Anda di halaman 1dari 20

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/ RAPAT

MATA KULIAH : KESEKRETARISAN

DOSEN PENGAMPU : RATNA MANULLANG M.Pd

DI SUSUN OLEH : KELOMPOK 6

IRMA SILVIA SURIYANI 7181144004

MARDIAH IRWANDA GULTOM 7183144021

MIA APRILIA 7182144008

RISKI AMELIA NUR TANJUNG 7163344031

FAKULTAS EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2020/2021

I
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala
rahmat-Nya sehingga tugas makalah ini dapat terselesaikan. Tidak lupa pula saya ucapkan terima
kasih kepada ibu Ratna Manullang, M.Pd yang telah memberikan kesempatan mengasah
kemampuan dan menguasai materi pelajaran dengan tugas seperti makalah ini.
Dengan adanya tugas ini, penulis berharap penulis semakin mampu menguasai materi
pembelajaran, serta semakin kritis dalam menanggapi materi-materi dalam buku ataupun dalam
sumber bacaan lainnya, begitu juga dengan para pembaca semoga tugas ini bermanfaat dalam
referensi mengenai mempersiapkan pertemuan/rapat
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman penulis, penulis yakin masih
banyak kekurangan dalam makalah ini baik dalam isi maupun bentuk penyajian. Oleh karena itu
penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Medan, Maret 2020

Penulis

2
BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG

Pertemuan/rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada suatu
kantor baik pada instansi pemerintah maupun swasta, guna untuk memecahkan suatu masalah
yang dihadapi. Salah satu bentuk pertemuan yang didalamnya terjadi komunikasi kelompok,
yang membicarakan, membahas, dan menentukan program tertentu untuk mencapai kesepakatan
bersama dinamakan rapat. Menurut Drs. R. J. Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa
komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat. Jadi, menurut pendapat tersebut dapat
dikatakan setiap terjadi komunikasi secara resmi maka terjadilah rapat.

Dalam instansi pemerintah maupun swasta, rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan
sumbangan pikirran atau pendapat dari para staf atau bawahannya karena pimpinan tidak dapat
mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga merupakan suatu alat musyawarah untuk
mencapai mufakat bersama dalam suatu kelompok masayarakat tertentu.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud dengan pertemuan/rapat?

2. Hal apa saja yang berhubungan dalam mempersiapkan pertemuan/ rapat?

3. Apa saja jenis-jenis pertemuan/rapat?

4. Apa sajakah syarat-syarat yang dibutuhkan dalam membuat pertemuan/rapat?

5. Bagaimana langkah kerja menyusun agenda pertemuan/rapat?

C. TUJUAN

1. Agar mengetahui lebih jelas mengenai pertemuan/rapat

2. Agar lebih tahu tentang hal-hal atau persiapan apa saja dalam membuat suatu
pertemuan/rapat

3. Agar mengetahui jenis-jenis rapat

4. Agar mengetahui syarat-syarat yang dibutuhkan dalam membuat pertemuan/rapat

5. Agar mengetahui langkah kerja dalam menyusun agenda pertemuan/rapat

3
BAB II
PEMBAHASAN
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

A. Komunikasi Kelompok
Pertemuan atau rapat pertemuan atau rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang dilaksanakan pada suatu kantor baik pada instansi pemerintah maupun swasta guna untuk
memecahkan suatu masalah yang dihadapi.

Komunikasi adalah suatu Proses penyampaian pesan kepada penerima pesan melalui
siaran media untuk untuk mendapatkan saling pengertian atau umpan balik dalam rangka
mencapai tujuan tertentu.

Dalam kenyataan sehari-hari komunikasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam.


Menurut Drs. R. I Suhartin CitoBroto macam komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut

1. Ditinjau Dari Sudut Lawan Komunikasi

 Komunikasi Pribadi : Komunikasi antara seseorang dengan orang lain atau satu
lawan satu.

 Komunikasi Umum : Komunikasi yang pelaksanaannya secara satu lawan banyak


banyak lawan satu atau banyak lawan banyak.

