MODUL SISTEM INFORMASI

TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS INDRAPRASTA P.G.R.I JAKARTA

6. LEVEL ORGANISASI DAN

AKTIVITAS MANAJEMEN

Oleh karena pada setiap level dalam organisasi melakukan kegiatan yang
berbeda maka diperlukannya suatu informasi yang berbeda pula. Untuk sistem
informasi dilevel atas umumnya digunakan dalam perancanan strategik dan
membuat alternatif pemecahan masalah untuk level menengah berfungsi sebagai
pengendalian yang sifatnya setengah terstruktur dan untuk level bawah digunakan
untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin guna keperluan mengawasi seluruh
arus dari transaksi yang terjadi diorganisasi. Dengan demikian sistem informasi
berdasarkan level organisasi, dikelompokkan menjadi :
1) Sistem informasi Departemen
2) Sistem informasi perusahaan
3) Sistem informasi anatar organisasi
6.1 LEVEL ORGANISASI
6.1.1.Sistem Informasi Departemen
Sistem informasi departemen merupakan sistem informasi yang hanya
digunakan dalam sebuah departemen Sebagai contoh, departemen pendayagunaan
SDM yang memiliki beberapa program/aplikasi yang membentuk pembagian
tugas dari setiap program/aplikasi tersebut.
Dengan demikian, keberhasilan sistem informasi departemen tergantung
pada bagaimana sistem informasi departemen dapat memuaskan pengguna dan
mengikuti target yang telah ditetapkan. Karakteristik yang harus dipertimbangkan
dalam penyampaian layanan ini meliputi akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu
dan distribusi yang tepat terhadap output yang terkait dengan pemrosesan aplikasi.
Banyak alat yang tersedia untuk memantau efisiensi dan efektivitas layanan yang
disediakan oleh personel sistem informasi.
6.1.2. Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi perusahaan (enterprise information system/ EntIS )
merupakan suatu sistem komputer yang dapat melakukan tugasnya bagi semua
unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinir. Sistem ini merupakan
penggembangan lebih lanjut dari sistem informasi departemen dan sistem terpadu
yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama
Alasan penggunaan Enterprise karena sistem ini mencangkup seluruh set proses
yang digunakan oleh organisasi,
1. Manufaktur
2. Penjualan
3. Pembeliaan
4. Fungsi bisnis lainnya.
Tujuan EntIS :
1. Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat di
sebuah organisasi
2. EntIS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat sebuah
keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.
Evolusi sistem informasi perusahaan dimulai dengan ide untuk membuat suatu
tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada di dalam
perusahaan.

- 43 -
 MODUL SISTEM INFORMASI - 44 -
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS INDRAPRASTA P.G.R.I JAKARTA

o Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi

 Berevolusi menjadi SIM ,hal tersebut dikarenakan para manajer tidak
puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka
ingin mengendalikan bisnis di masa depan.
 Berevolusi menjadi Sistem Pencatatan Kebutuhan Material (MRP), MRP
pertama kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengawasi
permasalahan pengendalian persediaan yang rumit.
o MRP II
 Menyatukan proses bisnis yang sebelumnya dipandang sebagai proses-
prose yang terpisah. Menyatukan berbagai proses berarti mengintegrasikan
berbagai sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.
 Menggambarkan perubahan pola pikir manajemen untuk memperlakukan
berbagai prose yang terpisah tetapi berkaitan erat sebagai satu kesatuan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan seluruh sistem informasi
mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.
Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
1. Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan
sebelum penerapannya, sehingga organisasi kembali menggunakan sistem
informasi perusahaan terdahulu.
2. Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk meminimalkan
kemungkinan kegagalan sistem informasi perusahaan :
o Mengerti kerumitan organisasi.
o Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi
dipaksakan.
o Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk
menerapkan sistem informasi perusahaan.
Masa Depan Sistem Informasi Perusahaan
1. Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk
membuat prediksi ke masa depan.
2. Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi
ke masa depan, yaitu :
o Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.
o Perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan
menjadi manajemen SD perusahaan (gerakan untuk merencanakan dan
mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan deskripsi
proses dan data).
6.1. 3. Sistem Informasi Antar Organisasi
Sistem informasi antar organisasi (interorgani-zational information system
IOS/interorganization system) merupakan jenis sistem informasi yang
menghubungkan dua organisasi/lebih bekerja sama dalam pemakaian teknologi
komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi). Model sistem informasi ini
banyak diimplementasikan pada perdagangan elektronis (e-Commerce) yang
menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan
B2B atau Business to Business.
Secara garis besar,tiga jenis sistem(berdasarkan topologi infrastruktur) yang
ditawarkan bagi perusahaan-perusahaan yang berniat mengimplementasikan IOS:
 MODUL SISTEM INFORMASI - 45 -
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS INDRAPRASTA P.G.R.I JAKARTA

