CARA MEMBACA DAN

DAFTAR PERSEDIAAN OBAT

DISUSUN OLEH

KELOMPOK 6 :

1.RILDA DWI TANIA

2.SHOFFIYAH DZIKIRILLAH

3.DELVI KEMBANG SARI

4.,MITA ANGGRAINI

5.ANDITA ARYA SETA PUTRA

DOSEN PEMBIMBING : ESTI SORENA ,SKM ,.M KES

UNIVERSITAS BENGKULU

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

D3 KEPERAWATAN

TAHUN 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah berikan, tetapi sedikit sekali yang kita
ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat,
taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah dengan judul ”cara membaca dan daftar persediaan obat “.

Pembuatan makalah ini kami ajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah menyimak,
namun dalam pembuatan rangkuman ini masih jauh dari kata sempurna untuk itu kami memohon
kepada pembaca rangkuman ini sudi kiranya untuk memberikan kritik dan saran yang sifatnya
konstruktif demi perbaikan pembuatan rangkuman selanjutnya .

Bengkulu,17 maret 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………………

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………………

1.2 Tujuan………………………………………………………………………………… .

Bab II PENGADAAN DAN PERSEDIAAN

2.1.Definisi………………………………………………………………………………

2.2.Prinsip………………………………………………………………………………..

2.3 Pengadaan………………………………………………………………………….

2.4. Fungsi Pengadaan Di Apotek meliputi……………………………………………….

2.5 Arus barang.....................................................................................................................

2.6 Faktor factor pembelian .................................................................................................

2.7. Prosur dan cara pembelian ……………………………………………………………

2.8 Aspek aspek penilaian terhadap suplier………………………………………………

2.9 Aliran Barang Keluar…………………………………………………………………

BAB III PERSEDIAAN ................................................................................................................

3.1 Definisi.........................................................................................................................

3.2 Fungsi persediaan……………………………………………………………………..

3.3 Pendalian persediaan………………………………………………………………….

3.4 Metode Analisis ………………………………………………………………………

BAB IV PENUTUP………………………………………………………………………………..

4.1 kesimpulan……………………………………………………………………………………...

4.2 saran…………………………………………………………………………………………….

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………….
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam upaya memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi bagi pasien di rumah sakit, dalam
waktu, jumlah serta mutu yang tepat, maka diperlukan suatu manajemen yang meliputi proses
kegiatan perencanaan, pengadaan, pembelian dan pendistribusian. Kegiatan perencanaan
meliputi penyusunan rencana kebutuhan yang tepat, mencegah terjadinya kekurangan dan
sedapat mungkin mencegah terjadinya kelebihan perbekalan farmasi yang tersimpan lama dalam
gudang serta untuk meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara efektif dan efisien.
Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya obat dan total biaya
kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam
menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga
yang rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh karena
itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga
pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien
dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan servis
rumah sakit yang bersangkutan. Apotek selain sebagai pusat pelayanan obat juga merupakan
tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis apotek harus dikelola dengan manajemen yang
baik. Salah satu obyek manajemen di apotek adalah manajemen pengadaan dan persediaan
obat.Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus ditunjang dengan
adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai salah satu cara memberi
kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala
kebutuhan obatobatannnya. Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi
akan berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata
konsumen.Meskipun dampak dari keadaan tersebut tidak langsung terasa saat itu juga, namun
perluasan pelanggan baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan apotek
tersebut.

1.3 TUJUAN
Memaparkan penerapan pengadaan dan pengendalian persedian di apotek sebaik
mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam
meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien
sehingga pasien merasa terpuaskan dengan pelayanan dari apotek.
 BAB II

PENGADAAN DAN PERSEDIAAN

2.1 DEFINISI

Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi kebutuhan proses penjualan.
Manajemen pengadaan diperlukan untuk meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen
dengan memenuhi kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan
pembelian.

