Bidding adalah suatu dokumen yang berisi permohonan resmi pengajuan penyelenggaraan suatu

konvensi. Suatu penawaran untuk menjadi tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Penawaran
diwujudkan dalam suatu bentuk dokumen bidding, berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan
dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang di maksud. Secara singkat proses terjadinya
konvensi adalah sebagai berikut: convener, sebagai penyelenggara konvensi dan pengambilan
keputusan tertinggi menerima pertanggung jawaban pelaksanaan konvensi. Setelah itu convener
membentuk panitia pengarah dan kepanitiaan pelaksana.masing-masing disingkat SC dan OC, yang
mendampinginya dalam pertanggungjawaban penyelenggara konvensi. Pengajuan bidding dilakukan
secara mengirim surat resmi kepada convener dilengkapi isi proposal bidding.

A. Persyaratan bidding

Dalam buku petunjuk penelenggaraan konvensi di Indonesia 1997-1998, direktur Jenderal pariwisata
menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut:

1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision maker) dari penyelenggara MICE dengan
mengajuka suatu bidding.

2. dokumen bidding harus mengandung :

· Surat pengantar sponsor.

· Pesan pejabat instansi terkait dengan penyelenggaraan MICE tersebut.

· Keterangan perihal fasilitas penyelenggaran MICE yang tersedia.

· Perkiraan biaya,program-program,kemudahan-kemudahan dalam penyelenggaran MICE

3. Bila bidding disetujui maka di bentuklah Komite Pengarah yang menerima saran dan asistensi dari :

· Perusahaan penerbangan(airlines)

· Pejabat Pariwisata(Tourism authorities)

· Biro konvensi(cnventon Bureau)

· Konsultan profesional(Proffesionl Consultan)

4. Rincian maksud dan tujuan (Objektives) MICE untuk mengetahui :

· Perkiraan jumlah peserta

· Susunan acara keseluruhan(persidangan,pameran,events resmi,maupun sosial,program untuk para

istri dan anak-anak serta tamu-tamuVIP)

· Penetuan lokasi(venue)

· Penentuan jadwal
· Penyusunan anggaran semntara.

5. Pembentuksn komite Pelaksana (Organizing Comittee) serta sekretariat dan sub komitenya.

B. Aspek-aspek Bidding

Bidding ditandatangani oleh pimpinan tertiunggi calon penyelenggara kegiatan persidangan konvensi,
didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industi pariwisata, sponsor serta perusahaan
transportasi lokal maupun Internasional.

1. Aspek Teknis

Lokasi(venues) persidangan memang patut dan mampu untuk menampung berbagai kegiatan dengan
peralatan modern yang di lengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press room untuk media
massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan, juga ada venues untuk pameran, pesta dan
resepsi. Mudah dicapai dari dan ke bandar udara.

2. Aspek Tansportasi

Jaringan transportasi anatra bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan objek-objek darmawisata.

3. Aspek Organisasi

Memiliki perancang,manajer dan kordinator persidangan yang mempunyai akses dengan perusahaan
transportasi,properti akomodasi,di dukung oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata.

4. Aspek Finansial

Menyajikan harga-harga yang wajar, transfer peserta, free transport pas masuk objek-objek wisata,
resepsi gala evening dari sponsor.

C. Organisasi Yang Terlibat Menangani Wisata Konvensi

1. PCO ( Professional Convention Organizer )

Suatu badan hukum, perseorangan atau sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,
mempersiapkan dan mengkoordinir penyelenggaraan suatu konvensi secara professional. PCO pada
umumnya betindak mejadi konsultan bagi komite penyelenggara atau pelaksana.

2. PEO ( Professional Exhibition Oerganizer )

Suatu badan hukum atau perseorangan atau sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,
mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu pameran secara professional.
 Menurut keputusan Menparpostel nomor KM. 108 HM. 703/ MPPT.1991 dan Keputusan Dirjen
Pariwisata nomor Kep-06/U/IV/1992; ruang lingkup tugas dari POC dan PEO adalah :

· Merencakan dan dapat melaksanakan penawaran ( bidding )

· Menyusun perencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insintive dan

pameran.

· Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentive

dan pameran.

· Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi.

· Menyiapkan tempat peyelenggaraan

· Mengkoordinasikan keperluan akomodasi

· Mengkoordinasikan kegiatan public relation dan promosi

mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca konvensi seta proram-program lainnya untuk
mendampingi delegasi/peserta beserta pendamping yang mereka ikutkan

· Mengkoordinasikan kemudahan prosedur bead an cukai, inigrasi dan karantina ( CIQ ) bagi
peralatan konvensi dan pemeran

· Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan lainnya terkait dengan kebutuhan para delegasi, perjalanan

insentif dan pameran.

· Mengurus perijinan penyelenggaran konvensi maupun pameran.

3. Steering Commite ( Komite Pengarah )

Sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suaru kegiatan seperti penyelenggaraan
konvensi.

4. . Orgnising Commite ( Komite Pelaksana )

Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia dengan tugas merancanakan, mempersiapkan dan
menyelenggarakan suatu kegiatan.

