GARIS PANDUAN TUGAS

JAWATANKUASA KERJA
PELANCARAN HARI TERBUKA
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA
UTARA

1. PENYELARAS

1. Menubuhkan JK Kecil dan mengadakan mesyuarat.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan.
3. Memastikan keperluan dan bilangan gerai adalah mencukupi.
4. Sebagai wakil dan juru rujuk bagi bagi melaksanakan aktiviti digerai.

JAWATANKUASA PENAJAAN

1. Mengenalpasti tokoh,orang perseorang dan agensi-agensi yang difikirkan bagi

mendapatkan penajaan atau sumbngan
2. Mendapatkan dari Setiausaha surat-surat penajaan dan sumbangan.
3. Menguruskan dan mengedarkankan surat-surat kepada penaja /penyumbang.
4. Mendapatkan maklumbalas dari penaja/penyumbang.
5. Menyediakan dan mengeluarkan Surat Penghargaan kepada semua penyumbang

JAWATANKUASA KEWANGAN

1. Bertanggungjawab kepada jawatankuasa induk pengelola

2. Menerima dan menyediakan anggaran perbelanjaan pengelolaan program
3. Membuat,menerima dan mengeluarkan semua perkara berkaitan kewangan bagi
menanggung perbelanjaan pengelolaan. Semua kutipan diserahkan kepada bendahari
PSKPP Daerah Kinta Utara.
4. Mengkaji, menyemak dan meluluskan perbelanjaan semua jawatakuasa pengelola
selaras dengan dasar dan keputusan Jawatankuasa Induk Pengelola.
5. Mengawal semua perbelanjaan dan pembayaran yang terlibat dengan pengelolaan.
6. Menyediakan laporan dan penyata pendapatan dan perbelanjaan pengelolaan untuk
dikemukakan kepada jawatankuasa induk.
7. Menutup kira-kira kewangan apabila selesai kejohanan dengan persetujuan
jawatankuasa induk.

PROMOSI/PUBLISITI

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia).

2. Menyedia dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari
3. Membuat hebahan mengenai maklumat Hari Terbuka secara meluas menerusi
- Poster, kain rentang (dimana sesuai)dan flyers
- Siaran menerusi media-massa dan media cetak
4. Menyediakan poster-poster dan kain rentang.
5. Menyebarkan poster dan kain rentang ditempat-tempat yang strategik.
6. Menyediakan keperluan-keperluan dan kemudahan-kemudahan untuk wartawan dan
pihak sebaran am yang lain.
JEMPUTAN

1. Menubuhkan jawatankuasa kecil.

2. Menyediakan dan mengemukakan anggaran perbelanjaan.
3. Menyenaraikan Jemputan VIP, dan tetamu yang lain dari Jabatan,Pejabat dan Agensi yang
berkepentingan.
4. Membuat Surat Jemputan dan maklumbalas
5. Mengedarkan Surat Jemputan dan menerima maklumbalas.
6. Memaklumkan senarai tetamu yang hadir ke JK Persiapan tempat.

PERSIAPAN TEMPAT/PAMERAN/KHEMAH

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil

2. Menyediakan dan mengemukakan anggaran perbelanjaan
3. Menyediakan senarai keperluan yang diperlukan
4. Menyediakan Pelan Lantai Hari Terbuka.
5. Menyediakan tempat pertandingan,gerai dan pentas utama bersama keperluannya.

KUPON

1. Menubukan JK Kecil
2. Menerima kupon dari Urusetia
3. Mengedarkan kepada penerima seperti mana yang telah ditetapkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Induk.
4. Membuat dan menyimpan kunci kira-kira atau rekod penerimaan dan pengeluarkan kupon.
5. Membuat anggaran keperluan kupon bagi tujuan percetakan.
6. Melaporkan perkembangan pengedaran kupon semasa Mesyuarat JK Pengelola

PENGACARA

1. Menubuhkan jawatankuasa kecil

2. Membuat skrip majlis perasmian
3. Membuat jadual giliran sepanjang program(Dee Jay)

TEKNIK,KEPEGAWAIAN ,PERTANDINGAN , STATISTIK & KEPUTUSAN

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia)

2. Mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
3. Menyedia dan menyebarkan maklumat pertandingan (melalui urusetia)
4. Menyemak semula dan menyediakan peraturan pertandingan.
5. Menyampaikan peraturan pertandingan kepada peserta yang akan menyertai dan JKK
Buku Aturcara.
6. Menyediakan Borang masuk (Penyertaan) dan mengedarkannya kepada sekolah
berserta dengan Peraturan Pertandingan.
7. Menerima borang masuk (penyertaan) yang telah lengkap daripada sekolah dan
memproseskannya.
8. Menjalankan undian bagi pertandingan berkaitan.
9. Menyedia dan menerbitkan Senarai Peserta mengikut acara, secukupnya untuk
kegunaan pegawai pasukan dan pegawai pertandingan
10. Mengemukakan senarai peserta mengikut acara kepada JKK Statistik dan Penyelia
Peserta.
11. Memutuskan hal-hal teknikal berkaitan dengan kemasukan peserta dan acara.
 12. Menyusun acara pertandingan bersama Penyelaras dan mengemukakannya kepada
pasukan sekolah, JKK Buku Aturcara dan lain-lain yang berkenaan.
13. Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan
14. Mendapatkan butir-butir kemasukan daripada JKK Pertandingan.
15. Mendapatkan susunan acara daripada Urusetia/Penyelaras
16. Menyediakan sistem dan mengendalikan catatan keputusan rasmi dan menyimpan
rekod.
18. Mengemukakan keputusan rasmi/ data kepada Urusetia.

