Excel : Membuat Dashboard Dinamis

Total Chart
Pada pembahasan ini fungsi yang digunakan yaitu fungsi-fungsi sederhana pada Ms. Excel dan
kemampuan dasar dalam menggunakan Pivot Table.
Sebelum membuat dashboard dari data yang ada pada file excel, sebaiknya kita membuat sketsa
untuk layout dashboard yang diinginkan. Tidak harus, tetapi membuat sketsa akan mempermudah
dalam merancang tampilan dashboard sebagaimana yang kita inginkan.
Setelah selesai membuat sketsa dan merancang seperti apa tampilan dashboardnya, kita bisa
mulai untuk mengolah data pada excel dan menampilkan data tersebut ke dalam bentuk dashboard
yang dinamis. Untuk pembuatan dashboard ini, contoh data yang digunakan adalah data penjualan pada
toko souvenir. Data yang digunakan sangat sederhana tanpa informasi yang begitu detail, hanya untuk
memberikan contoh dalam pembuatan dashboard saja.
Pada sheet Data sudah tersedia sebuah tabel yang berisikan data penjualan souvenir selama
satu tahun sepanjang tahun 2016. Data dikelompokan perbulan untuk memudahkan pembuatan
dashboard.

 Buatlah tabel pivot pada sheet baru berdasarkan tabel pada sheet data tersebut. Beri nama
sheet "Pivot Total". 
 Tambahkan kolom Bulan pada Row Labels & Total  pada Values. 
 Kemudian rename kolom Total menjadi Total (Rp) pada pivot.

 Setelah itu, ganti nama tabel pivot pada tab  Option. Pada kolom PivotTable Name ganti nama
menjadi Total(Rp). Kenapa kita harus mengganti nama tabel pivot? sebenarnya tidak harus,
hanya saja hal tersebut dapat mempermudah saat menghubungkan Slicer dengan tabel pivot.
 Selanjutnya buat sebuah chart/grafik berdasarkan tabel pivot Total(Rp). Pilih kembali
tab  Option. Kemudian pilih PivotChart. Pilih jenis chart yang akan dibuat sesuai keinginan.
Penulis akan menggunakan Line Chart untuk menampilkan data dari tabel pivot Total(Rp).

 Tampilannya kurang lebih akan menjadi seperti gambar di bawah ini:

 Kemudian cut (Ctrl+X) chart tersebut dan paste (Ctrl+V) pada sheet Dashboard pada bilah

sebelah kiri bagian Total.
 Ubah ukuran pada tab  Format dengan ukuran Height: 3" dan Width: 5.45". Pembaca bisa
menyesuaikan ukuran berdasarkan kebutuhan atau layout dashboard.

 Berikutnya kita akan memformat tampilan chart yang tadi dibuat supaya terlihat lebih pas
dengan warna tema yang digunakan dan juga menjadikan chart lebih simple tanpa banyak
aksesoris yang tidak diperlukan.
 Pertama hapus Vertical axis Mayor Gridlines. Caranya klik pada mayor gridlines dan
tekan Delete pada keyboard.
 Kemudian klik kanan pada salah satu button dan pilih Hide All Field Buttons on Chart untuk
menghilangkan semua tombol.

 Hilangkan juga Legend dengan cara klik Legend dan tekan tombol Deletepada keyboard. Kenapa

legend dihilangkan? karena data yang ditampilkan hanya 1, yaitu Total, maka legend tidak
diperlukan.
 Kemudian buat tampilan angka menjadi Millions dengan cara klik kanan pada axis-y kemudian
pilih Format Axis. Ubah Display Unit menjadi Millions.
 Berikutnya kita tampilkan nilai total dari Pivot Total ke cell D5. Klik pada cell D5 kemudian ketik
"=", beralihlah ke sheet Pivot Total dan pilih cell B18untuk mengambil grand total pada tabel
pivot. Kemudian tekan Enter.
 Buatlah satu tabel pivot lagi untuk Jml. Item masih pada sheet Pivot Total.

 Ikuti langkah-langkah seperti sebelumnya hingga tampilan dashboard menjadi seperti berikut:
Top 10 Data Trend
Setelah sebelumnya kita membuat tampilan chart total pada dashboard, sekarang saatnya
membuat Top 10 Data Trend. Sama seperti sebelumnya, kita akan mengandalkan tabel pivot untuk
sumber data yang ditampilkan pada dashboard.