2.2 PRINSIP

Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada keseimbangan antara
penjualan dan pembelian

2.3 PENGADAAN

Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya obat dan total biaya
kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam
menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga
yang rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh karena
itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga
pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien
dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan servis
pelayanan yang diberikan. Apotek selain sebagai pusat pelayanan obat juga merupakan tempat
bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis apotek harus dikelola dengan manajemen yang baik.
Salah satu obyek manajemen di apotek adalah manajemen pengadaan dan persediaan obat. Demi
menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus ditunjang dengan adanya
kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai salah satu cara memberi kepercayaan
kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-
obatannnya. Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan
berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen.
Meskipun dampak dari keadaan tersebut tidak langsung terasa saat itu juga, namun perluasan
pelanggan baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan apotek tersebut.
Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun kecil. Persediaan obat
merupakan harta paling besar dari sebuah apotek. Karena begitu besar jumlah yang
diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian persediaan obat yang tepat memliki pengaruh
kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi apotek. Pengendalian yang efektif
berakibat pada investasi yang lebih kecil. Untuk suat laba tertentu, pengendalian stok obat
mengarah pada perolehan yang lebih besar atas investasi. Bila APA dapat menurunkan
persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau dengan menyingkirkan barang/ obat yang
tidak mudah dijual dan bila pengurangan ini digunakan untuk menurunkan modal sendiri, amak
perolehan kembali atas modal sendiri akan meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman
modal atas persediaan obat/ barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan sendirinya
akan menurunn. Untuk itu perlu ditetapkan kebijaksanaan yang berkenaan dengan persediaan
yang optimum: - untuk pemesanan: perlu ditentukan bagaimana cara pemesanannya, berapa
jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis dan kapan pemesanan dapat dilakukan. -
Untuk penyimpanan: perlu ditentukan berapa besarnya cadangan yang merupakan persediaan
minimum, besarnya persediaan pada waktu pemesanan kembali dan besarnya persediaan
maksimum.

Adapun tujuh dasar pengetahuan yang perlu diperhatikan dalam mernacang sistem pengelolaan
persediaan yang baik adalah:

1. adanya pemahaman di mana sistem pengelolaan sama dengan manajemen dan keduanya harus
berfungsi.

2. penentian tipe pencatatan persediaan dana laporan persediaan dibutuhkan. .

3. seleksi barang-barang yang disediakan.

4. pemeliharaan keseimbangan yang sesuai antara tingkat pelayanan dan penyediaan.

.5. pengambilan model untuk frekuensi pemesanan kembali.

6. pelaksanaan perumusan pemesanan kembali.

7. identifikasi dan pengaturan dari harga-harga manajemen yang bervariasi.

2.4 FUNGSI PENGADAAN DI APOTEK MELIPUTI

1. Fungsi biaya Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya pengadaan melalui :

 Pengaturan sediaan optimal

 Pengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi, penjadwalan dll)

 Penanganan barang “slow moving” , rusak, dll

2. Fungsi Perolehan

Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan menetapkan  Kapan barang

diperoleh  Bagaimana cara memperoleh  Siapa pemasoknya  Bagaimana memasoknya
keunit/lini penjualan Sistem pengadaan barang dikatakan baik bila memenuhi kriteria sebagai
berikut :  Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang fast moving lebih diprioritaskan
dari pada yang slow moving  Mampu melayani produk yang diperlukan konsumen  Terjadi
kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh permintaan (keseimbangan total)  Tidak
terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek yang disebabkan oleh barang yang
belum/tidak laku dan sudah kadaluarsa.

2.5 ARUS BARANG SETIAP HARI DI LAKUKAN PENGECEKAN BARANG DENGAN

MENGHITUNG STOK PERSEDIAAN .

obat-obatan baik narkotika, psikotropika, obat keras dan obata bebas yang terpakai hari
sebelumnya dengan mencatatnya dikartu stok harian. Jika jumlah persediaan obat tidak
mencukupi atau habis maka dilakukan pemesanan yang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan
dan dicatat dibuku pemesanan barang. Setiap kejadian penjualan berarti pengeluaran barang dari
apotek dan barang yang keluar tersebut harus diisi kembali sehingga jumlah barang itu tetap.
Namun keseimbangan tidak mungkin dapat dilakukan setiap hari untuk setiap produk karena
frekuensi pembelian akan menjadi sangat tinggi dan berakibat volume pekerjaan menjadi sangat
besar. Untuk itu perlu dicari waktu yang baik untuk pembelian produk, sehingga ada
keseimbangan antara beban dan kemampuan memenuhi permintaan dalam penjualan.