2. Ditinjau Dari Sudut Cara Penyampaian

 Komunikasi Lisan : Bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara


lisan dan langsung kepada lawan bicaranya.

 Komunikasi Tertulis : Komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang


dilakukan dalam kegiatan surat-menyurat melalui pos, telegram, telepon, fax,
email dan sebagainya.

3. Ditinjau Dari Sudut Maksud Komunikasi

 Memberi instruksi, memberi nasehat, Wawancara, mengajar, pertemuan, memberi


ceramah, berunding.

4. Ditinjau Dari Sudut Pelaksanaan

 Komunikasi Langsung: komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka.

4
 Komunikasi Tidak Langsung : komunikasi yang dilakukan secara tidak tatap
muka dan dipisahkan oleh jarak dan waktu. Biasanya komunikasi ini dilakukan
dengan menggunakan media. misalnya surat majalah dan sebagainya.

5. Ditinjau Dari Sudut Lingkup

 Komunikasi Internal : komunikasi yang dilakukan dalam suatu organisasi


misalnya sekolah dan perusahaan.

 Komunikasi Eksternal: komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan


organisasi lain. Misalnya, kantor Duta berkomunikasi dengan Kantor Bank Bumi
daya.

6. Ditinjau Dari Sudut Jumlah Yang Berkomunikasi

 Komunikasi Perseorangan : komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan


atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat
pribadi.

 Komunikasi Kelompok : komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang


dalam satu kelompok seperti rapat pertemuan konferensi dan sebagainya.

Disamping itu juga sering kita mendengar istilah pertemuan. pertemuan dapat dilakukan
baik secara formal maupun informal. Pertemuan juga merupakan salah satu bentuk komunikasi
kelompok. Pertemuan atau meeting adalah bentuk komunikasi cara yang terdiri dari sekelompok
atau sejumlah orang yang berkumpul di suatu tempat dan pada waktu yang telah ditentukan
untuk membahas memecahkan atau merundingkan sesuatu hal untuk kepentingan bersama.
Untuk jelasnya jenis-jenis pertemuan dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Masalah yang bersifat ilmiah: diskusi, diskusi panel, seminar, simposium, workshop dan
lokakarya.

2. Masalah yang praktis : Konferensi, rapat musyawarah, kongres, dan Muktamar.

3. Bersifat mencari dukungan : Kampanye, rapat Akbar, rapat umum, pengkajian umum dan
pembekalan.

4. Bersifat khusus : Konferensi, rapat panitia dan wawancara

5. bersifat umum : Diskusi panel, simposium, debat dan kuliah

Keterangan :

1. Diskusi adalah pertemuan atau rapat dalam bentuk pertukaran pendapat atau pikiran
mengenai suatu pokok persoalan atau permasalahan pengetahuan yang lebih lengkap.

5
2. Diskusi panel adalah diskusi yang diselenggarakan oleh para pakar terpilih dan ahli
dibidangnya sehingga dapat dianggap mewakili masyarakat untuk menyampaikan
masalah penting di hadapan umum dan memberikan kesempatan kepada peserta untuk
ambil bagian dalam pembicaraan tersebut.

3. Seminar adalah pertemuan untuk membahas suatu masalah yang dilakukan secara ilmiah.
Pada seminar biasanya menampilkan satu atau beberapa pembicaraan dengan makalah
atau kertas kerja yang sebelumnya telah dipersiapkan titik s

4. Simposium adalah pertemuan atau rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah
atau persoalan.

5. Workshop adalah sebuah kegiatan atau acara yang dilakukan di mana beberapa orang
yang memiliki keahlian dibidang tertentu berkumpul untuk membahas masalah tertentu
dan mengajari para peserta singkatnya. Workshop adalah merupakan gabungan antara
teori dan praktek.

6. Lokakarya adalah sebuah acara atau pertemuan yang dilaksanakan oleh para ahli di
bidang tertentu yang bertujuan untuk membahas suatu masalah yang terkait dengan
keahlian mereka sekaligus untuk mencari solusi bagi permasalahan tersebut.

