Download sofware attendance management

[software mesin absensi sidik jari]

Written By Unknown on Sabtu, 18 Januari 2014 | 00.20

attendance management [software mesin absensi sidik jari]

Satu bulan ini tidak bisa update blog, maupun blogwalking, dikarenakan karena lagi kumat
malesnya, selain itu juga lagi ada kerjaan masang finger print di beberapa kota. Bagi yang belum
mengetahui apa itu finger print, akan saya bahas disini, dengan tujuan supaya jika anda
menggunakan/mengoperasikannya, hardware maupun software, dan mengalami kesulitan,
beberapa pembahasan saya dibawah nanti bisa membantu.. semoga..
Finger print yang saya gunakan merk nya primatech F10, dengan software yang namanya
attendance management versi 2008. Lakukan instalasi seperti biasa, next, next dan next terus
sampai selesai. Setelah itu, buka program yang barusan di instal, dengan klik 2x attendace
management yang ada di dekstop. Muncul peringatan [system information], hapus centang, dan
tekan ok.
 Sete
lah itu akan muncul halaman utama software attendance management 2008 seperti diatas.
Langkah selanjutnya, kita buat contoh kasus sebagai berikut:
Sebuah PT. Uchiha yang memiliki 6 divisi/departement,
diantaranya: kepala cabang, keuangan dan sdm, litbang, pemasaran, produksi, sekretariat dan
umum.
Dan jam kerja nya sebagai berikut:
masuk jam 8 pagi pulang jam 4 sore [berlaku senin-jum'at], masuk jam 8 pagi pulang jam 1 siang
[berlaku hari sabtu saja].
Sedangkan untuk security, yang berjumlah 3 orang, berjaga bergantian selama satu minggu
penuh, dengan jam jaga 1> jam 6 pagi sampai jam 2 siang  2> jam 2 siang sampai jam 10 malam 
3> dan jam 10 malam sampai jam 6 pagi.
Langkah persiapan:
1. pastikan semua karyawan sudah terdaftar di mesin finger print
Cara pendaftarannya bisa dilihat di tabel berikut ini:
2. cek apakah nama karyawan sesuai dengan no id nya
3. buat kabel cross, panjang bisa disesuaikan dengan kebutuhan
4. pastikan IP addressnya, tidak bentrok dengan ip finger [192.168.1.201]. Untuk men setting IP
address, bisa klik tombol start, control panel, network connection, local area connection. Nah,
pada local area connection, klik kanan, properties. Disitu terlihat kotak yang ada centang nya,
pilih atau klik internet protocol (TCT/IP), trus klik properties. Selanjutnya akan tampil gambar
seperti di bawah ini:
Pada kotak IP address isikan no IP yang berbeda dengan finger. Jika mesin finger default
[otomatis] no IP nya 192.168.1.201, maka sebagai contoh bisa diisikan no 192.168.1.20.
Dibawahnya,klik subnet mask, yang secara otomatis akan keluar angka 255.255.255.0. Klik ok.
Jangan lupa, setelah ok, centang “show icon in notification area when connected”. Trus klik ok
lagi. Tujuannya agar kita tahu apakah mesin finger dan komputer/laptop sudah konek dengan
baik atau tidak.
Langkah-langkah selanjutnya:
1. buka program attendance, disebelah kiri, ada 4 kolom penting, yaitu machine,
maintenance/options, employee schedule, dan data maintenance. Jadi, focus untuk setting
keseluruhan program attendance management focus pada 4 option penting tadi.
Dalam tabel maintenance/options, pilih [klik] departement list
Bisa dilihat pada gambar di bawah ini:

2. muncul halaman departement management. Langkah selanjutnya, buat nama perusahaan

beserta sub divisi2 nya/ atau departemen.
3. nama default disitu bisa direname, lalu bisa ditambahkan dengan klik “add”, “delete” untuk
menghapus, “rename” untuk mengganti nama, dan “employee” untuk menambahkan karyawan
pada setiap divisi/departement.
nah, berdasar kasus diatas, nanti akan terlihat seperti berikut:
 4. setelah
itu, hubungkan mesin finger print dengan computer, dan jangan lupa, ip address tidak boleh sama
dengan ip finger
5. kembali ke halaman depan program attendance, pada tabel paling atas sebelah kiri, tepatnya di
tabel machine, klik download user info and fp
Lihat gambar berikut ini:

Dan nantinya akan muncul halaman berikut:

6. centang all user, browse, dan klik download [centang juga download finger print data]
7. setelah proses berjalan, akan terlihat jumlah id yang sudah di daftarkan sebelumnya.
8. tutup halaman ini, dan kembali ke halaman depan program attendance, di tabel ke dua dari
atas, tepatnya tabel maintenance/options, klik employees. Seperti gambar berikut.
9. akan terlihat nama pt dan sub divisi yang telah di buat, klik pada nama perusahaannya [dalam
contoh pt uchiha] untuk melihat seluruh karyawan yang sudah di daftarkan pada mesin.
10. cocokkan id yang tertera. Setelah itu edit id tersebut sesuai keperluan. Misalnya id no 1 [AC
no.] di kasih nama madara, gender laki-laki, dan seterusnya.
sampai disini bisa mengikuti?
11. setelah meng edit pencocokan id karyawan dan memberi nama, selanjutnya memindah
karyawan2 tersebut ke sub divisi masing2
12. buka halaman depan program attendance, dan pilih departement list
13. klik pada pt uchiha [contoh] dan selanjutnya klik icon employeed, dan akan terlihat gambar
berikut.
 14.
terdapat dua kolom, yang sebelah kiri kolom employee dan kanan our departement’s employees
15. blok semua nama karyawan dalam tabel sebelah kanan, dan klik remove. selesai, klik close
16. kembali ke departement management, klik divisi paling atas, dalam contoh kepala cabang.
setelah itu klik employee. pilih nama kepala cabang di kolom sebelah kiri, lalu klik “add” agar
pindah ke sebelah kanan. selesai “close”
17. lakukan hal yang sama pada masing2 divisi/departement, sampai tabel employee disebelah
kiri kosong [tanpa nama karyawan]. selesai, close
lihat gambar berikut:
 18.
langkah selanjutnya, upload user info. pada halaman awal program attendance, pada kolom/tabel
paling atas sebelah kiri, klik upload user info and FP [gambar no 5], selanjutnya akan muncul
halamat berikut:
19. Klik PT UCHIHA, sehingga nama karyawan akan muncul di kolom tengah. Selanjutnya,
centang user info, dan fingerprint yang ada di pojok kiri bawah. Terakhir, klik upload.
20. tujuan peng upload an ini supaya karyawan pada waktu melakukan absensi, namanya bisa
muncul pada layar display mesin finger print. Tapi, nama yang tampil dibatasi 8 karakter saja.
21. dari sini, cek semua langkah2 yang dilakukan, apakah sudah benar atau belum, terutama cek
absen di mesin fingerprint, apakah sudah keluar nama yang sesuai.
dari sini ada yang belum jelas?? baca baca baca
22. Sekarang kita melangkah ke tahap yang lebih sulit, yaitu pembuatan jadwal dan
penerapannya pada shift karyawan. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah klik
maintenance timetables, seperti gambar  berikut:

23. Muncul menu system information, klik ok, sehingga halaman

selanjutnya tampak sebagai berikut:
24. Perhatikan 2 option pilihan model jam kerja diatas. Pilih option yang paling atas, lalu
masukkan jam kerja, yaitu jam masuk kerja, dan jam pulang kerja. Selesai, klik next, dan muncul
gambar seperti di bawah ini.

