Kegiatan Belajar 3: Menganalisis dokumen transaksi melalui internet

1. Pengertian
Di era revolusi industri 4.0 seperti saat ini, teknologi informasi
berkembang sangat cepat dan menyebabkan disrupsi di berbagai sektor,
termasuk sektor marketing. Saat ini banyak transaksi jual beli dilakukan
secara online, dalam arti antara penjual dan pembeli tidak bertatap muka
secara langsung, melainkan melalui bantuan internet. Kemudahan
menjadi faktor dominan yang menyebabkan transaksi jual beli online bisa
berlangsung. Pembeli tidak perlu pergi ke luar rumah untuk mendapatkan
barang yang diperlukan, cukup dengan order online, kemudian transfer
sejumlah uang tertentu, dan tinggal menunggu barang tersebut dikirim ke
rumah. Tidak bertemunya penjual dan pembeli inilah yang menyebabkan
“kepercayaan” menjadi faktor penting yang harus dijaga. Seorang penjual
online harus mampu menjaga kepercayaan pelanggannya, karena
kepercayaan menjadi bahan pertimbangan penting bagi seseorang untuk
melakukan pembelian ulang secara online (Wang, 2010).
Adapun beberapa contoh website e-commerce (website untuk
pemasaran online) diantaranya amazon, ebay, lazada, bukalapak,
tokopedia, dan sebagainya. Anda bisa membandingkan kelebihan dan
kekurangan masing-masing toko online tersebut dengan cara
mengunjungi situsnya langsung (amazon.com, ebay.com, lazada.co.id,
bukalapak.com, tokopedia.com, dan sebagainya).
Sistem pembayaran dalam jual beli online bisa menggunakan
beberapa cara, yang umum digunakan di Indonesia adalah dengan
transfer melalui bank (baik via atm atau mobile banking). Untuk jual beli
online yang jangkauannya internasional seperti amazon dan ebay,
pembayaran bisa dilakukan dengan kartu kredit atau bisa juga dengan
paypal. Anda bisa mempelajari seluk-beluk paypal ini (mulai dari cara
pembuatan akun paypal hingga langkah pembayaran dengan paypal)
dengan mencarinya di google search, karena sekarang sudah banyak situs
yang membahas hal tersebut.
2. Keuntungan dan Kekurangan
Transaksi online memiliki keuntungan dan kekurangan. Berikut
ditampilkan beberapa keuntungan dan kekurangan transaksi online:
a. Keuntungan Transaksi Online
Manfaat utama yang bisa diambil dengan transaksi online adalah
efisiensi, karena pembeli dapat dengan mudah mengakses dan
membeli barang kebutuhannya tanpa ke luar rumah. Menurut Sulianta
(2014) beberapa keuntungan transaksi online adalah sebagai berikut:
1) Karena sifatnya online, sehingga barang dagangan yang
ditampilkan dalam etalase bisa diakses calon pembeli selama 24
jam penuh.
2) Jangkauannya yang luas, bahkan bisa menjangkau luar negara.
3) Terkait dengan privasi, karena terkadang ada beberapa calon
pembeli yang merasa malu membeli barang tertentu. Adannya
transaksi online seperti ini, seseorang bisa membeli barang
tertentu tanpa bertatap langsung dengan penjual.
b. Kekurangan Transaksi Online
Kekurangan yang jelas dirasakan ketika melakukan transaksi online
adalah bahwa calon pembeli tidak bisa melihat secara langsung barang
yang akan dibelinya. Hal ini menyebabkan pembeli sulit melihat
deskripsi barang secara akurat, meliputi warna, tekstur, ukuran, dan
sebagainya (Sulianta, 2014). Kekurangan lain yang seringkali terjadi
adalah rentan kasus penipuan, karena memang tidak terjadi tatap muka
secara langsung antara penjual dengan pembeli. Selain itu, pembeli
tidak bisa secara langsung menerima barang setelah melakukan
pembayaran, karena membutuhkan jasa kurir untuk mengantar barang
dari penjual kepada pembeli.
3. Dokumen Transaksi Online
Beberapa dokumen yang diperlukan dalam transaksi online adalah
sebagai berikut:
a. Keterangan Order dari Pembeli
Dalam transaksi online, setiap pembeli diwajibkan memberikan
informasi terkait dengan produk yang akan dibeli. Misalnya saja,
pilihan warna, size atau ukuran, jumlah produk yang dibeli, dan lain
sebagainya. Selain itu, pembeli juga harus memberikan informasi
terkait identitasnya (nama dan nomor telepon/handphone) serta alamat
tujuan pengiriman secara lengkap. Informasi lain yang diperlukan
adalah pilihan jasa pengiriman yang diinginkan oleh pembeli, pilihan
jasa pengiriman ini akan menentukan besarnya biaya pengiriman
produk. Berikut ini contoh dokumen keterangan order dari pembeli:

Gambar 9. Contoh Dokumen Detail Pembeli

Sumber: bukalapak.com
 Gambar 10. Contoh Detail Produk yang Dibeli
Sumber gambar: bukalapak.com
Dokumen keterangan order dari pembeli ini yang nantinya digunakan
oleh perusahaan/penjual untuk memproses pengiriman barang, tentu
saja setelah pembeli melakukan pembayaran baik via atm ataupun
mobile banking.
b. Faktur Penjualan (Invoice)
Setelah pembeli melakukan order, maka penjual akan memproses
order dari pembeli tersebut berdasarkan dokumen keterangan order
dari pembeli. Langkah selanjutnya, penjual akan menyiapkan
dokumen faktur penjualan (invoice) dan mengirimkannya kepada
pembeli. Perbedaan faktur penjualan online dengan offline terletak
pada pengirimannya. Faktur penjualan pada transaksi online biasanya
dikirimkan kepada pembeli via email atau terkadang ada yang
mengirimkan ke nomor hp pembeli via sms, sedangkan faktur
penjualan offline diserahkan kepada pembeli secara langsung (tatap
muka). Berikut ini contoh faktur penjualan online:

Gambar 11. Contoh Faktur Penjualan Online yang Dikirim via Email
Dokumen detail invoice dikirimkan via email, tetapi tidak jarang yang
mengirimkan pemberitahuan via sms, seperti contoh berikut ini:
 Gambar 12. Contoh Pemberitahuan Informasi Faktur Penjualan
via sms
Anda bisa membandingkan invoice dari masing-masing perusahaan
dengan cara melakukan proses traksaksi di beberapa perusahaan
tersebut.
c. Bukti Transfer
Sebagian website bisa secara otomatis mendeteksi pembayaran yang
dilakukan oleh pelanggan, tetapi ada beberapa penjual online yang
tidak menggunakan fitur tersebut, sehingga pembeli harus melakukan
konfirmasi pembayaran dengan upload bukti transfer (pembayaran).
Adapun contoh bukti transfer adalah sebagai berikut:

Gambar 13. Contoh Dokumen Bukti Transfer via Mobile Banking

4. Pencatatan Akuntansi Transaksi Online
Pada prinsipnya, prosedur pencatatan akuntansi pada transaksi
online sama dengan prosedur pencatatan akuntansi pada transaksi
penjualan tunai. Pencatatan yang dilakukan yaitu dengan jurnal
penerimaan kas, karena transaksi online bisa termasuk pada jenis
penjualan tunai (penjual langsung menerima pembayaran dari pembeli)
meskipun tidak dengan tatap muka secara langsung. Selain jurnal
penerimaan kas, perusahaan juga harus melakukan pencatatan pada kartu
persediaan barang. Hal ini bermanfaat supaya perusahaan bisa mengetahui
banyaknya persediaan barang di dalam gudang, sehingga informasi yang
ditampilkan di dalam website e-commerce (khususnya terkait jumlah
produk yang tersedia) benar-benar sesuai dengan kondisi persediaan riil.
Adapun prosedur dalam pencatatan jurnal penerimaan kas dan kartu
persediaan barang bisa Anda pelajari dalam kagiatan belajar “Menerapkan
Prosedur Pencatatan Transaksi Pada Bukti Penjualan Tunai”.