Tiga jenis kegiatan yang terlibat dalam arus barang:

1. Pengadaan barang (pembelian)

2. Penyimpanan di gudang

3. Penyerahan barang (penjualan) :

PBF, GUDANG, APOTEK RUANG ,RACIK PASIEN ,PEMBELIAN PENYIMPANAN

PENYERAHAN Barang dipesan berdasarkan kepada jenis barang yang sudah habis pada hari
sebelumnya atau persediaan barang di ruang peracikan tinggal sedikit. Dalam pengadaan
perbekalan farmasi penting dipertimbangkan sifat barang, apakah fast moving atau slow moving,
pemilihan distributor meliputi legalitas, harga yang kompetitif, pelayanan yang cepat, potongan
harga yang diberikan, tenggang waktu pembayaran yang ditawarkan serta dapat membeli dalam
jumlah sedikit. Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui
penjualnya atau melalui telepon dengan menggunakan Surat Pesanan. Khusus narkotika,
pemesanan dilakukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika
rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, untuk psikotropika digunakan
Surat Pesanan Psikotropika. Selain itu pemesanan barang ke PBF dibuat dalam satu surat
pemesanan yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek yang didalamnya
harus terdapat nomor Surat Izin Kerja.

Pemesanan barang di apotek harus memperhatikan beberapa hal berikut:

1. Persediaan minimum dan maksimum

2. Reorder point (titik pesanan) terutama untuk obat yang laku keras

3. Memperhatikan buffer stock

Sistem pemesanan barang dapat dikatakan baik jika pembeliannya memenuhiketentuan sebagai
berikut :

1. Komposisi produk sesuai kebutuhan

2. Mampu melayani jenis produk yang diperlukan pasien

3. Jumlah pembelian keperluan rutin sebulan telah menunjukkan keseimbangan dengan

penjualan secara proporsional.

2.6 FAKTOR FAKTOR PEMESANAN / PEMBELIAN

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih sumber pemesanan atau pemberlian
barang yaitu :

1. Harga beli yang kompetitif

2. Pelayanan yang cepat dari PBF yang bersangkutan

3. Pemberian kredit yang menguntungkan dengan tingkat harga yang kompetitif

4. Kondisi keuangan. Semakin besar omset atau modal apotek semakin besar dana yang dapat
dikeluarkan untuk pembelian barang

5. Waktu pembelian (kapan barang tersebut harus dibeli).

6. Jarak apotek dengan pemasok. Semakin jauh jaraknya semakin lama lead time. Oleh karena
itu perlu menetapkan persediaan barang yang aman (safety stock) agar jangan sampai kehabisan
barang sebelum barang yang dipesan dating.

7.rekuensi dan volume pembelian. Semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi
order.

Frekuensi pembelian yang tinggi berakibat kepada :

 biaya pemesanan meningkat (biaya telepon,administrasi dsb.)

 meningkatnya beban pekerjaan untuk penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang yang
dating,dll Sebaliknya jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian,
namun akan mengakibatkan :

 Besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang besar

 Meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa

 Membutuhkan modal yang besar

 8. Jenis barang yang akan dibeli didasarkan atas kebutuhan persediaan barang diapotek
(berdasarkan buku defekta), penjualan sebelumnya (perputaran dan kecepatan gerak barang),
kebutuhan konsumen dan ramalan permintaan dalam waktu dekat. Data obat etikal dapat dilihat
berdasarkan resep, sedangkan obat OTC dapat dilihat berdasarkan kebutuhan penduduk sekitar,
musim dan iklan dari media massa.

