Anda di halaman 1dari 14

Microsoft Access untuk Akuntansi

Microsoft Access untuk Akuntansi

Hendra Wijaya

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO


Microsoft Access untuk Akuntansi
Hendra Wijaya
© 2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Hak cipta dilindungi undang-undang
Diterbitkan pertama kali oleh
Penerbit PT Elex Media Komputindo
Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017

717051719
ISBN: 978-602-04-4767-4

[eEp]

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau


seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.

Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta


Isi di luar tanggung jawab percetakan
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................... V


DAFTAR ISI ........................................................................................ VII
REGIONAL SETTING ............................................................................ 1
1.1 Mengatur Regional Setting ........................................................1
NERACA AWAL .................................................................................... 3
2.1 Menyusun Jurnal .......................................................................3
2.2 Membuat Buku Besar................................................................6
2.3 Menyusun Neraca Awal .............................................................9
NOMOR PERKIRAAN ........................................................................... 11
3.1 Metode dan Format Nomor Perkiraan .....................................11
3.2 Batasan Nomor Perkiraan .......................................................11
3.3 Menyusun Nomor Rekening ....................................................13
APLIKASI ACCESS ............................................................................. 15
4.1 Menjalankan Aplikasi Access ...................................................15
4.2 Membuat Tabel Neraca Awal ...................................................17
4.2.1 Tabel Modul .......................................................................18
4.2.2 Tabel Judul ........................................................................18
4.2.3 Tabel Akun (Neraca Awal) ..................................................19
4.3 Create Tabel Modul .................................................................21
4.4 Create Tabel Judul ..................................................................24
4.5 Create Tabel Akun...................................................................25
4.6 Relasi File Modul-Judul-Akun ..................................................34
4.7 Create Query File ....................................................................37
4.8 Create Report Neraca Awal......................................................42
4.9 Mengubah Design Report Neraca Awal....................................46

vii
JURNAL TRANSAKSI........................................................................... 51
5.1 Menyusun Jurnal Transaksi .....................................................51
5.2 Create Tabel Penjualan............................................................57
5.3 Jurnal Transaksi Pembelian.....................................................58
5.4 Jurnal Transaksi Penjualan ......................................................58
5.5 Create Tabel Jurnal .................................................................60
5.6 Omset Penjualan.....................................................................81
5.7 Bonus Intensif Karyawan .........................................................83
5.8 Tabel Angsuran Kredit 36 Bulan..............................................85
JURNAL PENYESUAIAN ....................................................................... 87
6.1 Jurnal Penyesuaian..................................................................87
6.1.1 Rekening Sewa Kantor Dibayar di Muka .............................87
6.1.2 Rekening 1 Unit Komputer .................................................89
6.1.3 Rekening 1 Unit Mobil Pick-Up ...........................................90
6.1.4 Rekening Software Inventory ..............................................91
BUKU BESAR .................................................................................... 95
7.1 Menyusun Buku Besar.............................................................95
7.2 Relasi File Akun-Jurnal ............................................................95
7.3 Create Query File untuk Buku Besar........................................97
7.4 Mengubah Design Query File Buku Besar .............................101
7.5 Create Report File Buku Besar ..............................................102
7.6 Mengubah Design Report File Buku Besar ............................106
7.7 Cetak Buku Besar..................................................................110
NERACA PERCOBAAN-LAJUR ............................................................ 115
8.1 Menyusun Neraca Percobaan ................................................115
8.1.1 Menambah Kolom Saldo Akhir Debet-Kredit ....................123
8.1.2 Menambah Kolom Neraca Saldo Debet-Kredit .................125
8.2 Menyusun Neraca Lajur.........................................................131
8.2.1 Menambah Kolom Laba Rugi dan Neraca ........................134
8.2.2 Query File Laba Rugi........................................................136
8.2.3 Query File Neraca Akhir ...................................................137
LAPORAN LABA RUGI-NERACA AKHIR ................................................ 139
9.1 Menyusun Laporan Laba Rugi ...............................................139
9.2 Mengubah Design Laporan Laba Rugi...................................143
9.3 Menyusun Neraca Akhir.........................................................149
9.4 Mengubah Design Neraca Akhir ............................................155
JURNAL PENUTUP ........................................................................... 165
10.1 Menutup Buku Besar.............................................................165