1. Intranet, jaringan internal perusahaan yang menghubungkan antara kantor

pusat dengan kantor-kantor cabang yang terpisah secara geografis (lokal
maupun internasional);
2. Internet, jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung
perusahaan dengan pelanggan (atau calon pelanggan) atau market;
3. Ekstranet, jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar perusahaan
dengan rekanan bisnisnya, seperti supplier, distributor, dan lain sebagainya.
Manfaat IOS
1. Efisiensi Komparatif  dengan bergabung Dalam IOS, para mitra dagang
dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah
daripada pesaing mereka
o Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut
sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta
membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
o Efisiensi Internal : perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut
sehingga dapat mengumpulkan data menganilisi nya lebih cepat serta
membuat keputusan lebih tepat dan cepat.
o Efisiensi antar-organisasi : perbaikan-perbaikan diperoleh melalui
kerjasama dengan perusahaan lain.
2. Kekuatan Tawar-menawar Kemampuan suatu perusahaan untuk
menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang
menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).
Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar
o Menawarkan keistimewaan produk yang unik
o Mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian
o Meningkatkan biaya peralihan .
Yang melatar belakang perusahaan untuk melakukan IOS, antara lain:
1. New Products.
2. New Services
3. Eficiency
4. Joint Operation
5. Strategic Alliances
6. Customer Supplier Relationship
7. Outsourcing
8. Image Building
Pada intinya, IOS mudah sekali diimplementasikan saat ini karena adanya
peranan teknologi informasi yang telah “meniadakan” batas-batas antar waktu dan
ruang (time and space). Demikian pula dengan alam kompetisi yang menuntut
perusahaan untuk semakin memfokuskan diri pada kompetensinya (real core
business) dan bekerja sama dengan perusahaan lain untuk membantu proses
penciptaan produk atau jasa tersebut, sehingga kualitas produk atau jasa dapat
ditingkatkan, sejalan dengan peningkatan kinerja perusahaan (efisiensi,
efektivitas, dan kontrol internal):
6.2. AKTIVITAS MANAJEMEN
Sistem informasi dapat diklasifikasikan berdasarkan aktivitas yang
didukungnya pada level manajemen (Ebert dan Griffin, 2003), pembagiannya
yaitu sebagai berikut:
1) Sistem Informasi Pengetahuan ( Knowledge Information System)
 MODUL SISTEM INFORMASI - 46 -
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS INDRAPRASTA P.G.R.I JAKARTA

