SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (E-SURAT) DI BADAN

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisa Desain Perangkat Lunak
 yang Dibimbing oleh Rosalin Samihardjo, S.T., M.Kom

Disusun Oleh :

Khaerul Aliansyah P - 1117103012

Deni Eka Pratama - 1119123001
Tubagus Musyaffa - 1119123011
Ridwan Ramadhan Okci M - 1119123006

Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknik
Universitas Widyatama
2020
 1. Pendahuluan
1.1 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dari kegiatan ini untuk menghasilkan Spesifikasi Persyaratan
Software / software requirement spesification (SRS) Sistem Informasi pengelolaan
surat-menyurat secara digital/elektronik yang berguna untuk mempercepat
penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju di
lingkungan Pemerintah Kota Surabaya. Surat yang dikelola terdiri dari surat
masuk, surat keluar, dan disposisi surat sampai dengan pemberkasannya secara
elektronik.
1.2 Pernyataan Ruang Lingkup
Arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan disimpan dalam
media elektronik dengan wujud digital. Seperti halnya arsip konvensional, arsip
elektronik juga memiliki daur hidup mulai dari tahap penciptaan sampai pada tahap
penyusutan dan pemusnahan. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip
akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akan lebih hemat. Media
elektronik dalam pengelolaan arsip salah satunya yaitu penggunaan aplikasi e-surat
SIKD. Surat yang dikelola dalam aplikasi e-surat SIKD terdiri dari surat masuk, surat
keluar, sampai pemberkasannya secara elektronik.
Aplikasi e-surat merupakan salah satu implementasi e-government di
lingkungan pemerintah kota surabaya, khususnya di dalam tata kelola administrasi
pemerintahan yang memenuhi azas efektif, efisien dan akuntabilitas, serta untuk
memudahkan proses komunikasi antar SKPD di lingkungan pemerintah kota
Surabaya Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ini memiliki dua sistem yang
digunakan, yaitu E-Surat dan SIKD. Namun kedua sistem ini digabung menjadi satu
dalam proses kegiatan kearsipannya, dengan nama e- surat SIKD. E-surat ini
singkatan dari elektronik surat, dimana sistem e-surat ini diperoleh dari Dinas
Komunikasi dan Informatika Surabaya, sedangkan untuk SIKD (Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis) diperoleh dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
1.3 Konteks Perangkat Lunak

Dalam bidang ini telah berkembang berbagai teknik dan metodologi yang
mempermudah proses pengembangan perangkat lunak yang berkualitas. Proses
pengembangan perangkat lunak sendiri terdiri dari beberapa tahapan denga tahapan
umum dimulai dari analysis-design-coding-testing-implementation, dengan berbagai
variasinya. Dalam proses mengembangkan piranti lunak, pada masalah apapun,
diawali oleh tahapan analisa kebutuhan yang akan menghasilkan kebutuhan yang
sesuai.

1.4 Kendala Utama

Kendala utama pada proses pembuatan SRS adalah  proses Software
Requirement Specifications (SRS) dilakukan dengan baik, sesuai dengan prosedure
dan standar sehingga pembuatannya memakan waktu yang cukup lama. Untuk ruang
lingkup pengimplementasian SRS ini di tujukan untuk Badan Arsip dan Perpustakaan
Kota Surabaya.

2. Skenario Penggunaan
Setiap SKPD dapat melakukan disposisi setiap surat yang masuk sesuai
jenjang struktur organisasi secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu juga para
pimpinan dapat memonitor hasil dari disposisi surat yang telah diberikan, bahkan
 surat keluarpun dapat dikonsep dan dikirim secara online antar SKPD melalui aplikasi
e-surat sehingga akan mempermudah dan mempercepat proses surat menyurat tanpa
ada kendala jarak dan waktu.

2.1 Profil Pengguna

Sistem Informasi ini digunakan hanya untuk kepentingan internal saja, maka
penguna yang menggunakan Sistem Informasi ini hanyalah SKPD yang ada di
lingkungan Badan Arsip dan Perpustakaan Pemerintah Kota Surabaya saja.