25. Pada halaman ini,

anda harus memasukkan jam kerja yang lebih detail.
•    Start c/in: jam dimana karyawan sudah diperbolehkan melakukan absen masuk.
•    End c/in: jam dimana karyawan terakhir diperbolehkan melakukan absen masuk.
•    Start c/out: jam dimana karyawan sudah diperbolehkan melakukan absen pulang.
•    End c/out: jam dimana karyawan terakhir melakukan absen pulang.
•    Must c/in dan must c/out harus dicentang agar karyawan supaya bisa terhitung kerja 1 hari,
harus melakukan absen masuk, dan pulang. Selesai, klik next.

26.  Terdapat 2 pertanyaan.

 Yang pertama, berapa menit setelah jam kerja dimulai yang dihitung sebagai
keterlambatan. Ex, kita masuk jam 8 pagi, toleransi 5 menit. Kita absen jam 08:04, maka,
kita akan terhitung masuk, tapi tidak terhitung terlambat. Sedangkan kalau kita absen jam
08:06, maka kita akan terhitung terlambat 6 menit dari batas toleransi. Bukan 1 menit.
 Yang kedua, berapa menit sebelum jam kerja berakhir, terhitung sebagai pulang lebih
awal. Ex. Jadwal kantor kita pulang nya jam 16:00. Toleransi boleh melakukan absen
pulang 5 menit sebelumnya, yaitu kalau dihitung jam 15:55 sudah boleh absen. Tapi,
kalau kita melakukan absen jam 15: 50, kita terhitung pulang lebih awal. Selesai, klik
next.

27. Muncul halaman konfirmasi, centang option pertama [biarkan yang kedua tetep kosong], dan
klik finish.
Perlu diingan, jadwal yang kita buat tadi, masih bisa di edit di langkah selanjutnya, jadi jika
terlanjur melakukan kesalahan entry data, jangan kuatir, yang akan terlihat seperti halaman
berikut.
Nah, dari sini perlu saya ingatkan kembali, bahwa tutorial ini mengikut contoh kasus sebagai
berikut:
Sebuah PT. Uchiha yang memiliki 6 divisi/departement,
diantaranya: kepala cabang, keuangan dan sdm, litbang, pemasaran, produksi, sekretariat dan
umum.
Dan jam kerja nya sebagai berikut:
masuk jam 8 pagi pulang jam 4 sore [berlaku senin-jum'at], masuk jam 8 pagi pulang jam 1 siang
[berlaku hari sabtu saja].
Sedangkan untuk security, yang berjumlah 3 orang, berjaga bergantian selama satu minggu
penuh, dengan jam jaga

 jam 6 pagi sampai jam 2 siang

 jam 2 siang sampai jam 10 malam
 dan jam 10 malam sampai jam 6 pagi.

Sehingga saya harus membuat 5 macam jam kerja, diantaranya:

 normal: jam 08.00-16.00 berlaku senin-jum’at

 sc-p: security pagi jam 06:00-14:00
 sc-s: security siang jam 14:00-22:00
 sc-m: security malam jam 22:00-06:00
 sabtu: jam 08:00-13:00 berlaku hanya untuk hari sabtu.

