ANALISIS COST – BENEFIT TEKNOLOGI INFORMASI

Khakim Ghozali
Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Kampus ITS Keputih Sukolilo, Surabaya 60111
Email : khakim@its-sby.edu.

ABSTRAK
Pada penelitian ini akan dibahas bagaimana melakukan analisis Cost – Benefit untuk investasi di bidang
Teknologi Informasi. Dengan melakukan analisis Cost Benefit ini maka akan dapat diketahui apakah sebuah
investasi di bidang teknologi informasi menguntungkan ataukah merugikan perusahaan. Setelah menentukan
arah investasi organisasi teknologi informasi pada level bisnis maka perlu dilakukan analisis yang lebih detil
mengenai dampak finansial terhadap organisasi tersebut. Hal ini melibatkan business case accounting atau
analisis cost benefit . Teknik ini digunakan untuk menentukan jenis analisis termasuk capital investment yang
terjadi, yang melibatkan perhitungan financial ratio seperti Payback Period, Return On Investment (ROI), Net
Present Value (NPV),Internal Rate Of Return (IRR)

Kata kunci : cost-benefit, business case accounting, teknologi informasi.

1. PENDAHULUAN Untuk melakukan hal tersebut maka nyatakan

masing-masing biaya dan masing-masing
Cara yang paling umum untuk melakukan evaluasi keuntungan.
ekonomis terhadap sistem informasi yang diusulkan
maupun pengembangan lainnya adalah dengan 2. KONSEP YANG DIPERLUKAN
membandingkan biaya pengembangan yang UNTUK BUSINESS CASE
diharapkan dengan keuntungan yang akan diperoleh. ACCOUNTING
Evaluasi tersebut berdasar pada apakah estimasi Ada sejumlah istilah keuangan yang perlu
biaya melebihi estimasi pemasukan dan keuntungan dipertimbangkan pada saat mempersiapkan
lainnya. Cara yang standar untuk mengevaluasi permasalahan bisnis Teknologi Informasi. Beberapa
keuntungan ekonomis dari sebarang proyek bisa istilah keuangan tersebut antara lain :
dilakukan dengan menggunakan cost-benefit
 Hidden cost
analysis yang terdiri dari 2 tahapan :
 Opportunity cost
a. Identifikasi dan estimasikan semua biaya dan
keuntungan yang akan diperoleh dari proyek  Marginal cost
tersebut, termasuk :  Time value of Money
 Biaya pengembangan sistem  Discounted Cash Flow
 Biaya operasional  Interest rate or hurdle rate or cost of capital
 Keuntungan yang diharapkan jika sistem  Horizon or economic life
tersebut beroperasi.  Terminal value
Pada saat sebuah sistem yang diusulkan akan
menggantikan sistem yang sudah ada maka 2.1. Hidden Cost
estimasi tersebut harus merefleksikan biaya dan Hidden Cost merupakan biaya teknologi informasi
keuntungan sistem baru tersebut. Misal pada yang tidak begitu jelas yang terdapat pada sebuah
sistem pengolahan order penjualan maka tidak departemen atau fungsi tertentu dikarenakan adanya
bisa diklaim keuntungan organisasi melalui total komputerisasi. Biaya operasional dan perawatan
nilai penjualan - keuntungan hanya dihitung kadang-kadang dipertimbangkan untuk
melalui meningkatnya manfaat sistem baru disembunyikan dan besarnya biasanya mencapai 2,5
tersebut. kali biaya pengembangan dan instalasi selama 4
b. Nyatakan biaya dan keuntungan tersebut dalam tahun pertama pelaksanaan proyek teknologi
bentuk common unit. informasi.
Kita harus mengevaluasi net benefit yaitu
perbedaan antara total benefit dan total cost.