9. Tanggal Daluarsa.

Batas tanggal daluarsa yang pendek Batas tanggal daluarsa yang pendek (<1 tahun)memiliki
resiko kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada garansi dari supplier tentang
batas maksimal (paling lambat) daluarsa,misalnya paling lambat 6 bulan sebelum batas tanggal
daluarsa, dapatditukar dengan obat yang baru.Pembelian barang harus disesuaikan dengan
kondisi apotek, biasanyaberdasarkan analisa kebutuhan, jenis kebutuhan, pola penyakit didaerah
lokasiapotek, jumlah kebutuhan stok, ruang penyimpanan yang tersedia dan tentu sajakondisi
keuangan.

2.7. PROSEDUR DAN CARA PEMBELIAN

Prosedur pembelian dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Persiapan

Mengumpulkan data obat yang akan dipesan dari buku defekta peracikan

dan gudang, termasuk obat obat baru yang ditawarkan oleh supplier

2. Pemesanan

Menyiapkan surat pesanan (SP) sebanyak minimal 2 rangkap (1 untuk

supplier 1 untuk apotek saat menerima barang yang dipesan)

3. Penerimaan

Cocokkan barang dan faktur dengan SP kita. Periksa merk, jumlah, harga

satuan barang, diskon dan perhitungannya. Catat tanggal kadaluarsa obat

dalam buku tersendiri sesuiai urutan tanggal.

4. Penyimpanan:

Simpan barang yang datang berdasarkan pengelompokan yang kita buat.

Arus barang yang keluar dan masuk sebaiknya mengikuti aturan :

 FIFO (first in first out) : barang yang lebih dulu dating lebih dulu keluar
  FEFO (first expired first out) : barang yang lebih dulu expired lebih dulu dikeluarkan atau
dijual

5. Pencatatan

Dilakukan dengan menyalin dari faktur atau daftar obat kedalam buku penerimaan barang,
dimana ditulis selain nama supplier, nama obat,jumlah obat, harga satuan, diskon, jumlah harga,
nomor urut,tanggal. Tiaphari dijumlah sehingga diketahui berapa banyak hutang tiap
harinyakemudian faktur-faktur diserahkan pada tata usaha untuk diperiksa sekali lagi, lalu
dibundel dalam map tunggu, menunggu jatuh waktu untukdilunasi.

6. Pembayaran

Bila sudah jatuh tempo, kumpulkan faktur serahkan pada kasir untuk dibayarkan pada supplier

Pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :

a. Pembelian dalam jumlah terbatas

pembelian dilakukan sesuai kebutuhan jangka waktu pendek, misalnya 1mingu. Pembelian ini
dilakukan jika modal terbatas dan PBF berlokasidekat dengan apotik, misalnya 1 kota dan dapat
segera melayani seta obatdapat segera diminum.

b. Pembelian secara spekulasi

Pembelian dilakukan dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan denganharapan akan ada kenaikan
harga dalam waktu dekat atau karena adadiskon. Cara ini mengandung resiko.

c. Pembelian berencana

Dilakukan dengan melihat pada kartu stock.sehingga dapat diketahui obatmana yang laku keras
dan mana yang lambat, selanjutnya dapat dilakukanperencanaan pembelian sesuai dengan
kebutuhan barang item.

d. Cara pembelian lebih ekonomis

Adalah jumlah/kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yangminimal atau sering
disebut sebagai jumlah pembelian yang optimal.

2.8 . ASPEK ASPEK PENILAIAN TERHADAP SUPPLIER :A

 Kemampuan menyediakan barang sesuai dengan jenis barang dan

jumlah yang dipesan

Kemampuan supplier menyerahkan barang sesuai jadwal yang ditentukan

  Kondisi kualitas barang
 Harga dan diskon
 Syarat dan waktu pembayaran
 Tingkat kerja sama yang diberikan dalam mengatasi permasalahan => permasalahan
yang terjadi seperti : penanganan barang rusak, tidak laku atau yang dipesan mendadak.
 Kondisi perusahan supplier : status, lokasi, struktur organisasi perusahaan, nilai asset
perusahaan, system pengendalian kualitas perusahaan atau apotek lain yang menjadi
pelanggan dll.