2.2 Kasus penggunaan

o Flowchart Kasus Penggunaan Pendaftaran ijin usaha

o Flowchart kasus penggunaan mengelola data kategori umkm/vendor

o Flowchart Kasus Penggunaan Melakukan Pencarian umkm/vendor

2.3 Pertimbangan Penggunaan Khusus

SKPD baru bisa mendaftarkan melalui …….

3. Model dan Deskripsi Data

3.1 Deskripsi Data
3.1.1 Objek Data
Table Role 
 id (primary key)
 name (varchar, 11)

Table user 
 id (primary key)
 nik (varchar, 16)
 name (varchar, 128)
 username (varchar, 64) 
 email (varchar, 64)
 password (varchar, 64)
 jk (enum ‘L’,’P’)
 address (text)
 ttl (date)
 no_telp (varchar, 14)
 role_id (foreign key)

Table type
 id (primary key)
 name (varchar, 128)

Table history
 id (primary key)
 id_user (foreign key)
  vendor_detail_id (foreign key)
 datetime (datetime)

Table review
 id (primary key)
 user_id (foreign key)
 vendor_id (foreign key)
 comment (text)
 rate (int)
 datetime (datetime)

Table pemerintah
 id (primary key)
 instansi (varchar, 64)
 address (text)
 user_id (foreign key)

3.1.2 Hubungan
Diagram ERD berhubungan langsung dengan diagram data flow untuk
menampilkan konten data store. Ketiga hal tersebut dapat membantu
memvisualisasikan bagaimana data saling terhubung dan berguna untuk
mengonstruksi basis data relasional. Di Dalam ERD terdapat entitas dan
attribut.
Entitas adalah kumpulan objek yang dapat diidentifikasikan secara
unik atau saling berbeda.Entitas dalam ERD yang digambarkan pada poin
selanjutnya terdapat 8 antitas yang memiliki masing masing atribut di
dalamnya.

3.1.3 Model Data Lengkap (ERD)

3.1.4 Kamus Data

Kamus Data merupakan daftar data elemen yang terorganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem
mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data
strore. Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user
dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang
data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user.