5. . Meeting Planner ( Perancang Pertemuan )

Mengemban tugas untuk membuat rancangan secara rinci prihal lokasi, peserta, jenis dan ukuran
persidangan. Maka dengan demikian perancangan ini dimasukkan/digolongkan dalam tugas penjualan
dan pemasaran yang sanggup menangani masalah-masalah konvensi dan konferensi.
D. Persiapan Suatu Bidding

· Harus diketahui siapa decision makers dari orgnisasi yang akan menyelenggarakan konvensi

· Jika ingin menyelenggarakan sebuah konvensi, sebelumnya kita harus membuat suatu bidding
(penawaran/invitasi). Pengajuan suatu bid dapat berupa :

- Surat Resmi

- Bid document

- Secara lisan

Bid Document adalah sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah destinasi atau industri kepada sebuah
grup/kelompok untuk bertemu di tempat terselenggaranya acara (konvensi). Dengan kata lain, Bid
Document sebagai sebuah pendahuluan dari sebuah kota atau negara agar bisa menjadi tuan
rumah/penyelenggara sebuah konvensi internasional maupun nasional. Bid Document berisi informasi
mendetail tentang :

- Surat pengantar dari organisasi yang akan mensponsori.

- Perkiraan biaya penyelenggara konvensi (bila diperlukan).

- Akses menuju destinasi.

- Penjelasan mengenai akomodasi.

- Tempat-tempat konvensi besert fasilitas-fasilitasnya.

- Gambaran umum mengenai program-program sementara yang akan diadakan.

- Pilihan untuk melakukan perjalanan/tour di destinasi, baik sebelum maupun sesudah konvensi.

- Kemudahan-kemudahan khusus yang ditawarkan oleh destinasi, seperti biaya perjalanan,

penyewaan tempat, dll.

- Biaya hidup selama di destinasi.

Bid Document dipersiapkan oleh pihak-pihak yang menjadi penyelenggara konvensi, seperti :

CVB (Convention and Visitors Bureau)

Bid dipersiapkan oleh bagian sales marketing dari biro tersebut sampai dokumen tersebut
ditindaklanjuti oleh penerima.

Asosiasi lokal/setempat

Asosiasi ini bertugas untuk mempersiapkan detail mengenai organisasi, kemudian ditujukan kepada biro
konvensi untuk melengkapi bid document.

Suatu proses pengajuan Bid untuk konvensi taraf internasional dimulai dari pendekatan
perwakilan biro kepada klien dari luar negeri untuk menyelenggarakan konvensi di sebuah kota atau
negara. Pendekatan ini dimulai dengan :

- Kontak telepon dari perwakilan biro kepada klien.

- Perwakilan biro menghadiri konvensi/eksibisi/pertunjukan dagang yang diselenggarakan pihak

klien.

Bid Document yang telah selesai disusun atau diajukan kemudian akan dipresentasikan. Presentasi Bid
berlangsung dengan singkat selama 30 menit dan dipresentasikan dengan baik untuk menerima
pengaruh yang maksimal/terbaik dari peserta atau klien. Berikut ini adalah faktor-faktor penentu
keberhasilan suatu bidding :

- Presentasi Bid dibawakan dengan baik dan profesional sebagai petunjuk kemampuan suatu
daerah untuk menjadi tuan rumah penyelenggara konvensi.

- Mengetahui kelebihan maupun kekurangan dari kota atau negara pesaing sehingga kita bisa
meningkatkan lagi kelebihan dari destinasi yang mengajukan bidding.

- Melobi/mempengaruhi yang membuat keputusan dari suatu asosiasi atau pihak yang kita ajukan
bidding. Dalam hal ini, kota atau negara yang mengajukan bidding harus berhubungan dengan
perwakilan pemerintahan, seperti kedutaan besar atau konsultan asing, dan perwakilan dari CVB yang
terdapat di negara atau kota tempat Bid tersebut dibuat.

A. Pengertian Sponsorship Adalah – Pada saat ini, kegiatan sponsorship bagi sebagian besar perusahaan
besar di dunia sangatlah penting.

Banyak perusahaan yang melakukan banyak investasi untuk melakukan kegiatan sponsorship untuk
mencapai tujuan atau hasil yang dikehendaki.

Perusahaan-perusahaan tersebut mensponsori berbagai acara, pameran dagang atau kegiatan amal
dengan tujuan bisnis dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Walaupun sponsorship merupakan bentuk dari pemasaran namun sponsorship berbeda dengan iklan
yang berusaha untuk merayu konsumen untuk melakukan pembelian suatu produk.

Sponsorship lebih cenderung memasarkan produk secara tidak langsung namun perusahaan mendukung
acara tertentu yang disukai oleh pelanggan.
Hal ini dapat berdampak pada nama bisnis anda dikaitkan dengan acara tersebut.

Sponsorship dapat didefinisikan sebagai perubahan dalam penyediaan bantuan terhadap perusahaan
yang ingin membuat event.