2.9 ALIRAN BARANG KELUAR

Adanya permintaan barang keluar disebabkan adanya penjualan baik dengan resep maupun tanpa
resep, penjualan bebas kontan atau kredit. Setiap barang keluar harus dicatat dalam kartu stock,
untuk keperluan itu disediakan “buku permintaan barang” yang ditulis asisten apoteker dari
ruang peracikan. Buku tersebut memuat kolom nama barang, jumlah yang diminta, jumlah yang
diberikan, sisa persediaan, dan keterangan.
 BAB III

PERSEDIAAN

3.1 DEFINISI

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi
tujuan tertentu. Setiap perusahaan jasa maupun manufaktur selalu memerlukan persediaan.
Tanpa adanya persediaan para pengusaha akandihadapkan pada resiko bahwa perusahaanya pada
suatu waktu tidak dapatmemenuhi keinginan para pelanggannya.Pengendalian persediaan adalah
suatu kegiatan untuk memastikantercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan
program yangtelah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan
obat.Salah satu kunci sukses pengelolaan persediaan barang di sebuah apotekadalah apotek
mampu memenuhi semua permintaan akan obat (baik resepmaupun non resep), sehingga ratio
penolakannya 0%. Untuk dapatmenjamin hal tersebut diperlukan perencanaan yang sangat
matang adapenumpukan barang (over stock) atau persediaan habis (out of stock).
Tujuannyaadalah supaya perputaran persediaan akan maksimal, resiko over stock dan out of
stock diminimalisir sehingga kepuasan pelanggan karena permintaan akan obat selalu
terpenuhi.Kepuasan pelanggan akan berimbas kepada loyalitas pelanggan dan juga menambah
pelanggan-pelanggan baru. Bahan atau barang yang disimpan yangakan digunakan untuk
memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk prosesproduksi atau perakitan, untuk dijual kembali,
dan untuk suku cadang suatuperalatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan
pembantu,barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.

3.2 FUNGSI PERSEDIAAN

 Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang

dibutuhkan).

 Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus di kembalikan.
 Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).
 Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi
 untuk sementara.
 Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.
 Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang
 yang diperlukan.
 Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan..
3.3 PENGENDALIAN PERSEDIAAN ( Seto, Soerjono., Nita, Yunita., dan Triana, Lily,2004 )

Pengendalian persediaan sangat penting bagi apotek, baik besar maupunkecil, karena persediaan
obat merupakan harta terbesar dari sebuah apotek.Pengendalian persediaan obat yang tepat
memiliki pengaruh besar terhadap perolehan kembali investasi apotek karena jumlah yang
diinvestasikan untuk persediaan obat sangatlah besar. Pengendalian yang efektif dapat
memperkecil investasi dari suatu apotek. Pengendalian persediaan obat juga berdampak
padaperolehan yang lebih besar atas investasi (untuk suatu laba tertentu). Bila APA dapat
menurunkan jumlah persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau dengan menyingkirkan
barang/ obat yang tidak mudah dijual, maka akan terjadi juga penurunan modal sendiri dan
perolehan kembali atas modal sendiri pun akan meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman
modal atas persediaan obat/ barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan juga akan
menurun. Pengendalian persediaan obat juga penting dalam pelayanan pasien di apotek, di mana
suatu apotek harus mempunyai stok yang benar agar dapat melayani pasien atau memenuhi
kebutuhan pasien akan obat dengan baik. Apotek harus mempunyai jenis produk yang
dibutuhkan pasien dalam jumlah yang dibutuhkan pasien. Bila sebuah apotek umum tidak
memiliki persediaan obat yang dibutuhkan pasiennya pada waktu mereka memerlukan, maka
apotek tersebut akan kehilangan penjualan. Bila hal seperti ini sering terjadi, maka apotek akan
kehilangan pasiennya.

