A.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Ada tiga belas pakar manejemen yang mengutarakan fungsi-fungsi manajemen dua di antaranya:

1. Menurut Henry Fayol:

a) Planning
b) Organizing
c) Commanding
d) Coordinating
e) Controlling
2. Louis A. Allen
a) Leading
b) Planning
c) Organizing
d) Planning
Fungsi-fungsi tersebut secara garis besar dapat dipahawi bahwa seluruh kegiatan manajemen
tidak dapat terlepas dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan
evaluasi.

B. APLIKASI FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

1. Perencanaan (Planning)
Planning berasal dari kata plan, artinya rencana, rancangan, maksud, dan niat. Planning
berarti perencanaan. Perencanaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program
yang di dalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan,
arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.
Dalam perencanaan terdapat beberapa penentuan yaitu :
a. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan
b. Prosedur pelaksanaan kegiatan
c. Kebijakan yang dijadikan landasan kegiatan
d. Arah dan tujuan yang hendak dicapai
e. Personal yang melaksanakan rencana
f. Waktu pelaksanaan rencana
g. Anggaran biaya yang dibutuhkan.

Perencanaan mengandung tiga hal yang mendasar, yaitu (1) tujuan; (2) perhitungan atau
pertimbangan kebijakan; (3) pelaksanaan rencana.
Perencanaan dapat dirumuskan dengan melalui fase-fase yang sistematis, yaitu :
1. Menyusun tujuan, mulai dari tujuan umum hingga tujuan khusus
2. Menyusun rencana sesuai tujuan
3. Melaksanakan rencana yang telah ditetapkan
4. Melaksanakan pengawasan
5. Membuat laporanhasil pelaksanaan, dan
6. Melakukan evaluasi.
Perencanaan memberikan manfaat bagi organisasi, diantaranya ialah ;
1. Sebagai alat untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu dan biaya.
2. Harapan untuk memperoleh kemajuan
3. Membentuk hari depan
4. Mudah mengukur prospek ke depan dalam suatu organisasi.

C. JENIS-JENIS PERENCANAAN

1. Jenis planning menurut pengunaannya:

a. Single use planning, yaitu perencanaan untuk satu kali pakai.
b. Repeats plannning, yaitu perencanaan yang digunakan untuk keperluan yang berulang-
ulang.

2. Jenis planning menurut prosesnya:

a. Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu planning yang berisi kebijakannya saja
tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya secara sistematis.
b. Program planning, yaitu planning yang merupakan penjelasan dan perincian dari policy
planning.
c. Operational planning (perencanaan kerja), yaitu plannning yanng memuat rencana mengenai
cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar berhasil.

3. Jenis perencanaan menurut jangka waktunya:

a. Long range planning (LRP), yaitu perencanaan jangka panjang yang membutuhkan waktu
yang agak lama dalaam pelaksanaannya.
b. Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu perencanaan yang dalam
pelaksanaanya membutuhkan waktu “pemasangan”.
c. Short range planning (SRP) atau perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang
dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak dengan waktu yang tersedia sangat sempit.

4. Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:

a. Rural planning, yaitu perencanaan pedesaan.
b. City plannning, yaitu perencannaan untuk suatu kota.
c. Regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota.
d. National planning, yaitu perencanaan tingkat nasional yang mencakup segenap wilayah
suatu negara.

5. Jenis perencanaan menurut materinya:

a. Personnel plannning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian.
b. Financial planning, yaitu perencanaan mengenai masalah keuangan secaraa menyeluruh dan
mendetail untuk mencapai tujuan bersama.
c. Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industri yang
direncanakan sedemikian rupa.
d. Educational planning, yaitu perencanaan dalam kegiataan pendidikan.

