BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Pelaksanaan Undang-Undang di Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang

Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang yang merupakan salah satu apotek pelayanan yang
berdekatan dengan Rumah Sakit, Bank, pemukiman penduduk serta berada di pinggir jalan raya
yang dilalui kendaraan umum dan pribadi sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat.
Berdasarkan Permenkes No. 9 tahun 2017 tentang Apotek bahwa Apotek Kimia Farma No. 115
telah memenuhi persyaratan lokasi dan bangunan dimana lokasi Apotek Kima Farma ini
bertempat di daerah yang mudah dikenal dan dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat
serta kesehatan lingkungan yang terjaga. Bangunan Apotek sudah permanen, aman, nyaman,
kemudahan dalam pemberian pelayanan serta perlindungan dan keselamatan bagi semua orang.
Apotek Kimia Farma No. 115 juga memiliki papan nama yang memuat nama apotek, nama
Apoteker Pengelola Apotek (APA), Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA), alamat dan nomor
telepon apotek.
Selanjutnya sarana atau prasarana di Apotek Kimia Farma No. 115 bahwa sarananya
terdapat ruang pendaftaran/penerimaan resep, ruang pelayanan resep dan peracikan, ruang
penyerahan sediaan farmasi dan alat kesehatan, ruang konsultasi apoteker, ruang penyimpanan
sediaan farmasi, ruang administrasi dan penyimpanan data, ruang dokter, sedangkan
prasarananya seperti instalasi air bersih, instalasi listrik, instalasi sirkulasi udara dan penerangan,
pencegahan dan penanggulangan kebakaran serta prasarana lain seperti toilet dan tempat sampah.
Persyaratan sumber daya manusia (SDM) telah terpenuhi dan sesuai dengan Permenkes No.
9 tahun 2017 karena Apotek Kimia Farma No.115 memiliki 2 orang Apoteker sebagai Apoteker
Pendamping dan 1 Apoteker Pengelola Apotek serta dibantu oleh Tenaga Teknis Kefarmasian
sesuai kebutuhan.

4.2 Sistem Pengelolaan Apotek

Apotek Kimia Farma No. 115 Pamulang dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek
(APA) yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional Apotek, baik kegiatan
teknis (kegiatan pelayanan/penjualan) maupun kegiatan non-teknis (manajerial dan keuangan)
sesuai dengan fungsi dan peranan seorang Apoteker.
A. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
1. Perencanaan
Perencanaan barang digunakan untuk mengetahui berapa banyak barang yang ingin dipesan
untuk melengkapi kebutuhan apotek agar tidak terjadi pemborosan dan mengurangi terjadinya
death stock. Sistem perencaan barang di Apotek Kimia Farma No. 115 dasar perencanaan yang
digunakan adalah pengolahan pareto dan pola penyakit yang ada disekitar lingkungan Apotek.
2. Pengadaan
Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 115 dilakukan secara terpusat melalui
kantor Business Manager (BM) Tangerang di Apotek Kimia Farma 95. Sistem ini disebut
dengan Distribution Center (DC) dimana sistem pengadaan ini merupakan sistem pengadaan
yang terintegrasi antara sistem komputer yang berada di kantor BM Tangerang dengan sistem
komputer yang berada di Apotek Kimia Farma No.115. Berdasarkan sistem ini, pemesanan dan
pengiriman barang dilakukan oleh BM, sehingga Apotek tidak berhubungan langsung dengan
pemasok. Pengadaan di Apotek Kimia Farma 115 dilakukan dengan berbagai metode, yaitu :
a. Pengadaan ke Distributor Resmi
Pengadaan ini dilakukan dengan cara membuat surat pesanan yang ditandatangani oleh
Apoteker Pengelola Apotek. Surat pesanan tersebut dibuat secara manual dengan komputer
kecuali untuk surat pesanan narkotika dan psikotropika dibuat sesuai dengan peraturan
perundang-undanga yang berlaku. Surat pesanan non narkotika dan non psikotropika
dikirim via email ke distributor resmi. Pengiriman barang dilakukan langsung ke apotek
masing-masing tanpa melalui BM.