Oleh sebab itu, pengendalian persediaan yang efektif adalah suatu pengendalian persediaan yang
dapat mengoptimalkan dua

tujuan, yakni :

 Memperkecil total investasi pada persediaan obat.

 Menjual berbagai produk yang tepat untuk memenuhi permintaan atau kebutuhan pasien.

Tiga pertanyaan yang menjadi dasar pengendalian atau pengawasan

terhadap persediaan yakni :

 Berapa banyak suatu item obat yang akan dipesan pada suatu waktu tertentu ?
 Kapan dilakukan pesanan ulang terhadap item tersebut (terkait dengan frekuensi pesanan
ulang) ?
 Yang mana dari item-item tersebut yang perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian ?

Dalam hal ini dilakukan pengendalian jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis. Bila stok terlalu kecil, maka :

 Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak puas, hal ini
dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan.
  Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk
mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.

Sedangkan bila stok terlalu besar, maka akan terjadi :

 Peningkatan biaya penyimpanan

 Kemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsa
 Ada risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.

Parameter – Parameter Pengendalian Persediaan

a. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering disebut juga permintaan (demand). Konsumsi rata-rata merupakan
jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam satu waktu tertentu Perkiraan konsumsi rata-rata/
permintaan untuk pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa
banyak stok barang yang harus dipesan.Walaupun banyaknya permintaan mendatang dapat
diprediksi dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah
memperkirakan lead time dari barang tersebut

b. Lead Time

Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhan mulai dari pemesanan sampai dengan
penerimaan barang di gudang dari suplier tertentu.Setiap supplier akan memiliki lead time yang
berbeda-beda, sehingga harus juga diperhatikan rata-rata lead time untuk masing-masing supplier
berdasarkan performance supplier sebelumnya. Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah

jumlah produk yang disediakan. Lead Time dapat diukur dengan:

LT = Konsumsi rata-rata x Waktu tunggu

c. Safety Stock

Safety stock merupakan persediaan obat yang dicadangkan sebagai pengaman untuk memenuhi
kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya stockout. .Safety stock ini menjadi sangat penting
ketika lead time maupun jumlah permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah,
seperti dalam kasus keterlambatan barang pesanan atau terjadi perubahan jumlah permintaan
karena terjadi suatu wabah penyakit tertentu. Untuk barang-barang yang fast moving, safety
stock biasanya dihitung dari 20% dari jumlah konsumsi rata-rata, sedangkan untuk barang-
barang slow moving, nilai safety stock diperoleh dari 10% dari konsumsi rata-rata.
d. Level persediaan minimum (Reorder level)

Merupakan jumlah sisa persediaan terendah yang masih tersedia yang merupakan penanda
perlunya pemesanan ulang. Persediaan minimum ini pentingditentukan agar kontinuitas usaha
(pemenuhan kebutuhan pasien akan obat) dapat tetap terjaga. Jika barang yang tersedia kurang
dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stockout. Reorder level ini dapat dihitung
dengan mengalikan

rata-rata lead time dengan rata-rata jumlah konsumsi selama waktu lead time.

Stock Min = (LT x CA) + SS

e. Level persediaan maksimum

Merupakan jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhipermintaan hingga pemesanan

berikutnya atau dapat juga disebut dengan targetstock level. Jika telah mencapai nilai persediaan
maksimum ini maka tidak lagi diperlukan pemesanan (selama periode tertentu) untuk
menghindari terjadinya

stockout.

Stock Max = (SMin + (PPxCA)

LT = Lead time

CA = Rata-rata konsumsi perbulan

SS = Safety stock

PP = Periode pengadaan

f. Posisi persediaan

Merupakan jumlah antara persediaan yang masih tersedia dengan persediaan yang sedang
dipesan, dikurangi dengan persediaan yang telah dipesan oleh fasilitas kesehatan lain atau oleh
pasien. Posisi persediaan dapat terjadi overstock ataupun stockout.

