Tugas individu

Komunikasi Bisnis

“penulisan Direct Request dalam komunikasi bisnis”

Oleh:

Nama : Firdayani

Stambuk : D1A1 18 068

Kelas : Agribisnis B

JURUSAN AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2020
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi wabarakatuh,

syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, atas
limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis data menyelesaikan penulisan
makalah ini. shalawat serta sallam di haturkan kepada baginda Nabi ALLAH
Muhammad SAW, yang telah memberikan teladan kepada kita semua.
Berkat kesabaran dan kerja kerass akhirnya penulisaan makalah ini dapat di
selesaikan dengan sedemikian rupa. Dalam proses penyusunan maklah ini penulis
tentu mengalami beberapa kendala, namun berkat bantuan daan dukungan dari
berbagai pihak, akhirnya penulisan makalah ini dapat terselesikan. Oleh karena itu
dengan kerendahan hati penulis menghaturkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang turut membantu dalam pembuatan makalah ini.
Penulisan makalah ini massih jauh dari sempurna, karenanya dengan rendah
hati penulis sangat membutuhkan kritik maupun saran yang bersifat membangun agar
penulisan makalah ini menjadi lebih baik. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
para pembaca.
Wa’sallammualaikum warahmatulahi wabarakatuh.

Kendari, Maret 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Rumusan Masalah
1.3. Tujuan

BAB II. PEMBAHASAN

2.1 pengertian penulisan Direct Reuquest

2.2 Pengorganisasian Direct Request
2.3 Menulis direct request untuk pengaduan
2.4 Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

BAB III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan
3.2 saran

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya
dengan kondisi manusia sebagai tokoh utama dalamm kehidupan dunia. Manusia
menjadi tokoh utama dalam komunikasi. Yang mana seiring waktu
komunikasipun akan berubah, perubahan yang terjadi sesuai dengann
perkembangan zaman atau lebih di kenal dengan istilah kokontenporeran.
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak di lepasskan dari dunia
komunikasi, ada banyak macam komunikasi yang di gunakan baik secara
langsung maupun tidak langsung . komunikasi secra langsung dengan
penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/tubuh, sedangkan bahasa yang di
lakukan secara tidak langsung yaitu seperti mendengarkan radio atau music
dalam bentuk format CD (Compact Disc) atau DVD (Digital Versatile Disc),
membaca Koran atau lebih di kenal dengan komunikasi yang di lakukan dengan
bantuan media. Komunikasi sangat penting tujuannya adalah agar terwujudnya
komunikasi efektif.
Direct Request adalah suatu bentuk mendapatkan respon dari para
pembaca dengan menjawab pertanyaan, mengirim barang atau jasa, maupun
tindakan yang lain. Direct request berasumsi bahwa respon pembaca adalah
menyenangkan. Dalam konteks luas di artikan sebagai “suatu organisasi (bisnis
maupun Non bisnis) pada pihak lain (seseorang atau individu lain) untuk
meminta informasi yang penting dan segera menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada makalah ini diantaranya yaitu:
a. Apa pengertian penulisan Direct Reuquest?
b. Bagaimana Pengorganisasian Direct Request?
c. Bagaimana Menulis direct request untuk pengaduan?
d. Bagaimana Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang ada maka ujuan dari penulisan maklah
ini, yaitu:
a. Untuk mengetahui pengertian penulisan Direct Reuques
b. Untuk mengetahui Pengorganisasian Direct Request
c. Untuk mengetahui Menulis direct request untuk pengaduan
d. Untuk mengetahui Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis
 BAB II.
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian penulisan Direct Reuquest

Maksud Direct request adalah untuk mendapatkan suatu respon dari para
pembaca dengan menjawab pertanyaan , pemngirim barang atau jasa, atau sutatu
tindakan yang lain. Meskipun berasumsi bahwa respons pembaca adalah
menyenangkan, Anda perlu meyakinkan diri Anda dengan para pembaca dengan
cara-cara yang menyenangkan pula. Permintaan terhadap suatu informasi dapat
berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi.
Surat-Surat direct Request dapat digunakan untuk berbagi macam aplikasi,
seperti melakukan pesanan barang atau jasa (orders) , surat pengaduan bisnis,
surat reservasi, meminta informasi penting terhadap suatu produk baru,
mengajukan klaim, dan adjustment , dan pemohonan kredit.
Untuk mempermudah tugas-tugas pembaca, Anda sebaiknya memulai
dengan permintaaan (request) apa yang Anda kehendaki dan memberikan
penjelasan yang lebih rinci yang akan dapat membantu pembaca melakukan apa
yang dihendaki secara benar dan tepat. Apabila Anda meminta beberapa barang
yang berbeda, maka lebih baik beri masing-masing barang tersebut untuk lebih
memudahkan pembaca memberikan jawaban atau tanggapanya. Suatu suratdirect
request dapat ditutup dengan ucapan terima kasih, suatu tindakan khusus dan
indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman.
2.2 Pengorganisasian Direct Request
Pada pengOrganisasian direct request mencakup beberapa hal, yaitu :
a. Pembukaan.
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah
menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari
kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari
suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani
permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu
rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang
rinci. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan
permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah
dapat memahami maksud isi surat tersebut.
b. Penjelasan Rinci.
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka
lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat
yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah
membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut
perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis,
dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat
daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat
permintaan kita dapat ditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang
langsung mengenai inti permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang
sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri.
 c. Penutup.
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan
beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi
terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca,
cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan
petugas yang dapat dihubungi.