6. Jenis planning menurut segi umum dan khusus:

a. General plans (rencana umum), yaitu rencana yang dibuat garis-garis besarnya saja dan
menyeluruh dari kegiatan kerja sama.
b. Special planninng (rencana khusus), yaitu perencanaan mengenai masalah yang dibuat
secara mendetail dan terperinci.
c. Overall planning, yaitu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari
pekerjaan yang harus dilaksanakan.
 Sifat-sifat Perencanaan
1. Faktual, perencanaan yang didasarkan pada hasil temuan dilapangan atau dibuat
berdasarkan fakta
2. Rasional, perencanaan harus masuk akal , bukan merupakan angan-angan
 3. Fleksibel, perencanaan dapat mengikuti perkembangan zaman, perubahan situasi dan
kondisi .
4. Berkesinambungan, perencanaan dibuat secata kontinu atau berkelanjutan mengikuti
kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi absolutisme , ruang dan waktu.
5. Dialektis, Perencanaan dibuat dengan cara memperkirakan peningkatan dan perbaikan
untuk kesempurnaan masa yang akan datang .

 Cara-cara Membuat Perencanaan

Cara yang terbaik dalam membuat perencanaan adalah mengawali dengan perntanyaan sbb :
1. What, apa yang akan direncanakan?
2. When, kapan rencana tersebut akan dilaksanakan?
3. Where, di mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan?
4. How, bagaimana melaksanakan rencana yang dimaksudkan?
5. Who, siapa yang akan melaksanakan rencana bersangkutan ?
6. Why, mengapa dan untuk apa rencana tersebut dilaksanakan?

Pertanyaan “Apa”, secara ontologis memberikan makna yang sangat dalam bagi organisasi
karena rencana dibuat berdasarkan bukti (fakta) dan prediksi yang baik untuk mencapai tujuan .
Pertanyaan “Bagaimana”, berkaitan dengan teknik, metode dan strategi secara epistemoslogis
berarti mempersiapkan sarana prasarana , sumber dana dan sumber daya manusia .
Pertanyaan “Mengapa”, berkaitan dengan kegunaan/fungsi kegiatan dilaksanakan secara
aksiologis berarti aktivitas memberikan manfaat bagi oganisasi,para pekerja dan manajemen itu
sendiri.
 Contoh : Jika perusahaan merencanakan produk barang tertentu , maka yang akan
dipertanyakan , apa barang yang akan diproduksi , bagaimana cara memproduksinya , siapa
yang melakukannya , dimana dibuatnya , dan mengapa barang tersebut diproduksi .

Langkah- langkah membuat perencanaan :

1. Menetapkan sasaran atau perangkat tujuan, Menentukan tujuan yang hendak dicapai dan
disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki sehingga memudahkan
pelaksanaan rencana.
2. Menentukan keadaan, situasi, dan kondisi sekarang, Pemahaman akan kondisi perusahaan
sekarang perlu diperhatikan sebelum perencanaan agar bisa mengukur kemampuan
organisaasi dalam pencapaian tujuan .
3. Mengidentifikasikan faktor pendukung dan penghambat, memperkuat faktor yang
mendukung dan meminimalisir faktor yang menghambat terlaksaananya perencanaan .
4. Mengembangkan rencana dan menjabarkannya, pengembangan perencanaan dan
penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan dengan cara mengembangkan
berbagai alternative yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang berkembang ketika
rencana sedang dilakukan .

Kegagalan dalam melaksanakan perencanaan disebabkan oleh hal berikut :

a. Perencana (planner) kurang ahli
b. Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan
c. Tenaga pelaksana dari perencana tersebut kurang ahli
d. Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan
 e. Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern)
f. Terjadinya perubahan-perubahan situasi yang drastic

1. Organizing

Mengorganisasikan (organizing) adalah suatu proses menghubungkan orang-orang yang

terlibat dalam organisasi tertentu dan menyatupadukan tugas serta fungsinya dalam organisasi.
Dalam pengorganisasian dilakukan hal-hal berikut :
a. Penerimaan fasilitas, perlengkapan dan staf yang diperlukan
b. Pengelompokan dan pembagian kerja menjadi struktur organisasi yang teratur
c. Pembentukan struktur kewenangan dan mekanisme koordinasi
d. Penentuan metode kerja dan prosedurnya
e. Pemilihan, pelatihan, dan pemberian informasi kepada staf

Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam :

a. Memberi struktur , terutama dalam penyusunan/penempatan personal, pekerjaan-
pekerjaan, material dan pikiran-pikiran didalam struktur tersebut
b. Menetapkan hubungan antara orang-orang, kewajiban , hak dan tanggung jawab
masing-masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada
tercapainnya tujuan
c. Alat untuk mempersatukan usaha-usaha, dengan demikian organisasi membentuk
hubungan fungsional sehingga terwujudlah suatu usaha dalam mencapai tujuan .