b. Permintaan Mendesak
Pengadaan ini dilakukan bila terdapat kebutuhan barang dalam jumlah yang tidak terlalu
besar dan sifatnya mendesak, apotek dapat bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma
lainnya melalui dropping (penyerahan barang mendesak). Selanjutnya Apotek KF lain akan
mengirimkan barang ke apotek KF 115 beserta lembar penyerahan barang mendesak yang
memuat daftar nama obat, jumlah barang dan harga dari barang yang dipesan oleh KF 115
ke APP lain atau sebaliknya. Lembar penyerahan barang mendesak dilampirkan bersamaan
dengan barang yang diantarkan. Lembar permintaan barang yang dibuat oleh Apotek KF
itu sendiri.
b. Pembelian Mendesak
 Pengadaan ini sama seperti permintaan mendesak. Perbedaannya adalah pengadaan ini
dilakukan dengan membeli kebutuhan barang dalam jumlah sedikit ke apotek lain selain
apotek kimia farma. Pengadaan ini hanya boleh dilakukan bila adanya barang yang
diresepkan oleh dokter yang bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma 115 di apotek habis
dan tidak tersedia di Kimia Farma Apotek (KFA) terdekat. Pembelian mendesak ini hanya
berlaku untuk obat-obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Bukti pembelian
(struk/bon/nota) digunakan untuk pengganti surat pesanan. Barang yang dibeli dimasukkan
kedalam sistem POS untuk menambahkan stock barang di computer. Selanjutnya, bukti
pembelian tersebut disimpan untuk dilaporkan ke BM.
Pengadaan obat yang tergolong narkotika, psikotropika, prekursor dan obat-obat tertentu
dilakukan oleh masing-masing apotek dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang telah
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan dikirim secara langsung ke Pedagang
Besar Farmasi (PBF) resmi. Dalam satu surat pesanan narkotik hanya dapat digunakan untuk
satu macam obat (satu bentuk dan kekuatan sediaan). Surat Pesanan narkotika dibuat rangkap
empat, lembar berwarna putih untuk PBF, lembar berwarna merah muda untuk laporan ke
SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika), lembar berwarna kuning dan biru
sebagai arsip apotek. Surat pesanan psikotropik dibuat rangkap tiga. Satu surat pesanan
psikotropik berlaku untuk lebih dari satu macam obat (satu bentuk dan kekuatan sediaan)
dengan syarat harus ke distributor yang sama, namun apabila produk berasal dari PBF yang
berbeda maka surat pesanan harus dibuat terpisah. Surat pesanan obat yang mengandung
prekursor dan obat-obat tertentu dibuat rangkap 1 dan diserahkan kepada PBF terkait.
Permintaan mendesak untuk obat yang tergolong narkotika, psikotropika, prekursor dan
obat-obat tertentu diperbolehkan dengan syarat untuk pemenuhan janji pasien, bukan untuk
stock atau menambah stock barang di apotek. Sedangkan pembelian mendesak untuk obat yang
tergolong narkotika, psikotropika, prekursor dan obat-obat tertentu tidak diperbolehkan kerena
obat obat ini harus menggunakan resep.
1. Penerimaan
Penerimaan barang dilakukan di Apotek masing-masing dan dilakukan oleh Apoteker Pengelola
Apotek (APA) atau Asisten APoteker yang bertugas dengan membandingkan surat pesanan,
faktur dan barang yang datang. Khusus untuk narkotika, psikotropika, prekursor dan obat- obat
tertentu, penerimaan harus dilakukan oleh APA, bila APA sedang tidak berada di tempat maka
barang tersebut tidak dapat diterima dan dapat dikirim dikemudian hari dengan membuat janji
dengan APA.