viii
SIKLUS AKUNTANSI PERIODE BERIKUTNYA ......................................... 183
11.1 Menuju Siklus Akuntansi Berikutnya ......................................183
11.2 Export Data sebagai Data Excel.............................................183
11.3 Olah Data dengan Excel........................................................185
11.4 Import Data Excel ke dalam Access.......................................187
11.5 Hapus Data Jurnal ................................................................193
11.6 Hapus Data Penjualan ...........................................................194
11.7 Neraca Awal Periode Berikutnya ............................................194
TANYA JAWAB................................................................................ 197
KESIMPULAN & PENUTUP ................................................................. 205
13.1 Kesimpulan ...........................................................................205
13.2 Penutup ................................................................................206
GLOSARIUM ................................................................................... 207
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 212
TENTANG PENULIS .......................................................................... 213

ix
REGIONAL SETTING

1.1 Mengatur Regional Setting


Agar penulisan fungsi dan penampilan nilai dapat sesuai dengan yang
dijelaskan pada buku ini, maka perlu diatur Regional Setting yang ada di
Control Panel.
Dari menu Window klik Start, pilih Control Panel, pilih Regional and
Language Options, maka di layar akan muncul jendela Regional
Language Options.
Tentukan setting Regional Language Options seperti Gambar 1.1. Tab
Regional Options pilih Indonesian dengan contoh format seperti dalam
gambar.

1
Gambar 1.1 Jendela Regional and Language Options.

Jika penampilan tidak seperti Gambar 1.1, klik tombol Customize untuk
menampilkan jendela Customize Regional Options seperti Gambar 1.2.
Di sini Anda bisa menentukan setting sesuai dengan format yang
diinginkan. Decimal symbol menggunakan tanda baca , (koma), Digit
group symbol menggunakan tanda baca . (titik), dan seterusnya.

Gambar 1.2 Jendela Customize Regional Options.

2
NERACA AWAL

2.1 Menyusun Jurnal


Suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang alat-alat elektronik
kantor dan rumah tangga membuka anak perusahaan. Anak perusahaan
tersebut merupakan perusahaan yang berdiri sendiri dan dimiliki oleh
seorang pemuda bernama Tono.
¾ Semua barang yang dijual dipasok oleh perusahaan induk. Anak
perusahaan mendapat komisi sebesar 15% dari harga jual yang
sudah ditentukan oleh perusahaan induk.
¾ Harga jual di nota penjualan nilainya sama seperti harga beli dari nota
pembelian.
¾ Pada tanggal 1 Oktober 2016, Tuan Tono menempatkan uang tunai
Rp150 juta rupiah ke dalam rekening kas sebagai modal usaha.
¾ Pada tanggal 3 Oktober 2016, dari uang tersebut Rp120 juta
disimpan di Bank X dan sisanya Rp30 juta dibiarkan di kas.
¾ Pada tanggal 3 Oktober 2016 dia menyewa kantor siap pakai di
dalam mall dengan harga sewa Rp50 juta per tahun beban Bank X.
¾ Sewa kantor bisa diperpanjang setelah selesai masa sewanya hingga
4 tahun mendatang dengan harga sewa yang sama.

3
¾ Pada kantor yang disewa sudah terpasang listrik PLN prabayar
sebesar 2500 VA, sedangkan air PDAM untuk keperluan kamar kecil
sudah disiapkan oleh mall.
¾ Komunikasi dengan para pelanggan memakai handphone prabayar.
¾ Dalam menjalankan usahanya, dia menerima seorang karyawati
sebagai staf administrasi dengan gaji Rp1.500.000,- per bulan.
¾ Dia mempekerjakan 1 orang tenaga teknisi untuk kegiatan usaha
dengan gaji Rp2.000.000,- per bulan.
¾ Dia mempekerjakan 1 orang wakil tenaga teknisi untuk membantu
tenaga teknisi dengan gaji Rp1.250.000,- per bulan.
¾ Sebagai bonus intensif atas kegiatan penjualan, untuk staf
administrasi, wakil tenaga teknisi masing-masing akan diberikan
bonus sebesar 0,25% dari omset penjualan. Sedangkan bagian
teknisi akan diberikan bonus sebersar 1% dari omset penjualan.
¾ Besar gaji untuk Tuan Tono sendiri adalah Rp3 juta per bulan.
¾ Untuk keperluan administrasi, pada tanggal 3 Oktober 2016 dibeli 1
unit komputer dengan harga Rp5 juta beban kas.
¾ Komputer diperkirakan memiliki nilai manfaat selama 4 tahun.
¾ Komputer dilengkapi dengan software inventory yang dibeli dengan
harga Rp3 juta beban kas.
¾ Software inventory diperkirakan memiliki nilai manfaat selama 4
tahun.