PERALATAN

1. Menubuhkan JK Kecil
2. Menyenaraikan, menerima dan menyediakan senarai peralatan yang diperlukan oleh
jawatankuasa
3. Membuat anggaran perbelanjaan
4. Bekerjasama dan menyelaras bersama JK Kecil yang lain.
5. Memunggut semula semua kelengkapan dan peralatan yang telah digunakan.
6. Menyediakan Borang Penggunaan Alatan.

KEBERSIHAN DAN KECERIAAN

1. Menubuhkan JK Kecil
2. Mambuat anggaran perbelanjaan.
3. Memohon bantuan Majlis Bandaraya Ipoh(MBI) bagi menyediakan Tong Sampah Besar dan
pengurusan sampah .
4. Mengadakan mesyuarat JK mengikut keperluan.

DOKUMENTASI/BUKU CENDERAMATA/FOTOGRAFI

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia)

2. Menyediakan dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
3. Merekabentuk kulit dan menyusun isi kandungan Buku Cenderamata
4. Mendapatkan kata-kata aluan .
5. Mendapatkan maklumat-maklumat kejohanan daripada semua J/Kuasa Kecil dan
Urusetia.
6. Mendapatkan penaja-penaja iklan.
7. Menerbitkan Buku Cenderamata secukupnya (seminggu sebelum program)
8. Membekalkan Buku Cenderamata kapada J/Kuasa Kecil yang memerlukannya melalui
Urusertia,
Antara isi kandungan yang perlu ada:-

-Kata-kata aluan
-J/Kuasa Induk Hari Terbuka
-J/Kuasa Pengelola Hari terbuka
-Aturcara majlis pembukaan / penutup.
-Peraturan Pertandingan.
-Senarai Pegawai Kejohanan.
-Senarai acara-acara yang dipertandingkan.

-Pelan arena
-Iklan-Iklan.
-Penghargaan.
SIARAYA / PA SYSTEM

1. Menubuhkan JK Kecil
2. Mengemukakan anggaran perbelanjaan
3. Memastikan semua peralatan siaraya berada dalam keadaan baik dan bersesuaian dengan
majlis.
4. Membuat penilaian tentang keperluan peralatan siaraya di semua venue.
5. Menyediakan peralatan siaraya disemua venue.

KECEMASAN / KESELAMATAN

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia)

2. Menyedia dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
3. Mendapatkan Doktor Panel Kehormat Kejohanan.
4. Menyediakan pasukan petugas pertolongan cemas.
5. Menyediakan kelengkapan dan peralatan petolongan cemas.
6. Mengatur jadual bertugas pasukan pertolongan cemas.
7. Memberi khidmat pertolongan cemas semasa kejohanan.
8. Menghubungi pihak hospital untuk mendapatkan rawatan bagi kes-kes kecemasan/
serius
9. Menyediakan setesen pertolongan cemas.
10. Bekerjasama dengan pihak Pengurus Kejohanan.
11. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia).
12. Menyediakan dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
13. Menyediakan pelekat kenderaan bagi yang memerlukan.
14. Menubuhkan pasukan kawalan keselamatan dan lalulintas.
15. Menyediakan garis panduan keselamatan untuk edaran umum.
16. Menyusun sistem kawalan keselamatan di arena

PERASMIAN PEMBUKAAN / PENUTUP

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia)

2. Menyedia dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari
3. Menyediakan senarai jemputan (kemukakan kepada Urusetia).
4. Mengatur program/upacara sambutan bagi tetamu kehormat.
5. Menyediakan penyambut-penyambut tetamu.
6. Mengedarkan Buku Aturcara kepada tetamu.
7. Menyusun program perasmian pembukaan / penutup
8. Menyediakan acara-acara persembahan.
9. Mengemuka aturcara perasmian / penutup kepada JKK Buku Aturcara.
10. Mengadakan raptai upacara pembukaan/peutup
11. Mendapat dan melatih juruacara khas untuk upacara ini.
12. Menyedia cenderamata-cenderamata bagi upacara pembukaan / penutup.

HADIAH / CENDERAMATA

1. Menubuhkan J/K kecil ( kemukakan kepada Urusetia).

2. Menyedia dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
3. Mendapatkan hadiah & sijil dari Urusetia dan menempah cenderamata.
4. Menyemak hadiah/ sijil / cenderamata yang diterima.
5. Menyusun hadiah-hadiah mengikut acara-acara.
6. Menyediakan pasukan pembantu/ pengiring.
7. Mengatur rancangan pengendalian upacara penyampaian hadiah.
8. Mengurus dan menyusun pergerakkan pemenang ke pentas penerimaan hadiah.

10. Menyediakan kelengkapan yang diperlukan untuk upacara penyampaian hadiah.

12. Menyelaraskan upacara penyampian hadiah dengan Juruacara Kejohanan/ Juruteknik
Siaraya.
13. Menyediakan cenderamata untuk perasmi/ penyampai hadiah.
14. Menyediakan dan menyampaikan sijil-sijil kepada pemenang.
15. Mendapat dan melatih juruacara khas untuk upacara ini.

JAMUAN VIP DAN URUSETIA

1. Menubuhkan J/K Kecil (kemukakan kepada Urusetia)

2. Menyediakan dan mengemukakan anggaran perbelanjaan kepada Bendahari.
3. Merancang menu makanan.
4. Menyediakan peralatan yang perlu dengan secukupnya.
5. Mendapatkan tempat yang sesuai.
6. Mendapatkan pembekal makanan.
7. Menguruskan majlis jamuan berkenaan.
8. Mengemas semula peralatan dan tempat jamuan.
9. Menyediakan minuman ringan untuk mesyuarat pengurus pasukan dan taklimat
pegawai kejohanan.