Anda di halaman 1dari 39

Kementerian

Komunikasi dan Informatika 2017

Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan


siMAYA V.5.0

Buku Petunjuk Penggunaan

USER MANUAL

PETUNJUK PEMAKAIAN
SiMAYA V.5
2017
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

Untuk memulai aplikasi simaya, jalankan browser dari komputer / laptop /


tablet

1. Jalankan Browser (Chrome atau Firefox) di perangkat anda


(Laptop,PC,Tablet)
2. Ketik alamat berikut di Adress bar : https://simaya.go.id
3. Tekan Go atau tekan tombol Enter
4. Jika benar, maka akan muncul halaman login seperti berikut :

5. Masukkan username sesuai yang diberikan oleh administrator simaya


6. Masukkan Password sesuai yang diberikan oleh administrator simaya
7. Tekan tombol Login, atau tombol enter
8. Jika semua benar, maka akan muncul halaman dashboard, jika salah
anda diminta untuk memasukkan username dan password kembali
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

A. HALAMAN UTAMA / DASHBOARD ADMINISTRATOR SIMAYA

Tampilan Dashboard Admin, Aplikasi simaya v.5

Menu :
1. Dashboard
2. Administrator
a. Instansi
b. Jabatan
c. Struktur Pengguna
d. Pengguna
e. Penomoran Otomatis
3. PNSBook
4. Info Server
B. MEMBUAT STRUKTUR INSTANSI
Untuk memulai aplikasi siMAYA, langkah pertama harus menentukan
struktur organisasi, menu ini dilakukan oleh admin, langkahnya adalah
sebagai berikut :
1. Pilih menu Administrator
2. Pilih Instansi
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

3. Untuk Menambah Instansi, tekan tombol (+) dibawah struktur yang


dikehendaki

Cara Entri :
a. Kode Instansi (Otomatis)
b. Input Nama Instansi (Bidang / Bagian / Seksi / Sub Bagian)
Penulisan dengan huruf besar dan lengkap, bisa disingkat bila
diperlukan
c. Induk Instansi (Otomatis)
Pastikan pada induk instansi tertulis nama unit atasan dari
instansi yang diinput
d. Input Pejabat Penerima Surat (bisa dikosongkan terlebih
dahulu)
e. Pilih Setting Penomoran, 0 untuk penomoran manual, 1 untuk
penomoran Otomatis (disarankan menggunakan kode 0 untuk
manual)
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

g. Jika sudah benar semua, tekan tombol SIMPAN


h. Jika benar makan struktur akan muncul di daftar, jika salah akan
muncul notifikasi kesalahan, perbaiki dan simpan kembali

C. MEMBUAT STRUKTUR JABATAN


Setelah pembuatan struktur Instansi selesai, langkah selanjutnya adalah
membuat struktur jabatan, langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu Administrator
2. Pilih menu Jabatan

3. Untuk Menambah klik tombol (+), di instansi yang dikehendaki

Cara entri :
a. Kode Jabatan (Otomatis)
b. Input Nama Jabatan
• Penulisan dengan huruf kapital / besar dan lengkap, bisa
disingkat sesuai kebutuhan
• Berikan nama instansi di belakang jabatan (contoh : KEPALA
DINAS HUBKOMINFO)
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

• Untuk Admin SKPD format namanya :


ADMIN NAMA INSTANSI
(contoh : ADMIN DINHUBKOMINFO)
• Untuk Tata Usaha / Pengadministrasi Surat format namanya :
T.U. NAMA INSTANSI LENGKAP
(contoh : T.U. DINHUBKOMINFO)
c. Unit Kerja (Otomatis)
Pastikan pada Unit Kerja tertulis nama Unit Kerja / sub Unit
Kerja dari jabatan yang diinput.
d. Pejabat Penerima (kosongkan saja)
e. Jika sudah benar semua, tekan tombol SIMPAN
f. Jika berhasil maka akan muncul di daftar jabatan di bawah
instansi yang diinput

D. MEMBUAT PENGGUNA
Setelah struktur jabatan dan instansi selesai dibuat, langkah selanjutnya
adalah menentukan pengguna.