7. Konferensi adalah pertemuan atau rapat yang biasanya dilakukan antarnegara. Pada
umumnya dilakukan oleh Kepala pemerintahan dan lembaga pemerintahan

8. Rapat adalah pertemuan antar anggota dalam suatu lingkaran organisasi untuk
memecahkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

9. Munas atau Musyawarah Nasional adalah musyawarah atau perundingan yang bersifat
nasional yang dihadiri oleh berbagai perwakilan dari seluruh Indonesia untuk
membicarakan masalah demi kepentingan nasional.

10. Kongres adalah pertemuan atau rapat yang biasa dilakukan oleh organisasi atau partai
politik.

11. Muktamar adalah pertemuan atau rapat kongres atau musyawarah yang biasanya
diadakan oleh organisasi Islam sebagai forum tertinggi untuk mengatasi masalah
organisasi nya.

12. Kampanye, rapat umum, rapat akbar termasuk pertemuan yang bertujuan untuk mencari
dukungan.

13. Pembekalan adalah untuk pertemuan yang bertujuan untuk memberikan pendidikan dan
latihan kepada peserta agar mereka memiliki wawasan yang luas berkaitan dengan

6
lingkup pekerjaannya. Pembekalan juga diberikan kepada para kader partai agar
memahami visi dan misi Partai.

14. Wawancara adalah Temuan antara seseorang atau dua orang tua wawancara dengan
seorang yang diwawancarai untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan.

15. Sidang adalah suatu bentuk pertemuan yang dihadiri para anggota untuk membahas suatu
masalah dan berupaya mencari jalan keluar yang diwujudkan dalam suatu keputusan
yang disepakati bersama-sama oleh para peserta sidang dan telah disahkan oleh pimpinan
sidang.

B. Pengertian Rapat

Salah satu bentuk pertemuan bersama yang didalamnya terjadi komunikasi kelompok
yang membicarakan, membahas, dan menentukan program tertentu untuk mencapai kesepakatan
bersama dapat dinamakan rapat. Menurut Drs RI Suhartin CitroBroto bahwa komunikasi
kelompok secara resmi sering disebut sebagai rapat. Jadi menurut pendapat tersebut dapat
dikatakan bahwa setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi maka terjadilah rapat.

Dalam instansi pemerintah maupun swasta rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan
sumbangan pikiran atau pendapat dari para staf atau bawahannya karena pimpinan tidak dapat
mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga merupakan suatu alat komunikasi untuk
mencapai mufakat bersama dalam suatu kelompok masyarakat tertentu.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Rapat adalah suatu
bentuk pertemuan atau komunikasi kelompok yang diadakan oleh instansi pemerintah atau
swasta untuk membahas sesuatu hal untuk menentukan keputusan dan kesepakatan secara
musyawarah mufakat dalam rangka mencapai tujuan bersama.

C. Jenis - Jenis Rapat

1. Berdasarkan Tujuannya
a. Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan
atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b. Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan
suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c. Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih
tidak merasa dirugikan.
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh
mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat
mendapatkan undangan.

7
b. Rapat Informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak
berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
c. Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum,
dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya
materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah
organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang
bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
3. Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan
secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b. Rapat Incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang
memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
4. Berdasarkan Jangka Waktu
a. Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu
minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi
setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin,
dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi
atau subseksi.
c. Rapat semesteran adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali
guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan
rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna
mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka
pendek.

5. Berdasarkan saluran hubungan dalam organisasi


a. Rapat vertikal yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka
memberi informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pimpinan.
b. Rapat horizontal yaitu rapat yang diselenggarakan antar pejabat/pegawai yang
kedudukannya setingkat, hal ini dilakukan dalam rangka mendapatkan koordinasi
dan kerjaasama di antar unit kerja dalam organisasi.