Penerimaan barang juga dapat dilakukan dengan system dropping. Penerimaan di
Apotek Kimia Farma No. 115 dilakukan ketika petugas BM menyerahkan barang pesanan ke
apotek pelayanan disertai dengan formulir dropping, kemudian terjadi serah terima antara
petugas BM dengan penanggung jawab apotek pelayanan yang kemudian mencocokkan daftar
barang pada formulir dropping dengan barang yang diterima. Barang pesanan diperiksa visual
terhadap kemasan serta kelengkapan dan kejelasan label, meliputi kesesuaian nama, jumlah,
bentuk sediaan, potensi obat, serta tanggal kadaluarsa. Apabila belum sesuai maka barang
pesanan diretur ke distributor dan apabila sudah sesuai antara daftar barang pada formulir
dropping dengan barang yang diterima, maka supervisor akan menghubungi pihak BM dan data
dropping akan dikirim dari BM ke Apotek Kimia Farma No.115 sehingga data stok pada
komputer Apotek Kimia Farma No.115 akan bertambah.
2. Penyimpanan
Penyimpanan obat-obatan yang tersedia di Apotek Kimia Farma No. 115 secara umum
dilakukan berdasarkan klasifikasi farmakologi, urutan abjad alfabetis, bentuk sediaan (sirup,
drop, krim, salep, tetes mata, suspensi, tetes telinga, hidung, inhaler dan sebagainya),
penggolongan jenis obat seperti obat bebas dan obat bebas terbatas (Over The Counter/OTC),
obat antibiotik, obat generik, obat produksi Kimia Farma, psikotropika dan narkotika.
Obat-obat lepasan yang tidak dikemas diletakkan dilemari dekat dengan meja peracikan.
Obat bebas dan obat bebas terbatas (Over The Counter) umumnya disusun di swalayan farmasi.
Untuk obat-obat suppositoria, sirup kering, hormon, injeksi, insulin, serta tablet yang tidak
stabil dalam suhu ruangan disimpan dalam lemari pendingin. Sedangkan penyimpanan obat
psikotropika dan narkotika disimpan dalam lemari khusus yang memiliki dua pintu dan terkunci
ganda.
Setiap lemari penyimpanan obat ditunjuk penanggung jawabnya masing- masing untuk
mengontrol stok obat agar tidak terjadi kekosongan dan juga menghindari obat kadaluwarsa
terjual kepada pasien. Penyimpanan obat yang dilakukan dengan menggunakan sistem FIFO
(First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) ) sehingga obat-obat yang mempunyai
waktu kadaluarsa lebih singkat disimpan paling depan dan barang yang pertama kali masuk
akan dikeluarkan pertama kali. Untuk memudahkan dalam menghindari obat kadaluarsa,
disetiap laci-laci obat diberi keterangan mengenai waktu kadaluarsa dari obat-obat tersebut
dengan diberi stiker berwarna. stiker berwarna merah menunjukkan obat kadaluarsa pada tahun
berjalan, stiker berwarna orange menunjukkan obat kadaluarsa pada 1 tahun setelah tahun
berjalan, stiker berwarna hijau menunjukkan obat kadaluarsa minimal 2 tahun setelah tahun
berjalan, stiker berwarna kuning menunjukkan obat kadaluarsa minimal 3 tahun setelah tahun
berjalan, stiker berwarna putih menunjukkan obat kadaluarsa minimal 4 tahun setelah tahun
berjalan.
3. Pengendalian
Bertujuan untuk memastikan tercapainya sasaran sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan atau kekosongan obat di Apotek serta sekaligus mengecek sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang mendekati kadaluarsa. Kegiatan pengendalian
sediaan farmasi berupa obat golongan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan
menggunakan kartu stok yang memuat nama obat, tanggal pemasukan/pengeluaran, jumlah
pemasukan, jumlah pengeluaran, sisa persediaan, tanggal kadaluarsa, dan paraf. Pada saat
dilakukan pemasukan dan pengeluaran obat ke dan dari kotak obat, dilakukan pencatatan pada
kartu stok. Kartu stok ini diletakkan di dalam kotak obat.
Untuk obat selain obat narkotika dan psikotropika dilakukan melalui stok secara
komputerisasi (jumlah barang yang terjual otomatis berkurang di sistem komputer); dan melalui
pembuatan daftar defekta, yaitu daftar yang memuat persediaan barang yang berada pada
minimum stock. Apabila terjadi perbedaan antara jumlah stock fisik dengan jumlah stok system
dikarenakan barang tersebut belum di entry dari faktur atau adanya dropping barang yang
belum diterima oleh App lainnya.