Untuk mengisi data pengguna simaya, maka langkahnya adalah sebagai


berikut :
1. Pilih Administrator
2. Pilih Pengguna
3. Pilih Tambah Pengguna
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

Cara entrinya adalah sebagai berikut:


a. Isikan username
• Username menggunakan huruf kecil, tanpa spasi, bisa
menggunakan tanda titik (.) atau garis bawah ( _ ) untuk
pemisahan nama.
• Gunakan nama asli disertai tahun lahir untuk menghindari
double data (contoh : sari.1982)
• Untuk Admin SKPD format username nya :
admin.namainstansi
(contoh : admin.dinhubkominfo)
• Untuk Tata Usaha / Pengadministrasi Surat / Agendaris
format username nya :
tu.namainstansi
(contoh : tu.dinhubkominfo)
b. Isikan Password (default : 123456)
c. Isikan Kembali Password
d. Tulis Nama Lengkap
Penulisan menggunakan huruf kapital / besar, lengkap dengan
gelar (Bila ada)
e. Pilih Golongan Ruang / Pangkat
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

f. Isikan NIP/NRP atau kode


Untuk Tata Usaha masukkan nip apa saja.
g. Pilih Jabatan yang sudah diisikan pada menu Jabatan dengan
mengklik tombol search
h. Setelah muncul DAFTAR JABATAN, pilih Jabatan yang telah
dibuat sebelumnya.

i. Isikan Profil pengguna (bisa dikosongkan)


j. Pilih Level Pengguna : User
k. Pilih Tipe Pengguna :
Staff = Staff
TU = Tata Usaha / Pengadministrasi Surat / Agendaris
Pimpinan = Pimpinan Lembaga / Unit kerja
l. Pilih pemeriksa :
Y = User muncul dalam daftar pemeriksa surat, pilih
hanya untuk eselon / pimpinan
N = User tidak muncul dalam daftar pemeriksa surat
m. Pilih Hak Akses Kearsipan : (abaikan dahulu)
Y = Arsiparis
N = Non Arsiparis
n. Pilih Hak Akses Kepegawaian : (abaikan dahulu)
Y = Boleh akses Menu Simpeg / SKP
N = Tidak boleh Akses
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

o. Pilih Hak Akses Layanan Desa / Kel : (abaikan dahulu)


Y = Boleh Akses Layanan
N = Tidak boleh akses
p. Pilih Hak Akses E-kinerja : (abaikan dahulu)
Y = Boleh Akses E-kinerja
N = Tidak boleh akses
q. Pilih Hak Akses Layanan Kecamatan : (abaikan dahulu)
Y = Boleh Akses Layanan
N = Tidak boleh akses
r. Pilih Hak Akses SPPD : (abaikan dahulu)
Y = Boleh Akses
N = Tidak boleh akses
s. Jika sudah benar semua, tekan tombol SIMPAN
t. Jika data benar, maka user akan muncul di daftar pengguna
E. Penomoran Otomatis (hanya bisa dilakukan oleh admin lokal)
Untuk penomoran otomatis langkah yang pertama adalah :
a. Pilih tambah nomor

b. Setelah itu akan tampil


Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

c. Pilih Unit kerja OPD yang akan menggunakan penomoran


otomatis

d. Setelah itu tentukan nomor urut dan digit nomor

e. Tentukan perulangan untuk bulan atau tahun


f. Jenis nomor yang digunakan untuk surat
g. Klasifikasi nomor
h. Kombinasi nomor yang disesuaikan dengan penomoran setiap
daerah
i. Variable 1 sampai 5 yang di sesuaikan juga dengan format
penomoran di setiap daerah
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