26 , Volume 1, Nomor 1, Juli 2002 : 26 – 31

2.2. Opportunity Cost disebabkan beraneka ragamnya tipe sistem yang
Opportunity cost dari sebuah investasi atau proyek diimplementasikan oleh sebuah organisasi.
merupakan besarnya pendapatan yang dapat
diperoleh sebuah organisasi jika investasi sejumlah
itu dipergunakan untuk investasi lainnya. 100%
Opportunity cost dari sistem komputer bisa berupa 90%
pendapatan yang diperoleh jika dana tersebut 80% I
diinvestasikan pada bisnis utama atau jika dana 70%
tersebut disimpan pada rekening bank tertentu. 60%
50%
2.3. Marginal Cost 40%
Analisis cost benefit biasanya dilaksanakan 30%
berdasarkan marginal cost dan revenue. Hal ini 20% II III
berarti besar variable cost berhubungan dengan 10%
investasi IT baru dan tidak termasuk biaya overhead. 0%
1970 1980 1990 2000
2.4. Time Value Of Money I:biaya hardware, II:biaya software, III:biaya organisasi
Konsep “time value of money” mengacu pada Gambar 1. Peningkatan biaya organisasi terjadi
sebuah fakta bahwa nilai uang sekarang akan selama implementasi IT
berkurang dibandingkan dengan nilai uang yang
akan datang. 4. ESTIMASI SUMBER BIAYA
2.5. Discounted Cash Flow Ada berbagai cara estimasi biaya. Termasuk
“Discounted cash flow” merupakan suatu cara didalamnya adalah bagaimana mendapatkan
bagaimana mengoperasionalkan time value of persamaan dari kontributor yang berbeda dalam
money. Cash flow dilakukan dengan menghitung proyek. Termasuk didalamnya suplier, kontraktor,
present value yang memerlukan jumlah yang harus konsultan dan outsourcer, dan lain-lain. Pembiayaan
dikurangi sesuai dengan tingkatan interest yang sumber daya tersebut sering dinegosiasi pada suatu
sama dengan “opportunity rate” investasi basis fee tertentu. Sumber biaya lainnya adalah
organisasi. estimasi pekerjaan pengembangan yang diperlukan
oleh tim pengembangan sistem. Termasuk
2.6. Interest Rate Atau Hurdle Rate Atau Cost didalamnya adalah:
Of Capital  Analisis permasalahan,
Interest rate , hurdle rate atau cost of capital  Pembuatan spesifikasi proyek,
merupakan tiga batasan yang berbeda untuk  Total waktu yang diperlukan untuk
tingkatan interest yang digunakan pada perhitungan mengembangkan atau menulis program sistem
discounted cash flow. Ketiganya mempergunakan tersebut.
interest rate, angka yang digunakan untuk  Biaya pelatihan staf
menyajikan tingkatan pendapatan organisasi yang  Biaya commissioning
dapat diperoleh. Kadang-kadang disebut dengan
Rate of Return.
5. COST DISPLACEMENT
2.7. Horizon Atau Economic Life
Horizon atau economic life dari investasi Cost displacement analysis mempertimbangkan
merupakan periode yang bisa dipercaya dimana biaya investasi dan membandingkannya dengan
investasi menjadi efektif dan menghasilkan biaya selain sistem tersebut yang bisa dihemat. Cost
economic return. displacement sebenarnya tidak cukup tepat untuk
situasi dimana sistem teknologi informasi cenderung
meningkatkan nilai tambah dibandingkan
3. POLA PEMBIAYAAN pengurangan biaya.
Sampai saat ini distribusi pembiayaan untuk Pada Tabel 1 diperlihatkan analisis cost displace-
implementasi sistem teknologi informasi baru telah ment pada sebuah investasi selama 1 tahun.
berubah secara dramatis. Biaya organisasi telah
meningkat 20% sampai dengan 50% dari total biaya
implementasi. Biaya organisasi meningkat