2.3 Menulis direct request untuk pengaduan

Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan
perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi
kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.
Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment
letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk
atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan.
Dengan kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan
(customer satisfaction). Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta
salah satu dari berikut ini:
 Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
 Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
 Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
 Perbaikan gratis.
 Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
 Pembatalan atas suatu pesanan produk.
 Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
 Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
 Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.
 Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah
kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan.
Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan
konsumen yang tidak puas akan berdampak negatif terhadap organisasi tersebut.

A. Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :

1. Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita
rasakan, sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah
sebenarnya.
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan
bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat
surat pengaduan yang kita bua
3. Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat
rasional dan tidak bersifat emosional.
4. Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa
harapan atau keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan
tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara
lengkap.

2.4 Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

Pada proses penulisan bisnis sama halnya dalam menulis surat melewati
beberapa tahap, proses penulisan pesan-pesan bisnis adalah sebagai berikut:
a. Perencaan Pesan-Pesan Bisnis
Proses penyususnan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu
perencaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencaan , maksud /
 tujuan penyampaian bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara
umum maupun khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis
audiens yang mencangkup pengembangan profil audiens, pemenuhan
kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional
audiens juga perlu dilakukan.
Langkah lain dalam proses perencaan pesan-pesan bisnis adalah
menentukan ide pokoknya. Ide pokok meruapakan rangkuman dari pesan-
pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide pokok, akan diperoleh
arahan atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan
ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunakan, diantaranya story
teller’s tour , random list, CFR worksheet, journalistic appoarch, dan question
and answer chain.
b. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua
informasi penting dan maksud atau tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
dinyatakan secara jelas. Disamping itu, ide-ide juga dihasilkan secara logis.
Organisasi yang baik penting karena hal itu membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyerderhanakan
pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengempokan ide-ide
secara tepat. Ada dua pendekatan organisasinal yang cukup mendasar yaitu
pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Dengan pendekatan
langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu, kemudian baru
diikuti bukti-bukti pendukungnya; sedangkan dalam pendekatan tidak
langsung, bukti-bukti pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti
dengan ide pokoknya.
Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi orang-orang yang
sangat tertarik atau senang terhadap pesan-pesan yang akan disampaikan.
 Sementara itu, pendekatan tidak langsung tepat untuk orang-orang yang
bersikap skeptic atau tidak senang terhadap pesan-pesan yang disampaikan.
c. Revisi Pesan-Pesan Bisnis
Revisi merupakan langkah terkahir dalam mengembangkan pesan-
pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut
masalah isi dan pengorganisasiaanya, gaya penyampaianya, maupun format
penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang
tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang
sudah familier / sudah dikenal secara umum, singkat , dan hindarkan kata
yang memiliki pengertian Anda. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling
efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis
kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks. Kalimat-kalimat
yang sangat singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah
audiens Anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraph dapat dilakukan dengan berbagai
macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan,
pembahasan mengenai sebab-akibat, melakukan kalsifikasi (pengelompokan),
dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan
perhatian pada ide tunggal, dan usahakan untuk setiap paragraph singkat saja.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Maksud Direct request adalah untuk mendapatkan suatu respon dari para
pembaca dengan menjawab pertanyaan , pemngirim barang atau jasa, atau sutatu
tindakan yang lain. Surat-Surat direct Request dapat digunakan untuk berbagi
macam aplikasi, seperti melakukan pesanan barang atau jasa (orders) , surat
pengaduan bisnis, surat reservasi, meminta informasi penting terhadap suatu
produk baru, mengajukan klaim, dan adjustment , dan pemohonan kredit. Pada
direct request terjadi suatu pengorganisasian dalam penlisaannya di mana
pengorganisasiannya yaitu: pembukaan, penjelasan rinci, dan penutup. Pada
penulisan direct request setiap penulisan haruslah di lakukan secara teliti agar
penulisan tetap efektif.
Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment
letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk
atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan.
Dengan kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan
(customer satisfaction).

3.2 Saran
Pentingnya penulisan direct request dalam komunikasi bisnis, menjadikan
pelaku bisnis untuk lebih memperhatikan hal-hal apa saja yang sangat
berpengaruh pada penulisan direct request untuk menunjang keberhasilan dalam
bisnis tersebut. Pada penulisan makalah ini tentunya masih banya memiliki
kekurangan, mak dari itu bagi para pembaca untuk dapat memberikan kritik dan
saran yang tujuannya agar penulisan maklah ini menjadi lenbih baik.
 DAFTAR PUSTAKA

No name. 2019. Penulisan Direct Request Yang Harus Anda Ketahui. . https://www.
webillian.com/2019/03/penulisan-direct-request.html

Olafrider. 2014. Makalah komunikasi bisnis. http://olafrider.blogspot.com/2014/12/

makalah-komunikasi-bisnis.html

Erna wijayanti. 2014. MAKALAH PENULISAN DIRECTREQUEST. http://ernaawi

jayanti.blogspot.com/2014/04/makalah-penulisan-direct-request_8313.html