F. PNSBook

PNSBook merupakan media sosial untuk berinteraksi antar sesama


pengguna simaya di seluruh indonesia yang sudah memiliki akun
simaya
G. Info Server

Info Server merupaka tools untuk mengetahui beban kerja dari server
simaya saat ini
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

B. HALAMAN UTAMA / DASHBOARD PENGGUNA TU/PIMPINAN

Tampilan Dashboard, Aplikasi siMAYA v.5


Menu :
1. Dashboard
2. Surat Masuk
a. Surat Masuk
b. Surat Tembusan
c. Disposisi Masuk
d. Disposisi Inisiatif
e. Disposisi Tembusan
3. Surat Keluar
a. Surat Keluar
b. Konsep Surat
c. Disposisi Keluar
d. Disposisi Inisiatif
e. Buat Surat
4. Agenda Surat
a. Agenda Surat Masuk
b. Agenda Surat Keluar
c. Surat Masuk Manual
d. Surat Keluar Manual
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

5. E- Kinerja
a. Kehadiran
b. Aktifitas
c. Laporan Harian
d. Laporan Bulanan
6. Asisten
a. Kalender
b. Kegiatan
c. Memo
d. Pengumuman
7. Buku Tamu
8. Laci / Berkas
a. File
b. Image
c. Berkas
d. Musik
9. PNSBook
10. Info server

B. SURAT MASUK SIMAYA


Adalah surat masuk yang diterima secara otomatis dari sesama aplikasi
siMAYA.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Surat akan muncul di daftar surat masuk dan pada notifikasi Surat
Masuk di Dashboard

2. Kolom Status menunjukkan status surat apakah sudah didisposisikan


atau belum :
• Jika Status “Belum Disposisi”, artinya surat sudah diterima, tapi
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

• Jika Status “Proses”, artinya surat sudah didisposisikan tetapi


disposisi belum diselesaikan oleh penerima disposisi.
• Jika Status “Selesai”, artinya disposisi surat sudah diselesaikan
dan ditindaklanjuti oleh penerima disposisi.
3. Untuk mengetahui riwayat disposisi yang sudah selesai atau dalam
proses, klik Tombol HISTORY.

4. Untuk Mencetak daftar history disposisi, Klik Tombol Print, untuk


kembali ke daftar / halaman sebelumnya, klik Kembali.
5. Untuk membuka surat masuk, klik di Judul Surat pada kolom Perihal,
maka detail surat akan terbuka.
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

C. SURAT MASUK MANUAL


Adalah surat masuk yang diterima secara fisik, dan akan dimasukkan
kesistem siMAYA.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pilih Menu Surat Masuk
2. Pilih Surat Masuk
3. Tekan Tombol (+) Surat Masuk Manual

4. Kemudian muncul Langkah 1 yaitu membuat Judul Surat


5. Input tanggal Terima
6. Input Tanggal Diteruskan
7. Input Tanggal Surat
8. Klasifikasi surat
9. Input Nomor Surat
10. Input Nomor Agenda
11. Klik Next
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

12. Kemudian muncul Langkah 2 yaitu membuat Surat


13. Input Perihal Surat
14. Input Jenis Instansi Pengirim

15. Input Nama Instansi Pengirim


16. Input Nama Pengirim
17. Input Jabatan Pengirim
18. Input Alamat Pengirim
19. Klik Next
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

20. Kemudian muncul Langkah 3 yaitu membuat Isi Surat


21. Pilih Status Keamanan Surat

22. Pilih Kecepatan Penyampaian

23. Pilih Penerima Surat


24. Pilih Tembusan Surat
25. Klik Next

26. Kemudian muncul Langkah 4 yaitu membuat Lampiran Surat


27. Input Ringkasan Surat
28. Input Isi Surat, atau input pindaian surat dengan klik icon insert image
di editor isi surat
29. Input Lampiran jika ada lampiran surat dengan klik browse
30. Klik Finish
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

31. Jika sudah benar, surat akan muncul didaftar surat masuk, jika masih
ada yang salah, maka akan kembali ke tampilan input surat masuk
manual.