Analisis Cost – Benefit Teknologi Informasi - Khakim Ghozali 27

 Tabel 1. Pendekatan cost displacement – 1 tahun Using IT to automate All costs in 000s
Using IT to automate jobs All costs in jobs 3 year
1 year 000s Cost displacement Year Year Year Year
Cost displacement Year 0 Year1 0 1 2 3
Reduction in other staff 13 14 14
Set up costs costs
Hardware - PCs, LANs and other 125 office space released 5 5 5
peripherals other office expenses 3 3 3
Software – spreadsheet, word 98 saved
processing, Total 71 75 78
Database, etc. Improvement per month 15 16 17
Training 75 Annual net benefit -350 180 189 198
Installation and testing 52 Annual ROI 51% 54% 57%
Simple payback 2 Year
Total 350
Cost of capital 20%
Monthly on-going costs Discounted annual net -350 150 131 115
Staffing, including support 28 benefit
Maintenance and upgrades 20 Discounted payback 3 Years
General 8 Net present value 46.09
Total 56 Internal rate of return 28%
Profitability index 1.13
Monthly benefits
Reduction in clerical salaries 42
Reduction in supervisory salaries 8 Tabel 3. Pendekatan cost displacement - 5 tahun
Reduction in other staff costs 13 Using IT to All costs in 000s
automate jobs 5
office space released 5 year
other office expenses saved 3 Cost displacement Year Year Year Year Year Year
Total 71 0 1 2 3 4 5
Improvement per month 15 Set up costs
Annual net benefit 180 Hardware - PCs, 125
LANs and other
Annual ROI 51% peripherals
Simple payback 2 Software - 98
Years spreadsheet, word
processing,
Database, etc.
Tabel 2. Pendekatan cost displacement – 3 tahun Training 75
Using IT to automate All costs in 000s Installation and 52
jobs 3 year testing
Cost displacement Year Year Year Year Total 350
0 1 2 3 Monthly on-going
costs
Set up costs Staffing, including 28 29 31 32 34
Hardware - PCs, LANs 125 support
and other peripherals Maintenance and 20 21 22 23 24
Software - spreadsheet, 98 upgrades
word processing, General 8 8 8 9 10
Database, etc. Total 56 59 62 65 68
Training 75 Monthly benefits
Installation and testing 52 Reduction in clerical 42 44 46 49 51
salaries
Total 350 Reduction in 8 8 9 9 10
Monthly on-going costs supervisory salaries
Staffing, including 28 29 31 Reduction in other 13 14 14 15 16
support staff costs
Maintenance and 20 21 22 office space released 5 5 6 6 6
upgrades other office expenses 3 3 3 3 4
General 8 8 8 saved
Total 56 59 62 Total 71 75 78 82 86
Improvement per 15 16 17 17 18
Monthly benefits month
Reduction in clerical 42 44 46 Annual net benefit -350 180 189 198 208 219
salaries Annual ROI 51% 54% 57% 60% 63%
Reduction in supervisory 8 8 8 Simple payback 2 Year
salaries Cost of capital 20%

28 , Volume 1, Nomor 1, Juli 2002 : 26 – 31

 Using IT to All costs in 000s Simple payback 3 Year
automate jobs 5 Cost of capital 20%
year Discounted annual net -1168 280 245 214 188 164
Cost displacement Year Year Year Year Year Year benefit
0 1 2 3 4 5 Net present value (484.
Discounted annual -350 150 131 115 100 88 05)
net benefit Internal rate of return -2%
Discounted payback 3 Years Profitability index 0.59
Net present value 235
Internal rate of return 47%
Profitability index 1.67
6. COST AVOIDANCE

Perlu diperhatikan bahwa biaya dan keuntungan Analisis cost-avoidance mirip dengan cost
pada tabel 1 merupakan biaya dan keuntungan displacement kecuali bahwa tidak ada biaya yang
marginal dan karena itu tidak mungkin dihapus dari sistem. Cost avoidance dipergunakan
memperlihatkan keterkaitannya dengan yang pada lingkungan pengolahan data tradisional dan
diperlihatkan pada gambar 1. Pendekatan cost biasanya kurang relevan untuk aplikasi teknologi
displacement merupakan analisis mengenai apa saja informasi yang modern. Cost avoidance paling
yang diharapkan organisasi berkenaan dengan sesuai untuk otomasi sistem. Tabel 4
investasi IT yang diusulkan. Untuk menjamin bahwa memperlihatkan analisis cost avoidance untuk
harapan tersebut akan dilaksanakan maka perlu investasi 5 tahun.
diperinci mengenai sistem dan lingkungan yang
diperlukan. Kadang-kadang akan lebih baik untuk 7. DECISION ANALYSIS
melakukan analisis ini selama beberapa tahun. Tabel
2 dan tabel 3 memperlihatkan pendekatan cost Decision analysis dipergunakan untuk mengevaluasi
displacement untuk tiga dan lima tahun. benefit yang dapat dihasilkan dari informasi yang
lebih baik yang diasumsikan mengarah ke
Masih terjadi perdebatan apakah investasi sebaiknya pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan
direncanakan setiap 3 , 5 atau 7 tahun. Beberapa keputusan yang lebih baik diharapkan diperoleh
perusahaan menggunakan periode 3 tahunan untuk kinerja yang lebih baik.
Personal Computer, periode 5 tahunan untuk mid- Decision analysis memerlukan nilai finansial yang
range system, dan periode 6 atau 7 tahunan untuk berhubungan dengan informasi. Dalam beberapa
mainframe. Beberapa praktisi yakin bahwa periode 3 kasus, relatif lebih mudah mengukur pengaruh
atau 5 tahun adalah periode maksimal untuk informasi, walaupun akan sering memperhitungkan
perencanaan teknologi informasi. noise dari lingkungan yang dapat mempengaruhi
sistem tersebut. Kunci pada decision analysis adalah
Tabel 4. Pendekatan cost avoidance melaksanakan analisis bisnis yang ketat terhadap
Using IT to automate All costs in 000s situasi sebelum diperkenalkannya teknologi yang
jobs 5 year diusulkan. Tipe relasi bisnis pada suatu pekerjaan
Cost displacement Year Year Year Year Year Year dan pengaruhnya terhadap pekerjaan lainnya harus
0 1 2 3 4 5
Set up costs
diketahui. Selain itu juga perlu dianalisis apakah
Hardware 345 sistem informasi tersebut akan mematahkan relasi
Software 299 bisnis yang sudah ada. Sebuah model yang
Training 345 memperlihatkan bagaimana informasi yang
Installation and testing 179
Total 1168
dipergunakan dalam sebuah organisasi dipergunakan
Monthly on-going costs untuk mengambil keputusan dan bagaimana
Staffing, including 55 58 61 64 67 keputusan ini akan mempengaruhi tindakan yang
support harus diambil, yang pada saatnya akan berpengaruh
Maintenance and 78 82 86 90 95
upgrades kinerja. Model tersebut diperlihatkan pada gambar 2.
General 44 46 49 51 53
Total 177 186 195 205 215 Place Time Quality Appropriate Efficient
Monthly benefits
Staf not required 120 126 132 139 146
Other cost avoided 85 89 94 98 103 Information Decision Actions Result
Total 205 215 226 237 249
Improvement per 28 29 31 32 34
month
Annual net benefit 336 353 370 389 408 Result Effective Effective
Annual ROI 29% 30% 32% 33% 35% Gambar 2. Decision analysis model

