelola media sosial
Mengetahui dan mengevaluasi opini publik
Menghindari kesalahpahaman kelangsungan
acara
Menyediakan perlengkapan seperti senjata
Melaporkan biaya pengeluaran properti
Menghadiri rapat evaluasi
Mengecek kembali kualitas barang
Bersama ketua melakukan deal negosiasi
Properti
Melakukan negosiasi mengenai perlengkapan
Memastikan waktu pengiriman properti tepat
Memastikan jumlah perlengkapan sesuai
Menyediakan properti tambahan
Membuat laporan mengenai data properti
Berkoordinasi dengan divisi acara
Mengatur penataan seluruh kegiatan
keamanan acara
Mempersiapkan sarana-sarana keamanan
Keamanan acara
Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan
acara
Memasang cctv di lokasi acara
Menjaga tempat yang dikhawatirkan ricuh
Menjaga keamanan panitia dan peserta
Memantau cctv saat pelaksanaan acara
Memastikan kelancaran acara
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan ketua
Mencari tahu penyakit yang dapat timbul
Mempersiapkan obat sesuai kebutuhan
Mengumpulkan tim kesehatan
Menyediakan tempat medis
Mencatat pengeluaran
Kesehatan
Menyusun obat-obat pada tempatnya
Memastikan seluruh peralatan lengkap
Mensterilkan semua peralatan
Merawat partisipan jika cedera
Mencatat penggunaan dosis obat
Membuat daftar alat dokumentasi
Menyediakan alat dokumentasi
Mencari alat dokumentasi yang masih
diperlukan
Menyediakan memory card dan cadangannya
Mengumpulkan fotografer dan videografer
Dokumentasi
Mendokumentasikan jalannya persiapan acara
Berkoordinasi dengan divisi acara dan ketua
Memastikan kamera dapat digunakan
Mendokumentasikan perlombaan
Mengirimkan hasil dokumentasi ke ketua
Membuat laporan pertanggungjawaban
Mencari informasi transformasi yang disewa
Menentukan berapa transportasi yang
diperlukan
Menghubungi pemilik transportasi
Transportasi
Mencatat seluruh pengeluaran
Melakukan pengecekan pada transportasi
Menentukan pengendara transportasi
Memastikan transportasi berfungsi sempurna
Mengantar peserta ke tempat acara
Menyiapkan transportasi darurat
Standby untuk peserta yang sakit
Berkoordinasi dalam melaksanakan tugas
kepanitiaan
Mengatur dana pengeluaran
Mendata dan mencatat semua pinjaman
Berkoordinasi dengan divisi sponsor penyedia
sarana
Mendata peserta sesuai dengan kapasitas
Akomodasi acara
Menyiapkan sarana dan prasarana akomodasi
Mengatur penempatan akomodasi bagi peserta
Bekerja sama dengan panitia lokal
Memastikan sarana dan prasarana berkualitas
baik
Mengawasi sarana dan prasarana saat hari H
Mencari ide yang menarik untuk desain tiket
Berkoordinasi dengan bendahara dan divisi
dana
Membuat sketsa tampilan tiket
Mengaplikasikan sketsa tiket ke bentuk digital
Berkoordinasi dengan humas mengenai
Ticketing promosi
Mempromosikan tiket dengan media sosial
Menghitung jumlah tiket yang sudah terjual
Mencetak tiket sejumlah yang sudah terjual
Mengurus ticketing saat hari H
Membuat laporan akhir penjualan tiket

H. Penutup
Demikian proposal ini kami buat sebagai sebuah acuan bersama dalam
menyelenggarakan kegiatan seperti ini. Segala bentuk dukungan baik moral dan materi kami
sangat mengapresiasi dan terima kasih.