D. AGENDA SURAT MASUK


Agenda surat hanya berlaku untuk petugas Tata Usaha, yang berfungsi
untuk dapat mengagendakan surat masuk dengan memilih menu Agenda
Surat, pilih Agenda Surat Masuk

Caranya adalah sebagai berikut :


1. Untuk mengagendakan surat masuk, Tekan tombol Agendakan

2. Cek Nomor Surat, biarkan jika sudah benar


3. Cek Nomor Agenda, biarkan jika sudah benar
4. Tekan tombol Agendakan Surat
5. Selesai, maka status di daftar agenda surat masuk “Sudah
Diagendakan”
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

E. SURAT KELUAR SIMAYA


Adalah surat maya yang akan dikirimkan ke instansi yang sudah
menggunakan aplikasi siMAYA.
Untuk membuat surat langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu Surat Keluar

2. Pilih Tombol + Buat Surat


Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

3. Kemudian muncul Langkah 1 yaitu membuat Judul Surat


4. Pilih Penandatangan Surat (Atas Nama Surat)
5. Pilih Tanggal Surat
6. Jenis dokumen
7. Isi Nomor Surat (secara otomatis / di isi TU secara manual)
8. Isi Nomor Agenda (secara otomatis / di isi TU secara manual)
9. Klik Next

10. Kemudian muncul Langkah 2 yaitu membuat Surat


11. Isi Perihal Surat
12. Pilih Jenis Instansi Tujuan (Perorangan, Daerah atau Pusat)
13. Pilih Nama Instansi Tujuan
14. Jenis tujuan surat (internal/external)
15. Pilih Tujuan Surat (Nama Penerima Surat)
16. Pilih Tembusan (jika ada)
17. Pilih Pemeriksa Surat, berfungsi sebagai pemeriksa surat secara
berjenjang sesuai dengan tingkat esselon mulai dari staf, esselon IV,
esselon III, esselon II, esselon I.
18. Pilih Tambah Pemeriksa, apabila nama pemeriksa tidak keluar di list
pemeriksa surat bisa di tambahkan secara manual
19. Pilih Unit Tata Usaha yang memberi nomor surat
20. Klik Next
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

21. Kemudian muncul Langkah 3 yaitu membuat Isi Surat


22. Pilih Keamanan Surat

23. Pilih Kecepatan Penyampaian Surat

24. Isi Ringkasan Surat


25. Ketik isi surat atau drag / seret hasil pindaian / scan surat berekstensi
.jpg
26. Upload draft surat (bisa dalam bentuk format doc/docx/ppt/pdf)
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

27. Pilih lampiran jika ada


28. Klik Finish
29. Jika pengisian benar, maka surat akan muncul di daftar surat keluar
TU dan Atas Nama, jika salah maka silakan perbaiki kembali.

F. SURAT KELUAR MANUAL


Adalah surat fisik yang sudah melalui proses pemeriksaan dan tanda
tangan pimpinan dan akan dimasukkan kedalam aplikasi siMAYA sebagai
dokumentasi atau arsip.
Untuk menginput surat manual langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu Surat Keluar

2. Pilih Tombol + Surat Manual

3. Kemudian muncul Langkah 1 yaitu membuat Judul Surat


4. Pilih Penandatangan Surat (Atas Nama Surat)
5. Pilih Tanggal Surat
6. Isi nomor surat (secara otomatis / di isi TU secara manual)
7. Isi nomor agenda (secara otomatis / di isi TU secara manual)
8. Klik Next
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

