DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN Nomor Urut SOP 04/SOP-ARSIP/2018

Tgl. Pembuatan 23 Februari 2018

KABUPATEN INDRAMAYU
Tgl. Revisi 26 Februari 2018
Tgl. Pengesahan 27 Februari 2018
Disahkan Oleh KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

Drs. H. TOTO SUSMANTO, M.Si

Pembina Utama Muda
NIP. 19621112 198503 1 009
PEMBINAAN ARSIP STATIS DAN DINAMIS PADA
BAGIAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN INDRAMAYUNama SOP
MASYARAKAT/INSTANSI /DESA

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

- Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan S1, D3 Kearsipan, SLTA
Kearsipan
Perda Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan
- Mampu mengoperasionalkan komputer
- Peraturan Bupati No.04 Tahun 2011 tentang Tata Kearsipan Mampu dan Memahami Teknik Kearsipan
- UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
- Peraturan Bupati Indramayu Nomor 58 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab.Indramayu
Keterkaitan Peralatan dan Perlengkapan
SOP Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Statis Sarana Peraga Kearsipan
SOP Pelayanan Arsip Statis dan Dinamis pada Masyarakat ATK
SOP Pengolahan Arsip Dinamis dan SOP Penyusutan Arsip Dinamis Buku agenda
Sop Penyusunan Buku Pedoman Kearsipan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak terealisasi akan sulit dalam penerapan pengetahuan kearsipan Buku agenda
pada masyarakat/Instansi/Desa
Buku ekspedisi
PROSEDUR PEMBINAAN ARSIP STATIS

PELAKSANA
NO AKTIVITAS KPAD KASI JFU
1 Kepala Dinas memerintahkan Kabid Kearsipan dan Para Kasi
Kearsipan untuk merencanakan kegiatan pembinaan arsip
statis
2 Kasi melanjutkan untuk merencanakan pembentukan Tim
Penilaian Arsip Statis bersama JFU

3 JFU menentukan lokasi, teknis pembinaan dan sarana peraga

penyimpanan arsip

4 JFU Mengonsep, mengetik surat pemberitahuan pembinaan

pada lokasi yang dituju dan diparaf oleh Kasi

5 Kabid Kearsipan memeraf Surat Pemberitahuan pembinaan

dan diajukan ke Kepala Kantor untuk ditandatangani

6 Kepala Dinas menandatangani Surat Pemberitahuan dan

kirimkan pada daerah/lokasi yang dituju

7 Instansi/Desa yang dituju menerima surat pemberitahuan

pembinaan

8 JFU/ Tim melakukan pembinaan dilokasi yang dituju ats Surat

tugas dari Kepala Kantor
PELAKSANA MUTU BAKU
INS/DESA KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
Rapat 2 jam Arahan

surat 2 jam tim pembina terbentuk

surat 2 jam Lokasi binaan

terencana

surat 15 menit surat pemberitahuan

surat 5 menit surat pemberitahuan

surat buku 10 menit Surat tertandatangani

Agenda ,buku
ekspedisi
Buku ekspedisi 1 hari Surat terkirim

Bahan Binaan 1 hari Pembinan

 Lembar Kerja Identifikasi Judul SOP

Nama SKPD :
Nama Jabatan :

Tugas Fungsi
1 2
A A.1

A.2

Keterangan:

1 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
2 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
3 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ad
4 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dar
5 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa
6 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan ,
(Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur Keterangan). Unt
7 Sistem penomoran disesuaikan, selama mencerminkan alur breakdown dari kolom Tugas ke Fungsi k
 tifikasi Judul SOP

Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output

2 3 4
A.1.a A.1.A.i

A.1.b A.1.A.ii

A.2.a A.2.A.i

yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada

yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
giatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal
ungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/ti
tput yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, p
Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan
t, di Asdep Pengembangan Sisdur Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka
minkan alur breakdown dari kolom Tugas ke Fungsi ke Sub-Fungsi ke Output ke Aspek dan yang terakhir ke Judul SOP
 Aspek Judul SOP
5 6
A.1.A.i.1 1

A.1.A.i.2 2

A.2.A.i.1 3

A.2.A.i.2 4

kasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
n berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada)
anaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi)
ing di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
a maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
akhir ke Judul SOP
 Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan

A. Data Kegiatan
1 Judul SOP : Pembinaan Arsip Statis dan Dinamis pada Masyarakat /Instansi/Desa
2 Jenis Kegiatan : Pelayanan
3 Penanggung Jawab
a. Produk : Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan
b. Kegiatan : Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan
4 Scope (Ruang Lingkup) : Pemerintah Daerah Kabupaten Indramayu

B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Pembinaan Arsip Statis dan Dinamis pada Masyarakat /Instansi/Desa
2 Langkah Awal : menentukan lokasi, teknis pembinaan dan sarana peraga penyimpanan arsip
Membuat Surat Pemberitahuan pembinaan dan diajukan ke Kepala Kantor untuk ditandatangani
3 Langkah Utama :
JFU/ Tim melakukan pembinaan dilokasi yang dituju atas Surat tugas dari Kepala Kantor
4 Langkah Akhir :

C. Identifikasi Langkah
Langkah Awal 1 Kasi Akuisisi untuk merencanakan pembentukan Tim Penilaian Arsip Statis bersama JFU

2 JFU menentukan lokasi, teknis pembinaan dan sarana peraga penyimpanan arsip
Langkah Utama 3 JFU Mengonsep, mengetik surat pemberitahuan pembinaan pada lokasi yang dituju dan diparaf
oleh Kasi Akuisisi
4 Kepala Kantor menandatangani Surat Pemberitahuan dan kirimkan pada daerah/lokasi yang
dituju
5 Instansi/Desa yang dituju menerima surat pemberitahuan pembinaan

Langkah Akhir 6 JFU/ Tim melakukan pembinaan dilokasi yang dituju ats Surat tugas dari Kepala Kantor
Keterangan:
1 Judul SOP: diisi dengan judul SOP yang akan dituliskan
2 Jenis Kegiatan: diisi dengan pilihan antara kegiatan rutin atau pelayanan atau penugasan
3 Penanggung Jawab: tidak diisi
4 Produk: diisi nama jabatan yang mengepalai lingkup (scope) penerapan SOP
5 Kegiatan: diisi nama jabatan yang melaksanakan tugas dalam SOP atau substansi kegiatan
6 Scope (Ruang Lingkup): diisi dengan ruang lingkup penerapan SOP tersebut

7 Judul Kegiatan: diisi dengan judul SOP yang akan dituliskan

8 Langkah Awal: merupakan kegiatan pertama dalam SOP
9 Langkah Utama: merupakan inti kegiatan dalam SOP

10 Langkah Akhir: merupakan kegiatan terakhir/penutup dalam SOP

11 Langkah Awal: merupakan kegiatan pertama dalam SOP. Umumnya mengacu pada jenis kegiatan yang di-SOP-kan. Bisa di-breakdown menjadi beberapa langkah/kegiatan
12 Langkah Utama: merupakan inti kegiatan dalam SOP. Kemudian di-breakdown menjadi beberapa langkah/kegiatan yang dirangkai menjadi 'cerita' yang berkesinambungan
13 Langkah Akhir: merupakan kegiatan terakhir/penutup dalam SOP. Umumnya mengacu pada jenis kegiatan yang di-SOP-kan. Tidak bisa di-breakdown
apa langkah/kegiatan
ang berkesinambungan