Table role
Fiel Type Length Description
d

id Int, primary key Data unik dari tabel role

nam varchar 11 Data nama hak akses untuk user

e

Table user
 Field Type Lengt Description
h

id Int, primary Data unik dari table user

key

nik varchar 16 Data nik dari user

name varchar 128 Data nama dari user

usernam varchar 64 Data username dari user yang akan digunakan untuk
e login

email varchar 64 Data email dari user yang akan digunakan untuk
login

password varchar 64 Data password dari user yang akan digunakan untuk
login

jk enum (‘L’,’P’) Data jenis kelamin 

address text Data alamat lengkap dari user

ttl date Data tanggal lahir user

no_telp varchar 14 Data no telephone aktif dari user

role_id Int, foreign Id hak akses user yang terhubung dengan table role
key

Table type
Fiel Type Lengt Description
d h

id Int, primary Data unik dari table type

key

nam varchar 64 Data nama dari bidang jenis vendor

e

Table vendor
Field Type Lengt Description
h

id int, primary Data unik dari table vendor

key

name varchar 64 Data nama vendor

address text Data alamat vendor

logo blob Gambar atau logo

type_id int, foreign Id jenis bidang usaha yang terhubung dengan table
key type

since char 4 Data tahun sejak kapan umkm itu berdiri

acc boolean Data apakah umkm ini sudah di acc oleh

pemerintah atau belum

license blob Data suart ijin apabila sudah di acc oleh

pemerintah

alamat_we varchar 64 Data url company profile umkm

b

user_id int, foreign Id yang terhubung dengan table user

key

Table vendor detail

Field Type Lengt Description
h

id Int, primary key Data unik dari table vendor detail

product varchar 11 Data product yang dimiliki oleh umkm

descriptio text Data deskripsi dari produk

n

vendor_id Int, foreign key Id yang terhubung dengan table vendor

Table history
Field Type Lengt Description
h

id Int, primary Data unik dari table history

key

id_user Int, foreign key Id yang terhubung dengan table user

vendor_detail_i Int, foreign key Id yang terhubung dengan table vendor

d detail

datetime timestamp Tanggal dan jam ketika data terisi

Table review
Field Type Length Description

id Int, primary Data unik dari table review

 key

user_id Int, foreign key Id yang terhubung dengan table user

vendor_id Int, foreign key Id yang terhubung dengan table vendor

comment text Data komentar dari user terhadap umkm

rate int 2 Data nilai dari user untuk umkm

datetime timestamp Tanggal dan jam ketika data terisi

Table pemerintah
Field Type Length Description

id Int, primary Data unik dari table pemerintah

key

instans varchar 64 Nama instansi dari pemerintah

i

address text Data alamat instansi tersebut

user_id Int, foreign key Id yang terhubung dengan table user

4. Model Fungsional dan Deskripsi

Terdapat beberapa fungsi utama dalam perangkat lunak, yaitu :
 Penyimpanan Arsip
 Penemuan kembali
 Pengolahan arsip
 Pendistribusian arsip
 Penyusutan serta pemusnahan arsip
4.1 Deskripsi untuk Fungsi
4.1.1 Memproses Narasi
4.1.2 Fungsi dan Flowchart
 Fungsi Login
 Fungsi …
 Fungsi …

4.1.3 Fungsi dan Deskripsi Antarmuka

Terdapat beberapa menu utama pada aplikasi, yaitu :

4.1.4 Fungsi dan Transformasi

4.1.4.1 Mengubah deskripsi k (memproses narasi, PSPEC)

         4.1.4.2 Transformasikan deskripsi antarmuka k

         4.1.4.3 Transformasi diagram aliran level bawah

          4.1.4.4 Mengubah deskripsi antarmuka k

4.1.5 Masalah Kerja

4.1.6 Kendala Desain
4.2 Deskripsi Antarmuka Perangkat Lunak
4.2.1 External Machine Interface
4.2.2 External System Interface
4.2.3 Human Interface
4.3 Deskripsi Flow Control

5. Model dan Deskripsi Perilaku

5.1 Deskripsi untuk Perilaku Perangkat Lunak
5.1.1 Acara
5.1.2 Negara
5.2 Diagram Transmisi Negara
5.3 Spesifikasi Kontrol

6. Batasan dan Kendala

Dengan adanya keterbatasan waktu dan biaya, maka dilakukan pembatasan masalah
dalam pembuatan aplikasi ini. 
Batasan Aplikasi :
1. Menyimpan database barang, pegawai, user member. 
2. Admin mengatur user member dan pegawai dengan role. 
3. Role pegawai terdiri dari : Vendor dengan interface yang berbeda-beda. 
4. Vedor menentukan pemesaan, harga. 
5. Mencatat transaksi 
6. Menampilkan iklan barang terbaru / terpopuler berdasarkan kategori yang
sering dibeli oleh user 
7. Mungsi search dan sort barang 
8. Menghasilkan laporan pembukuan 

Batasan Hardware Aplikasi ini dibuat dengan requirement Hardware : 

1. Processor : Intel Dual Core G5400 3.7Ghz Box Coffee Lake
2. Motherboard : Asus H110M-K
3. RAM : V-GeN DDR3 PC12800 1600MHz 2GB
4. VGA : Galax Geforce GT 710 1GB DDR3
Aplikasi ini dapat berjalan dengan requirement Hardware : 
Minimal :
1. Processor:  Intel Dual Core G5400 3.7Ghz Box Coffee Lake
2. Memory: 2 GB
3. Harddisk: 50 GB 
4. VGA: 1 GB

Batasan Software :
1. PHP 5.2.0
2. Microsoft SQL Server 2000
3. XAMPP versi1.5.5

7. Kriteria Validasi
 Pendekatan validasi perangkat lunak disini untuk memeriksa dependensi aset yang
diperlukan agar aplikasi dapat bekerja secara baik dan juga terhindar dari bug.
7.1 Kelas Tes
7.2 Respon Perangkat Lunak yang diharapkan
7.3 Batas Kerja

8. Lampiran
8.1 Matriks Keterlacakan Sistem
8.2 Strategi Produk
8.3 Metrik Analisis yang akan digunakan
8.4 Informasi Tambahan