D. Persyaratan Rapat

1. Suasana terbuka, suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk
menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka
negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan
rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

8
2. Partisipasi aktif dari peserta rapat, rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif
dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya
menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat
memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau
diskusi.
3. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan, pimpinan rapat harus dapat memberikan
bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.
Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga
pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

4. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, dalam sebuah rapat terjadi perdebatan
adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak
berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas
dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh
karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan
alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
5. Pertanyaan singkat dan jelas, pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat
hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh
peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan
menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam  rapat, waktu sangat
berharga sekali.
6. Tidak ada monopoli, dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat
atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena
rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat
semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
7. Ada kesimpulan/keputusan, suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu
yang lama, tetapi rapat yang baik adalah rapat yang dapat menghasilkan kesimpulan atau
keputusan, meskipun waktu yang digunakan singkat.
8. Adanya notulis, notulis adalah orang yang bertugas mencatat hasil-hasil rapat, rapat
dikatakan baik jika dalam melaksanakan rapat terdapat seorang notulis yang mencatat
jalannya rapat.
9. Adanya susunan acara, agar rapat berjalan dengan baik dan tertib maka diperlukan
susunan acara yang baik pula. Dengan adanya susunan acara tersebut maka rapat dapat
berjalan secara efisien.
10. Adanya tempat dan sarana, tempat dan sarana yang disiapkan dengan baik sangat
menunjang kelancaran jalannya rapat. Tempat yang baik artinya dapat menampung
seluruh peserta rapat, sedangkan sarana yang baik artinya sarana yang disediakan dapat
mencukupi keperluan rapat.

9
11. Kedisiplinan waktu, waktu yang tersedia hendaknya dipergunakan sebaik mungkin agar
dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang dibicarakan dalam rapat.

E. Persiapan Rapat

Agar rapat berjalan dengan baik dan lancer sehingga menghasilkan suatu keputusan yang
berguna bagi suatu organisasi, maka diperlukan berbagai persiapan. Adapaun persiapan yang
harus dilakukan diantaranya adalah mempersiapkan undangan, ruangan rapat, materi, akomodasi,
dan fasilitas rapatnya.
Untuk mempersiapkan suatu rapat, suatu pelaksanaan rapat satu dengan lainnya
kemungkinan berbeda-beda, hal ini disesuaikan dengan jenis-jenis rapat, sifat rapat,dan
kepentingan rapat tersebut.Banyak factor yang mempengaruhi jenis persiapan rapat yang perlu
dilakukan.Misalnya, rapat dinas/kerja tentu persiapan yang dilakukan berbeda dengan rapat yang
kapasitasnya lebih besar seperti rapat akbar atau rapat muktamar. Secara umum persiapan yang
perlu dilakukan dalam penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut :

1. Undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengundang seseorang


untuk dibahas dalam acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan dibuat dibuat
memenuhi persyaratan.Adapun syarat dalam mebuat undangan adalah sebagai berikut :

a. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

b. Mencantumkan nomor surat undangan beserta tanggal pembuatan.

c. Mencantumkan perihal undangan rapat.

d. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

f. Ditransfer oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Berdasarkan derajat kepentingannya, undangan dapat dibedakan menjadi 3 bagian yaitu :


undangan resmi, undangan tidak resmi, undangan setengah resmi.Undangan resmi digunakan
untuk keperluan, undangan pelantikan pejabat, dan lain sebagainya. Sedangkan undangan
setengah resmi digunakan untuk keperluan setengah resmi, misalnya undangan perkawinan,
undangan rapat keluarga, undangan syukuran dan lain sebagainya.

Waktu pengiriman undangan, jangan menunggu lama dari penyelenggaraan atau


pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang
sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat

10
memiliki cukup kesempatan untuk menyiapkan pertemuannya pada rapat atau rapat tersebut.
Sekretris harus juga menghitung waktu untuk undangan undangan, diprosesnya hingga
dikirimnya.