Bantuan tersebut dapat berupa uang atau dapat berupa apapun untuk sebuah kegiatan seperti
olahraga, acara musik dengan tujuan komersil.

B. Pengertian Sponsorship Menurut Para Ahli

Berikut beberapa pengertian sponsorship menurut para ahli, yaitu :

Roy dan Cornwell (2003)

Menurut Roy dan Cornwell, pengertian sponsorship adalah pemberian tunai atau pembayaran barter
akan benda kepemilikan dengan balasan berbentuk akses pemanfaatan pontensial iklan yang
berhubungan dengan benda perusahaan atau produk.

Meryl P. Gardner dan Philips Shuman (1983)

Menurut Meryl P. Gardner dan Philips Shuman, pengertian sponsorship adalah investasi karena dapat
mensupport tujuan perusahaan atau tujuan pemasaran dengan menambah brand awarness.

C. Tujuan Sponsorship

Menurut Frank Jefkins, tujuan sponsorship dapat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu :

1. Tujuan Iklan :

Mengiklankan, menginformasikan serta mempromosikan produk yang tidak boleh diiklankan pada
media tertentu.

Memajang iklan pada lokasi kegiatan atau liputan yang dapat dijangkau banyak orang.

Mempromosikan produk secara spesifik.

Memperkenalkan produk yang baru

Menggali berbagai peluang lain di bidang periklanan.

2. Tujuan Humas :

Menciptakan citra perusahaan

Membangun citra perusahaan

Mengenalkan identitas perusahaan.

Mendekatkan nama perusahaan

Menonjolkan keramahan perusahaan

Mengundang minat para pewarta untuk meliput.

3. Tujuan Pemasaran :

Memposisikan produk

Mendukung para distributor dan penjual

Memperlancar perubahan didalam perusahaan.

Membuka cabang baru

Merangsang konsumen untuk menggunakan produk

Baca juga | Pengertian Billboard Adalah, Ciri-Ciri, Jenis dan Cara Pemasangan

D. Manfaat Sponsorship

Menurut Frank Jefkins (1996: 230), terdapat manfaat penyelenggaraan event sponsorship yaitu dana
sponsor yang dikeluarkan dengan sendirinya dapat kembali dalam jumlah berlipat ganda baik secara
langsung atau tidak langsung.

Sedangkan menurut Ternece A. Shimp (2000: 589), Manfaat sponsorship adalah membangun hubungan
antara perusahaan dengan konsumen serta menambah brand equity dan memperkuat ikatan dalam
pertukaran.

Terdapat beberapa alasan penyedia sponsor menurut Frank Jefkins :

Memperlancar kampanye periklanan dengan publikasi nama serta produk perusahaan seluas-luasnya
yang meliputi even yang disponsori tersebut.

Mendukung strategi pemasaran

Memperlihatkan niat perusahaan guna menjalankan tanggung jawab sosialnya.

Menurut Cornwell dan Maignan, alasan perusahaan akan melakukan perjanjian dengan melakukan
sponsorship adalah :

Meningkatkan brand awareness

Membangun, memperkuat atau mengubah citra merek

Baca juga | Pengertian Promosi Adalah, Tujuan, Fungsi dan Strategi Promosi

E. Jenis-Jenis Sponsorship

Roy dan Cornwell (2003), menjadi sponsor dalam suatu acara diharapkan menjadi brand awareness dan
brand atau corporate image meningkat di mata konsumen.

Pada dasarnya, sponsorship dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis yaitu :

1. Field Sponsorship

Field Sponsorship adalah sponsor yang ada secara langsung di lapangan atau berad di billboard dengan
menempatkan logo produk dalam event.

2. Televised Broadcast Sponsorship

Televised Broadcast Sponsorship adalah jenis sponsorship dengan mengasosiasikan nama mereka pada
program TV atau dengan program televisi tersebut.

Field sponsorship sangat berpotensi terjadinya banyak gangguan dari sponsor dan event lainnya.

Sedangkan pada Televised Broadcast Sponsorship pada umumnya perusahaan mensponsori acara TV
dengan membuat program agar perusahaan dapat mensponsori acara tersebut.

Atau perusahaan dapat melibatkan pihak sponsorship di dalam acara tersebut.

Televised Broadcast Sponsorship memiliki pengaruh yang sangat besar dibandingkan dengan field
sponsorship.

F. Cara Mengukur Keefektifan Sponsorship

Untuk mengukur keefektifan sebuah sponsor dapat menggunakan dua metode yaitu Exposure Based
Method atau Tracking Measures.

1. Exposure Based Method

Exposure Based Method dapat dikategorikan sebagai metode digunakan perusahaan yang memantau
kuantitas dan sifat media untuk mendapatkan cakupan yang disponsorinya dan memperkirakan pemirsa
yang langsung atau tidak langsung.

2. Tracking Measures.

Tracking Measures Method adalah metode pengukurannya didesain untuk mengevaluasi kesadaran dan
menyadari bila inginmelakukan sponsorship harus didasarkan pada survey dahulu.