 Buat tabel pivot pada sheet baru. Beri nama sheet baru tersebut "Pivot Top10".
 Tambahkan Produk pada Row Labels dan Total pada Values.
 Urutkan nilai total dari yang terbesar ke terkecil.
 Tambahkan kembali Total pada Values, sehingga terdapat dua kolom Total.
 Ubah nilai pada kolom total kedua menjadi persen dengan cara klik kanan pada kolom  Total2,
pilih Show Value As, dan pilih % of Grand Total.

 Pada sheet Dashboard, di bagian bawah chart total, terdapat header untuk menampilkan data
Top 10.
 Di bawah header Produk, ketik "=" kemudian beralih ke sheet Pivot Top10 dan pilih cell
A5 untuk mendapatkan nama produk. Kemudian tekan Enter.
 Ulangi langkah di atas untuk mengisi kolom Total pada Dashboard.
 Untuk membuat pengisian data menjadi dinamis, ubah formula pada cell
C24  sheet Dashboard seperti berikut:

 Lakukan langkah-langkah yang sama seperti pengisian kolom Total untuk mengisi kolom % of

Grand Total. Ubah juga formulanya agar pengisian data menjadi dinamis.
 Setelah ketiga kolom tersebut terisi, block ketiga kolom tersebut lalu  click & drag hingga data
Top 10 terisi.

 Selanjutnya kita akan mengisi kolom Trend dengan membuat Sparkline.

 Pada sheet Pivot Top10, buat tabel pivot baru dengan meng-copy tabel pivot yang sebelumnya
telah dibuat. Kemudian paste sekitar 2 atau 3 kolom setelahnya.
 Ganti nama tabel pivot menjadi "Top10_Total_Bulan".
 Hilangkan kolom Total2 (Persen) dari Values dan isi Column Labels dengan Bulan. 
 Hilangkan Grand Total pada tabel pivot.

 Kembali ke sheet Dashboard. Blok cell E24-E33, pilih tab Insert, kemudian pilih menu Line pada

group Sparklines.
 Pilih Data Range pada jendela Create Sparklines, kemudian pilih sheet Pivot Top10 dan seleksi
data range untuk semua bulan. Klik OK jika sudah selesai.

 Sesuaikan warna dengan tema yang digunakan dan tambahkan Markersuntuk menandai garis
trend.
 Pada sheet Pivot Top10 tambahkan tabel pivot untuk Top 10 Jml. Item.

 Ikuti langkah-langkah seperti sebelumnya, hingga tampilan pada dashboard menjadi seperti
berikut:
Percentage Chart
Pada bagian ketiga Membuat Dashboard Dinamis ini, kita akan menambahkan percentage chart
pada dashboard di bagian bawah setelah Top 10 Data Trend.
 Tambahkan tabel pivot baru dan letakkan pada sheet baru. Beri nama sheet tersebut dengan
"Pivot Pengunjung dan Kategori".
 Buat sebuah tabel pivot baru dengan menambahkan Pengunjung pada Row
Labels dan Total pada Values. Ganti nama tabel pivot pada tab Option  menjadi
"Pengunjung_Total".

 Kemudian buatlah Pie Chart berdasarkan tabel pivot tersebut.

 Pilih tab Option, klik pada menu PivotChart pada grup Tools.
 Pada jendela Insert Chart pilih Pie. Klik OK jika sudah selesai.

 Maka tampilan chart kurang lebih akan tampak seperti berikut:

 Pindahkan chart tersebut ke sheet Dashboard di bagian bawah Top 10 Data Trend yang telah
kita buat sebelumnya.
 Pada tab Format, ubah ukurannya menjadi Height: 3" dan Width: 5.45".

 Sembunyikan semua tombol dengan cara klik kanan pada salah satu tombol, kemudian
pilih Hide All Field Button on Chart.

 Ubah posisi legend menjadi di bawah chart. Klik kanan pada Legend, pilih Format Legend.
 Pada jendela Format Legend pilih Bottom.
 Sesuaikan warna chart dengan warna tema yang digunakan. Klik tab Design, pilih warna yang
sesuai. Dalam latihan ini penulis menggunakan warna tema aqua.