Stock opname merupakan kegiatan pengecekan kesesuaian jumlah obat secara fisik
dengan sistem serta pengecekan kadaluarsa obat. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara fisik
dengan dokumen yang ada (stok di komputer), dilakukan pengecekan ulang double check)
untuk selanjutnya dilakukan penelusuran penyebab ketidaksesuaian tersebut. Biasanya stock
opname dilakukan 3 bulan sekali dengan mempertimbangkan fluktuasi penggunaan obat di
Apotek.
4. Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dilakukan
pada setiap proses pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai,
yaitu meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (komputerisasi dengan POS),
dan pengeluaran (kuitansi atau struk penjualan).
Kegiatan pelaporan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai meliputi
pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk
kebutuhan manajemen apotek (keuangan dan barang). Pelaporan internal keuangan Apotek
Kimia Farma No. 115 dilakukan setiap pergantian shift setiap harinya untuk kemudian
dilaporkan ke kantor pusat dengan melampirkan setoran harian per shift (pagi-siang-malam) dan
settlement dari mesin EDC (kartu debit atau kredit). Laporan mingguan berupa kas kecil (petty
cash), pembelian mendesak. Pelaporan stok barang internal dilakukan setiap 3 bulan sekali
(stock opname).

Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan meliputi pelaporan narkotika dan
psikotropika. Pelaporan narkotika dan psikotropika dilakukan sebelum tanggal sepuluh setiap
bulannya ke kementrian kesehatan secara online melalui website Sistem Pelaporan Narkotika
dan Psikotropika Kementrian Kesehatan (sipnap.kemkes.go.id). Selain pelaporan ke kementrian
kesehatan secara online, pelaporan narkotika dan psikotropika juga dilakukan secara tertulis,
yaitu pelaporan ke Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang dengan tembusan Kepala Balai
Pengawas Obat dan Makanan (Balai POM) serta ke PBF Pusat Kimia Farma yang
ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor SIPA, serta stempel apotek.
Pelaporan narkotika dan psikotropika memuat nama, bentuk sediaan dan kekuatan narkotika dan
psikotropika, jumlah persediaan awal dan akhir bulan, jumlah yang diterima, dan jumlah yang
diserahkan. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 tahun
2015 tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika,
dan Prekursor farmasi; seluruh dokumen pencatatan, dokumen penerimaan, dokumen
penyaluran dan dokumen penyerahan termasuk surat pesanan narkotika dan psikotropika
disimpan secara terpisah selama tiga tahun. Setiap pengeluaran narkotika dan psikotropika baik
dropping antar App atau pembelian dengan resep ditulis dalam buku terpisah untuk dilaporkan
ke BM Tangerang. Buku ini dilengkapi dengan tanggal pengeluaran, nama pasien, no. resep,
alamat pasien, nama dokter, nama obat dan jumlah obat yang dikeluarkan.
5. Pemusnahan
Pemusnahan sediaan farmasi non narkotik dan psikotropik, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai dilakukan di BM Tangerang untuk dimusnahkan bersama melalui pihak ketiga yaitu IPAL
(Instalasi Pengolahan Air Limbah). Hal ini dilakukan agar bahan yang yang dimusnahkan tidak
merusak lingkungan. Untuk sediaan farmasi yang mengandung narkotika, psikotropika, atau
obat-obat tertentu, pemusnahannya juga dilakukan di apotek masing-masing oleh Apoteker,
dengan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dan BPOM. Setelah pemusnahan
dilakukan, maka berita acara pemusnahan harus dibuat sebagai bukti. Resep yang telah disimpan
lebih dari 5 tahun, dimusnahkan oleh Apoteker dengan cara dibakar, disaksikan oleh staff di
Apotek. Pemusnahan resep juga dibuktikan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan Resep
yang dilaporkan kepada DinKes Kabupaten / Kota.