RINGASAN CHAPTER 6 Completing Business Messages

Revisi adalah langkah penting dalam menghasilkan pesan bisnis yang efektif bahkan jika draft
pertama dalam menyampaikan informasi diperlukan, kemungkinan bisa dibuat lebih ketat, lebih jelas,
dan lebih menarik (making it more successful). Perbaikan yang cermat juga dapat membantu kita dalam
menemukan dan memperbaiki kesalahan dan dapat mengurangi efektivitas pesan dan merusak reputasi
sebagai komunikator. Saat mengevaluasi draf pertama:

 Periksa kontennya (apakah kontennya akurat, relevan, lengkap, dan seimbang antara informasi
umum dan spesifik?)
 Organisasi (apakah poin yang dikelompokkan dan diurutkan secara logis, dengan fokus pada
ide-ide paling penting?)
 Nada (adalah nada yang sesuai untuk audiens dan spesifik situasi)

Empat teknik yang membantu meningkatkan keterbacaan bervariasi:

 Panjang Kalimat
Memvariasikan panjang kalimat membantu membuat tulisan tetap segar dan dinamis dan
memberi kesan kesempatan untuk menekankan poin paling penting.
 Membuat Paragraf Singkat
Paragraf, di sisi lain, biasanya dibuat paling singkat untuk memudahkan pembaca untuk
mengkonsumsi informasi
 Menggunakan Daftar
Daftar adalah perangkat yang efektif untuk menggambarkan set item, langkah-langkah dalam
suatu prosedur, atau koleksi lain informasi terkait
 Menambahkan Judul dan Subjudul
Judul dan subjudul dapat mengatur pesan, menarik perhatian pada informasi penting, dan
membantu pembaca membuat koneksi antara informasi yang terkait.

8 Langkah untuk memperjelas penulisan:

1. Hindari kalimat yang terlalu panjang

2. Menulis ulang kalimat yang memiliki nilai penting
3. Tambahakan paralelisme
4. Koreksi kalimat modifikasi
5. Reword long noun sequences
6. Mengganti kata kerja
7. Memperbaiki struktur kalimat
8. Mengklarifikasi referensi yang canggung

4 langkah untuk membuat pesan lebih ringkas:

1. Hapus kata dan frasa yang tidak perlu

2. Mempersingkat kata-kata yang terlalu panjang dan frasa
3. Menghilangkan redudansi
4. Menyusun kembali kalimat yang dimulai dengan "Itu" dan "Ada."
Empat prinsip penting dari desain yang efektif adalah:

1. Konsistensi (menggunakan elemen desain secara konsisten dan dapat diprediksi di seluruh
dokumen)
2. Balance (menciptakan efek seimbang pada halaman atau layar, apakah keseimbangan itu
dinamis dan informal atau simetris dan formal)
3. Menahan diri (berusaha untuk kesederhanaan visual untuk menghindari menggambar perhatian
jauh dari ide-ide)
4. Detail (memastikan bahwa detail ditangani dengan benar sehingga kesalahan atau kesalahan
desain tidak mengurangi pesan kita). Elemen desain utama untuk pesan teks termasuk spasi,
margin, tipografi, dan tipe gaya. Ruang putih memberikan kontras dan memberi pembaca titik
istirahat. Margin menentukan ruang di sekitar teks dan berkontribusi pada jumlah ruang putih.
Margin dapat memengaruhi keterbacaan dan daya tarik visual keseluruhan dari pesan.
Typefaces memengaruhi nada pesan dan harus dipilih dengan hati-hati untuk setiap penggunaan
untuk memastikan maksimal keterbacaan ibu. Jenis gaya seperti huruf tebal, miring, dan garis
bawah memberikan kontras atau penekanan.

Proofreading sangat penting karena ini adalah langkah terakhir untuk memverifikasi kualitas upaya
komunikasi dan untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam penulisan, desain, atau produksi
yang akan membatalkan semua kerja keras yang dilakukan. Proofreading harus lebih dari sekadar sekilas
melihat dokumen. Gunakan teknik yang digunakan untuk memastikan dokumen berkualitas tinggi:

1. Buat beberapa lintasan, mencari jenis masalah tertentu setiap kali.

2. Gunakan trik persepsi seperti membaca dengan keras atau membaca mundur untuk mencegah
otak untuk membodohi kita dengan mengisi potongan-potongan atau memperbaiki kesalahan.
3. eriksa ulang item-item prioritas tinggi seperti nama, tanggal, alamat, dan data keuangan.
4. Beri jarak pada diri kita dengan menyisihkan dokumen selama beberapa jam atau bahkan
beberapa hari jika memungkinkan.
5. Tetap waspada dengan hanya membuktikan bagian kecil pada satu waktu dan tidak memeriksa
ketika lelah.
6. Tetap fokus pada pekerjaan Anda.
7. Tinjau dokumen digital yang kompleks di atas kertas jika memungkinkan.
8. Luangkan waktu.

Masalah yang paling penting untuk dipertimbangkan saat mendistribusikan pesan: Pertimbangkan biaya,
kenyamanan, waktu, keamanan, dan privasi saat memilih metode untuk mendistribusikan pesan. Biaya
bukan masalah utama bagi sebagian besar pesan, meskipun produksi, pencetakan, dan distribusi laporan
yang panjang atau rumit dapat menjadi masalah. Secara umum, seimbangkan biaya dengan kepentingan
dan urgensi pesan. Pastikan metode distribusi nyaman untuk audiens. Misalnya, melampirkan dokumen
ke pesan email mungkin mudah, tetapi itu mungkin bukan pendekatan terbaik untuk audiens yang
diberikan. Seperti halnya biaya, seimbangkan faktor waktu dengan kebutuhan kita dan kebutuhan
audiens. Terakhir, mempertimbangkan masalah keamanan dan privasi sebelum mendistribusikan
dokumen yang berisi informasi sensitif atau rahasia. Perusahaan mungkin memiliki batasan pada jenis
informasi yang dapat didistribusikan melalui berbagai media dan saluran.