SAP 3

1. Pola Komunikasi Bisnis

Komunikasi organisasional bisa dikelompokkan menjadi empat pola.

a. Pola roda (wheel network)

Dalam pola ini, seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi. Anggota

group lainnya berfungsi untuk mentransfer dan menerima semua pesan melalui pemimpin

komunikasi. Dengan demikian maka pemimpin komunikasi

bertindak sebagai pengambil keputusan dan berhak untuk membagi pekerjaan serta

memerintah anggota lainnya. Berdasarkan penelitian pola ini merupakan pola komunikasi

yang paling terstruktur dan terpusat.

b. Pola rantai (chan network)

Meskipun pola rantai juga merupakan suatu pula yang terpusat, anggota lain dalam pola ini

juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi antara titik pusat dengan orang-

orang yang ada diujung garis komunikasi.

c. Pola lingkaran (circle network)

Dalam pola ini, semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan

komunikasi. Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya. Selanjutnya informasi

menyebar dari satu orang ke orang lainnya. Dengan demikian maka setiap individu membuat

keputusan berdasarkan informasi yang sudah tersebar merata.

d. Pola bintang (star network)

Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota

lainnya.

2. Cara Mengelola Komunikasi

Informasi memegang peranan yang sangat penting maka pelaku bisnis diminta untuk

memperhatikan cara pengelolaan komunikasi, adapun cara pengelolaan itu perlu

memperhatikan dua hal:

1. Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin;

2. Bagaimana menangani krisis komunikasi.

Berikut akan dibahas satu per satu:

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

Semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimalkan manfaat dari

kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan

meminimkan biaya, perusahaan perlu memperhatikan berbagai hal seperti berikut:

a. Mengurangi jumlah pesan. Dalam hal ini pesan sebaiknya jangan terlalu banyak jumlahnya

supaya si penerima pesan tidak terjadi kebingungan terhadap pesan-pesan yang diberikan

karena bisa saja si penerima pesan akan menginterpresikan pesan yang berbeda dengan kita;

kita menganggap pesan tertentu lebih penting sementara si penerima pesan menganggap yang

kita maksud tidak terlalu penting.

b. Instruksi yang jelas, maksudnya dalam pemberian pesan tidak perlu dijelaskan dengan

kalimat-kalimat yang terlalu panjang dalam arti singkat, padat, bahasanya lugas namun tidak

mengabaikan esensi dari pesan instruksi itu sendiri.

c. Mendelegasikan tanggung jawab. Dalam hal ini kita tidak mungkin untuk menangani

sendiri semua pekerjaan dalam organisasi kita secara sendirian. Kita butuh kepanjangan

tangan untuk mencapai suatu tujuan organisasi dan perlu diingat meski kita tahu segalanya

namun keahlian seseorang mungkin akan melebihi kita untuk itu kita bisa mempercayakan

pekerjaan tertentu pada orang tertentu. Sebaiknya dalam pendelegasian tanggung jawab ini

kita carikan orang yang tepat atau dengan istilah “The right man on the right place”.

d. Melatih petugas, hal ini masih ada kaitannya dengan poin di atas yaitu bahwa untuk

memenuhi kriteria orang yang sesuai kita perlu melatih mereka baik melalui pendidikan

formal, non formal ataupun pelatihan-pelatihan yang dapat memperluas wawasan sehingga

dapat mendukung pekerjaan di dalam organisasi kita.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Dalam proses komunikasi di suatu perusahaan atau organisasi terkadang terjadi krisis

komunikasi, maksudnya bahwa ada suatu keadaan dimana pihak internal mengalami

gangguan komunikasi; dalam hal ini bisa saja dalam bentuk fitnah atau bentuk yang lain yang

pada akhirnya bila tidak segera ditangani akan mengganggu citra atau nama baik perusahaan

atau organisasi tersebut. Dibutuhkan kehati-hatian, kesabaran dan kebijaksanaan dalam

menangani krisis komunikasi karena bisa saja kita salah mengambil keputusan maka yang

terjadi adalah kekacauan perusahaan atau organisasi dan akan berdampak pada banyak orang.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam penanganan krisis komunikasi:

a. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam menangani krisis, tim ini bisa mencari fakta-

fakta yang menyebabkan krisis komunikasi sebaik mungkin, jangan sampai memperkeruh

suasana (diusahakan mengail ikan di air keruh dan mendapatkan ikan tersebut). Jadi kita
mencari fakta-fakta tersebut jangan sampai menyinggung, menekan ataupun yang lebih parah

mengancam seseorang maupun kelompok yang dianggap membuat permasalahan tersebut.

b. Usahakan pimpinan segera bertindak pada saat krisis terjadi, hal ini diperlukan dimana

keadaan benar-benar tidak dapat diatasi oleh tim tadi. Terkadang situasi yang tidak menentu

membuat choas dalam perusahaan atau organisasi maka ketegasan dan kewibawaan seorang

pimpinan sangat dibutuhkan dalam mengambil keputusan ataupun mengatasi keadaan

tersebut.

c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan

berbagai peralatan elektronik komunikasi. Keadaan yang serba tidak pasti bisa terjadi karena

informasi yang diterima oleh pihak-pihak tertentu tidak akurat maka perusahaan atau

organisasi perlu membentuk pusat informasi yang bisa dipercaya tanpa harus berpihak pada

suatu kelompok tertentu karena hal itu akan memperparah keadaan.

d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang

salah segera minta maaf. Sikap ini nampaknya sangat dibutuhkan oleh pihak-pihak yang

berkepentingan karena jika tidak ada hal-hal di atas maka krisis itu akan berkepanjangan dan

berakibat pada kehancuran.

e. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui

tindakan nyata. Banyak kasus dalam penyelesaiannya hanya diberi janji-janji tanpa ada

realisasi, ada juga kecenderungan penyelesaian masalah diulur-ulur dengan harapan mereka

akan lupa dengan masalah yang terjadi, jika hal ini terjadi berulang-ulang maka yang terjadi

seperti gunung es di lautan dimana nampaknya tidak ada masalah namun kenyataannya ada

masalah yang sangat berat dan sewaktu-waktu dapat meletus.

3. Masalah Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam proses organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya akan banyak terjadi hambatan-
hambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering muncul adalah hambatan komunikasi,

karena komunikasi adalah kunci utama dalam kesuksesan organisasi mengingat banyaknya

orang yang terlibat didalammnya. Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu

pengganjal dalam organisasi karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik

dan tepat. Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :

1. Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan

informasi yang akan disampaikan.

2. Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal,

dsb.

3. Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai

bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan.

4. Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si

pengirim pesan atau penerima pesan sehingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami

perubahan.

5. Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak

menentu dalam menyikapi informasi atau pesan.

6. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi

yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami

kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang

mengakibatkan sebuah hambatan.

7. Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam

sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi

yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi.

Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak
mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu

dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.