2) Sistem Informasi Operasional

3) Sistem Informasi Manajerial
4) Sistem Informasi Strategis
6.2.1. Sistem Informasi Pengetahuan
Sistem Informasi Pengetahuan ( Knowledge Information System) merupakan
sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem
seperti ES (sistem kepakaran ) dan OAS termasuk dalam kategori ini.
6.2.2. Sistem Informasi Operasional
Merupakan Sistem yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasi
organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan, pembelian, dan pencatatan
jumlah jam kerja pegawai, TPS, SIM, dan DSS sederhana termasuk dalam jenis
sistem informasi ini.
6.2.3. Sistem Informasi Manajerial
Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajerial adalah sistem
informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial. Sistem ini
menyediakan hal-hal berikut:
1. Ringkasan statistik.
2. Laporan perkecualian.
3. Laporan periodis dan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu (ad hoc report).
4. Analisis perbandingan, misalnya perbandingan terhadap kompetitor, kinerja
masa lalu, atau dengan standar industri.
5. Proyeksi, misalnya proyeksi arus kas, pangsa pasar,dan penjualan di masa
mendatang.
6. Pendeteksian masalah secara dini.
7. Keputusan-keputusan rutin.
8. Hubungan antar manajer, yang memungkinkan para manajer dapat
berkomunikasi secara elektronis
6.2.4. Sistem Informai Strategis
Sistem informasi strategis (Strategic Information System) adalah sistem
yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif melalui
kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan atau kemampuan untuk secara
signifikan meningkatkan kinerja dan produktivitas sehingga mampu mengurangi
kelemahan bersaing. Sistem tersebut digunakan untuk menangani masalah-
masalah strategis dalam organisasi dan sangat bermanfaat untuk mendukung
operasi dan proses-proses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis
untuk menuju keunggulan yang kompetitif
Ada dua pengaruh penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu:
1. Pengaruh Bersaing
Kelompok SIS ini mampu menciptakan aliansi dengan pelanggan, yang dapat
menimbulkan biaya bagi pelanggan untuk berpaling ke pesaing atau
menimbulkan biaya bagi pesaing baru untuk masuk pasar. Berikut beberapa
pengaruh Bersaing SIS:
a. Siklus perkembangan produk
b. Memperkuat kualitas produk
c. Kelompok penjualan dan dukungan penjualan
d. Otomatisasi siklus pesanan
e. Pengurangan biaya kantor
f. Manajemen saluran produk dan persediaan
 MODUL SISTEM INFORMASI - 47 -
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS INDRAPRASTA P.G.R.I JAKARTA

g. Pengurangan level management

h. Penguatan tampilan produk dna ancaman terhadap produk pengganti
2.Pengaruh Industri.
Pengaruh-pengaruh ini meliputi seluruh industri pemasok dan beberapa
pelanggan. Berikut Pengaruh Industri SIS:
a. Sistem produk dan jasa
b. Siklus hidup produk
c. Skop geografis
d. Skala ekonomis pada produksi
e. Perpindahan dalam tempat nilai tambah
f. Kekuatan menawar dari pemasok
g. Penciptaan berbisnis baru
Manfaat SIS Penggunaan TI
a. Meningkatkan Operasi Bisnis,
b. Mempromosikan inovasi bisnis,
c. Mempertahankan pelanggan dan pemasok.
d. Membentuk biaya pengganti (switching cost)
e. Membentuk tembok pengahalang bagi pendatang baru
f. Membangun suatu „Platform‟ TI strategis
g. Mengembangan sistem Informasi Strategis
Peranan Sistem Informasi Strategis
a. Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk layanan
b. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan
kompetitifnya
c. Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global
Penerapan Sistem Informasi dapat dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi
kriteria:
1. Mencapai posisi kepemimpinan biaya yang rendah
2. Menyediakan diferensiasi produk / jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih
besar
3. Menciptakan aliansi antar perusahaan dan pemasok serta pelanggannya,
sehingga mengurangi biaya untuk pemasok dan menyediakan dukungan
khusus bagi pelanggannya
4. Meningkatkan nilai suatu produk / jasa dengan menyediakan tampilan atau
dukungan yang inovatif
5. Memungkinkan pertumbuhan pada pasar yang ada secara geografis atau
ekspansi volume.
6. Membantu mengenalkan suatu produk ke pasar