 Tambahkan data label pada chart. Klik kanan pada chart, kemudian pilih Add Data Labels.
 Jika data label yang tampil bukan dalam bentuk persen, maka ubah ke dalam bentuk persen. Klik
kanan pada data label, kemudian pilih Format Data Labels.
 Pada jendela Format Data Labels, centang Percentage dan hilangkan tanda centang pada Value.
 Ubah title chart menjadi "Pengunjung - % Total". Kemudian ubah ukuran font menjadi 14.

 Buat tiga chart lainnya untuk Pengunjung - % Jml. Item, Kategori - % Totaldan Kategori - % Jml.

Item dengan mengikuti langkah-langkah seperti di atas. Jangan lupa untuk membuat tabel pivot
untuk masing-masing chart. Karena data yang ditampilkan berasal dari masing-masing tabel
pivot tersebut.

 Hasil akhir keempat chart yang telah dibuat akan tampak seperti berikut:
Slicer
 Setelah sebelumnya kita membuat Total Chart, Top 10 Data Trend dan Percentage Chart, maka
pada bagian keempat dari seri Membuat Dashboard Dinamis ini, kita akan menambahkan slicer dan
membuat sedikit penyesuaian pada tampilan agar tampak lebih profesional.
 Pada salah satu tabel pivot, misalkan pivot Total(Rp), buatlah slicer dengan cara pilih
tab Insert kemudian pilih Slicer atau bisa pada tab Optionkemudian pilih Insert Slicer.
 Centang kolom Bulan untuk membuat slicer berdasarkan kolom Bulan. Klik OK jika sudah selesai.

 Tampilan yang akan muncul kurang lebih seperti berikut:

 Pindahkan slicer tersebut ke sheet Dashboard sebelah kanan. Sesuaikan panjang dan lebar slicer
dengan layout dashboard.
 Pada tab Option, ganti warna agar sesuai dengan warna tema. Pada latihan ini menggunakan
warna tema aqua.

 Setelah menyesuaikan warna, selanjutnya kita koneksikan slicer yang tadi kita buat dengan tabel
pivot lainnya, supaya ketika dipilih bulan tertentu, tampilan dashboard akan menampilkan data
bulan yang dipilih.
 Klik kanan pada slicer, pilih PivotTable Connections.
 Centang semua tabel pivot, karena pada latihan ini kita menginginkan semua tabel pivot
terkoneksi dengan slicer. Klik OK jika sudah selesai.
 Untuk mencobanya silahkan pilih beberapa bulan secara acak atau berurutan, maka dashboard
akan menampilkan data bulan yang dipilih pada slicer.
 Tekan Ctrl  + Klik Kiri untuk memilih beberapa bulan dengan selang tertentu. Misal, Jan, Apr dan
Sep.

 Hal lainnya yang dapat membuat dashboard tampak lebih dinamis adalah tulisan Period yang
juga bisa berubah sesuai dengan rentang bulan yang dipilih.
 Pada sheet Pivot Total, cell B1, ketik kode =TEXT(A6,"MMM")&" to
"&TEXT(OFFSET(A6,COUNTA(A6:A18)-2,),"MMM")&" "&TEXT(A6,"YYYY").

 Fungsi kode tersebut adalah untuk menampilkan periode bulan sesuai dengan yang ditampilkan
pada tabel pivot.
 Pada sheet Dashboard, cell B3 atau cell yang berada di bawah judul dashboard, ketik ="Period
"&.

 Kemudian beralih kembali ke sheet Pivot Total  dan pilih cell B1, cell dimana periode
ditampilkan. Tekan Enter jika sudah selesai.
  Untuk mencobanya, silahkan pilih rentang bulan tertentu pada slicer, maka tulisan periode
tersebut akan menyesuaikan dengan rentang bulan yang dipilih.

 Sentuhan akhir agar dashboard tampak profesional adalah dengan menghilangkan grid atau
garis-garis bantu pada excel.
 Pada tab View, hilangkan centang pada Grid. Maka tampilan dashboard akan tampak lebih
bersih dan profesional.

Sebagai pengingat, bahwa cara yang digunakan dalam Membuat Dashboard Dinamis ini, hanya cocok
untuk rentang data yang tidak terlalu besar. Secara kaidah penggunakan tabel pivot pun, sebetulnya
tidak baik membuat banyak tabel pivot dalam 1 sheet, karena ketika data diperluas maka akan merusak
tabel pivot yang berhimpitan.