Analisis Cost – Benefit Teknologi Informasi - Khakim Ghozali 29

Dalam Tabel 5 diperlihatkan contoh decision NEGOTIATION :
analysis. Evaluasi dilakukan dengan menanyakan kepada
manajer siapa saja yang mempergunakan fasilitas
Tabel 5. Decision analysis model sistem tersebut untuk meletakkan nilai disana.
Using IT to All costs in 000s
automate jobs 5 Tabel 6. Contoh impact analysis
year
Decision analysis Year Year Year Year Year Year Using IT to improve All
0 1 2 3 4 5 salespersons'productivity costs in
Set up costs Investment costs for 10 systems 000s
Hardware 555 PCs, cellular modems and peripherals 125
Software 450
Initial training 250 Software 23
Installation and 300 Training 30
testing Installation and testing 60
Total 1705
Monthly on-going Total Initial cost 238
costs Monthly On-Going Costs
Staffing, including 292 307 322 338 355 Staffing, including support 10
support
On-going training 50 53 55 58 61
Communications costs 2
Maintenance and 95 100 105 110 115 Maintenance 5
upgrades General 3
General 120 126 132 139 146 Amortisation 6
Total 557 585 614 645 677
Monthly benefits Total monthly costs 26
Reduction in bad 25 25 25 25 25 Monthly benefit analysis
debts Averange no.of sales calls per day 6
Interest earned by 50 53 55 58 61
faster receipts Averange value of sales per call 1.70
Reduction in 120 126 132 139 146 Reduction in averange sales call time 20
obsolete inventories from 35 to 15 minutes
Increased sales- 430 452 474 498 523
better availability
Reduction in time for daily from filling 50
Total 625 655 687 720 754 from 60 to 10 minutes
Improvement per 68 70 72 75 77 Total time release in minutes 170
month (50+(68x20)
Annual net benefit - 816 842 869 897 927
1705 Averange travel time required between 25
Annual ROI 48% 49% 51% 53% 54% sales calls
Simple payback 2 Year Avarange increase in sales calls is
Cost of capital 20% therefore
Discounted annual 680 585 503 433 373
net benefit Monthly revenue analysis
Net present value 2573 Resulting additional revenue (3x1.5) 5.10
Internal rate of 41% Profit margin % 4.00%
return
Profitability index 2 Daily profit improvement from 10 0.20
systems
Profit im.provement per salesperson 4.49
8. ANALISIS IMPACT ATAU TIME
(22 days per month)
RELEASE Annual profit improvement 539
Annual operating cost of system 312
Impact analysis dipergunakan untuk menghitung
Annual net benefit 227
pengaruh IT terhadap kinerja pegawai secara fisik.
ROI 95%
Keuntungan utama dari time release adalah bahwa
Payback 1 Year
pegawai dapat melaksanakan pekerjaan lainnya.
Contoh: Bersediakah anda membayar $10 untuk
9. ESTIMASI FINANSIAL laporan ini? Jika jawabannya ya, maka pertanyaan
INTANGIBLE BENEFIT berikutnya mungkin menjadi : Bersediakah anda
membayar $10.000 untuk laporan ini? Jika
Ada 2 cara untuk mengevaluasi intangible benefit: jawabannya tidak , maka bisa dilakukan pencarian
1. Negotiation secara binary untuk mendapat nilai fasilitas yang
2. Imputation diberikan kepada user.