Organisasi yang baik hendak memiliki ciri dan sifat berikut :

1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota
3. Tiap anggota dapat memahami tujuan
4. Adanya pembagian tugas sesuai kemampuan dan keahlian masing-masing
5. Adanya jaminan keamanan dalam bekerja
6. Adanya gaji yang setimpal dalam jasa/pekerjaan sehingga menambah gairah kerja
7. Pola organisasi hendaknya permanen dan struktur organisasi disusun sesederhana mungkin
8. Adanya pengarahan/directing (mencakup pemberian motivasi, supervise dan koordinasi)

2. Coordinating
Mengoordinasikan (coordinating), yaitu menyatukan dan menyelaraskan semua kegiatan.
Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak
sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dan dengan adanya koordinasi yang baik dapat,
semua bagian dan personal dapat bekerja sama menuju satu arah tuuan yang telah ditetapkan.

3. Controling
Pengendalian ( controlling), yakni meneliti dan mengawasi agar semua tugas dilakukan
dengan baik dan sesuai dengan peraturan yangada atau sesuai dengan deskripsi kerja dan masing-
masing personal. Pengendalian dapat dilakukan secara vertikal maupun horizontal, yaitu atasan dapat
melukan pengontrolan kepada bawahanya, demikian pula bawahan dalam melaukan upaya kritik
kepada atasanya.
 Pengawasan adalah satu kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekerjaan terlaksana
sesuai rencana. Langkah-langkah pengawasan adalah :
1. Memeriksa
2. Mengecek
3. Mencocokkan
4. Menginspeksi
5. Mengendalikan
6. Mengatur, dan
7. Mencegah sebelum terjadi kegagalan

Pengawasan dibagi menjadi tiga, yaitu : (1) pengawasan yang berifat top down, yakni
pengawasan yang dilakukan dari atasan langsung kepada bawahan. (2) botton up, yaitu pengawasan
yang dilakukan dari bawahan ke atasan. (3) pengawasan melekat, yakni atasan maupun bawahan
senantiasa mengawasi dirinya sendiri.

4. Evaluating
Mengevaluasi (evaluasi), menilai semua kegiatan untuk menemukan indicator yang
menyebabkan sukses atau gagalnya mencapai tujuan, sehingga dapat dijadikan bahan kajian
berikutnya. Dengan mengetahui berbagai kesalahan atau kekurangan, perbaikan selanjutnya dapat
dilakukan dengan mudah, dan dapat dicari problem solving yang tepat dan akurat.
5. Budgeting
Budgeting (penyusun anggaran biaya), setiap Lembaga membutuhkan pembiayaan yang
terencana dengan matang. Untuk itu, income yang diperoleh harus diperhatikan sebelum
mengeluarkan dana untuk kegiatan tertentu.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan ialah :
a) Perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
b) Sumber biaya yang diperoleh atau diusahakan
c) Mekanisme penggunaan
d) Pelaksanaan pembiayaan kegiatan
e) Pola pembukuan dan pertanggung jawabanya
f) Pengawasan

6. Actualing
Actualing adalah kegiatan yang menggerakkan dan mengusahakkan agar para pekerja melakukan
tugas dan kewajibanya. Para pekerja yang sesuai dengan keahlian dan proporsinya segera
melaksanakan rencana dalam aktivitas yang konkret yang diarahkan oleh tujuan yang telah ditetapkan.
7. Forecasting
Kegiatan peramalan termasuk upaya memprediksi berbagai kemungkinan yang akan terjadi
setelah pelaksanaan kegiatan. Kegiatan meramal biasanya didasarkan pada hasil pengawasan dan
evaluasi sehingga organisasi dapat membuat perencanaan yang lebih baik dan mempersiapkan
alternstif yang akan diambil dsalam suatu keputusan.
8. Staffing atau assembling resources
 Staffing atau assembling resources, termasuk kegiatan organisasi yang sangat penting karena
berhubungan dengan penampakan orang dalam tugas dan kewajiban tertentu yang harus dilaksanakan.
Oleh sebab itu, hal-hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Penentuan jenis pekerjaan
b) Penentuan jumlah orang yang dibutuhkan
c) Penentuan tenga ahli
d) Penempatan personal sesuai dengan keahlianya
e) Penentuan tugas, fungsi, dan kedudukan pegawai