Menurut bentunya surat undangan dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :


a. Surat undangan dalam bentuk lembaran, surat undangan ini dibuat dalam lembaran kertas
dengan bagian-bagian surat yang lengkap, mulai dari kepala surat isi surat, dan penutup
surat.Surat undangan semacam ini dipergunakan untuk acara yang bersifat resmi.
Contoh surat undangan dalam bentuk lembaran:

b. Surat undangan dalam bentuk kartu, surat semacam ini dibuat dalam bentuk kartu dan
dipergunakan untuk acara yang sifatnya tidak resmi atau non dinas.
Contoh surat undangan dalam bentuk kartu:

11
2. Ruangan rapat

Sekretaris harus menerima terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Bila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor.
Jumlah rapat peserta cukup banyak di kantor, rapat bisa diselenggakan di hotel atau rapat. Bila
pertemuan diselenggakan di hotel atau gedung rapat, sekretaris harus mengunjungi tempat,
peralatan, dan akomodasi. Hal-hal yang harus disiapkan dengan ruang pertemuan sebagai
berikut:

1. Cahaya penerangan

Ruang rapat membutuhkan pengaturan cahaya?penerangan yang cukup.Jika ruangan


tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar
matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar
matahari tersebut.

2. Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin
akan meningkatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.Manfaatkan lubang angina
tau jendela dengan baik, kecuali bila anda menggunakan ruangan ber -AC

3. Pengaturan tempat duduk

Bentuk tata ruang yang baik ialah dapat mewujudkan dapat mewujudkan terjadinya
kemunikasi dua arah, sehngga komunikasi dapat berjalan dengan baik. Pengaturan tempat
duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam
tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut:

12
Ada beberapa bentuk rapat ruang yang dapat digunakan antara lain :

1.Gaya Kelas (classroom style)

Tata letak ini membariskan meja dengan 2 atau 3 kursi. Meja-meja disusun menghadap
bagian depan ruangan. Tata letak ini tepat untuk konferensi atau presentasi di mana presenternya
sering memberikan informasi dan berdialog dengan peserta.

2.Gaya Teater (theater style)

Gaya Teater dibuat dengan deretan kursi yang menghadap ke depan ruangan. Terdapat
pemisah seperti gang kecil antar kelompok. Tata letak ini dipakai untuk memaksimalkan ruangan
dan presentasi kurang dari 2 jam. Cocok buat pertemuan yang menuntut pesertanya untuk
mencatat.

13
3.Gaya Konferensi (conference style)

Meja 6 atau 8 kaki disatukan di tengah ruangan sebagai tempat berkumpul. Kursi-kursi
ditempatkan di sekelilingnya. Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada
yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan
pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

4.U-Shape / Open Style

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dari ujung ruangan ke ujung lainnya membentuk huruh U. Kursi-
kursi ditempatkan di luar huruf U. Bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan
percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

14
5.Hollow Square

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dalam kerangka persegi panjang dengan ruang terbuka di
tengahnya. Kursi-kursi diletakkan di luar sekeliling persegi panjang tersebut. Sama halnya
dengan Gaya Konferensi, Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang
namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan
pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

6.Gaya Banquet

Digunakan untuk acara makan-makan dengan diameter meja sekitar 60 – 72 inci. Meja bundar
yang disusun menyerupai bunga, berkapasitas sekitar 4, 8 atau 12 kursi.

15
7.Half Moon Rounds

Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar.
Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.’

8.Chevron or “V” Shape

Gaya Chevron memungkinkan diskusi kelompok kecil antar peserta setelah presenter
memberikan materi pada semua peserta. Tata letak ini menghilangkan perasaan tertutup buat
presenter dan peserta.

16
3. Persiapan akomodasi

Apabila rapat yang diperlukan waktu yang cukup lama dan peserta rapat atau para tamu
undangan yang berasal dari luar kota, maka yang perlu dipersiapkan selain undangan dan ruang
rapat adalah keperluan akomodasi. Akomodasi ini meliputi penginapan, transportasi, konsumsi
dan kelengkapan lainnya. Persiapan akomodasi ini hendaknya disesuaikan dengan kedudukan
peserta rapat atau yang pantas agar peserta rapat tidak merasa kecewa sehingga dapat berjalan
dengan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik.

