“TUGAS RESUME”

STUDI KEARSIPAN

Dosen Pengampu:
Dr. Eko Crys Endrayadi, M. Hum.

Disusun Oleh:

Nama NIM
1. Yuli Tri Susanti (180110301019)
2. Ainun Rhofiq (180110301021)
3. Rela Rizky Malisa (180110301044)
4. Fenny Kurniawati (180110301056)

PROGRAM STUDI ILMU SEJARAH

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS JEMBER
2020
Ruang Lingkup Kearsipan

1.1Pengantar
Sering kita mendengar kata arsip karena setiap aktivitas maupun kegiatan yang kita
hasilkan senantiasa menghasilkan arsip. Sehingga tak heran pandangan orang awam
terkait arsip itu merupakan tumpukan kertas/bendelan kertas lusuh, berdebu, kotor,
semrawut atau pekerjaan yang menangani kertas-kertas tersebut. Kondisi sebagian
arsip masih sangat memprihatinkan akibat pengelolaan kearsipan di Indonesia
yangbelum dilakukan secara baik dan benar. Arsip merupakan pusat ingatan karena
ia menjadi alat bukti yang terekam mengenai asdanya suatu kegiatan. Arsip juga
merupakan sumber informasi dan acuan untuk merencanakan penyelenggaraan
kegiatan selanjutnya.
1.2 Pengertian Arsip dan Batasan
Istilah Arsip berasal dari bahasa Belanda, archief. Kata archief diambil dari bahasa
Yunani, arche. Selanjutnya, mengalami perubahan bentuk dari kata arche menjadi
archea, dan archea berubah menjadi archeon. Kata arche berarti awal atau pemula,
jabatan atau kekuasaan, serta fungsi peradilan. Adapun archea berarti dokumen atau
catatan tentang masalah pemerintahan dengan segala seluk beluknya. Archeon berarti
balaikota tempat dilangsungkannya pengurusan dokumen atau catatan masalah
pemerintahan. Istilah Archeon mirip dengan istilah archium dalam bahasa Yunani
yang artinya balai kota.
Di dalam ilmu (archivologi), kita mengenal beberapa istilah, seperti file,
record, dan archive. Ketiga istilah tersebut, sering ditemui dalam kegiatan
administrasi sehari-hari. Adapun perbedaan diantara ketiganya adalah:
a. File merupakan arsip dinamis aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih
diperlukan dalam proses administrasi secara aktif.
b. Record merupakan arsip dinamis inaktif yang oleh unit kerja diadakan seleksi
dan diserahkan untuk disimpan ke unit kearsipan pada instansi pencipta arsip.
c. Archieve adalah arsip statis yang merupakan arsip yang tidak secara langsung
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Menurut Ricks arsip adalah informasi terekam, apapun jenis media atau
karakteristiknya yang diciptakan atau diterima oleh suatu organisasi yang bermanfaat
dalam kegiatan suatu organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang
bertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi. Yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film strip, mikrofilm), media
komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas foto copy, dan lain-lain.

