ADMINISTRASI PADA PEMERINTAH DESA

Pengertian Administrasi (Tata Kelola)

Administrasi adalah proses yang terkait dengan kegiatan suatu organsasi dengan menggunakan teknik-
teknik tertentu untuk memberikan arah dan mencapai tujuan suatu organisasi.

Administrasi menurut ahli:

Menurut simon, administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk
menyelesaikan tugas bersama-sama.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah cabang dari manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan.

Ciri-ciri administrasi yang baik harus memenuhi beberapa hal antara lain :

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih

2. Adanya kerjasama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan

Adapun kelompok atau jenis administrasi antara lain:

1. Administrasi publik
2. Administrasi lingkungan hidup
3. Administrasi negara
4. Administrasi niaga
5. Administrasi pembangunan
6. Administrasi kependudukan
7. Administrasi keuangan
8. Administrasi pendidikan

Tuntutan Administrasi (Tata Kelola) Desa

Aspek tatakelola pemerintah desa meliputi pengelolaan berbagai sumber daya. Sumber daya yang
dikelola oleh pemerintah desa minimal antara lain:

1. Sumberdaya manusia
2. Sumberdaya asset
3. Sumberdaya keuangan
4. Sumberdaya teknologi
5. Sumber daya lainnya

Pemerintah desa memiliki tuntutan sebagaimana tertera dalam berbagai peraturan yang ada untuk
mampu mengelola seluruh sumber daya yang ada tersebut dengan baik dan benar dengan menerapkan
asas pemerintah yang baik, bersih, transparan, dan akuntabel (harus memenuhi amanah Undang
Undang No 28 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara yang bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme.

Dasar Hukum Administrasi Desa

a) Undang-undang nomor 19 tahun 1965 tentang desa praja
b) Undang-undang nomor 5 tahun 1979 tentang pemerintah desa
c) Undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang pemerintah daerah dan peraturan pemerintah
nomor 76 tahun 2001
d) Undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
e) Undang-undang nomor 6 tahun 2014 tentang desa
f) Peraturan pemerintah nomor 72 tahun 2005 tentang desa
g) Peraturan pemerintah nomor 43 tahun 2014 tentang desa dan peraturan pemerintah lainnya
h) Peraturan menteri dalam negeri nomor 32 tahun 2006 tentang pedoman administrasi desa
i) Peraturan menteri dalam negeri nomor 113 tahun 2014 tentang pengelolaan keuangan desa.

Administrasi Desa
Administrasi desa adalah keseluruhan proses berupa kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai
penyelenggaraan pemerintahan desa pada berbagai buku administrasi desa.

Maksud dan tujuan diselenggarakannya administrasi desa

Untuk menata pelaksanaan administrasi desa sehingga dapat bekerja lebih baik dalam
menyelenggarakan administrasi desa yang semakin luas dan efektif sejalan dengan dinamika yang
berkembang di masyarakat, dan sebagai pedoman bagi aparat pemerintah desa dalam melakukan
kegiatan pencatatan penyelenggaraan pemerintah desa

Jenis administrasi desa antara lain :

1. Administrasi umum
2. Administrasi penduduk
3. Administrasi keuangan
4. Administrasi pembangunan
5. Administrasi permusyawaratan desa
6. Administrasi lainnya

Administrasi desa-Administrasi umum

Buku administrasi umum antara lain :

