PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

 Sejarah Teori Kaizen

Fenomena pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan
kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W.
Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi
Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh perusahaan
Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses penerapan konsep
deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada konsep tersebut.
Namun konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru
diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive
success” (1986).
Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan
bahwa :“Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengan secara terus menerus tetap
sadar dan membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk
menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara
paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus
menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf
tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena
kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk
menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265).
Kunci keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah
satu kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan
sedangkan AS sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang
memang sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara
terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih cenderung just
in case.
Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan.
Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber
daya manusia yang tepat. Untuk mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang
manajer tidak cukup bila hnaya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif
mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan
perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo‟. Pelaksanaan perbaikan
proses berkesinambungan meliputi :
 Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan.
  Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien.
 Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses.
Konsep kaizen ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau
rumah tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan.Meskipun
perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap, perubahan yang
diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda dengan perubahan
yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya dramatis.

Kaizen mempunyai semangat mengadakan perbaikan secara terus-menerus dan

berkesinambungan dengan berpedoman pada semangat, hari ini harus lebih dari hari kemarin
dan hari esok harus lebih baik dari hari ini, tidak boleh ada hari tanpa ada perbaikan. Adapun
hirarki dalam kaizen adalah:

a. Manajemen Puncak Manajemen Madya Supervisor Karyawan

b. Mengkomunikasikan kaizen sebagai strategi perusahaan
c. Menyebarluakan dan mengimplementasikan sasaran kaizen sesuai penghargaan
manajemen puncak melalui menyebarluaskan kebijakan
d. Menggunakan kaizen dalam peranan fungsi
e. Melibatkan diri dalam sistem sasaran dan aktivitas kelompok kecil
Pendekatan Perbaikan Berkesinambungan
Untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal, seorang manajer harus
mengubah organisasi. Seorang manajer harus selalu melakukan perbaikan yang
berkesinambungan. Pendekatan TQM terhadap perbaikan berbeda dengan pendekatan
tradisional, dimana perbedaan-perbedaan pokok itu antara lain:
1. Alasan.
2. Pendekatan.
3. Respon terhadap kesalahan.
4. Perspektif terhadap pengambilan keputusan.
5. Peranan manajerial.
6. Wewenang.
7. Fokus.
8. Pengendalian.
9. Alat.
Aktivitas Perbaikan Berkesinambungan
1. Komunikasi
Komunikasi merupakan aspek yang sangat penting dalam  perbaikan
brkesinambungan.

2. Memperbaiki masalah yang nyata/ jelas

Permasalahan yang terjadi seringkali tidak jelas,sehingga diperlukan penelitian
untuk mengidentifikasi dan mengatasinya.

3. Memandang ke hulu
Memandang ke hulu berarti mencari penyebab suatu masalah, bukan gejalanya.

4. Mendokumentasi kemajuan dan masalah

Dokumentasi masalah dan kemajuan dilakukan agar apabila di kemudian hari
kitamenjumapai masalah yang sama, maka pemecahannya dapat dilakukan dengan
cepat.

5. Memantau perubahan
Pemantauan secara objektif terhadap kinerja suatu proses setelah diadakan
perubahan perlu dilakukan, karena kadang kala solusi yang diajukan untuk salah
satu masalah belum tentu memecakan masalah tersebut secara tuntas.

Struktur Perbaikan Berkesinambungan

Langkah-langkah strukturisasi untuk perbaikan kualitas hidup menurut Josep
Juran terdiri atas tiga langkah berikut :
1. Membentuk dewan kualitas
2. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan kualitas
Pernyataan tanggung jawab meliputi :
a. Rumusan kebijakan yang berkaitan dengan kualitas.
b. Patok duga dan dimensi yang harus ditetapkan (biaya kualitas rendah, dll).
c. Proses pembentukan tim dan pemilihan proyek.
d. Sumber daya yang dibutuhkan.
e. Implementasi proyek.
f. Ukuran kualitas untuk memantau kemajuan dan melakukan usaha
pemantauan.
 g. Program penghargaan dan pengakuan yang digunakan.
3. Membangun infrastruktur yang diperlukan
2.1 Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah merupakan pengambilan keputusan yang didasarkan data,
mencari sumber penyebab suatu masalah, dan mengupayakan pemecahan atau solusi
permanen. Empat langkah yang diperlukan untuk melaksananakan pendekatan ilmiah :
1. Mengumpulkan data yang berarti (meaningful data ).
2. Mengidentifikasi sumber penyebab suatu masalah.
3. Mengembangkan dan menghasilkan solusi yang tepat.
4. Merencanakan dan melakukan perubahan.

