CONTOH STUDY KASUS

PT. KOKOH INTI AREBAMA

PT. Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan
bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah
berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat
di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-
produk bahan bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah
satu prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini
memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti
Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti
dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan
jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun
ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan,
PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang
memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA
menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti
sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses
bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI
yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking
ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah
Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan
Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari
Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap
relatif lebih mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan
sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions -
Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta

NAMA : LISDAYANTI (201741007) AKP-01

yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi
serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti
Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat
mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa
unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari
Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi
terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management,
distribution, project accounting, customer relationship management, human resources
management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform
Microsoft, solusi ini amat mudah  diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya,
umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft
pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan
mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya
sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu
mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan.
Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer
hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan.
Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada
20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20
buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua
buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk
komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih
keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.
Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi
yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung
perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi
global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata
uang yang berbeda. Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai
dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem
logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta
mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah
kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya
pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah

NAMA : LISDAYANTI (201741007) AKP-01

 mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan
yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke
semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi
sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo
aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang
seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi
disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini
menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di
server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para
user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu
dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor
pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi
apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan
melalui sistem secara real time.
PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System
(WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses
penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa
diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter
dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos
angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan
tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan
kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya
harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse.
Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian
ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian
Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.
Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari
tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil
mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :
1.      Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien
dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan
lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat
dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan

NAMA : LISDAYANTI (201741007) AKP-01

 karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data
perusahaan yang ada.
2.      Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru,  manajemen
lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan
perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat
segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3.      Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan
kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA
dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya,
PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak
pelanggan dan meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan
kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti
PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di
Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan
untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain
itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur
perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan
pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan
pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen
berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan
adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan
proses manajemen menjadi semakin lancar.

PENYELESAIAN
1.      PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang
memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA
menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti
sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses
bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

NAMA : LISDAYANTI (201741007) AKP-01

         Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen.
         PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari
Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan
terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu
memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-
time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan
informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis
dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

NAMA : LISDAYANTI (201741007) AKP-01