1. Buku data peraturan desa

Digunakan untuk mencatat data mengenai peraturan desa yang telah di syahkan dan diterbitkan
pada satu desa
2. Buku data keputusan kepala desa
Digunakan untuk mencatat data mengenai berbagai keputusan kepala desa.
3. Buku data inventaris desa
 Digunakan untuk mencatat berbagai macam inventaris barang atau asset yang dimiliki oleh
suatu pemerintah desa
4. Buku data aparat pemerintah desa
Digunakan untuk mencatat berbagai informasi terkait dengan aparat pemerintah desa.
5. Buku data tanah milik desa/ tanah kas desa
Digunakan untuk mencatat tanah milik desa dan tanah kas desa
6. Buku data tanah di desa
Digunakan untuk mencatat tanah yang ada di desa
7. Buku agenda keluar masuk
Digunakan untuk mencatat surat keluar dari pemerintah desa dan surat masuk dari pemerintah
desa
8. Buku ekspedisi
Digunakan untuk mengatur surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat.
Buku ekspedisi dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok:
1. Buku ekspedisi ekstern (luar kota)
Digunakan untuk mengirim surat kepada kantor/jawatan dengan melibatkan kantor pos.
2. Buku ekspedisi intern (dalam kota)
Digunakan untuk mengirim surat kepada kantor/jawatan dalam kota saja
3. Buku ekspedisi local
Digunakan untuk membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang ada di dalam
sebuah kantor.

Administrasi desa-Administrasi penduduk

a) Buku data induk penduduk desa

Digunakan untuk mencatat data penduduk desa
b) Buku data mutasi penduduk desa
Digunakan untuk mencatat informasi terkait dengan mutasi penduduk desa
c) Buku data rekapitulasi jumlah penduduk akhir bulan
Digunakan untuk mencatat jumlah penduduk akhir bulan yang disesuaikan dengan buku induk
penduduk dan buku mutasi penduduk serta melaporkannya pada bupati.
d) Buku data penduduk sementara
Buku ini diisi apabila setiap orang baik warga Negara Indonesia ataupun asing yang melakukan
kunjungan singkat ke suatu desa (tamu)

Administrasi desa-Administrasi keuangan

a) Buku anggaran penerimaan

Digunakan untuk mencatat anggaran penerimaan dan realisasinya
b) Buku anggaran pengeluaran rutin
Digunakan untuk mencatat anggaran-anggaran pengeluaran yang bersifat rutin
c) Buku anggaran pengeluaran pembangunan
Digunakan untuk mencatat anggaran pengeluaran yang terdapat pada kelompok pembangunan
d) Buku kas umum
Digunakan untuk mencatat seluruh transaksi kas baik penerimaan kas maupun pengeluaran kas
 e) Buku kas pembantu penerimaan
Digunakan untuk mencatat transaksi anggaran penerimaan
f) Buku kas pembantu pengeluaran rutin
Digunakan untuk mencatat pengeluaran anggaran yang bersifat rutin
g) Buku kas pembantu pengeluaran pembangunan
Digunakan untuk mencatat transaksi terkait pengeluaran anggaran pembangunan

Administrasi desa-Administrasi pembangunan

a) Buku rencana pembangunan

Digunakan untuk mencatat informasi terkait rencana kegiatan pembangunan yang dilaksanakan
oleh pemerintah desa
b) Buku kegiatan pembangunan
Digunakan untuk memcatat informasi atau data mengenai kegiatan pembangunan
c) Buku inventaris proyek
Digunakan untuk mencatat berbagai informasi terkait dengan inventaris proyek
d) Buku kader-kader pembangunan/ pemberdayaan masyarakat

Administrasi desa-Administrasi pemusyawaratan desa

a) Buku data anggota BPD

b) Buku data keputusan BPD
c) Buku data kegiatan BPD
d) Buku agenda BPD
Digunakan untuk mencatat surat keluar dan surat masuk dari pemerintah desa
e) Buku ekspedisi BPD
Digunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat

Administrasi desa-Administrasi lainnya

a) Model F1 (buku data pengurus dan anggota lembaga kemasyarakatan)

Digunakan untuk mencatat tentang informasi pengurus dan anggota lembaga kemasyarakatan.
b) Model F2.a (buku registrasi perubahan hak atas tanah)
Digunakan untuk mencatat tentang perubahan ha katas tanah.
c) Model F2.b (buku register jual beli tanah
Digunakan untuk mencatat informasi jual beli tanah.
d) Model F2.c (buku register pengeluaran dan penerimaan surat keterangan)
e) Model F2.d (buku register nikah/talak/cerai/rujuk)
f) Model F2.e (buku register gangguan ketentraman dan ketertiban
g) Model F3 (Profil desa)