g. Periode pengadaan

Periode pengadaan ini meliputi waktu antara pemesanan awal hingga waktu pemesanan
berikutnya yang telah dijadwalkan. Hal yang harus diperhatikan adalah jumlah yang dipesan
ditambah jumlah safety stock harus dapat memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan
ditambah dengan lead time.
Selain itu perlu juga dihitung:

1. EOQ (Economic Order Quantity)

Yakni suatu perhitungan untuk menentukan jumlah pesanan persediaan

yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ dapat

dihitung dengan rumus :

EOQ = √

Keterangan :

D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)

S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)

H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun)

TC = H+ S

TC = Biaya Persediaan = Persediaan rata-rata= Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu
(jumlah pesanan/tahun)

2. Re Order Point (ROP / Titik pemesanan)

Merupakan suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga
kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu. Reorder point ini dapat
dihitung apabila lead time dan permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan.

ROP = (LT x d) + SS

Keterangan :

ROP = Reoder point

LT = Lead Time

d = demand (konsumsi rata-rata)

SS = Safety Stock

3. Rasio perputaran sediaan

Rasio perputaran (turnover ratio) merupakan ukuran efisiensi suatu apotek dalam mengelola
asetnya. Rasio perputaran juga disebut sebagai rasio efisiensi (efficiency ratio) atau rasio
penggunaan aset (asset utilizatio ratios). Persamaan yang paling sering digunakan adalah rasio
perputaran sediaan (inventory turnover ratio / ITOR) Rasio perputaran sediaan merupakan suatu
ukuran yang menilai seberapa cepat sediaan suatu apotek terjual. Rumus untuk rasio perputaran
sediaan sebagai berikut :

Perputaran sediaan = harga barang terjual / biaya persediaan rata rata

Harga barang terjual (cost of goods sold) diperoleh dari laporan laba-rugi (income statement) dan
data biaya persediaan rata-rata (average inventory at cost) didapatkan dari neraca keuangan
(balance sheet). Contohnya jika harga barang terjual adalah Rp.120.000.000 per tahun dan biaya
persediaan rata-rata selama satu bulan adalah Rp.10.000.000, maka rasio perputaran sediaannya
adalah 12.0. dengan kata lain, apotek mampu menjual dan mengganti persediaannya satu bulan
sekali. Rasio perputaran sediaan yang rendah (dibawah 6.0) menandakan bahwa persediaan
apotek terlalu besar dibandingkan aktifitasnya dan uang tunai yang dapat dimanfaatkan terikat
dalam bentuk barang. Rasio perputaraan sediaan yang tinggi biasanya diinginkan karena
menandakan bahwa apotek mampu menjual dan mengganti persediaannya dengan efisiensi yang
tinggi dan dengan demikian menghasilkan lebih banyak pemasukan dan keuntungan. Walaupun
nilai rasio yang tinggi tersebut diinginkan, apoteker harus menjaga agar nilai ITOR tidak terlalu
tinggi. Jika nilai ITOR terlalu tinggi (salah satunya akibat biaya persediaan rata-rata terlalu
rendah), maka jumlah persediaan barang yang akan dijual di apotek terlalu sedikit dan berisiko
terjadinya ketidakmampuan dalam memenuhi permintaan pelanggan.

3.4 Metode Analisis

Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan datang,
biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya diikuti dengan evaluasi. Cara atau
teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi

b. Pertimbangan atau kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik atau terapi

c. Kombinasi ABC dan VEN

d. Revisi daftar perbekalan farmasi

A. Analisa ABC Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil atau beberapa
jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat memakan anggaran besar
karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis ABC, jenis-jenis
perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut.
Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang banyak atau
apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya, misalnya merek dagang lain, bentuk
sediaan lain dan sebagainya. Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan farmasi yang menyerap
biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi terhadap perbekalan farmasi yang
relatif memerlukan anggaran sedikit. ABC bukan singkatan melainkan suatu penamaan yang
menunjukkan peringkat atau ranking di mana urutan dimulai dengan terbaik atau terbanyak.