Untuk contoh pengisian entry data pada halaman shift timetabless maintenance, bisa dilihat
seperti gambar diatas.
28. Setelah pengisian data jam kerja diatas, langkah selanjutnya adalah menerapkan jadwal yang
telah dibuat untuk durasi satu minggu penuh. Klik shift management seperti gambar berikut.
29. Akan terlihat 2 kolom, sebelah kiri shift, dan sebelah kanan shift time period. Seperti halnya
gambar diatas, klik normal, lalu edit. Lalu isilah beginning date sesuai mulai kapan jadwal ini
akan diberlakukan atau diterapkan, selesai save.
30. Selanjutnya, pada shift time periode, terlihat jadwal yang ada hanya senin-jum’at, yang jam
kerjanya 08:05-16:00. Mana sabtu? Agar bisa tampil seperti gambar diatas, kita harus
menambahkan, dengan cara klik add time, sehingga tampil gambar berikut.
Terdapat 2 kolom, yang sebelah kiri macam2 shift yang telah kita buat tadi, dan sebelah kanan,
nama-nama hari. Pilih shift yang belum ada (tadi yang belum ada adalah hari sabtu), lalu pada
kolom sebelah kanan, centang pada hari apa shift itu diberlakukan (shift sabtu ya berlaku hanya
hari sabtu saja bukan!!). Kalau hari shift normal, berlaku untuk senin-jum’at.
31. Sedangkan untuk shift security tidak dimasukkan pada shift management, karena apa, karena
security kerjanya rolling, jadi seumpama si A sekarang shift siang, besoknya shift malam, begitu
seterusnya. Jadi, kalau kita menerapkannya pada shift managamenent, apakah anda mau
mengedit jadwal/program setiap hari????
32. Langkah selanjutnya, menerapkan jadwal tersebut pada karyawan. Klik pada employee
schedule.
33. Cara menerapkan jadwal yaitu klik pada department [pt uchiha] pada kolom sebelah kiri, dan
akan terlihat seluruh nama karyawan pada kolom sebelah kanan. Klik nama karyawan terus tekan
shift dan panah bawah untuk blok. Hal yang sangat perlu diperhatikan, adalah nama security.
Dari kasus pt uchiha diatas, 3 orang sebagai security harus di unblok, jadi tidak dikenakan jadwal
normal. Contoh sbb:
Selanjutnya, klik arrange shifts yang ada di kanan atas, hingga muncul gambar sebagai berikut:
34. Selanjutnya klik tombol “plus” dan muncul halaman sebagai berikut:

Pada halaman ini, edit time range, yaitu mulai kapan jadwal ini di terapkan/dipakai sampai
kapan. Seperti gambar diatas, program ini digunakan untuk time range 01/01/2010 sampai
01/05/2010. Selesai, klik ok. Trus klik ok lagi jika jadwal memang sudah dirasa sudah benar.
Dan akan muncul halaman akhir seperti berikut.
Perhatikan gambar ini dengan gambar no. 33. Disini terdapat perbedaan, yaitu pada samping
nama karyawan, terdapat “shift” dengan kata-kata normal. Artinya, karyawan yang mempunyai
embel-embel normal disampingnya, berarti sudah mempunyai jadwal “normal” seperti yang
telah dibuat di awal.
Pertanyaannya, untuk security bagaimana? Untuk security, klik departement dimana security itu
berada, dalam kasus diatas security ada di departement sekretariat dan umum, klik, dan akan
terlihat 3 nama karyawan yang tentunya ada embel-embel normal. Ini harus dihilangkan, karena
security tidak ikut jadwal normal. Caranya sebagai berikut.
Langkah 1 dan 2.
 lang
kah 3
langkah 4
perhatikan perbedaan gambar langkah 4 dan 3…

langkah 5
Security memang tidak mendapat jadwal schedule, tapi untuk mendeteksi absen nya bisa di lihat
di gambar sebelah kanan, penambahan jadwal [ditandai dengan warna] yg telah dibuat
sebelumnya. Ini dibuat karena shift security selalu berubah-ubah, masak kita buat jadwal setiap
hari, kan gak lucu..  wkwkwk…

langkah 6

Tambahkan timetable satu persatu seperti gambar diatas..

langkah 7

Nah, karin, sunade dan sakura sudah masuk, tanpa dikenai dengan rules absen [perhatikan
perbedaan gambar langkah 7 dengan langkah 1.
Nah, disini, security sudah dikenakan jadwal untuk security, yaitu sc-p, sc-s, dan sc-m. Jadi,
security TIDAK dikenakan jadwal normal, bisa dilihat seperti gambar diatas. Selanjutnya, atur
time range dibawahnya, seperti yang pernah dilakukan tadi, hingga tampak seperti gambar
berikut:

langkah 8
Dari sini semua langkah yang diperlukan sudah selesai. Silahkan diuji coba pada mesin absensi
anda..
Akhirnya, posting ini saya tutup secara resmi tanggal 31/03/2012.  Semoga bermanfaat, sukses
selalu..