Pendekatan ilmiah menggunakan indikator kinerja untuk mengukur kinerja

aktual:
 Jumlah kesalahan atau kerusakan 
 Jumlah atau tingkat kebutuhan akan pengerjaan ulang suatu tugas
 Indikator efisiensi (unit per jam, item per orang)
 Jumlah keterlambatan 
 Lamanya suatu prosedur atau aktivitas
 Waktu atau sangiklus tanggapan
 Rasio manfaat dan biaya 
 Jumlah lembur yang dibutuhkan 
 Perubahan dalam beban kerja
 Vulnerabilitas (vulnability) system
 Tingkat standarisasi
 Jumlah dokumen yang tak terselesaikan 

Identifikasi Kebutuhan akan Perbaikan

Ada empat strategi yang dapat diterapkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan
perbaikan, yaitu :

1. Menerapkan multi-voting
 Multi-voting mencakup penggunaan teknik brainstroming untuk menyusun
daftar proyek perbaikan potensial.

2. Mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan

Pelanggan dilibatkan dalam proses identifikasi kebutuhan akan perbaikan.

Kebutuhan dasar pelanggan tersebut dijadikan dasar bagi proyek perbaikan.

3. Mempelajari penggunaan waktu

Strategi ini mempelajari bagaimana proses karyawan memanfaatkan waktunya.

4. Melokalisasikan masalah

Melokalisir masalah adalah membatasi tempat, saat dan jumlah terjadinya suatu
masalah.

2.2 Proses Perbaikan dan Pengendalian

Proses perbaikan dan pengendalian di bentuk oleh empat building blocks, yaitu
input, transformasi output ,dan costo,er value. Elemen dasar dari proses perbaikan dan
pengendalian terdiri dari empat tahap:
1. Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan
2. Pengakuan
3. Studi
4. Tindakan
Penerapan pengukuran studi tindakan pada keempat titik merupakan aspek
pengendalian kerja yaitu:

 Preliminary control
Preliminary control bersifat preventif untuk menghindari hasil yang tidak
diinginkan dan proaktif untuk mencapai hasil yang semakin meningkat.

 Concurrent control
Concurrent control dilakukan berdasarkan waktu yang sesungguhnya.

 Rework control
Rework control diperlukan jika kedua macam pengendalian diatas
mengalami kegagalan, sehingga diperlukan pengerjaan ulang terhadap defect
dan output yang tidak sesuai target.
  Damage Control
Damage Control terjadi jika ketiga pengendalian diatas mengalami
kegagalan.

2.3 Pembelejaran dan Perbaikan Berkesinambungan

Pembelajaran merupakan dasar rasional untuk bertindak  yang merupakan
elemen  penting dalam perbaikan. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam
merancang sistim perbaikan organisasi adalah :
1. Pendidikan.
2. Teladan.
3. Tanggung jawab yang jelas.
4. Perbaikan didentifikasikan sebagai strategi yang penting.
5. Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan.
6. Metode sistimatis untuk perbaikan.
7. Pelatihan 
8. Review terhadap perbaikan 
9. Identifikasi hambatan perbaikan 
10. Mekanisme untuk membagi pembelajaran
11. Pembelajaran sistematis (PDSA)
Strategi Perbaikan
Strategi standar yang biasa digunakan untuk memperbaiki proses secara
berkesinambungan adalah sebagai berikut :
1. Menggambarkan proses yang ada
Strategi ini ditempuh untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat dalam
usaha perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses secara
mendalam.

2. Membakukan proses
Untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan setiap orang yang
terlibat dalam operasi harus menggunakan prosedur yang sama.

3. Menghilangkan kesalahan dalam proses

Strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan yang
sering terjadi dalam operasi suatu proses.

4. Merampingkan proses
 Dilaksanakan untuk mengurangi waktu siklus produksi, dan menghapus tahap-tahap
yang tidak perlu.

5. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi

Sumber-sumber ini dapat dilacak berdasarkan perbedaan-perbedaan yang timbul
karena faktor manusia,mesin,instrumen pengukuran, material, sumber material,
kondisioperasi, dan waktu operasi.

6. Menerapkan pengendalian proses statistikal

Metode pengendaliaan proses statistical (SPC) memungkinkan penghapusan variasi.
Dengan demikian proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten.

7. Memperbaiki rancangan

2.4 Contoh Aktivitas Pendekatan Kaizen

Kaizen merupakann aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai
berikut :
1. Berorientasi pada proses dan hasil.
2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.
3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.
Terdapat 5 aktivitas pokok dalam perbaikan berkesinambungan, yakni sebagai
berikut:

1. Komunikasi.
2. Memperbaiki kesalahan yang nyata.
3. Memandang ke hulu.
4. Dokumentasi masalah dan kemajuan.
5. Memantau perubahan.