Penginapan bagi peserta rapat dapat dilaksanakn di asrama atau hotel, bila penginapan
dilaksanakan di asrama berarti tidak ada perbedan fasilitas bai peserta rapat, semua peserta rapat
yang menempati asrama memperoleh fasilitas yang sama, akan tetapi jika penginapan di hotel
biasanya ada perbedaan fasilitas diantara peserta rapat, tergantung kedudukan atau jabatan dalam
instansi/perusahaan.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi sesuai keinginan pimpinan, seorang


administrasi kantor/sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut ini.

 Lokasi/tempat tujuan perjalanan bisnis. Agar administrasi kantor/sekretaris dapat segera


mencari dan menghubungi hotel untuk menginap pimpinan.
 Lama nya perjalanan bisnis. Apabila pertemuan bisnis lebih dari satu hari tentu
memerlukan penginapan, tetapi bila pertemuan hanya satu hari, pimpinan tidak perlu
menginap, selesai acara langsung pulang.
 Jenis acara perjalanan bisnis. Administrasi kantor/sekretaris harus mengetahui acaranya
dan fasilitas yang diberikan oleh tempat penginapan, karena hal ini berkaitan dengan
biaya penginapan, konsumsi, dan akomodasi lainnya. Administrasi kantor/sekretaris
harus mengetahui acaranya dan fasilitas yang diberikan oleh tempat penginapan, karena
hal ini berkaitan dengan biaya penginapan, konsumsi, dan akomodasi lainnya.

Untuk instansi pemerintah, pada umumnya pemberian fasililtas berdasarkan eselon, misalnya:

a. Eselon I berhak memperoleh fasilitas kanar Executive Suite, sedangkan failitas kamar
President Suite dialokasikan untuk Menteri atau Ketua Lembaga.

b. Eselon II memperoleh fasilitas kamar Junior Suite.

c. Eselon III memperoleh fasilitas kamar Honey moon Suite

d. Eselon IV memperoleh fasilitas kamar Executive Floor atau Deluxe Rooms.

17
Demikian pula untuk perusahan-perusahan swasta, pemberian fasilitas penginapan diatur
berdasarkan kedudukan/jabatan, misalnya

a. Dewan komisaris dan Dewan Direksi memperoleh failitas kamar President Suite

b. Branch Manager memperoleh fasilitas kanar Executive Suite

c. Para manjer lainnya memperoleh fasilitas kamar Junior Suite.

4.   Persiapan materi atau bahan dan perlengkapan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan meliputi :

a. Daftar presensi peserta rapat

b. Menyusun acara rapat.

c. Mempersiapkan konsep (draft) materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam


rapat.

d. Notula rapat/Hasil rapat yang lalu

e. Hasil kertas kerja para peserta yang akandibahas

f. Peraturan-peraturan yang diperlukan

g. Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

Sedangkan persiapan perlengkapan meliputi:

a. Soundsystem, berikut perlengkapannya

b. Wireless microphone

c. Papan tulis (black board atau whiteboard) berikut perlengkapannya

d. OHP

e. LCD Projector

f. Mesin kantor jika diperlukan ( mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda)

g. Peralatan komunikasi jika diperlukan 9telepon, fax, internet)

h. Meja dan kursi

i. Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

18
j. Alat-alat tulis

F. Agenda Rapat/Susunan Acara Rapat

Setiap akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua terlebih dahulu menentukan
permasalahan yang akan dibahas, materi apa yang akan dibahas di daftar satu per satu. Kegiatan
mendaftar materi pokok atau pokok permasalahan itu disebut dengan mengagendakan. Jadi, yang
dimaksud agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibahas/dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalah pokok (general topic) diharapkan
peserta dapat termotivasi untuk memberikan pendapat, saran, ide, maupun gagasa, apabila jika
peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya (specific topic). Agenda rapat ini disampaikan
sebelum rapat dimulai.

19
BAB III

KESIMPULAN
A. Kesimpulan

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna


melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar
berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk


keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat,
menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak.
Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta.
Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat
yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan
aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu
dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the
point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan
forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara
rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan

20