9. Kemudian muncul Langkah 2 yaitu membuat Surat


10. Isi Perihal Surat
11. Pilih Jenis Instansi Tujuan (Perorangan, Daerah atau Pusat)
12. Isi / Pilih Nama Instansi Tujuan
13. Isi Nama Tujuan
14. Isi Jabatan Tujuan
15. Isi Alamat Tujuan
16. Pilih Tembusan (jika ada)
17. Pilih Unit Tata Usaha yang memberi nomor surat
18. Klik Next

19. Kemudian muncul Langkah 3 yaitu membuat Isi Surat


Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

20. Pilih Klasifikasi Surat

21. Pilih Keamanan Surat

22. Pilih Kecepatan Penyampaian Surat

23. Isi Ringkasan Surat


24. Ketik isi surat atau drag / seret hasil pindaian / scan surat berekstensi
.jpg
25. Pilih lampiran jika ada
26. Klik Finish
27. Jika pengisian benar, maka surat akan muncul di daftar surat keluar
TU dan Atas Nama, jika salah maka silakan perbaiki kembali.

G. PENGIRIMAN KONSEP SURAT KELUAR


Adalah surat fisik yang sudah disetujui dan sudah diperiksa oleh
pimpinan untuk kemudian dikirimkan oleh Tata Usaha ke sesama
pengguna siMAYA atau sebagai dokumentasi dan arsip.
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

Untuk melakukan pengiriman konsep surat langkahnya adalah sebagai


berikut :
1. Saat Login sebagai tata usaha (pemeriksa akhir surat) akan muncul
notifikasi Surat Perlu Diperiksa
atau konsep surat

2. Bila di klik maka akan tampil halaman Daftar Pemeriksaan Konsep


Surat

3. Klik Periksa Surat

4. Klik Kirim Surat bila sudah siap dan setuju dikirim

5. Maka akan kembali ke halaman Kirim Surat, cek Nomor Surat dan
Nomer Agenda Surat terlebih dahulu, dan edit apabila diperlukan.
Lalu Kirimkan Surat apabila sudah benar.
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

6. Setelah dikirim akan kembali ke halaman Daftar Surat Keluar.

H. AGENDA SURAT KELUAR


Agenda Surat Keluar hanya berlaku untuk petugas Tata Usaha, yang
berfungsi untuk dapat mengagendakan surat keluar dengan memilih
menu Agenda Surat, pilih Agenda Surat Keluar

Caranya adalah sebagai berikut :


Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

1. Untuk mengagendakan surat keluar, Tekan tombol Agendakan

2. Cek Nomor Surat, biarkan jika sudah benar


3. Cek Nomor Agenda, biarkan jika sudah benar
4. Tekan tombol Agendakan Surat
5. Selesai, maka status di daftar agenda surat keluar “Sudah
Diagendakan”
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

I. E-ARSIP
E-Arsip digunakan untuk pengarsipan dokumen surat masuk dan keluar
yang sudah diagendakan.

Tampilan Dashboard E-Arsip, Aplikasi siMAYA v.5


Menu :
1. Dashboard
2. Registrasi Naskah :
a. Registrasi Naskah Masuk
b. Registrasi Naskah Keluar
3. Daftar Arsip :
a. Daftar Item
b. Daftar Berkas
4. Retensi Arsip :
a. Arsip Aktif
b. Arsip Inaktif
c. Arsip Usul Serah
5. Apraisal Arsip :
a. Daftar Usul Serah
b. Verifikasi Usul Serah
c. Status Verifikasi
d. Perubahan Status
6. Sirkulasi Arsip :
a. Peminjaman
b. Pengembalian
c. Penelusuran
d. Katalog Arsip
e. History Arsip
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

7. Laporan :
a. Daftar Arsip Aset
b. Daftar Arsip Terjaga
c. Daftar Arsip Umum
d. Daftar Arsip Vital
e. Daftar Arsip Statis

J. REGISTRASI NASKAH MASUK


Caranya adalah sebagai berikut :
1. Untuk membuat Registrasi Naskah Masuk, Tekan tombol Registrasi
lalu Registrasi Naskah Masuk