Prosedur:

Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan,
dimulai dengan jenis yang memakan anggaran atau rupiah terbanyak. Urutan langkah sebagai
berikut: a) Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode
perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama
dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis atau kategori, dan jumlahkan biaya per jenis atau
kategori perbekalan farmasi. b) Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing persentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total. c) Urutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi di
atas, dimulai dengan jenis yang memakan persentase biaya terbanyak. d) Hitung persentase
kumulatif, dimulai dengan urutan pertama dan seterusnya. e) Identifikasi jenis perbekalan
farmasi apa yang menyerap ±70% anggaran total (biasanya didominasi oleh beberapa jenis
perbekalan farmasi saja). 1. Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70% 2.
Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20% 3. Perbekalan Farmasi kategori C
menyerap anggaran 10%

Contoh:

a) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan
jumlah obat dengan harga obat

b) Tentukan rankingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil

c) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan

d) Hitung kumulasi persennya

e) Perbekalan Farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% f) Perbekalan Farmasi kategori
B termasuk dalam kumulasi 71-90% g) Perbekalan Farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi
90-100%

B. Analisa VEN Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah singkatan
dari V = vital, E = esensial, dan N = non-esensial. Jadi melakukan analisis VEN artinya
menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekalan farmasi termasuk vital (harus tersedia),
esensial (perlu tersedia), atau non-esensial (tidak prioritas untuk disediakan). Kriteria VEN yang
umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan sebagai berikut: (a) Kelompok V : Adalah
kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital) karena dipakai untuk tindakan penyelamatan
hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.Obat yang
termasuk dalam kelompok ini antara lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan
dasar, dan obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar. (b) Kelompok E
: Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai
diseluruh unit di Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat
yang bekerja pada sumber penyebabpenyakit.

(c) Kelompok N : Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya
ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan
ringan.

C. Analisa Kombinasi ABC dan VEN Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai
penggunaannya selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Digunakan untuk menetapkan
prioritas untuk pengadaan obat di mana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.
Analisis VEN ABC menggabungkan analisis ABC (PARETO) dan VEN dalam suatu matrik
sehingga analisa menjadi lebih tajam. Matrik dapat dibuat sebagai berikut :

VEN

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Barang yang termasuk kategori VA memiliki total nilai yang paling besar dalam penjualan dan
sifatnya sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Tetapi jika apotik memiliki pelanggan tetap yang
membeli obat dalam kategori ini, maka sebaiknya penyediaan sesuai kebutuhan, jika tidak ada
pelanggan maka persediaan dalam jumlah yang seminimal mungkin. Untuk VB dan VC juga
memiliki nilai kebutuhan yang tinggi, tetapi untuk mengaturnya VC lebih diutamakan lalu VB
baru kemudian VA. Selanjutnya obat yang termasuk kategori EA menjadi prioritas pertama
untuk penyediaan kemudian EB dan EC. Bila dana masih cukup maka obat yang termasuk
kategori NC menjadi prioritas pertama dalam persediaan, selanjutnya NB dan yang paling
terakhir dalam prioritas persediaan adalah NA.
 BAB IV

PENUTUP

A.KESIMPULAN

Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya obat dan total biaya
kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam
menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga .

Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun kecil. Persediaan obat
merupakan harta paling besar dari sebuah apotek. Karena begitu besar jumlah yang
diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian persediaan obat yang tepat memliki pengaruh
kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi apotek.

B SARAN

Saran yang dapat diberikan untuk masyarakat di Indonesia supaya menanamkan sejak dini
pentingnya menjaga Pengadaan dan pengendalian obat antar umat beragama agar terciptanya
hidup rukun antar sesama sehingga masyarakat merasa aman,nyaman,dan sejahtera.
DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh., Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. 2001.

Desselle, Shane. 2009. Pharmacy Management: Essentials for All Practice Setting. New York:
McGraw-Hill

Quick, Jonathan D. (1997). Managing drug supply : the selection, procurement, distribution, and
use of pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut: Kumarian Press. Hlm.629-639.

Umar, M., Manajemen Apotek Praktis. Jakarta : Kimia Farma. 2005