Dari transaksi di atas akan disusun neraca awalnya dengan cara


menyusun jurnalnya satu per satu, sebagai berikut:
Pada tanggal 1 Oktober 2016, Tuan Tono menempatkan uang tunai
sebesar Rp150 juta rupiah ke dalam rekening kas sebagai modal usaha.
Jurnal: Kas pada modal Tuan Tono.
Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
1-Okt-16 Kas 150.000.000
1-Okt-16 Modal Tuan Tono 150.000.000

Gambar 2.1 Jurnal penempatan modal Tuan Tono.

4
Pada tanggal 3 Oktober 2016, dari uang tersebut Rp120 juta disimpan di
Bank X dan sisanya Rp30 juta dibiarkan di kas.
Jurnal: Bank X pada kas.
Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
3-Okt-16 Bank X 120.000.000
3-Okt-16 Kas 120.000.000

Gambar 2.2 Jurnal uang kas disetor ke Bank X.

Pada tanggal 3 Oktober 2016 dia menyewa kantor siap pakai di dalam
mall dengan harga sewa Rp50 juta per tahun beban Bank X.
Biaya sewa kantor untuk 1 tahun (12 bulan), pada tanggal 3 Oktober
2016, biaya sewa ini masih belum habis masanya, itu sebabnya biaya
sewa ini dinyatakan sebagai sewa kantor dibayar di muka.
Jurnal: Sewa kantor dibayar di muka pada Bank X.
Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
3-Okt-16 Sewa kantor dibayar di 50.000.000
muka
3-Okt-16 Bank X 50.000.000

Gambar 2.3 Jurnal sewa kantor dibayar di muka pada Bank X.

Untuk keperluan administrasi, pada tanggal 3 Oktober 2016 dibeli 1 unit


komputer dengan harga Rp5 juta beban kas.
1 unit komputer merupakan aktiva tetap.
Nilai manfaat komputer selama 4 tahun.
Jurnal: 1 unit komputer pada kas.
Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
3-Okt-16 1 unit komputer 5.000.000
3-Okt-16 Kas 5.000.000

Gambar 2.4 Jurnal 1 unit komputer pada kas.

5
TENTANG PENULIS

Hendra Wijaya Lahir di Nusa Tenggara Barat pada


bulan Januari tahun 1959. Pernah mendapat
pendidikan Sekolah Dasar Bahasa Tionghoa hingga
kelas 2 dan beberapa tahun mempelajari Bahasa
Tionghoa melalui kursus-kursus. Menyelesaikan
pendidikan formal tingkat SLTA pada tahun 1977.
Pada tahun 1984, setelah mengikuti kursus komputer
bekerja sebagai instruktur komputer selama 5 tahun
(1984-1989). Pada tahun 1986-1987 melanjutkan kuliah di Fakultas
Ekonomi bidang studi Ekonomi Management selama 2 semester.
Pada bulan Desember 1987, mengikuti ujian sebagai Sumber Belajar
Komputer di kota Ujung Pandang, Sulawesi Selatan. Pada tahun 1988
sebagai Sumber Belajar, Penguji dan Pemeriksa Ujian Nasional
Pendidikan Komputer di kota Samarinda, Kalimantan Timur.
Pada tahun 1990 mendirikan lembaga kursus Multi Data Computer
sekaligus sebagai sumber belajarnya. Dari tahun 2003 hingga saat ini
memberikan pelatihan penggunaan program aplikasi komputer
akuntansi pada perusahaan.

Untuk konsultasi melalui:


Email: h3njaya@gmail.com
Pin BB: 25B27792.

Catatan
Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi

213
Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo:
Gramedia Direct
Jl.Palmerah Barat No. 29-37,Jakarta 10270
Telemarketing/CS: 021-53650110/111
ext: 3901/3902
Email: endang@gramediapublishers.com

214