30 , Volume 1, Nomor 1, Juli 2002 : 26 – 31

 ($10 + $10.000)/2 = $5005 2. Permintaan pasar baru cenderung meningkat
Jika nilai tersebut masih tinggi maka berikutnya : rata-rata 25% per periode.
($10 + $5005 )/2 = $2507 3. Fasilitas produksi yang baru akan mengurangi
Jika $5005 terlalu rendah maka berikutnya : biaya sehingga mampu berkompetisi dengan
($5005 + $10000)/2 = $7502 pesaing lainnya.
Cara ini dilakukan terus sampai terjadi kesepakatan 4. Pelayanan terhadap klien meningkat pesat.
nilai. Pendekatan dengan cara ini merupakan
pendekatan yang subyektif.
11. EX-POST INVESTMENT
10. TRANSFORMATE ANALYSIS EVALUATION
Tipe analisis yang dipergunakan untuk menilai Evaluasi ini merupakan hal yang paling sulit
kemungkinan tranformasi adalah sama dengan dilakukan pada cost benefit analysis dan pemilihan
analisis yang dilakukan pada sebarang investasi teknik evaluasinya bergantung pada ex-ante analysis
strategis.Investasi strategis sering melibatkan yang dipergunakan. Contoh cost displacement ex-
beberapa pertimbangan yang sulit untuk post evaluation bisa dilihat pada tabel 7.
dikuantisasi, contoh : keuntungan berkompetisi , Permasalahan cost displacement memungkinkan
market share, perkembangan produk baru. untuk mengikuti data sebenarnya yang diambil dari
sistem akuntasi dan data-data ini bisa dipergunakan
Tabel 7. Cost benefit analysis untuk transformate untuk evaluasi. Data sebenarnya yang relevan adalah
proposal perbedaan antara data lama dengan data baru.
Using IT to improve All costs in 000s
performance through more
information 12. KESIMPULAN
Transformation project - 4
years Ada berbagai pendekatan yang bisa dipergunakan
Year Year Year Year Year
0 1 2 3 4
untuk melakukan business case accounting atau cost
Set up costs benefit analysis.
Hardware 990 Dalam pengembangan investasi di bidang IT sangat
Software 876 penting untuk memilih level pembiayaan yang tepat
Re-organisation costs 700
Initial training 450
dan tidak memerlukan waktu pembiayaan yang
Commisioning 555 berlebihan.
Total initial costs 3571 Dalam beberapa kasus, dimana membutuhkan
Annual on-going IT costs of pembiayaan yang kecil, maka tidak diperlukan untuk
project
Staff 340
melaksanakan business case accounting atau cost
Maintenance 172 benefit analysis secara menyeluruh.
General 38
Amortisation 900
Total on-going costs 1450
13. DAFTAR PUSTAKA
Annual Benefits
Addition sales 2700 3510 4563 5932 1. Dan Remenyi, The effective measurement and
Cost of sale 2750 2819 2889 2961 management of IT costs and benefit,
Net profit -50 691 1674 2970
Butterworth –Heinemann, 2000
Tax 0 207 502 891
After tax profit -50 484 1172 2079 2. Sebastian Nokes, Taking control of IT costs,
Amortisation 900 900 900 900 Prentice Hall, 2000.
Net cash flow - 850 1384 2072 2979
3571
Cost of capital 15%
Tax rate 30%
Economic life of the project 4
Net present value 1280
Internal rate of return 28%
Profitability index 1.36

Pertimbangan strategis :
1. Investasi memperlihatkan peluang yang menarik
bagi perusahaan untuk melakukan penetrasi
pasar baru dan bisa menguntungkan.

Analisis Cost – Benefit Teknologi Informasi - Khakim Ghozali 31