9. Directing dan commading

Directing dan Commading merupakan kegiatan organisasi yang berhubungan dengan
pembinaan dan pelaksanaan intruksional para pemegang jabatan dalam organisasi. Dilihat dari
fungsinya, directing dan commading merupakan bagian dari kegiatan supervise dalam organisasi.
Directing atau commanding ialah bantuan yang dapat berupa saran-saran darai para pimpinan.
Directing atau commanding diberikan kepada para pegawai untuk mengembangkan proses
pelaksanaan rencana kerja yang lebih baik dan upaya meningkatkan kualitas hasil kerja melalui
pembinaan yang didalamnya berisi penyampaian gagasan,prosedur,dan bahan material untuk menilai
dan mengembangkan organisasi.
Dengan adanya directing atau commanding para pekerja dan seluruh elemen organisasi dapat
melaksankan berikut ini:
1. Merencanakan perbaikan metode dan proses pelaksanaan rencana kerja.
2. Membina ,membimbing,dan mengarahkan para pekerja pada peningkatkan pengetahuan
,kemampuan ,dan keterampilan
3. Menilai kerangka kerja ,sarana prasarana ,dan prosedur yang berdasarkan kepada tujuan
organisasi

Tujuan-tujuan dari directing dan commanding yaitu:

1. Memadukan program kerja organisasi dengan kinerja para pegawai
2. Meningkatkan kualitas kinerja para pegawai dalam rangkai mencapai tujuan organisasi secara
umum
3. Membina dan mengarahkan profesionalitas para pegawai
4. Meningkatkan loyalitas pegawai kapada organisasi dan tugas-tugasnya sebagai pegawai
5. Meningkatkan kesejahteraan pegawai
6. Membukan hubungan interaktif antara pegawai dengan pimpinan organisasi
7. Mengomunikasikan seluruh jenis pkerjaan secara terbuka.

Unsur –unsur pokok yang mengandung directing atau commanding:

1. Tujuan
2. Situasi organisasi dan fungsin kerja
3. Pengawasan
4. Pembinaan dan pemberian arah
5. Penilaian kritis
6. Tugas-tugas para pekerja
7. Wewenang direktur atau komandan

Direktur atau Manajer

 Direktur atau manajer bertugas memberi bimbingan dan penyuluhan (guidance and
counselling)guna kemajuan organisasi

Directing atau commanding

Fungsi Directing atau commanding sangat penting,terutama untuk mengndalikan
penyelenggaraan organisasi sesuai dengan ketentuan – ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
Directing juga berfungsi menilai keberhasilan pelaksanaan tugas para pekerja dan meningkatkan
afektivitas dan efisiensi kinerja organisasi.

Commanding perlu diperankan manajer atau pimpinan organisasi dengan:

1. Fungsi pelayanan (service activity): kegiatan pelyanan untuk peningkatkan profesionalnya.

2. Fungsi penelitian: untuk memperoleh data yang objektif dan relevan,misalnya untuk
menemukan hambatan kerja, dan pemahaman rencana kerja
3. Fungsi kepimpinan: agar para pekerja memiliki kecerdasan mmeecahkan persoalan yang
ada kaitannya dengan pelaksanaan rencana kerja.
4. Fungsi manajemen: agar orang-orang yang dibina dan diarahkan memiliki kemampuan
mengolah tugas dan kewajibannya dengan baik
5. Fungsi evaluasi: untuk mengevaluasi hasil atau kemajuan yang diperoleh
6. Fungsi supervisi atau bimbingan: diarahkan sepenuhnya pada pola-pola pembinaan untuk
mewujudkan tujuan organisasi
7. Fungsi perbantuan : untuk membantu semua pihak yang dibina menuju sistem kerja yang
optimal