1.3 Lingkup Kegiatan Kearsipan

Sejarah kegiatan kearsipan sudah ada sejak zaman Yunani Kuno. Contohnya,
catatn rekor pertandingan Olimpiadeyang ditulis di papyrus, catatan dramawan
Sophocles, Archillus, Emipides, Socrates. Pada mulanya segala bentuk kegiatan dan
traksaksi yang dilakukan oleh manusia masih sederhana yaitu dengan melalui sistem
barter, rasa saling percaya, dan mengandalkan daya ingat. Namun, dalam
perkembangannya dewasa ini, kegiatan dan kebutuhan yang dilakukan manusia
semakin banyak dan rumit sehingga memunculkan kearsipan. Semakin rumit kegiatan
kearsipan yang dilakukan semakin banyak catatan atau rekaman yang dihasilakan.
Peran kearsipan sangatlah penting bagi kegiatan manusia di bidang apapun. Bidang
tersebut meliputi administrasi, hukum, maupun kepentingan lain yang membutuhkan
pembuktian otentik. Misalnya dalam melakukan transaksi keuangan, manusia
menggunakan tanda bukti, seperti kuitansi, faktur, cek, hingga surat perjanjian yang
keseluruhannya merupakan bagain dari contoh catatan atau rekaman yang terjadi di
kehidupan sehari-hari.
Kegiatan kearsipan dilakukan mulai dari penggunaan alat bantu/catatan
sederhana seperti buku agenda, buku harian atau komputer. Bukti yang dihasilkan itu
ditata dengan sistematis agar jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dengan mudah
dan cepat ditemukan.
1.4 Ketentuan Pokok Kearsipan di Indonesia
Lingkup kerja kearsipan sangat luas dan mempunyai pengaruh sangat besar
terhadap kelancaran administrasi suatu program kegiatan. Mulai dari perencanaan,
pelaksanaan, hingga pengawasan. Sedangkan ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di
Indonesia, meliputi ketentuan pokok mengenai organisasi kearsipan, kewajiban
kearsipan, serta sanksi pidananya yang diatur di dalam Undang-undang Kearsipan
Pasal 81.
Penyelenggaraan kearsipan meliputi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan kearsipan dalam suatu sitem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana,
dan sumber daya pendukung lainnya. Guna melaksanakan tugas, wewenang dan
penyelenggaraan kearsipan nasional, maka pemerintah membentuk organisasi
kearsipan di Indonesia yang terdiri atas:
(a) ANRI (Arsip Nasional Indonesia), yaitu lembaga kearsipan ditingkat pusat
yang ,memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional.
 (b) Arsip daerah provinsi yaitu lembaga kearsipan yang berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintah provinsi.
(c) Arsip daerah kabupaten/kota yaitu lembaga kearsipan yang berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan daerah kabupaten/kota.
(d) Arsip pergururan tinggi, yaitu lembaga kearsipan di perguruan tinggi.
Organisasi kearsipan di Indonesia, terdiri atas unit kearsipan pada pencipta
arsip dan lembaga kearsipan. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Sedangkan lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
ANRI wajib melaksanaan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang
diterima dari: a. lembaga negara; b. Perusahaan; c. Organisasi politik; d. Organisasi
kemasyarakatan; dan e. Perseorangan.
Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
diterima dari: a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi; b. Lembaga negara di daerah provinsi dan
kabupaten/kota; c. Perusahaan; d. Organisasi politik; e. Organisasi kemasyarakatan; f.
Perseorangan.
Arsip daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis
yang diterima dari: a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten atau kota dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; b. Desa atau yang disebut nama
lain; c. Perusahaan; d. Organisasi politik; e. Organisasi kemasyarakatan; dan f.
Perseorangan;
Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi.
1.5 Perbedaan Kearsipan dengan Dokumentasi, Perpustakaan, dan Museum
Kearsipan adalah bagian kecil dari kegiatan dokumentasi. Istilah dokumentasi
itu sendiri berasal dari bahasa Latin “documentum”, yang berarti pengajaran,
perumpamaan, percobaan, piagam,. Bidang garap dokumentasi lebih luas
dibandingkan kearsipan, perpustakaan dan musem. Jadi, dokumentasi bidang garap
dokumentasi lebih luas dari kearsipakan karena dalam dokumentasi termasuk pula
berbagai berbagai kegiatan kearsipan. Dokumentasi dikelompokkan ke dalam tiga
bidang kegiatan, yaitu: 1. Bidang kearsipan (dokumentasi privat); 2. Bidang
perpustakaan (Dokumentasi literair/publik); 3. Bidang Musium (Dokumentasi
korporil). Ilmu dokumentasi merupakan induk dari ilmu perpustakaan, ilmu
kearsipan, ilmu permuseuman, (museumologi). Dari ilmu dokumentasi ini
berkembang bidang dokumentasi literair/dokumentasi publik (perpustakaan),
dokumentasi privat (kearsipan), dan dokumentasi korporil (museum).
Kearsipan dan perpustakaan merupakan sebuah lembaga yang sangat
berkepentingan dalam pengelolaan dokumen. Perpustakaan mempunyai fungsi utama
sebagai tempat menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak
lainnya. Sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi arsip dinamis
ataupun statis. Dari sisi bentuk materi dan tujuan pendokumentasian sebuah arsip
sangat berbeda antara lembaga kearsipan dengan perpustakaan. Bentuk materi arsip
terdiri dari dari berbagai bentuk yang memerlukan kondisi khusus dalam
penggunaannya.
Adapun museum adalah sebuah lembaga permanen, nirlaba, yang melayani
masyarakat dan perkembangannya., dan terbuka untuk umum; yang memperoleh,
melestarikan, meneliti, mengkomunikasikan dan memamerkan untuk keperluan
kajian, pendidikan dan kegembiraan, bukti material dari manusia dan lingkungannya.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa perbedaan antara arsip dan museum adalah
(1) Menyangkut media yang ditangani arsip menangani media yang banyak
berupa kertas dan media lain sebagai hasil dari kegiatan lembaga atau
instansi. Sematara itu, museum memusatkan pada materi berupa artefak atau
objek tiga dimensi asli yang merupakan bukti perkembangan umat manusia
atau lingkungan tempat hidup manusia.
(2) Menyangkut benda yang disimpan. Arsip menyimpan produk yang dihasilkan
oleh sebuah lembaga sebagai kegiatan yang berlangsung terus menerus dalam
sebuah proses. Meskipun bendanya sama, arsip menyimpan benda yang
berasal dari sebuah kegiatan organik satu instansi atau lembaga, sedangkan
museum menyimpan benda (dokumen) yang tidak terbatas dan kongkret.
(3) Menyangkut teknik pengelolaan. Teknik yang digunakan oleh kearsipan
dengan museum tentu berbeda dalam pengelolaan dan mencapai sasaran
tujuannhya. Baik masalah akuisisi, konservasi, penelitian dan lain
sebagainya.
(4) Menyangkut penggunaannya. Penggunaan arsip lebih terbatas jika
dibandingkan dengan pengguna museum, dimana museum terbuka untuk
umum sedangkan pada pusat penyimpanan dinamis hanya orang tertentu saja
yang berhak menggunakannya.