2. Klik ARSIPKAN di Surat Masuk yang akan diregistrasi


3. Pada Tab METADATA lengkapi data-data Surat Masuk yang akan
diregistrasi
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

4. Pilih Klasifikasi Akses Arsip

5. Pilih Klasifikasi Arsip


6. Pilih Unit Kerja (Nama SKPD)
7. Isi Uraian Informasi
8. Pilih Tanggal Arsip
9. Pilih Arsip Aset
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

10. Pilih Klasifikasi Keamanan

11. Pilih Kategori Arsip

12. Pilih Tingkat Urgensi

13. Pilih Pimpinan dan Jabatan Unit Pengolah Arsip (Nama Pimpinan
SKPD)
14. Pilih Media Arsip

15. Isi Pencipta Arsip (Nama SKPD)


16. Isi Keterangan
17. Isi Jumlah Arsip beserta satuannya
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

18. Isi Judul / Perihal


19. Pilih Tingkat Perkembangan

20. Pilih Arsip Vital

21. Pilih Bahasa

22. Pada Tab DATA NASKAH akan tampil Arsip Surat Masuk yang akan
diregistrasi
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

23. Klik Simpan bila sudah selesai.


24. Registrasi Surat Masuk yang sudah disimpan akan tampil pada
Daftar Item.

25. Untuk melihat Detail Arsip Surat Masuk yang sudah diregistrasi bisa
dengan meng-klik Judul Surat pada kolom Perihal, dan kemudian
akan tampil Data Naskah

26. Untuk melihat Detail Rincian Arsip Surat Masuk yang sudah
diregistrasi bisa dengan meng klik tab Metadata.
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

27. Untuk melihat History Disposisi Surat Masuk yang sudah diregistrasi
bisa dengan meng klik tab History.

K. REGISTRASI NASKAH KELUAR


Caranya adalah sebagai berikut :
1. Untuk membuat Registrasi Naskah Keluar, Tekan tombol Registrasi
lalu Registrasi Naskah Keluar

2. Klik ARSIPKAN di Surat Keluar yang akan diregistrasi


3. Pada Tab METADATA lengkapi data-data Surat Keluar yang akan
diregistrasi
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

4. Pilih Keberadaan Arsip

5. Pilih Klasifikasi Akses Arsip

6. Pilih Klasifikasi Arsip


7. Pilih Unit Kerja (Nama SKPD)
8. Isi Uraian Informasi
9. Pilih Tanggal Arsip
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

10. Pilih Arsip Aset

11. Pilih Klasifikasi Keamanan

12. Pilih Kategori Arsip

13. Pilih Tingkat Urgensi

14. Pilih Pimpinan dan Jabatan Unit Pengolah Arsip (Nama Pimpinan
SKPD)
15. Pilih Media Arsip

16. Isi Pencipta Arsip (Nama SKPD)


17. Isi Keterangan Arsip
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

18. Isi Jumlah Arsip beserta satuannya

19. Isi Judul / Perihal


20. Pilih Tingkat Perkembangan

21. Pilih Arsip Vital

22. Pilih Bahasa


Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

23. Pada Tab DATA NASKAH akan tampil Arsip Surat Keluar yang akan
diregistrasi

24. Klik Simpan bila sudah selesai.


25. Registrasi Surat Keluar yang sudah disimpan akan tampil pada Daftar
Item.

26. Untuk melihat Detail Arsip Surat Keluar yang sudah diregistrasi bisa
dengan meng-klik Judul Surat pada kolom Perihal, dan kemudian
akan tampil Data Naskah
Kementerian Komunikasi dan Informatika 2017

27. Untuk melihat Detail Rincian Arsip Surat Keluar yang sudah
diregistrasi bisa dengan meng klik tab Metadata.

28. Untuk melihat History Disposisi Surat Keluar yang sudah diregistrasi
bisa dengan meng klik tab History.